秘書管理的基本知識

管理的基本知識一、基本概念1、什么是管理※管理就是確切地知道你要別人去干什么，并使他們用最好的方法去干?！┝_（美）※管理就是實行計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制?！s爾（法）※管理就是做人的工作，其主要內(nèi)容是以研究人的心理、生理、社會環(huán)境影響為中心，激勵職工的行為動機，調(diào)動人的積極性。第一頁，共五十頁。2、管理對象就企業(yè)而言，管理對象包括：人力資源——即勞動力，包括工作評價、人事管理、人力開發(fā)以及勞動技能等。財力資源——企業(yè)長短期發(fā)展所需的資金、財務管理、預算控制、成本控制及成本效益分析等。物力資源——場地、設備、車輛、工具、能源等。信息資源——各種數(shù)據(jù)、圖表、信息情報等。第二頁，共五十頁。3、管理的基本原理（1）系統(tǒng)管理（2）人本原理（3）責任原理（4）效益原理（5）創(chuàng)新原理（6）可持續(xù)發(fā)展原理第三頁，共五十頁。4、管理的職能四要素：（1）計劃職能（2）組織職能（3）領導職能（4）控制職能第四頁，共五十頁。第五頁，共五十頁。組織職能1、組織工作與組織※組織工作（1）明確所需要的活動并加以分類(2)對為實現(xiàn)目標必要的活動進行分組（3）把各個組分派給有必要權利的管理人員來領導各個組（4）為組織結構中的橫向、縱向方面制定關于協(xié)調(diào)的規(guī)定※組織

對于企業(yè)來說，組織就意味著一個“正式的有意形成的職務結構或職位結構?！钡诹?，共五十頁。2、正式組織與非正式組織※正式組織

一般是指一個有正式組織的企業(yè)中有意形成的職務機構?！钦浇M織

并不是有正式組織建立或需要的，但由于人們互相聯(lián)系而自發(fā)形成的個人和社會關系和網(wǎng)絡。※管理人員必須認識到非正式組織，避免沖突與對立，而要在管理中發(fā)揮其積極的作用。第七頁，共五十頁。領導職能主要指在組織目標、結構確定的情況下，管理者如何引導、組織成員達到組織目標。領導四要素：權利、對人的基本理解、鼓舞能力、作風?！Φ厝f(xié)調(diào)個體的目標與組織的目標※主管人員需要了解人，人的個性和他們的品格所能起到的作用?！鶝]有一般的人，鼓勵創(chuàng)新，實施激勵措施第八頁，共五十頁。激勵管理工作需要創(chuàng)造一種環(huán)境，在這個環(huán)境里人們?yōu)橹餐哪繕?，努力、和諧地一起工作。主管人員的工作并不是要去操縱人，而是要認識到怎么激勵人。需要——要求——滿足的連鎖過程：第九頁，共五十頁。需要——要求——滿足第十頁，共五十頁?？刂坡毮?、控制職能是從事于對業(yè)績的衡量與校正，以便確定企業(yè)目標和未達到目標所制定的計劃得以實現(xiàn)。2、控制的基本過程○確定目標○對照這些標準衡量業(yè)績○糾正偏離標準和計劃的情況第十一頁，共五十頁。5、管理的基本方法（1）行政管理方法（2）法律管理方法（3）經(jīng)濟管理方法（4）咨詢管理方法（5）思想工作方法第十二頁，共五十頁。管理也是一門藝術，是一門需要想象力、創(chuàng)造力、執(zhí)行力的藝術，而且是必須建立在科學和規(guī)范基礎上和前提下的藝術。

說管理時一種藝術，是強調(diào)管理的實踐性。管理者在管理中，既要用到管理知識，又不能完全依賴管理知識，必須發(fā)揮創(chuàng)造性，根據(jù)不用的情況采取不同的方法來實現(xiàn)目標。

管理人員在管理中要學會靈活應用知識，使組織活動達到最大效果。第十三頁，共五十頁。管理管理主體由誰管；管理客體管什么；組織目的為何而管；組織環(huán)境或條件在什么情況下管。第十四頁，共五十頁。謝謝第十五頁，共五十頁。管理的分類管理分為很多種類的管理，比如行政管理、社會管理、工商企業(yè)管理、人力資源管理等等。每一種組織都需要對其事務、資產(chǎn)、人員、設備等所有資源進行管理。每一個人也同樣需要管理，比如管理自己的起居飲食、時間、健康、情緒、學習、職業(yè)、財富、人際關系、社會活動、精神面貌（即穿著打扮）等。第十六頁，共五十頁。行政管理一、行政管理的含義廣義：一切社會組織和團體對有關事務的治理、管理、執(zhí)行的社會活動。狹義：國家行政機關及其官員，在管理國家事務、社會事務和機關內(nèi)部事務的過程中進行的計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制等各項管理活動。第十七頁，共五十頁。行政管理的特點1、執(zhí)行性不可復議2、權威代表的是國家的意志第十八頁，共五十頁。行政職能1、含義

國家行政機關在管理活動中的基本職責和功能作用。（依法處理國家及社會公共事務時負有的職責與發(fā)揮的功能。）在一個法治的國家里，憲法和法律賦予行政主體的權力是行政職能得以成立的前提。第十九頁，共五十頁。屬性一、兩重屬性政治性、社會性二、政治統(tǒng)治職能、社會管理職能（相互統(tǒng)一、互為前提，不可偏廢）第二十頁，共五十頁。類型分為基本職能和運行職能基本職能包括：政治職能、經(jīng)濟職能、

文化職能和社會職能。運行職能也稱行政管理的程序性職能，包括：計劃職能、組織職能、指揮職能、

協(xié)調(diào)職能、控制職能。（計劃職能為首要職能）第二十一頁，共五十頁。1）基本職能1、政治職能：指政府所承擔的維護階級統(tǒng)治、保衛(wèi)國家和社會安全的職能。包括：（1）階級統(tǒng)治職能（2）保衛(wèi)職能（3）社會治安職能（4）民主職能2、經(jīng)濟職能：指政府所承擔的組織和管理社會經(jīng)濟建設的職能。（最重要的職能）3、文化職能：指政府指導和管理文化事業(yè)的職能。包括：教育、科學、文學藝術、新聞出版、廣播影視、衛(wèi)生、體育、文物、圖書館、博物館等。4、社會職能：指政府所承擔的社會服務和社會保障職能。（包括：改善、保障人民物質(zhì)文化生活、體現(xiàn)人道主義思想的各類事項）管理機構：民政部、城鄉(xiāng)建設、環(huán)境保護部門。（專設）第二十二頁，共五十頁。行政職能的轉(zhuǎn)變1、含義—是指行政職能重點的轉(zhuǎn)移、政府履行職能方式的轉(zhuǎn)變，具體表現(xiàn)為行政職能數(shù)量上的增加或減少，質(zhì)量上的弱化或強化，以及結構上的集中或分散。2、實質(zhì)—行政權力的轉(zhuǎn)移

第二十三頁，共五十頁。職能方式的轉(zhuǎn)變1、由微觀管理為主轉(zhuǎn)向—

宏觀管理為主2、由直接管理為主轉(zhuǎn)向—

間接管理為主3、由運用行政手段為主轉(zhuǎn)向—

運用法律與經(jīng)濟手段為主4、由重視計劃、排斥市場為主轉(zhuǎn)向—

計劃與市場有機結合第二十四頁，共五十頁。職能關系的轉(zhuǎn)變1、理順黨政關系——黨政分開以黨代政、黨政不分、權力過分集中

2、理順政企關系——政企分開

經(jīng)營權與所有權分離，造就自主經(jīng)營、自負盈虧的市場主體。3、理順上下關系——簡政放權一是政府與事業(yè)單位的關系一是政府與各類社會組織的關系第二十五頁，共五十頁。行政組織、行政信息、行政法制1、行政組織行使國家行政權力、管理國家行政事務和社會公共事務的機構體系。廣義：國家立法、司法等機關中管理行政事務的機構，也包括企業(yè)、事業(yè)及社會團體中管理行政事務的機構。狹義：國家行政機關第二十六頁，共五十頁。第二十七頁，共五十頁。行政組織組織結構功能劃分：1）領導機構2）執(zhí)行機構3）監(jiān)督機構4）咨詢機構5）信息機構6）輔助機構7）派出機構第二十八頁，共五十頁。行政組織的結構（1）縱向結構：（2）橫向結構：（亦稱部門結構）1）職能部門化2）區(qū)域部門化3）行業(yè)和產(chǎn)品部門化第二十九頁，共五十頁。行政組織的體制定義：根據(jù)實際管理需要，通過法定程序?qū)⑿姓M織所擁有的行政權責歸屬于不同層級、不同部門、不同人員的各種行政關系制度化的表現(xiàn)形式。第三十頁，共五十頁。常見的幾種形式1）首長制與合議制2）集權制與分權制3）完整制與分離制4）層級制與職能制5）矩陣組織體制第三十一頁，共五十頁。行政信息一、含義與特點1）對行政管理活動狀態(tài)與發(fā)展規(guī)律的客觀描述和真是反應，是反應行政管理活動發(fā)展狀態(tài)和發(fā)展規(guī)律的各種消息、文件、情報、資料、數(shù)據(jù)等的統(tǒng)稱。2）客觀性、傳遞的時效性、交流的共享性、可傳遞性第三十二頁，共五十頁。行政信息區(qū)別于一般信息■從反映的對象與范圍來看：

行政信息涉及的范圍，是以行政管理國家事務、社會公共事務以及機關內(nèi)部事務的活動為其限定的?！鰪膫鬟f方式和載體性質(zhì)來看：

具有高度的組織性和控制性，在信息傳遞過程中，常采取非自然的、硬性措施或手段，對傳遞方式或載體加以控制。第三十三頁，共五十頁。行政信息的處理方法獲取處理傳輸儲存輸出反饋第三十四頁，共五十頁。行政法制一、含義1）行政機關及其工作人員管理國家公共事務的行政權力必須依據(jù)法律獲取與行使，不得肆意妄為的一種公共行政的普遍原則和社會控制方式。第三十五頁，共五十頁。行政法制的作用憲法規(guī)定“國家實行依法治國，建設社會主義法治國家”（不可替代作用）1）是市場經(jīng)濟發(fā)展的客觀要求2）推行、深化行政改革的有效方法3）控制行政權力膨脹的必然選擇4）是民主法治實現(xiàn)的可靠保障第三十六頁，共五十頁。行政法制的內(nèi)容1）行政職權法定化2）行政機構法定化3）行政程序法定化4）行政責任法定化第三十七頁，共五十頁。第四節(jié)、人力資源管理一、定義與特點能夠推動生產(chǎn)力發(fā)展、創(chuàng)造社會財富，能進行智力勞動和體力勞動的人們的總稱。（現(xiàn)有的人力資源、尚未達到進入勞動崗位年齡的、各種原因退出勞動崗位的）二、特點主導性、社會性、主動性、自控性、成長性第三十八頁，共五十頁。人力資源管理的內(nèi)容1）人員招聘和培訓2）人員考核、報酬設計及勞動保護第三十九頁，共五十頁。CS戰(zhàn)略1、顧客滿意戰(zhàn)略customersatisfaction縮寫2、基本理念：企業(yè)為顧客而生存，是社會服務組織。第四十頁，共五十頁。顧客滿意模式一、貫徹CS戰(zhàn)略，需要在企業(yè)內(nèi)部建立一套科學的顧客滿意模式。

二、應考慮的要素：1）企業(yè)理念滿意模式（核心和統(tǒng)帥地位）2）行為滿意模式3）視覺滿意模式4）服務滿意模式

第四十一頁，共五十頁。CS戰(zhàn)略內(nèi)容1）顧客滿意的理念和戰(zhàn)略2）以顧客為導向的新產(chǎn)品開發(fā)系統(tǒng)3）以顧客滿意為目標的大質(zhì)量體系4）顧客滿意度調(diào)研5）以顧客滿意達到顧客忠誠6）創(chuàng)造廠商與顧客彼此的友好和忠誠7）以顧客為中心的原則建立企業(yè)組織8）分級授權第四十二頁，共五十頁。ISO一、ISO的含義國際標準化組織（ISO），由世界上100多個國家的國家標準化團體組成。中國：中國國家技術監(jiān)督局（CSBTS）國際電工委員會（IEC）ISO、IEC屬非政府機構，制定標準是自愿性的第四十三頁，共五十頁。ISO9000族標準1、ISO9000族標準是國際標準化組織頒布的在全世界范圍內(nèi)采用的關于質(zhì)量管理和質(zhì)量保證方面的系列標準。2、質(zhì)量體系保證的標準

1）ISO9001:2000質(zhì)量管理體系——要求2）ISO9004:2000質(zhì)量管理體系——業(yè)績改進指南3）ISO19011:2001質(zhì)量和（或）環(huán)境管理體系審核指南。第四十四頁，共五十頁。企業(yè)文化基本知識一、含義1）企業(yè)經(jīng)營理念、價值觀、企業(yè)人的行為準則2）無時不在，無處不在，體現(xiàn)在企業(yè)人的一切行為之中3）與企業(yè)相伴而生4）領導層在企業(yè)文化形成過程中起主導作用第四十五頁，共五十頁。企業(yè)文化的構成一、五大要素企業(yè)環(huán)境、價值觀、英雄人物、典禮儀式、文化網(wǎng)絡二、三個層次物質(zhì)層制度層精神層第四十六頁，共五十頁。企業(yè)文化功能導向功能凝聚功能激勵功能規(guī)范協(xié)調(diào)功能效益功能第四十七頁，共五十頁。企業(yè)文化建設企業(yè)物質(zhì)文化行為文化精神文化建設第四十八頁，共五十頁。謝謝第四十九頁，共五十頁。內(nèi)容總結管理的基本知識。（4）為組織結構中的橫向、縱向方面制定關