如何做好機要秘書

機要秘書是一個特殊的工作崗位要文件管理得好不好僅直接影響到本單位的利益而還影響到整個黨和國家的利益做好這項工作最重要的是要提高機要文件管理人員的思想、業(yè)務(wù)素質(zhì)。下面就如何管好機要文件，談?wù)勛约旱膸c體會：一、機要秘書必須具有強烈的責(zé)任心管理工作做得好不好于理人員是否有較強的責(zé)任心工責(zé)任心很強的人，其工作自始至終是管理有序的之則是雜亂無序，容易出問題要人員的工作，在一般人看來是一件非常簡單、非常容易的事，只是收收發(fā)發(fā)、傳傳遞遞，一不要動腦筋，二不要費力氣無論誰都可以管理好面上看的確如此但從深層次看并不是這樣要書每天面對著文件資料日一日年一年重復(fù)著單調(diào)的工作中很多工作具有很強的政治性和保密性如沒有很強的工作任心容易在工作中出現(xiàn)失誤而且出了問題就不是小問題另，機要秘書一般都身多種工作文的收發(fā)管理外，一般還有單位各類印鑒的保管使用真的管理使用及其他繁瑣的事務(wù)此機要秘書要有一種如履薄冰的責(zé)任意識，嚴(yán)格要求自己，對工作中的一點一滴，都要力求把它做得好一些。即使這樣，工作做完后還要考慮這樣做有沒有不妥的地方，確保不出錯或少出錯。二、機要秘書要有較強的組織管理能力機要文件的管理工作是一項嚴(yán)肅而細致的工作做這項工作要求機要秘書必須具有較強的組織管理能力。（一要悉機要文件的管理程首先要對照發(fā)文通知單及時清點核對文件其要對文件進行分類登記號三將供領(lǐng)導(dǎo)閱讀的文件和供各職能部門執(zhí)行的文件送主任簽閱后，分內(nèi)容、分部門、分級別，按時間的先后及時進行傳閱、催辦、返回。（二）要加強文件閱辦中的過程控制傳閱文件是領(lǐng)導(dǎo)同志之間互通信息意事實現(xiàn)集體領(lǐng)導(dǎo)的重要工作方法。如何組織好文件傳閱，對于提高工作效率有極為重要的作用。要注意以下幾方面：、時間性。機要文件的保密是具有一定時間性的，在當(dāng)今改革開放時期，各種政策信息的交流對國家的建設(shè)和安起著越來越重要的作用速傳遞上級文件精神及報告下級的情況，保證上下級之間的信息暢通，是機要文件管理的時間性要求。、時效性。機要人員收到文件后，對每一份文件，機要管理人員要先看一遍，加深象并做一個必要的判斷注傳時間不因文件傳遞不及時而造成損失工造成被動。對于那些要及時落實的事情，如果領(lǐng)導(dǎo)工作忙，機要管理人員有責(zé)任提醒和督促。、保密性。機要文件傳閱是有著嚴(yán)格的規(guī)定的，要嚴(yán)格控制傳閱范圍。傳閱的范圍合理要嚴(yán)適度如收文上有閱讀范圍，就按規(guī)定的范圍組織傳閱允許隨意擴大閱讀范圍。凡屬于國家秘密的文件、資料，隨到隨傳，保證做到人不離件，件不離人，當(dāng)天送天為隨時掌握文件的向和流程免機要文件橫傳據(jù)需要制做文件傳閱單，一份附在傳閱文件夾內(nèi)份保管在機要員手中時掌握文件去向回立刻清點份數(shù)。、作用性。文件的作用包括兩個方面：其一是具有普遍指導(dǎo)意義的文件；其二是有定作用的文件譬，有些文件企業(yè)有用對業(yè)單位來說作用就小了；有些文件從標(biāo)題上看與本單位無關(guān)在內(nèi)容上可能牽涉到本單位的工作充發(fā)揮文件的作用，管理人員必須做到兩個熟悉一對文件的內(nèi)容熟悉二對本單位的工作情況熟悉有這樣才根據(jù)不同類型的文件神，結(jié)合本單位的實際，有規(guī)律性地進行服務(wù)發(fā)文件的作用。、靈活性。機要人員要熟悉領(lǐng)導(dǎo)同志的工作分工，了解領(lǐng)導(dǎo)人和各部門的工作活動律和時間安排確理解領(lǐng)導(dǎo)指示精神握文件急緩程度照合理的傳閱順序組織傳閱，對特別重要的電報等急件，要區(qū)別對待，快速傳閱。（三）要加強文件催辦工作

“催辦是文件辦理過程中一個要的必不可少的環(huán)節(jié)對有時限要求的文件如突發(fā)事件、會議通知、紀(jì)念活動、領(lǐng)導(dǎo)會見等內(nèi)容的文件，一般時限要求都較急，要及時提前催辦給關(guān)單位及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志留有一定時間進行準(zhǔn)備時傳閱文件過程中機秘書要注意做到“勤送、勤取、勤催催辦的“內(nèi)涵”也要寬泛，催辦不僅僅是向承辦單位要情況、要結(jié)果，其中還有大量的協(xié)調(diào)工作需要機要秘書來溝通此，做好催辦工作，不但可以防止文件漏辦或誤辦可以大大加快文件的運轉(zhuǎn)速度高關(guān)的服務(wù)水平和工作效率從中提高機要員的協(xié)調(diào)能力。從某種意義上說辦也是機要秘書應(yīng)該具備的基本功。（四）加強文件的清退、銷毀工作機要文件清退工作可以說是機要文件管理工作的重頭戲。要嚴(yán)格文件清退制度，經(jīng)常、及時地對文件進行梳理按號類整理，按序號排放整齊保文件及時清退年終要全面清退文件該上交的應(yīng)如數(shù)上該歸檔的根據(jù)單位要求進行存檔該銷毀的文件則要按規(guī)定執(zhí)行，切忌任意處理。三、機要秘書必須按章辦事，實行規(guī)范化管理機要保密工作制度化是保密管理的根本措施文件管理工作完全靠教育覺、責(zé)任心是不夠的，還要結(jié)合實際，制定、健全保密規(guī)章制度，做到有法必依，有章必行，實行規(guī)范化的管理。針對保密工作中出現(xiàn)的新情況、新問題要對保密制度進行及時補充完善，努力建立健全規(guī)章制度，明確保密管理要求，落實工作職責(zé)和措施。四、機要秘書要主動地工作機要秘書工作是一項服務(wù)性輔性的工作只根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志的要求來開展工作這決定了他的被動性作個出色機要員僅僅被動的工作是不夠的也可以從以下幾方面發(fā)揮人的主觀能動性，主動地為領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù)工作。第一，了解領(lǐng)導(dǎo)同志的工作握領(lǐng)導(dǎo)同志在一段時期內(nèi)抓的工作中心方出力工作才能做到點子上是掌握工作主動權(quán)，搞好主動服務(wù)的前提。第二，要善于積累和提供情況。秘書應(yīng)做到“腦勤、手勤、腿勤勤、勤記、勤。上至中央和上級黨委、政府的重大方針、政策具體規(guī)定，下至各部門和基層的各項基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及各種動態(tài)映都進入機要秘書的大腦只有平時不怕“麻煩于積累，到領(lǐng)導(dǎo)同志需要之時，才能得心應(yīng)手，及時提供，這是搞好主動服務(wù)的基礎(chǔ)。第三，要注重文件傳閱效果，對重要的機要文件，要提煉內(nèi)容要點，供領(lǐng)導(dǎo)參閱；要注意領(lǐng)導(dǎo)在機要文件上批示好閱落實要注意領(lǐng)導(dǎo)批示是否有誤，如有誤要當(dāng)面恰當(dāng)?shù)靥岢鲂薷囊庖娨忸I(lǐng)導(dǎo)的口頭吩咐做準(zhǔn)確記錄要意需協(xié)調(diào)相關(guān)單位承辦的，要及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)達。五、機要秘書要有一個健康的心態(tài)機要崗位工作環(huán)境相對獨立封閉作人員活動空間比較狹小工作對象較單一雜較多人流動較為緩慢且心理力大可避免地給機要秘書帶來一些負面影響如心態(tài)老化思鈍化、社交能力弱化工作方法機械等傾向就是這種負面影響的具體體現(xiàn)高校機要秘書就要善于在工作中控制自己的情緒時地調(diào)整心態(tài)駕馭環(huán)境在導(dǎo)和同志們面前始終保持一種熱情誠懇、樂觀向上的良好狀態(tài)。六、機要人員需要銳意進取的精神當(dāng)今時代子算機技術(shù)網(wǎng)技術(shù)為主的新興技術(shù)已被廣泛運用于機要部門，機要工作現(xiàn)代化水平越來越高從理范圍也越來越大給做好新形勢下的機要工作提出了大量需要解答的新課題。譬如何適應(yīng)推動機要密碼通訊專用網(wǎng)絡(luò)建