工程技術(shù)資料及檔案管理制度

第一章范圍1、本制度規(guī)定了項目部全部部門工程技術(shù)資料管理標(biāo)準(zhǔn)、管理內(nèi)容、要求與方法、檢查與考核。2、本制度適用于本工程從項目立項前打算階段到項目竣工投產(chǎn)驗收期間全部工程項目技術(shù)資料的收集、整理、移交等管理。其次章規(guī)范性引用文件建設(shè)項目（工程）檔案驗收方法工程竣工圖文件編制規(guī)定國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范第三章管理方法與制度一、工程技術(shù)資料歸檔范圍及要求1、對與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。2、項目凡持有上條所述標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定之范圍中所列資料的，無論是由部門或者個人保管，均應(yīng)按本制度要求進行整理，由檔案工作人員驗收后歸檔。3、對與工程建設(shè)有關(guān)的主要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理后歸檔。有電子文檔資料的，應(yīng)同時收集齊全。4、全部歸檔的工程文件應(yīng)為原件。二、工程技術(shù)資料管理1、接收：技術(shù)檔案室在接收資料時應(yīng)細致核對資料名稱、份數(shù)、資料狀況（正、副本、原件、復(fù)印件、完好、齊全、破損）。2、登記：充分利用資料管理軟件，分類登記，確保軟件自動生成的檔案號與分類表一樣。3、填寫卷盒封面、脊背。4、排架：資料按類別分類排架：依照從上到下，從左到右的原則，卷盒（袋）正面對左。三、資料的分發(fā)及借閱1、資料分發(fā)要填寫“文件和資料發(fā)放登記表”，借閱要填寫“資料借閱登記表”，簽字備查。(表格見附表1.1、1.2)2、項目工程技術(shù)檔案資料原則上僅供項目內(nèi)部人員運用，外單位調(diào)閱檔案要經(jīng)項目領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，見有效證件才可接待。3、資料外借一般不超過1個月，最長不超過3個月。超過規(guī)定時間應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案室保存的資料數(shù)量任何時候不應(yīng)少于二套，只剩二套時，原則上不再外借，特別狀況下急需借閱，必需經(jīng)過綜合部主任簽字批準(zhǔn)。4、借閱資料要剛好歸還。5、對借出歸還的資料要細致核對清點。6、收到歸還的資料要剛好放回原處，并在借閱登記表上注銷。7、檔案室對借出資料每月匯總一次，對到期末還的資料發(fā)出催還通知。8、工程技術(shù)檔案管理。四、收集1、凡從項目立項前打算階段到項目竣工投產(chǎn)驗收期間，辦理完畢并能反應(yīng)與生產(chǎn)、建設(shè)、技術(shù)等有關(guān)重要職能活動，對今后各項工作和持續(xù)本企業(yè)、本單位歷史發(fā)展具有查考和憑證價值的科技文件材料（紙質(zhì)及其它載體）均需進行收集。2、檔案管理人員應(yīng)堅持“五參與”（參與科研成果和科研項目鑒定；參與設(shè)備招、評標(biāo)，參與設(shè)備開箱；參與工程項目驗收；參與重要的生產(chǎn)事故分析會），了解工程進度及有關(guān)資料狀況，以保證各類檔案資料剛好、齊全、精確的歸檔。五、檔案的排架與保管1、檔案柜（架）依次從上到下，從左到右的原則進行編號，檔案排架也依據(jù)從上到下，從左到右的方法。2、本室檔案采納分類排架法，不同類別的檔案分別排架，同一類別的檔案按分類號及案卷依次號依次排列。3、檔案保管應(yīng)做到“四不”即：不使檔案分散；不使檔案相互混亂；不使檔案丟失與泄密；不使檔案遭到損壞。六、報告與記錄1、報告項目以外的其他人員借閱檔案時，應(yīng)經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱。發(fā)覺借閱人員損壞檔案的現(xiàn)象時，應(yīng)剛好向主管部門領(lǐng)導(dǎo)匯報，并進行相應(yīng)的處理。2、記錄A：接收檔案材料必需有交接記錄。(見附表1.3)B：調(diào)、借、閱檔案材料必需有登記記錄。C：檔案平安檢查要有記錄。(見附表1.4)D：年度檔案管理總結(jié)應(yīng)存檔備查。第四章部門職責(zé)一、綜合部1、項目檔案室是干脆管理部門，負(fù)責(zé)建立規(guī)范的項目檔案室，設(shè)立專職工程技術(shù)檔案管理人員。2、負(fù)責(zé)依據(jù)國家和行業(yè)的檔案法規(guī)，制定項目工程技術(shù)檔案管理制度，報公司批準(zhǔn)后，印發(fā)各部門執(zhí)行。3、剛好向項目檔案室移交本部門構(gòu)成元素的工程項目資料。二、檔案室1、負(fù)責(zé)工程技術(shù)資料及檔案的日常管理工作，負(fù)責(zé)圖紙、設(shè)備資料、合同文件、信函傳真文件、綜合文檔等的接收、發(fā)放、借閱及其登記、電腦錄入及編碼歸檔。2、負(fù)責(zé)歸檔數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)備份。3、負(fù)責(zé)指導(dǎo)項目各部門收集、整理相關(guān)工程技術(shù)資料。4、負(fù)責(zé)檔案設(shè)施、設(shè)備的維護管理，負(fù)責(zé)庫存工程技術(shù)檔案的平安及保密工作。5、負(fù)責(zé)達標(biāo)投產(chǎn)的資料整理工作。三、工程部1、建立規(guī)范的工程技術(shù)資料室，設(shè)立專職工程技術(shù)管理人員。2、督促參建各單位（包括監(jiān)理單位、施工單位、調(diào)試單位）嚴(yán)格遵守項目工程技術(shù)檔案資料管理方法，并納入合同條款中進行管理。3、協(xié)調(diào)參建各單位工程技術(shù)資料管理的重大問題。4、審定經(jīng)過監(jiān)理單位審查的各類技術(shù)資料，并剛好移交資料室。四、安排合同部1、負(fù)責(zé)提交本部門構(gòu)成檔案元素的工程項目資料。2、收集、積累以及移交檔案室之前的保存及管理。3、負(fù)責(zé)借閱檔案資料的妥當(dāng)保管剛好歸還。4、負(fù)責(zé)經(jīng)手保密檔案和資料的保密工作。5、負(fù)責(zé)與設(shè)備供貨方在技術(shù)資料方面的聯(lián)系。6、負(fù)責(zé)新到設(shè)備領(lǐng)出開箱時通知工程部收取開箱資料。第五章檢查與考核1、項目領(lǐng)導(dǎo)班子不定期組織有關(guān)人員對各部門工程技術(shù)資料管理狀況進行抽查。對本方法中規(guī)定的檔案材料不自覺上交且長期占為私有者，每件次扣罰責(zé)任部門200元。3、不按規(guī)定收集整理檔案材料并移交檔案室的，或經(jīng)催收仍不移交完整資料的，考核責(zé)任部門扣罰100-200元。4、重要設(shè)備開箱驗收不通知檔案人員收取資料的，考核責(zé)任部門扣罰100元。5、借閱檔案資料超過規(guī)定時間，收到催還通知仍不歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)的，考核責(zé)任部門扣罰100元。6、檔案資料遺失，每件次考核責(zé)任部門扣罰200元。7、機密檔案材料不按規(guī)定收集、整理、利用，違反程序而泄密者，考核責(zé)任部門扣罰200元，重者依法追究責(zé)任人行政和刑事責(zé)任。(見附表1.5)。

附表1.1文件和資料發(fā)放登記表項目名稱：中國交建鄭西高速欒雙段LSZCB-1項目經(jīng)理部四分部序號文件名稱頁數(shù)發(fā)文單位)接收單位接收人簽名日期備注12345678910111213141516171819

1.2檔案借閱登記表項目名稱：中國交建鄭西高速欒雙段LSZCB-1項目經(jīng)理部四分部序號檔案名稱借閱人借閱時間歸還時間收檔人備注1234567891011121314151617181920

1.3檔案資料交接記錄表項目名稱：中國交建鄭西高速欒雙段LSZCB-1項目經(jīng)理部四分部序號檔案名稱移交部門移交時間移交人接收人備注1234567891011121314151617181920

1.4檔案平安檢查表項目名稱：中國交建鄭西高速欒雙段LSZCB-1項目經(jīng)理部四分部檢查時間檢查地點檢查人員檢查范圍檢查狀況數(shù)量破損字跡褪變紙張破損霉變蟲蛀門窗平安火災(zāi)水淹泄密實行措施備注1.5檔案工作考核表考核單位(部門)：年月日項目考核內(nèi)容分值評分標(biāo)準(zhǔn)自查得分考評得分備注人員配備20分有明確的分管領(lǐng)導(dǎo)主管檔案工作。5將檔案工作納入本單位年度工作安排中得5分有兼職檔案員且相對穩(wěn)定，兼職檔案員因調(diào)動或調(diào)整時，辦理檔案移交手續(xù)并能剛好配齊兼職檔案員。5有兼職檔案員且相對固定的得5分，調(diào)動或調(diào)整時辦理了檔案移交手續(xù)并剛好配齊兼職檔案員的得3分分管領(lǐng)導(dǎo)與兼職檔案員能細致執(zhí)行有關(guān)檔案工作規(guī)章制度，主動參與檔案工作會議、業(yè)務(wù)培訓(xùn)和相關(guān)活動。10依據(jù)參與檔案工作會議和業(yè)務(wù)活動狀況評分，每缺少一次扣2分。預(yù)立卷歸檔70分檔案存放有固定場所，配備特地檔案柜裝具等設(shè)施，有專人負(fù)責(zé)保管，并能常常性地收集、整理、編目、預(yù)立卷等。15有固定存放地方得5分，有裝具得5分，有專人保管得5分應(yīng)交學(xué)校檔案館的文書、干部人事、學(xué)生等各類檔案齊全、完整（依據(jù)學(xué)校部門文件材料歸檔范圍檢查）。10應(yīng)歸檔文件材料未歸的，發(fā)覺一份未歸材料扣2分，超過3份不得分歸檔材料有電子版的，必需同時歸檔。收集文字材料的同時留意收集聲像、實物檔案。10電子文件、錄音、錄像、照片、磁盤、實物等應(yīng)歸檔載體收集不全酌情扣分，未收集不得分；遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件的系統(tǒng)有序，文件材料分類、預(yù)組卷正確合理。10不屬歸檔范圍而歸檔者扣2分，緊密相連的材料人為的分開（如請示與批復(fù)、正文與定稿等）扣3分，組卷紊亂、無條理、不規(guī)范者扣3分歸檔文件材料用紙規(guī)范、書寫完整，用墨符合要求，裝訂整齊，無金屬裝訂物。10文件材料中有圓珠筆、鉛筆、紅、純藍墨水字跡材料扣1—5分，有金屬裝訂物扣5分案卷標(biāo)題精確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。文字簡練，不超過50字。5案卷標(biāo)題不能反映案卷內(nèi)容扣3分，內(nèi)容不簡明、字跡不清晰者扣2分文書檔案6月30日前定為歸檔時間，每年歸檔一次。（財會、基建檔案除外），各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成年度預(yù)立卷歸檔工作，檔案移交手續(xù)完備。10以規(guī)定移交時間為準(zhǔn)，無故逾期1周內(nèi)扣4分，逾期2周內(nèi)扣6分，逾期超過2周以上不得分平安保密10分平安保密意識強，細致負(fù)責(zé)保管檔案及文件材料。10建立查借閱登記簿，并且進行規(guī)范登記得5分，檔案及文件材料保管有條理得5分

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