物業(yè)公司參觀交流接待工作程序

1、目的規(guī)范公司參觀溝通接待工作，體現(xiàn)規(guī)范化的管理與良好的企業(yè)形象。2、范圍適用于公司本部、各管理處/部門參觀溝通接待工作。3、定義無4、職責(zé)4.1辦公室：指派、溝通溝通協(xié)調(diào)相關(guān)人員負(fù)責(zé)各類參觀、溝通活動(dòng)；4.2各部門：負(fù)責(zé)本部門溝通接待工作的具體落實(shí)；5、方法及過程監(jiān)控5.1接待級(jí)別5.1.1辦公室主任負(fù)責(zé)依據(jù)參觀、溝通或外來人員實(shí)習(xí)的具體狀況確定接待級(jí)別。接待級(jí)別分為一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)，各部門可依據(jù)參觀接待所確定的接待級(jí)別支配具體接待工作。5.1.2一級(jí)接待5.1.2.1公司本部一級(jí)接待，接待xx包括：集團(tuán)溝通人員、集團(tuán)審計(jì)人員、政府部門人員。5.1.2.1.1辦公室負(fù)責(zé)提前知會(huì)公司職能部門全體人員做好籌備。5.1.2.1.2辦公室負(fù)責(zé)提前籌備迎賓接待牌、禮品等相關(guān)物品資料文件資料資料文件資料文件資料。5.1.2.1.3辦公室負(fù)責(zé)公司現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境的檢查和整理。5.1.2.1.4辦公室主任協(xié)同總經(jīng)理（助理）及相關(guān)人員在正門進(jìn)行迎接和指引。5.1.2.2業(yè)務(wù)部門一級(jí)接待，接待xx包括：兄弟公司管理層溝通人員5.1.2.2.1辦公室提前通知各崗位負(fù)責(zé)人做好現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境清潔，秩序保持（包括車輛停放），并依據(jù)狀況確定設(shè)立臨時(shí)崗位做好平安防范措施。5.1.2.2.2辦公室提前籌備迎賓接待牌、茶食、禮品等相關(guān)物品資料文件資料資料文件資料文件資料。5.1.2.2.3接待現(xiàn)場(chǎng)最高負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員在正門進(jìn)行迎接和指引。5.1.2.2.4部門各崗位負(fù)責(zé)人在接待現(xiàn)場(chǎng)予以待命，負(fù)責(zé)溝通溝通協(xié)調(diào)處理所有臨時(shí)事務(wù)。5.1.2.2.5接待完畢后，由現(xiàn)場(chǎng)最高負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員歡送離開。5.1.3二級(jí)接待二級(jí)接待，由部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人介紹管理服務(wù)區(qū)域的基本狀況，回答xx提問，應(yīng)xx需求支配座談溝通。接待時(shí)須著公司工作服，做到熱情、大方，宣揚(yáng)公司管理方法和理念等。5.1.4三級(jí)接待，接待xx包括：同行業(yè)、非同行業(yè)參觀、溝通人員；三級(jí)接待,由業(yè)務(wù)部門接待負(fù)責(zé)人向xx介紹所轄小區(qū)（或大廈）的基本狀況，回答xx提問。接待時(shí)須著公司工作服，做到熱情、大方，宣揚(yáng)公司管理方法和理念等。5.2接待流程5.2.1各部門、項(xiàng)目如接到其它機(jī)構(gòu)、人員的參觀、工作溝通要求時(shí)，應(yīng)統(tǒng)一轉(zhuǎn)至5.2.2各類參觀，溝通需求須至少提前三個(gè)工作日與辦公室主任聯(lián)系，辦公室在接到接待需求后，在三個(gè)工作日內(nèi)依據(jù)實(shí)際狀況確定是否予以接待并反饋需求部門、項(xiàng)目5.2.3各業(yè)務(wù)部門5.2.4外來參觀接待流程5.2.4.1參觀支配部門包括本部各個(gè)部門以及公司下級(jí)各個(gè)項(xiàng)目管理處。公司本部支配的參觀一般應(yīng)予以支配，其他同行業(yè)5.2.4.25.2.4.5.2.45.2.4.5參觀接待管理處接待負(fù)責(zé)人在接到辦公室參觀通知時(shí)，應(yīng)填寫《參觀接待登記表》。如遇其他公司臨時(shí)要求參觀時(shí)，應(yīng)及時(shí)與辦公室行政組人員聯(lián)系，辦公室與支配部門予以核實(shí)后，再進(jìn)行支配。5.2.55.2.5.1工作溝通支配部門包括公司本部各部門和下級(jí)各管理處。公司本部支配的溝通一般應(yīng)予以支配，其他5.2.5.2辦公室5.2.5.3填寫《工作溝通支配表》，發(fā)郵件至接待管理處，通知其作好接待籌備，同時(shí)抄送要求工作溝通部門或5.2.5.4管理處接待負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)工作溝通內(nèi)容，確定各崗位引導(dǎo)人。正式溝通開始前，5.3公司接待人員在接待工作中應(yīng)注意依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，做好保密工作。5.4各部門接待人員負(fù)責(zé)保留工作溝通、參觀接待人員相關(guān)信息，并于每月底前上傳至公司內(nèi)網(wǎng)。6.支持性資料文件資料資料文件無7.質(zhì)量記錄表格