采購作業(yè)流程

采購作業(yè)流程1.0目的：規(guī)范采購作業(yè)，使物料采購過程得到管理和控制。2.0范圍：所有外購物品、物料的采購。3.0職責(zé)3.1董事長：負(fù)責(zé)訂單類物料訂購最終審批工作。3.2總經(jīng)理：負(fù)責(zé)訂單外物料請(qǐng)購及訂購審批工作。3.3采購部：負(fù)責(zé)采購報(bào)價(jià)議價(jià)、采購作業(yè)處理、物料交期跟進(jìn)、與供應(yīng)商溝通物料異常、對(duì)帳請(qǐng)款等工作。3.4PMC部：負(fù)責(zé)《物料需求明細(xì)表》的制訂及物料進(jìn)度控制。3.5倉庫：負(fù)責(zé)供應(yīng)商來料種類、數(shù)量的驗(yàn)收，品質(zhì)報(bào)檢、入倉辦理及不良來料退換貨處理。3.6品管部：負(fù)責(zé)來料品質(zhì)的檢驗(yàn)判定，以及對(duì)供應(yīng)商來料品質(zhì)的統(tǒng)計(jì)、評(píng)估工作。3.7工程部：新物料樣板確認(rèn)，提供鐵料印刷設(shè)計(jì)文件、刀口尺寸、分色紙稿、物料圖紙、材料定額、單位用量等。3.8業(yè)務(wù)部：提供對(duì)色樣罐、配件封樣、包材配件印刷文件。4.0作業(yè)程序4.1訂單類生產(chǎn)物料由物控員根據(jù)《生產(chǎn)通知單》及《BOM表》需求轉(zhuǎn)化為《物料需求明細(xì)表》的形式請(qǐng)購物料，并經(jīng)PMC主管簽批；設(shè)備、行政辦公用品、工具、輔助配件等零購材料由使用部門以《請(qǐng)購單》形式提出，再遞交總經(jīng)理核準(zhǔn)。4.2PMC下《物料需求明細(xì)表》給采購時(shí)，需將鐵罐對(duì)色樣、各種配件樣板一起封樣給采購，如特殊情況未有確認(rèn)樣板，則必須待樣品確認(rèn)后再評(píng)估物料交貨期。4.3工程下達(dá)《BOM表》后，需在1天內(nèi)將訂單相關(guān)印刷設(shè)計(jì)文件、分色紙稿、鐵罐刀口尺寸確認(rèn)給采購，如沒有確認(rèn)給采購，則采購印刷單不能下單。4.4業(yè)務(wù)需在下單后2-3天內(nèi)提供包材配件印刷設(shè)計(jì)文件給采購，如未提供，則PMC要求物料交期需待業(yè)務(wù)提供文件資料后再進(jìn)行最終評(píng)估。4.5非訂單類物料請(qǐng)購，請(qǐng)購部門應(yīng)提供實(shí)物樣板或詳細(xì)規(guī)格尺寸等，如特殊專業(yè)配件或物品，必要時(shí)由使用人員與采購員共同確認(rèn)詳細(xì)規(guī)格后再進(jìn)行采購，確保采購物品功能、質(zhì)量等符合要求。4.6采購員收到《物料需求明細(xì)表》或《請(qǐng)購單》后要進(jìn)行核對(duì)，結(jié)合物料采購周期、最小訂購量、供應(yīng)商資料等進(jìn)行選擇性報(bào)價(jià)、議價(jià)、下單廠家評(píng)估，并在1個(gè)工作日內(nèi)完成《訂購單》的編制并上交財(cái)務(wù)部審批，財(cái)務(wù)部應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)審批完訂單返回給采購，財(cái)務(wù)如發(fā)現(xiàn)有異常，則應(yīng)及時(shí)反饋給采購處理。4.7采購員如發(fā)現(xiàn)交期、數(shù)量不能滿足要求，應(yīng)在接單后1-2天內(nèi)與請(qǐng)購人員溝通，經(jīng)請(qǐng)購部門同意后，方能依新的日期和數(shù)量回貨。4.8采購員將審核、審批后的《訂購單》在2個(gè)工作小時(shí)內(nèi)下達(dá)給供應(yīng)商，并要求對(duì)方在1個(gè)工作日內(nèi)回簽。4.9采購員每天根據(jù)《采購匯總表》按交期進(jìn)程與供應(yīng)商保持聯(lián)系，確保按期、按質(zhì)、按量交貨，如確知供應(yīng)商不能按期交貨，則應(yīng)提前與請(qǐng)購人員溝通確認(rèn)。4.10如因公司內(nèi)部原因訂單變更或取消，采購須在接到通知后1個(gè)小時(shí)內(nèi)書面通知供應(yīng)商，如訂單已生產(chǎn)無法變更或取消，則應(yīng)立即通知供應(yīng)商暫停，并同時(shí)反饋給PMC溝通處理。4.11供應(yīng)商送貨到廠后，倉管員和IQC按照相關(guān)作業(yè)流程對(duì)來料進(jìn)行驗(yàn)收，如果來料不合格，應(yīng)在檢驗(yàn)完畢后2小時(shí)內(nèi)將來料異常報(bào)告?zhèn)鬟f給采購部門。4.12采購員對(duì)倉庫收貨過程或來料檢驗(yàn)中出現(xiàn)的異常進(jìn)行協(xié)調(diào)和處理，采購部一個(gè)小時(shí)內(nèi)與供應(yīng)商溝通，直至問題解決。4.13來料經(jīng)檢驗(yàn)合格后，倉庫按規(guī)定在1-2天內(nèi)開《入庫單》，辦理入庫手續(xù)；判定不合格時(shí)，在暫存區(qū)隔離，并注明不合格、待退貨，由采購辦理退換貨手續(xù)。4.14生產(chǎn)部門退料，被判定為來料不良時(shí)，采購員接到通知后于1個(gè)工作日內(nèi)處理，采購部一個(gè)小時(shí)內(nèi)與供應(yīng)商溝通，直至問題解決。4.15采購員根據(jù)《訂購單》約定付款條件，與供應(yīng)商對(duì)賬后，根據(jù)財(cái)務(wù)《應(yīng)付帳款管理規(guī)定》對(duì)每家供應(yīng)商進(jìn)行請(qǐng)款；現(xiàn)金采購部份，則依財(cái)務(wù)規(guī)定填寫《支付證明單》進(jìn)行報(bào)銷。5.0相關(guān)表單:5.1《訂購單》5.2《印鐵加工單》5.3《采購匯總表》5.4《請(qǐng)款單》5.5《支付證明單》6．0附流程圖序號(hào)工作流程責(zé)任部門責(zé)任人表單工作內(nèi)容1采購下單跟單Y審核審批NG采購訂單詢價(jià)議價(jià)需求請(qǐng)購NG物料驗(yàn)收Y物料入倉對(duì)帳請(qǐng)款采購下單跟單Y審核審批NG采購訂單詢價(jià)議價(jià)需求請(qǐng)購NG物料驗(yàn)收Y物料入倉對(duì)帳請(qǐng)款各部門PMC部/請(qǐng)購部門生產(chǎn)訂單物料：《物料需求明細(xì)表》《生產(chǎn)通知單》《BOM表》非訂單類物料：《請(qǐng)購單》訂單類物料，PMC根據(jù)《生產(chǎn)通知單》及《BOM表》擬定《物料需求明細(xì)表》。非訂單類物料，各部份填寫請(qǐng)購單，呈總經(jīng)理審批后交采購部。2采購部采購員采購主管供應(yīng)商報(bào)價(jià)單；QQ、微信報(bào)價(jià)記錄采購依據(jù)材質(zhì)規(guī)格在長期合作供應(yīng)商中貨比三家，詢價(jià)議價(jià)，無長期合作供應(yīng)商則尋找新供應(yīng)商報(bào)價(jià)3采購部采購員采購主管《訂購單》《印鐵加工單》采購員編制訂單采購主管審核訂單4財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)主管董事長總經(jīng)理《訂購單》《印鐵加工單》訂單類表單，財(cái)務(wù)部及董事長審批；非訂單表單，總經(jīng)理審批5采購部采購員采購主管《訂購單》《印鐵加工單》《采購匯總表》采購填寫采購匯總表，并將訂單傳給供應(yīng)商，掛續(xù)跟進(jìn)要求供應(yīng)商按PMC交期交貨。6倉庫部品質(zhì)部請(qǐng)購部門倉管員IQC請(qǐng)購人《送貨單》《質(zhì)量報(bào)檢單》倉管收到供應(yīng)商送貨單，向品質(zhì)報(bào)檢；IQC驗(yàn)料，填寫質(zhì)量報(bào)檢單做品質(zhì)判定；非訂單類物料，采購將送貨單及物品交申購人簽收確認(rèn)7倉庫倉管員倉庫主管《送貨單》《質(zhì)量報(bào)檢單》《入庫單》倉管員根據(jù)品質(zhì)報(bào)檢合格單，開《入庫單》，倉庫主管審核。8采購部