淺談電力企業(yè)工程檔案管理的難點與改善措施

淺談電力企業(yè)工程檔案管理的難點與改善措施

Summary：檔案管理在企業(yè)管理中具有不可替代的作用，同時是企業(yè)管理工作中重要的組成部分，是維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和維護(hù)歷史真實面貌的重要性、基礎(chǔ)性工作。電力企業(yè)工程檔案是直接關(guān)系到工程建設(shè)的第一手資料，其管理質(zhì)量直接影響著電力企業(yè)的整體發(fā)展。因此，本文結(jié)合電力建設(shè)工程檔案管理難點，并對其管理路徑展開針對性探究，希望能夠助力電力企業(yè)的有序健康發(fā)展。Keys：電力企業(yè)工程；檔案管理；難點；改善措施引言電力建設(shè)工程要想更好地發(fā)展，有必要實施檔案管理工作并提高其重視度。在新時期背景下，對于電力建設(shè)工程檔案管理部門工作人員而言，應(yīng)在現(xiàn)有的檔案管理工作基礎(chǔ)上，通過信息技術(shù)進(jìn)行相應(yīng)地完善并改進(jìn)，歸整好文檔，進(jìn)而為領(lǐng)導(dǎo)者作出正確的決策提供信息資料。1電力建設(shè)工程檔案管理的意義①有利于擴(kuò)大電力企業(yè)戰(zhàn)略管理的規(guī)模效應(yīng)。加強(qiáng)員工管理，提高能源企業(yè)全體員工的業(yè)務(wù)水平，促進(jìn)其項目的有效開展，可以為企業(yè)的業(yè)務(wù)管理戰(zhàn)略提供科學(xué)依據(jù)。在電力工程項目執(zhí)行過程中，檔案是公司的主要資本和準(zhǔn)確的歷史文件。因此，電力建設(shè)工程檔案本身就是其生產(chǎn)資本，任何以往的工程項目、任何形式的工程評價和改進(jìn)建議都可以指導(dǎo)企業(yè)未來的發(fā)展，從而提高工程項目的工作效果。同時，實行規(guī)范化、科學(xué)化管理，能夠確保檔案的正確性，為今后電力建設(shè)工程檔案管理提供科學(xué)依據(jù)。在這個過程中，確保項目檔案的完整性可以避免一些不必要的問題，使一切合理化。②有利于增強(qiáng)提高電力工程建設(shè)的質(zhì)量效率。必要的施工數(shù)據(jù)可以提高項目的施工效率，在建設(shè)現(xiàn)代電力公司的過程中，實施工程檔案管理已成為企業(yè)的重要課題，其管理質(zhì)量往往決定著施工的效果，也會對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生負(fù)面的一些影響，可以說，做好電力建設(shè)工程檔案管理，不僅是電力建設(shè)項目自身建設(shè)的需要，也是保證能源事業(yè)長期可持續(xù)發(fā)展的前提。2電力企業(yè)工程檔案管理的難點2.1檔案管理信息化程度較低隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)如今檔案管理的信息化程度越來越高。但是就目前而言，很多企業(yè)單位的檔案管理信息化水平仍較低，沒有合理利用信息技術(shù)，將其與管理相結(jié)合，建立資源共享平臺?，F(xiàn)如今，檔案管理工作迎來新的挑戰(zhàn)，要想真正提高工作效率，就要創(chuàng)新管理模式，加強(qiáng)信息化建設(shè)。檔案管理涉及的內(nèi)容眾多，資料較為復(fù)雜，所以在開展管理工作時，如果僅依靠人力，消耗的時間成本將非常大，而建設(shè)信息化平臺能夠進(jìn)一步減少工作量，同時有利于提高工作效率。在新時代，檔案管理的載體發(fā)生了諸多變化，以往常用的是紙質(zhì)檔案，而現(xiàn)在數(shù)據(jù)檔案所占的比重越來越大，所以，在檔案管理過程中逐漸實現(xiàn)無紙化辦公，不僅能減少資源浪費，還能使檔案管理更加高效便捷。同理，新時代檔案管理如果缺少信息化技術(shù)的加持，管理難度必定會增加。2.2基礎(chǔ)設(shè)施不完善，缺乏技術(shù)支持在信息化背景下，想要做好電力建設(shè)工程檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，那么相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)備是必不可少的，同時要確保設(shè)備的完備與高效，只有這樣才能夠為檔案信息化管理工作打下良好的基礎(chǔ)。但是，現(xiàn)階段大部分電力建設(shè)工程對于檔案管理工作并沒有予以相應(yīng)的重視，這就使檔案管理工作沒有辦法跟上時代的腳步，尤其是電力建設(shè)工程中由于參建單位較多、歸檔工作缺乏統(tǒng)籌、不夠規(guī)范、缺少監(jiān)督，極大影響了電力建設(shè)工程檔案管理工作的效率，進(jìn)而嚴(yán)重阻礙檔案管理事業(yè)的發(fā)展腳步。據(jù)調(diào)查，電力建設(shè)工程檔案需求量在逐漸增大，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)逐漸乏力，對于電力建設(shè)工程中的重要信息進(jìn)行全方位的管理已經(jīng)十分困難，特別是傳統(tǒng)的紙質(zhì)版資料面臨著時間損耗、易燃、占用空間大等諸多現(xiàn)實問題?？梢哉f，完善電力建設(shè)工程檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施迫在眉睫，而電力建設(shè)工程想要做到檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，第一步就是對電力建設(shè)工程檔案基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行更新與升級，同時引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)軟硬件等諸多技術(shù)，充分發(fā)揮專業(yè)技術(shù)公司與電力建設(shè)工程檔案館的合力，進(jìn)而才能為檔案管理工作的開展創(chuàng)造良好的環(huán)境。3電力企業(yè)工程檔案管理難點的改善措施3.1加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)如今，要想進(jìn)一步創(chuàng)新檔案管理制度與模式，還需要加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。信息時代背景下，計算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，各種管理軟件層出不窮，這就使得檔案文件格式變得更加多樣化。在實際工作中，要想加強(qiáng)對電子檔案的高效管理，就一定要加強(qiáng)對相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的研究，及時總結(jié)工作經(jīng)驗，學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗，并結(jié)合企業(yè)發(fā)展實際情況，積極探索檔案信息化管理要求，通過更新管理方法和手段，使檔案管理工作向著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，以期提供更好的檔案服務(wù)。首先，應(yīng)積極建立起基于網(wǎng)絡(luò)共享的檔案管理服務(wù)平臺，通過利用信息技術(shù)，實現(xiàn)對資源的整合與優(yōu)化，并在管理服務(wù)平臺上及時對檔案信息進(jìn)行整理和篩查，將檔案的作用真正發(fā)揮出來。其次，需要建立符合新時代發(fā)展要求的檔案管理社會化服務(wù)機(jī)制，通過“線上+線下”的服務(wù)模式，滿足使用者的不同需求。3.2提高檔案管理的重視程度，增加資金投入在現(xiàn)代化的發(fā)展過程中，電力建設(shè)工程順利開展檔案管理信息化建設(shè)的第一步就是要引進(jìn)先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，對于現(xiàn)有設(shè)備進(jìn)行更新，進(jìn)而為檔案管理工作打下良好基礎(chǔ)。比如，電力建設(shè)工程可以對各種門類和載體檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，配備電腦、打印機(jī)、掃描儀、檔案密集架、空調(diào)、窗簾、溫濕度計、防蟲藥劑等必要的設(shè)備設(shè)施，以便有效保管和利用檔案信息資源。同時，電力建設(shè)工程還需購置檔案柜、檔案盒、歸檔章等檔案整理工具，以便有效整理和保管好電力建設(shè)工程紙質(zhì)檔案。除此之外，對于檔案管理信息化建設(shè)，還需要將信息系統(tǒng)與實際需求進(jìn)行結(jié)合，采購必要的硬件設(shè)備，還應(yīng)該和檔案信息化服務(wù)公司進(jìn)行有效合作，使紙質(zhì)檔案信息化。3.3全面提升電力建設(shè)工程項目檔案管理人員素養(yǎng)和操作技能電力建設(shè)工程項目檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展，除了大數(shù)據(jù)資源的引入，還要依賴于管理人員的支撐。隨著檔案事業(yè)的不斷進(jìn)步，整個社會以及各行各業(yè)對于檔案工作人員專業(yè)技能和核心素養(yǎng)的提升也給予了更多的關(guān)注。這也就意味著電力建設(shè)工程應(yīng)該注重培訓(xùn)和引導(dǎo)，以確保項目檔案管理人員的技能和素養(yǎng)呈現(xiàn)出不斷提升的良好態(tài)勢。只有這樣，才能讓這些管理人員更好地服務(wù)于項目檔案管理工作。一方面，電力建設(shè)工程應(yīng)該注重招募專門的、專業(yè)出身的項目檔案管理人才。通過專業(yè)化人才的引入，提升項目檔案管理工作的精準(zhǔn)性。就電力建設(shè)工程項目檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，很多人員都不是檔案管理專業(yè)出身的，甚至有些管理人員還兼任其他職務(wù)，導(dǎo)致管理人員精力分散，影響工作效率的提升。另一方面，電力建設(shè)工程還應(yīng)該注重對當(dāng)前項目檔案管理人才的培訓(xùn)。積極推動培訓(xùn)內(nèi)容的延伸和拓展，例如，檔案管理的基本要點、大數(shù)據(jù)檔案管理技術(shù)的應(yīng)用、項目檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用、檔案管理人員的核心素養(yǎng)等內(nèi)容，都應(yīng)該成為廣大管理者學(xué)習(xí)的關(guān)鍵元素。通過全方位的培訓(xùn)為電力建設(shè)工程項目檔案管理工作提供堅實的人才支撐。結(jié)語電力建設(shè)工程檔案涵蓋了工程建設(shè)的全方位數(shù)據(jù)與信息，對工程后續(xù)的維護(hù)、運行及整修都具有重要的參考價值。因此，檔案管理人員應(yīng)不斷總結(jié)分析管理工作中的難點，有規(guī)劃地進(jìn)行強(qiáng)化管理路徑的探尋，不斷優(yōu)化電力建設(shè)工程檔案管理的水平，使其能夠發(fā)揮最大價值，為電力企業(yè)的可持續(xù)發(fā)