會計檔案管理辦法

編號：2004-4.2生效時間：2004.7.2頁數(shù)：14批準人：4.2會計檔案管理辦法1總則1.1為加強集團會計檔案的管理，促進集團整體會計基礎(chǔ)工作管理水平的不斷提高，實現(xiàn)會計檔案管理工作規(guī)范化、制度化、統(tǒng)一化，確保集團會計資料的安全完整、妥善保管、查閱方便、存放有序，特制訂本辦法。1.2本辦法依據(jù)國家《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會計檔案管理辦法》并結(jié)合集團的實際情況制訂。1.3本辦法適用于集團總部和所屬企業(yè)。2釋義2.1會計檔案是會計憑證、會計帳簿、會計報表等會計資料以及財務(wù)管理過程中相關(guān)資料的總稱，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)。2.2會計檔案種類和內(nèi)容2.2.1按照內(nèi)容分類（1）會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總記帳憑證，其他會計憑證。家（2）會計就帳簿類：總踐帳，明細帳約，日記帳，估輔助帳簿，供其他會計帳罰簿。咐（3）財務(wù)咽報告類：月拐度、季度、敲年度財務(wù)報覆告，包括會蜓計報表、附防表、附注及廟文字說明，比稅務(wù)報表、調(diào)查帳報告、域驗資報告，某評估報告及園其他財務(wù)報短告。購（4）其他驅(qū)類：銀行存伯款余額調(diào)節(jié)午表、銀行對尖帳單、票據(jù)桃，存儲財務(wù)愛資料的光盤副、磁盤、磁帶帶，會計檔粘案移交清冊尼，會計檔案艱保管清冊，練會計檔案銷照毀清冊等其東他應(yīng)保存的接會計核算與令管理資料，樓以及合同、晶章程、董事囑會紀要等與罵經(jīng)營管理和跨投資者權(quán)益果有關(guān)的其他雪重要文件資葡料。紅2.2.淘2修按照保管期單限分類歲會撒計檔案分為感永久、定期輸兩類。定期抹保管期限分若為3年、5塞年、10年屑、15年、距25年五類字。各種會計匆檔案保管期捕限從年度終鴉了后的第一虹天算起。晴峰按管理主體綢分類宮分允為集團總部失保管和所屬毅企業(yè)保管二蚊類。塑械按照密級分李類兇分挎為秘密、機斷密、絕密三折類。寬（1丹）秘密涵指要在一定時期歸內(nèi)所有財務(wù)狹資料。售（2隆）機密指涉所及的內(nèi)容在寺一定時期內(nèi)溉不能為眾多垮人所知，如船果泄露將給堅企業(yè)的生產(chǎn)葡經(jīng)營造成一膽定影響和損均失的財務(wù)資倚料。跳（3極）絕密指涉熔及的內(nèi)容在劣一定的時期涌內(nèi)只能為相澆關(guān)的少數(shù)人喘所知，如果捉泄露將給企睜業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營保造成嚴重影像響和損失的陰財務(wù)資料。嘴3日常管她理熔3.1集團鼓所屬企業(yè)的肅財務(wù)部門具把體負責(zé)本企燭業(yè)會計檔案縣的整理、保呢管、歸檔的弓日常管理工冊作。各企業(yè)客財務(wù)部門負測責(zé)人為會計弟檔案管理的筋第一負責(zé)人瀉，并應(yīng)指派還兼職人員管艇理會計檔案勤。出納人員材不得兼管會糊計檔案。壺3.2各企留業(yè)財務(wù)人員蹈必須于次月掩將應(yīng)歸檔的哀會計憑證移變交會計檔案膀管理人員統(tǒng)況一管理；于滴次年一季度礦將其他會計翠檔案資料移塌交會計檔案習(xí)管理人員統(tǒng)沖一管理。乞3.沒3挎負責(zé)檔案管勇理的財務(wù)人鉗員根據(jù)檔案瞎管理的要求味負責(zé)日常會聚計檔案的整障理、登記造輪冊、保管工師作，督促各尿會計人員將辯所形成的會麥計資料移交彈管理人員集谷中保管。扎3.4移交寨的會計檔案徑資料應(yīng)符合將會計資料整磁理要求。召4建檔標瞎準餃4.1會計快憑證奉險會計憑證按菠月整理，分鉗類（現(xiàn)字、似銀字、轉(zhuǎn)字緊）裝訂成若肺干冊，每冊涼為一卷。會愉計憑證在裝命訂前，要分商類整理、按辮標號順序排促列，檢查憑它證各項內(nèi)容腸是否齊全、速憑證順序號銅有無顛倒、扣記帳憑證附圍件是否齊全趙，取出金屬鋼物，按每本乎3厘米左右持的厚度確定耍本冊所匯總?cè)岬膽{證張數(shù)填、順序排列揭。憑證前面建要附有本冊咽記帳憑證的箱憑證匯總表矮。幼貞裝訂憑證采郊取俊“當三針引線法罰”零裝訂，實行決三眼一線打誠結(jié)，憑證封耍皮采用牛皮遭紙統(tǒng)一印制旁。擱橡憑證裝訂完探畢，確定本朵月裝訂憑證貝的冊數(shù)，按富憑證前后順執(zhí)序，在每冊鬼憑證封面上葡填寫憑證種際類、起止號笑碼、憑證張緩數(shù)、本月裝禍訂憑證冊數(shù)虎、本冊是第調(diào)幾冊。企業(yè)京財務(wù)負責(zé)人陷和裝訂人員頑在裝訂成冊喘的憑證封皮妻上簽章。爆僵會計憑證歸惑檔應(yīng)做到平售整美觀，封洪面項目填寫瞇齊全，字跡棒工整，由經(jīng)姜辦人簽字，屢加蓋騎縫章葵（財務(wù)專用催章）。頓4.2會計夏帳簿額4留.2.1會列計年度終了蘿時，在帳簿痰裝訂前，根仇據(jù)總帳核對蹤明細帳是否蠶齊全，核對杜所啟用帳戶稈的帳頁數(shù)是拼否齊全、序堡號排列是否醒連續(xù)?；铐撍]帳簿保留已區(qū)用過的帳頁引，編寫序號榜，去除空白據(jù)頁，撤掉帳筆夾，用牛皮犬紙做封面、耐封底，裝訂跑成冊。多欄刺式、三欄式漏、數(shù)量金額援式活頁帳不舞允許混裝，街應(yīng)按照同類竄業(yè)務(wù)、同類選帳頁分類裝伴訂。撇集采用電算化現(xiàn)核算的單位丘，帳簿打印細采用統(tǒng)一的么打印紙。年模度終了，將男總帳、明細赤帳打印裝訂露。打印的帳狼簿根據(jù)實際還情況設(shè)定橫羊向或縱向打鏟印，保證內(nèi)候容齊全完整催。極歷各種帳簿的限帳簿啟用登驗記表要格式律規(guī)范、欄目慎填寫齊全、沿手續(xù)完備。耽裝訂的會計糞帳簿應(yīng)保持患平整、整齊喉、牢固，不叮得有折角、屯缺角、錯頁葬、掉頁、加稠空白紙的現(xiàn)籮象。封口要屯嚴密，封口劫處要加蓋騎早縫章。帳簿交的封面上填臂寫好帳目的析種類，編好萄卷號，財務(wù)哄負責(zé)人和裝殖訂人員簽章叢。粱4.3會計欲報表民唇會計報表統(tǒng)巾一采用A3泡、A4的打望印紙打印或但標準印制報盤表填制，對壇每個月的會渴計報表，檢貢查報表種類挎是否齊全、臺內(nèi)容是否完晚整，分清月弄報、季報、囑年度報表。栽各單位將全撓年的會計報煤表整理整齊餓后，用牛皮蜜紙做封面封讀底，進行裝灘訂，封面內(nèi)蛙容填寫齊全在，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)邁、財務(wù)負責(zé)吹人、編報人劣簽字蓋章，演加蓋騎縫章經(jīng)。案4.4其他今會計資料陣除上述會計揭憑證、賬簿列、報表外，次企業(yè)的稅務(wù)杏資料、審計羞報告、驗資漸報告、評估能報告及合并愈、注銷、清溝算報告等資嶄料應(yīng)按資料畝的種類，單近獨建檔保存半。潛5會計檔捷案的歸檔晴5.1集團摔總部及所屬偏企業(yè)的會計削檔案，由各誤自分別保管枝。倘5.2會計悲檔案按集團遠檔案分類規(guī)揚則進行分類湊，會計憑證急為01、會愁計帳簿為0攻2、財務(wù)報扭告為03、去其他會計資勉料為04。版5.3會計牙憑證按形成擔(dān)時間的先后剝順序立卷歸鵲檔，并以年伙度相區(qū)分，逢卷號從0剃01-99況9號。綱5.4會計驚帳簿按總帳拌、銀行存款資日記帳、現(xiàn)斤金日記帳、陵明細分類帳赴（銀行對帳戶單隨銀行日幻記帳一起保題管）順序立布卷歸檔，卷浴號從001戴-999號喇。瘋5.5會計脅報表按永久云、25年、瘋15年、1么0年、5年仰、3年等保丈管期限分類丙立卷歸檔，鐘卷號從00違1-999屠號。祥5.6電子牲文件的歸檔類籍歸檔的光盤覺、磁盤、磁萌帶按照類別網(wǎng)分類，粘貼遣標簽，設(shè)立虹單獨的登記鋪簿登記，便勿于查找。座鑰隨計算機配全置而來的操盡作系統(tǒng)、各病類應(yīng)用程序巾軟件以及購底買的商品化厘會計核算系嬌統(tǒng)軟件，以徹及上述軟件靠的備份磁盤凍、光盤，必鳴須作為會計霧檔案保管。玩各類電子會黨計檔案的存委檔，必須經(jīng)瞎過財務(wù)負責(zé)路人審批同意墳并簽章，如逆果對備份磁窮盤、光盤的豈操作可能危似及該備份磁蕩盤、光盤的憂完整性，應(yīng)棟制作該備份番磁盤、光盤住的復(fù)制件，歲使用復(fù)制件學(xué)進行操作。紡6會計檔撫案保管噴6.1保管克要求漲請集團總部灌及所屬企業(yè)估應(yīng)設(shè)會計檔浩案室，沒有革條件設(shè)立會孟計檔案室的喝單位，應(yīng)設(shè)斃會計檔案專帆柜，并指定匪兼職人員負假責(zé)保管。每次年會計年度番終了，會計割憑證、會計療賬簿、會計讓報表暫由財緣務(wù)部門保管負一年，期滿拼后移交檔案德部門保管。花年度終了時否填制的會計蓬檔案目錄送正檔案部門一船份備查。其啄他會計檔案并，由財會部鵝門自行保管槍。鹽撿會計檔案保獻管部門對各智種會計檔案本必須單獨存每放，按照不嬸同類別分別億入柜，按時添間順序立卷粉排列，并對請非永久性會礎(chǔ)計檔案建立巨一般會計檔傲案保管清冊煙（附件4）躲；對永久保禾存的會計檔確案單獨保管渴，設(shè)立永久槽會計檔案保儉管清冊（附撥件5）。所不有會計檔案包必須裝入檔撫案盒，各會病計檔案盒、華檔案柜應(yīng)注臣明檔案種類裂、年度、所瓦屬企業(yè)、名伐稱、起止卷料號，存放有碧序、便于查攏找。狡穿檔案管理人寬員嚴格遵循唱安全和保密怎制度，定期布檢查檔案柜菌、庫，發(fā)現(xiàn)總問題及時報恢告上級主管益。債昨會計檔案做局到防潮、防坐暴曬、防蟲老蛀、防鼠咬鴉。襖抗磁盤、光盤鳴等備份數(shù)據(jù)貓資料，必須給裝入盤套，驚存放在安全效、潔凈、防馳熱、防潮、剖防磁、防輻判射的場所。蛇每滿星2閣年要進行一孫次抽樣機讀葉檢驗。抽樣卸率不低于偉10%蜜，發(fā)現(xiàn)問題廢及時采取恢尸復(fù)措施。設(shè)冊備環(huán)境更新妨?xí)r應(yīng)確認庫澤存載體與新塌設(shè)備的兼容蛋性，如不兼茫容，應(yīng)進行連電子檔案的單載體轉(zhuǎn)換工盞作，原載體辟同時保留時供間不少于朝3宏年。磁性載餃體上的電子繳檔案，每拔4汽年轉(zhuǎn)存一次遍。原載體同義時保留時間尼不少于眾4感年。提駁企業(yè)因各種玉原因而終止某的，所有會獨計檔案應(yīng)當剝由終止單位芬的財務(wù)部門訊整理后，按贊照移交的有謊關(guān)內(nèi)容，移槍交集團總部崇檔案管理部椅門集中保管沖。看琴通過并購方岸式建立的企身業(yè)，原企業(yè)失的會計檔案可原則上由其集上級主管部鞭門負責(zé)處理廈，如無明確辰部門承擔(dān)的跌，原會計檔培案由并購后布的企業(yè)封存甜，單獨保管竹。率壟如果企業(yè)分透立，原企業(yè)怎存續(xù)的，其聽會計檔案應(yīng)唐當由分立后摩的存續(xù)方統(tǒng)州一保管，其隱他方可按照擦規(guī)定查閱、絞復(fù)制與其業(yè)爪務(wù)相關(guān)的會鋼計檔案；企午業(yè)分立后原炭企業(yè)解散的封，其會計檔英案應(yīng)移交集抗團總部檔案作管理部門保膛管，各方可鼓以查閱、復(fù)額印與其業(yè)務(wù)顛相關(guān)的會計饒檔案。企業(yè)單分立中未結(jié)啊清的會計事探項所涉及的村原始憑證，嗽應(yīng)當單獨抽繩出由業(yè)務(wù)相軍關(guān)方保存，種并按照規(guī)定犬辦理交接手觸續(xù)。沫茫企業(yè)因業(yè)務(wù)療移交其他單賺位辦理所涉遮及的會計檔碌案，應(yīng)當由筐原單位保管搏，承接業(yè)務(wù)成單位可查閱奧、復(fù)印與其返業(yè)務(wù)相關(guān)的燦會計檔案，悶對其中未結(jié)削算的會計事支項所涉及的蠅原始憑證，絮應(yīng)當單獨抽退出由業(yè)務(wù)承鄙接單位保存踏，并按規(guī)定哈辦理交接手敬續(xù)。形6.2會計裹檔案保管期鞠限分詳見會計檔坐案保管期限章表（附件1才）境6.3會計旺檔案的查閱輪附建立會計檔響案查閱臺帳滅（附件6）桿，填寫檔案途查閱情況及濾利用效果。嫁咽本企業(yè)財務(wù)勵人員查閱已教移交檔案管應(yīng)理部門管理擦的會計檔案輛，須填寫趣“絨會計檔案查進閱、復(fù)印申尚請單顛”孝（附件2）丟，寫清查閱基內(nèi)容的用途刊、檔案的名矩稱、所屬企海業(yè)和檔案的志年度、查閱股的時間（日趙期），經(jīng)企袋業(yè)財務(wù)負責(zé)英人批準后才嶼能查閱。本瘋企業(yè)非財務(wù)盆人員因工作委需要查閱會玉計檔案的，逗應(yīng)按以上內(nèi)涼容詳細填寫肢“使會計檔案查矛閱、復(fù)印申辯請單浪”民，經(jīng)本企業(yè)祖財務(wù)負責(zé)人扇和總經(jīng)理（藝或負責(zé)人，侮下同）批準側(cè)后方能查閱汪；非本企業(yè)撲人員需要查菜閱會計檔案綁的，須由查采閱方提出查善閱申請并提加供單位介紹乏信后，比照賽本企業(yè)非財悠務(wù)人員查閱畝辦法辦理相騎關(guān)手續(xù)，在衛(wèi)指定的地方凡查閱，查閱絕時應(yīng)有本企原業(yè)財務(wù)人員棵在場。螺屬會計檔案不非得借出，如忠有特殊原因瀉需填寫概“頂會計檔案查淋閱、復(fù)印審藏批單虜”占，經(jīng)本企業(yè)解財務(wù)負責(zé)人周和總經(jīng)理批溪準，可提供屯復(fù)印件。續(xù)泉查閱和復(fù)制屆會計檔案的響人員，嚴禁名在會計檔案使上涂畫、拆飲封和抽換。刃6.4會計蟲檔案銷毀摸誓保管期滿的游會計檔案，芬除本辦法第脹帖條規(guī)定的情旁形外，按照電以下程序銷亦毀。蛇移由財務(wù)部門主提出銷毀意遠見，編制會編計檔案銷毀撕清冊（附件訓(xùn)8），列明煌銷毀會計檔潑案的名稱、瞇卷號、冊數(shù)銅、起止年度性和檔案編號繩、應(yīng)保管期灣限、已保管鑰期限、銷毀泥時間等內(nèi)容稀。國射填寫會計檔患案銷毀審批爆單（附件3移），報經(jīng)本佳企業(yè)財務(wù)負禍責(zé)人和總經(jīng)龜理審核，集法團財務(wù)總監(jiān)尺復(fù)核，集團屠總經(jīng)理及董狹事長批準后縫方可銷毀。繩敵銷毀會計檔赴案時，應(yīng)由儉會計檔案保紹管部門、本惱企業(yè)財務(wù)部勝門、集團財保務(wù)管理部共歷同派員監(jiān)銷叢。砍痕監(jiān)銷人員在劃監(jiān)銷檔案以泄前，應(yīng)當按最照會計檔案喬銷毀清冊所攔列的內(nèi)容認拐真清點核對球所要銷毀的燒會計檔案。憲銷毀后，監(jiān)盟銷人員在銷其毀清冊上簽龍名蓋章，銷牛毀審批單附概后，交本企代業(yè)檔案管理偷部門長期保揪管。晨揉對于保管期繡滿，但未結(jié)器清債權(quán)債務(wù)會的原始憑證老（協(xié)議、合膚同等）、尚訴未報廢的固敏定資產(chǎn)、對泊外投資有關(guān)現(xiàn)的資金投入述等涉及其他瞧未了事項的慚原始憑證不訴得銷毀，應(yīng)希單獨抽出另壩行立卷，由誰檔案管理部剝門保管至相棗關(guān)事項終結(jié)挖時為止。單旦獨抽出立卷黑的會計檔案計，應(yīng)當在會電計檔案銷毀工清冊和會計衫檔案保管清乏冊中列明。梨會計檔案移賣交版7.1會濃計檔案保管脆人員，應(yīng)相漢對穩(wěn)定。如依果保管人員友有變動，必往須辦理交接必手續(xù)后才能游離開。交接社雙方應(yīng)當按宰照移交清冊全（附件7）子所列內(nèi)容逐減項交接，并代由交接雙方柄的單位負責(zé)爺人負責(zé)監(jiān)交壺。交接時移專交人與接管澤人應(yīng)按會計駝檔案目錄逐照一點交。如買發(fā)現(xiàn)會計檔繁案有短缺，翁應(yīng)由移交人鎮(zhèn)負責(zé)找齊，以如有丟失，少移交人應(yīng)查病明原因，承提擔(dān)責(zé)任。交廁接完畢后，耗交接雙方經(jīng)磨辦人和監(jiān)交塔人應(yīng)當在移評交清冊上簽百名或蓋章。需7.2會計凈檔案移交清談冊一式四份婚，經(jīng)雙方經(jīng)轉(zhuǎn)辦人和監(jiān)交棄人員核對無虛誤后，交接扮雙方經(jīng)辦人淺及監(jiān)交人各癢持一份，企沉業(yè)存檔一份薦。罰則稅有懼下列情況和耕行為的，按僅照集團有關(guān)兵規(guī)定對責(zé)任危人員實行經(jīng)共濟、行政處驚罰，情節(jié)嚴役重者依法追室究法律責(zé)任災(zāi)。浸8.1會計爛檔案管理不瘦符合要求，倉管理混亂的濱。侵8.2未按被規(guī)定移交、忠保管會計資差料，致使會桂計資料損壞巨、滅失的。逮8.3偽造醉會計憑證、雜帳簿，隱藏宏、故意銷毀執(zhí)會計資料的鞠。的8.4借閱佛、復(fù)印會計保資料時涂畫體、拆封、抽念換和篡改會毯計資料的。吩8.5泄露應(yīng)財務(wù)秘密，奴對集團造成匪重大損失的突。附則輔9.1本辦稍法的修訂、秋解釋權(quán)屬集佳團財務(wù)管理遮部。朵8.2本辦弟法自200明4年月港日起執(zhí)蝦行。曲附件：壯1《會計抹檔案保管期途限》尖2怠《會計檔紫案查閱、復(fù)財印申請單》氣（格式）更3俊《會計檔抗案銷毀審批瞎單》（格式柿）屑4癥《一般會奉計檔案保管牲清冊》（格交式）直5寇《永久會客計檔案保管僵清冊》（格狐式）萍6旨《會計檔糟案查閱臺帳原》（格式）傲7《會計樹檔案移交清瓶冊》（格式悶）扒8《會計闖檔案銷毀清株冊》（格式課）虜抄報：集團號公司總經(jīng)理慣抄送：集團圾公司稽核審劫查部薯集團公司人久事行政部圈下屬各公司初及各司財務(wù)艇部附件1體會計檔案保霧管期限意序號運檔案名稱田保管期限班備注謙一嬌會計憑證類風(fēng)1目原始憑證冬15年條2保記帳憑證霸15年劃3姨匯總憑證愿15年勾二遼會計帳簿類注4箱總帳波15年離包括日記總墾帳醋5捐明細帳豪15年午6錫日記帳扛15年平現(xiàn)金和銀行勸存款日記帳模25年品7過固定資產(chǎn)卡徹片包固定資產(chǎn)報側(cè)廢清理后，摟保存5年追8還輔助帳簿跌15年色三斤財務(wù)報告類眨包括各級主旋管部門匯總浩財務(wù)報告番9休月、季度財偉稅報告蔬5年瘋包括文字分壽析喝10棍年度財務(wù)報纖告（決算）列永久估包括文字分我析狹四槳其他類銹11裹會計移交清娘冊向15年牛12飛會計檔案保防管清冊康25年個13祖會計檔案銷棋毀清冊醉25年犧14伙銀行余額調(diào)創(chuàng)節(jié)表豆3年須15繁銀行對帳單址3年主16盤增值稅發(fā)票錘存根、抵扣司聯(lián)肌永久附件2：向會計檔案查違閱、復(fù)印申貍請單迎申請穿單累位系申請時間跡查閱翻地響點對經(jīng)辦人霧查閱復(fù)印檔礎(chǔ)案名稱圍復(fù)印鞏份織數(shù)罪事由惱財務(wù)負責(zé)人笑：四總經(jīng)理（或胡負責(zé)人）：團備注：附件3：培會計檔案銷迅毀審批單迫檔案名稱告時