檔 案 所 需 編 研 材 料

檔案所需編研材料第1頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一一、全宗卷的含義就是能夠說明和反映全宗歷史概況的材料，并以全宗為單位所組成的專門案卷。全宗卷是檔案館或檔案室在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷。它詳細和全面地記載了立檔單位和全宗歷史變化情況，在整個檔案中起著龍頭作用，是管理全宗檔案的“檔案”。它集中了每個全宗在管理過程中所形成的一系列重要的原始記錄性的文字材料，每個全宗卷的具體記錄，反映了每個全宗的基本情況和管理情況，對于檔案館、室的業(yè)務(wù)工作具有重要意義。第2頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一二、全宗卷的內(nèi)容1、全宗單2、全宗介紹3、機構(gòu)沿革4、交接文據(jù)5、銷毀檔案的請示報告與清冊6、檔案檢查情況記錄7、本單位的分類方案及保管期限表8、統(tǒng)計年報9、大事記10、立卷說明第3頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一全宗卷編制原則

1、檔案館或檔案室對其所管的每個全宗都應(yīng)以全宗為單位編制全宗卷。

2、全宗卷的各種文件材料，包括憑據(jù)、清冊、報表應(yīng)做到準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范。

3、全宗卷內(nèi)的文件材料，應(yīng)按照其固有的特點，保持文件間的有機聯(lián)系，反映全宗管理的歷史面貌，以便于保管和利用。第4頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一全宗介紹又稱全宗指南。實質(zhì)上是以文章傳述的形式概括介紹某一全宗檔案情況的參考性資料。內(nèi)容一般包括立檔單位情況與全宗檔案情況兩部分。第5頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一全宗介紹格式與寫法一、立檔單位名稱二、全宗號三、立檔單位的基本情況（一）立檔單位和全宗歷史概況

1、單位機構(gòu)沿變例1、贛馬鎮(zhèn)駐地城里村，在縣城西北，下轄43個村民委員會，1957年成立贛馬鄉(xiāng)，1958年9月11日建成贛馬人民公社，1983年7月復(fù)為贛馬鄉(xiāng)，1985年7月撤鄉(xiāng)建為贛馬鎮(zhèn)。贛馬為贛榆故城，馬為鎮(zhèn)內(nèi)大集市馬廠，各取首字，合字為鎮(zhèn)名。第6頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一例2、1964年1月從人行分出一部分人員成立了中國農(nóng)業(yè)銀行贛榆縣支行，下設(shè)2個營業(yè)所，1965年12月與人行有重新合并。

1979年11月3日，根據(jù)國務(wù)院（1979）國發(fā)56號《關(guān)于恢復(fù)中國農(nóng)業(yè)銀行的通知》和省革委會蘇革發(fā)（1979）68號《關(guān)于恢復(fù)農(nóng)業(yè)銀行的通知》精神，中國農(nóng)業(yè)銀行江蘇省贛榆縣支行經(jīng)縣委批準(zhǔn)恢復(fù)。

1987年成立贛榆縣農(nóng)村信用合作聯(lián)社，1995年縣聯(lián)社與農(nóng)行分開經(jīng)營。

1996年成立政策性商業(yè)銀行-----農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行，脫離農(nóng)行，獨立運營。

第7頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一

2、內(nèi)設(shè)機構(gòu)、人員編制情況例1、檔案局下設(shè)人秘科、指導(dǎo)科、管理科、編研科、信息科，共有編制16名

3、單位領(lǐng)導(dǎo)人任職情況（寫主要領(lǐng)導(dǎo)人）例、全國解放戰(zhàn)爭時期，縣委組織部歷任部長丁經(jīng)武（1946年10月離職）、霍志仁（1946年10月─1948年2月）、耿成（1948年2─6月）、閻國科（1948年6月─1949年7月）、李川（1949年8月任職）；第8頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一

基本完成社會主義改造和開始全面建設(shè)社會主義時期（1949年10月─1966年5月），縣委組織部歷任部長李川（1949年12月離職）、杜秉任（1950年1月─1951年7月）、尹世彬（1951年7月─1952年11月）、韓守奎（1952年11月─1954年5月）、陳有才（1954年6月─1956年7月）、王從吉（1956年8月─1957年4月；1958年10月─1960年6月；1962年12月─1965年10月）、張我勤（1957年4月─1958年10月）、促維勤（1960年6月─1962年12月）、曹幫倫（1965年10月任職），第9頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一文化大革命時期社會主義現(xiàn)代化建設(shè)新時期

4、單位職能情況例、縣委組織部是縣委的辦事機構(gòu)，其基本任務(wù)是：貫徹執(zhí)行縣委和上級黨委制定的組織工作路線、方針、政策、負責(zé)全縣股級以上干部的考察、選拔、使用，輔佐縣委加強各級領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)、黨的基層組織建設(shè)、黨員教育和管理，以及老干部的安置、黨員干部和組織建設(shè)的年終統(tǒng)計工作，并負責(zé)落實黨的干部政策和管好用好黨費，確保黨的組織路線在組織工作中的正確執(zhí)行。第10頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一四、全宗內(nèi)檔案情況

1、有那些檔案門類例、到2010年5月1日，本全宗內(nèi)有文書檔案、會計檔案、實物檔案、照片檔案等等

2、檔案數(shù)量例、共有檔案——卷（件、盒），其中文書檔案到目前共有1000卷，2000件，其中永久——長期——短期——，實物檔案——第11頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一3、文書檔案內(nèi)容例、永久的有工作總結(jié)、花名冊、調(diào)資等等，長期的有半年工作總結(jié)等等第12頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一全宗介紹一、立檔單位名稱二、全宗號三、立檔單位的基本情況立檔單位和全宗歷史概況

1、單位機構(gòu)沿革

2、內(nèi)設(shè)機構(gòu)，人員編制情況

3、單位領(lǐng)導(dǎo)人任職情況（寫主要領(lǐng)導(dǎo)人）第13頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一

4、單位職能情況四、全宗內(nèi)檔案情況

1、有哪些門類檔案

2、檔案數(shù)量

3、文書檔案內(nèi)容第14頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一機構(gòu)沿革含義：組織沿革，也稱組織機構(gòu)沿革。是系統(tǒng)記載一個機關(guān)、一個地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的組織機構(gòu)、人員編制、體制變革情況的一種檔案參考資料。內(nèi)容：地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)或機關(guān)歷史概況；行政區(qū)劃、建制變更情況；機關(guān)成立、合并、撤銷和復(fù)建的情況；機關(guān)名稱變更、辦公地點遷移情況；機關(guān)性質(zhì)、職權(quán)范圍、主要任務(wù)及其變化情況；機關(guān)隸屬關(guān)系、所轄機構(gòu)和地區(qū)范圍及其變化情況；機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)人的任免情況；機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)體制及其變化情況；機關(guān)人員編制及其變化情況；第15頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)的設(shè)置及其變化情況；主要內(nèi)部組織機構(gòu)的職能及其負責(zé)人的任免情況；其他與所謂“組織”有關(guān)的情況。上述內(nèi)容歸結(jié)為“五大要素”：①機關(guān)性質(zhì)和主要職能；②隸屬關(guān)系；③人員編制；④內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置；⑤領(lǐng)導(dǎo)成員的組成。第16頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一特點第一，它著重記述和反映機關(guān)自身在組織系統(tǒng)方面的有關(guān)情況，至于該機關(guān)做了哪些工作，開展了哪些活動，取得了哪些成績等，則不在組織沿革的記述范圍之內(nèi)。第二，它以系統(tǒng)地反映該機關(guān)自身發(fā)展、變化的歷史過程為主要目的，而不能片面、孤立、靜止地只記一時的情況，否則就不能稱之為“沿革”了。第17頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一體例和形式

1、編年法這種體例是以年度為單位，以年度先后為順序，逐年編列機關(guān)自身各方面情況的一種方法。通常在年度再分問題或設(shè)項來記述或填寫有關(guān)情況，即采取“年度——問題（或項）”的形式。此方法適用于變化較多、較頻繁的機關(guān)。

2、系列法這種體例是以機關(guān)內(nèi)部的組織機構(gòu)為主線，將每一個組織機構(gòu)的人員編制、主要負責(zé)人的沿襲、變化等情況，分別作為一個系列來加以記述或填寫。此方法適用于組織系統(tǒng)比較穩(wěn)定的機關(guān)。第18頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一

3、階段法階段法是根據(jù)機關(guān)歷年來自身變化的特點，將其歷史劃分為若干階段，再于每個階段中，分別記述和反映機關(guān)自身各方面的情況及變化。采用階段法，首先要正確劃分階段。階段劃定之后，還有一個重要問題需要進一步解決，這就是如何把每一階段中的情況記述和反映清楚，不同中階段可以分別采用不同的結(jié)構(gòu)和記述方式。主要有兩種情況：一是采用單層結(jié)構(gòu)，即在階段下直接按時間順序加以記述；二是采用復(fù)式結(jié)構(gòu)，即在階段之下先分問題或系列，再將每個問題或系列的內(nèi)容按時間順序加以記述，形成“問題（或系列）——時間”的結(jié)構(gòu)形式。

第19頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一

4、問題法問題法，就是通過對機關(guān)自身組織體系發(fā)展演變的歷史進行深入系統(tǒng)的研究，抓住主要特點，結(jié)合讀者了解和查考的實際需要，把機關(guān)自身各方面的沿革情況分別列為一個個問題，然后再一個問題一個問題地加以記述。采用問題法，首先需要明確列出問題。由于所列問題大小不同內(nèi)容繁簡不一，在具體編寫每一個問題時，其結(jié)構(gòu)安排和記述形式也可以靈活處理。比較簡單的問題，可以采用單層結(jié)構(gòu)，直述其事。如果該問題內(nèi)容比較繁雜，則可以采用復(fù)式結(jié)構(gòu)，即于該問題之下或者再列若干小問題，或者再分若干歷史階段，或者再設(shè)若干系列，最后才分別具體記述。由于采用問題法編寫組織沿革有較強的靈活性和針對性，所以被許多單位編寫時采用。第20頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一格式與寫法（一）立檔單位情況簡介

1、單位機構(gòu)沿變

2、內(nèi)設(shè)機構(gòu)人員編制

3、單位職能情況（二）領(lǐng)導(dǎo)人變化情況一覽表任職時間姓名職務(wù)備注第21頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一編寫要求：要使編寫出來的組織沿革全面、真實、實用性強、具體做到：

1、要真實可靠。就是說所記載的情況與客觀事實相一致，要實事求是地記錄機關(guān)（內(nèi)設(shè)機構(gòu)）各個時期的名稱變化情況，每一個領(lǐng)導(dǎo)人姓名、職務(wù)和主管工作。領(lǐng)導(dǎo)人姓名要用常用名，機構(gòu)名稱要用全稱，如出現(xiàn)個別機構(gòu)名稱或領(lǐng)導(dǎo)人姓名等考證不準(zhǔn)時，要在說明欄里注明。

2、要全面完整。就是要全面完整地反映出整個組織沿革的全貌。不得以任何理由和原因而漏記或不記該記述的內(nèi)容。第22頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一交接文據(jù)1、檔案室與檔案館之間的交接2、檔案員之間的交接第23頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一銷毀檔案的請示報告關(guān)于對贛榆縣職教辦到期檔案的鑒定報告檔案的存在和利用對社會發(fā)展起著重要的作用，檔案館是集中保存檔案的基地，為了進一步優(yōu)化館藏，充分發(fā)揮檔案的作用，贛榆縣檔案館抽調(diào)了人員成立鑒定小組于2003年8月25號對贛榆縣職教辦的到期檔案進行鑒定。為了保證鑒定工作的質(zhì)量，鑒定小組本著嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度，根據(jù)國家檔案局制定的《文書檔案保管期限表》用全面的歷史的、發(fā)展的觀點，從黨和國家人民的整體利益出發(fā)，對縣職教辦形成的短期進行了全面鑒定，此次鑒定的該全宗是從1982年到1988年，形成的短期保存的檔案，共有7卷102件461頁，經(jīng)鑒定后，其內(nèi)容為職工文化補課，收費標(biāo)準(zhǔn)、社會辦學(xué)、崗位培訓(xùn)、成人教育改革等予以銷毀。此項鑒定，在鑒定人中認(rèn)真努力下，對到期的短期檔案進行逐卷、逐件、逐頁的審查，有力地保證了鑒定工作的質(zhì)量。第24頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一大事記含義：大事記是用簡明的文字按時間順序扼要地記載一定歷史時期內(nèi)發(fā)生的重大事件，揭示重要事件和活動的發(fā)生、發(fā)展過程以及它們之間的關(guān)系的參考資料。以時為經(jīng)，以事為緯，簡明的記載和反映一定范圍內(nèi)各種重要史實的資料和工具書。第25頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一大事記的選事原則：緊緊圍繞大事記所要記述和反映的對象，勾勒全貌，突出重點，大事要事必載，小事瑣事不取。大事記的內(nèi)容：由大事的時間和大事記述兩部分組成展示歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律，應(yīng)選擇影響大、具有歷史意義和查找利用價值的事件。

第26頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一1、機關(guān)綜合性大事記的選事范圍機關(guān)綜合性大事記的選事范圍包括：（1）本機關(guān)召開的各種重要會議；（2）本機關(guān)作出的重要決定、決議、規(guī)劃、部署以及發(fā)布的重要文件；（3）本機關(guān)成立、撤銷、合并、復(fù)議以及內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置、變化情況（4）本機關(guān)隸屬關(guān)系和職能范圍的變化情況；（5）本機關(guān)黨政領(lǐng)導(dǎo)人的任免、獎懲及其重要活動；

第27頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一

（6）本機關(guān)發(fā)生的重大事件、開展的重大活動、完成的重大任務(wù)、取得的重大的科研成果；

（7）本機關(guān)參加上級機關(guān)和其他機關(guān)召開的重要會議的情況；

（8）上級機關(guān)對本機關(guān)的重要指示、批示、表彰、批評以及來本機關(guān)檢查指導(dǎo)工作的情況；

（9）本機關(guān)向下級機關(guān)或基層單位派出調(diào)查組、工作組以及檢查指導(dǎo)工作的情況；

第28頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一（10）本機關(guān)所轄范圍內(nèi)發(fā)生的重大災(zāi)情和事故；（11）本機關(guān)開展的重要外事、外貿(mào)活動；（12）本機關(guān)所屬范圍內(nèi)知名英雄、模范的主要事跡及其活動情況；（13）報刊、電臺、電視臺關(guān)于本機關(guān)情況的重要報道；（14）其他重大事件和重要情況。

第29頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一

2、企業(yè)綜合性大事記的選事范圍企業(yè)綜合性大事記的選事范圍包括：（1）本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、技術(shù)改造、科研成果、重點建設(shè)項目的情況；（2）本企業(yè)召開的重要會議；（3）本企業(yè)制定的重要政策和規(guī)章制度以及發(fā)布的重要文件；（4）本企業(yè)成立、撤銷、復(fù)建情況（5）本企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)人任免，內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置及變化情況；（6）重要協(xié)議、合同的簽訂；（7）重要文件以及重大、惡性事故；

第30頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一（8）本企業(yè)及職工受獎懲的主要情況；（9）本企業(yè)開展的重要文藝、體育、教育活動；（10）本企業(yè)開展或參與的重要外事、外貿(mào)活動；（11）上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和業(yè)務(wù)主管機關(guān)報來企業(yè)視察、調(diào)研的主要情況；（12）其他應(yīng)予記述的重要事項。第31頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一大事記編寫要求：

1、內(nèi)容要真實，觀點正確。所記述的內(nèi)容要符合客觀實際，不得隨意加進編者的主觀見解，更不準(zhǔn)歪曲事實。

2、文字要簡明、扼要。對所記載的內(nèi)容一定要做到“大事突出、要事不漏”。一般一條一事，每條大事涉及的時間、地點、人物、數(shù)據(jù)、發(fā)展過程、因果關(guān)系等均應(yīng)揭示出來。

第32頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一

3、時間要準(zhǔn)確。按時間順序逐年逐月逐日記載，有的甚至要確切到時、分、秒。如有的沒有時間或時間不夠準(zhǔn)確，應(yīng)盡力進行考證。第33頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一大事記的書寫格式：以年度為段落，月日頂格，內(nèi)容在月日右側(cè)書寫。例：×××××大事記

××××年

×月×日。

×月×日。

第34頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一基礎(chǔ)數(shù)字匯編含義：基礎(chǔ)數(shù)字匯編也稱基礎(chǔ)數(shù)字匯集。是以數(shù)字形式反映一個地區(qū)、一個單位或某一方面基本情況的檔案參考資料，是根據(jù)實際工作需要，從檔案資料中選取有關(guān)統(tǒng)計數(shù)字匯編而成的?；A(chǔ)數(shù)字匯編的作用

1、它是機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門了解情況，研究問題時的一種重要工具和資料。

2、它是地干部和群眾進行教育的重要資料。

3、基礎(chǔ)數(shù)字匯集作為一種數(shù)據(jù)史料，向科學(xué)工作者提供了大量確鑿的數(shù)字、數(shù)據(jù)，成為科學(xué)工作者研究和闡述有關(guān)問題的素材和論據(jù)。

4、利用基礎(chǔ)數(shù)字匯集有時可以獲取較大的經(jīng)濟效益。第35頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一編寫要求

1、必須從實際出發(fā)，實事求是，確保統(tǒng)計資料的準(zhǔn)確。要求在收集、摘錄、加工、使用各種統(tǒng)計資料時，一定要認(rèn)真細致、一個數(shù)碼、一個小數(shù)點都不能發(fā)生差錯，同時還要特別注意對統(tǒng)計數(shù)字進行嚴(yán)格的核實。

2、編寫基礎(chǔ)數(shù)字匯編一定要廣泛收集資料，并對資料進行科學(xué)的整理和編輯加工，確保統(tǒng)計資料的全面性和系統(tǒng)性。

3、基礎(chǔ)數(shù)字匯編是國際國內(nèi)、各行各業(yè)都普遍使用的資料形式，因此在具體編寫時應(yīng)盡量規(guī)范，凡是有國際標(biāo)準(zhǔn)或國家標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第36頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一編寫形式基礎(chǔ)數(shù)字匯編正文主要有三種編寫形式，一是文字?jǐn)⑹鲂问?，二是圖表形式，三是文字?jǐn)⑹雠c圖表相結(jié)合的形式。一般采用圖表的形式比較簡便第37頁，共44頁，2023年，2月20日，星期一×