公文文體和用語(yǔ)培訓(xùn)課件

企業(yè)公文講座專(zhuān)題三

公文文體和用語(yǔ)

四川大學(xué)公共管理學(xué)院

楊戎教授一、公文文體和用語(yǔ)的含義二、公文的表達(dá)方式三、公文運(yùn)用語(yǔ)言的特殊方式四、公文常用的修辭方式五、運(yùn)用公文進(jìn)行書(shū)面溝通的基本原則主要內(nèi)容一、公文文體和用語(yǔ)的含義（一）公文文體文體是文章體裁，即表達(dá)方式。公文以現(xiàn)代漢語(yǔ)的書(shū)面形式（即白話文）作為必須使用的符號(hào)系統(tǒng)。公文文體是兼有議論文、說(shuō)明文、記敘文的一般特點(diǎn),屬于以語(yǔ)體文為原則的應(yīng)用文體

。公文文體通過(guò)特定表達(dá)方式表現(xiàn)。（二）公文用語(yǔ)專(zhuān)指用于公務(wù)活動(dòng)，具有公文特色的規(guī)范化的語(yǔ)言體系。屬于應(yīng)用語(yǔ)體，或稱(chēng)公文事務(wù)語(yǔ)體。表達(dá)要求

在遵循一般寫(xiě)作通則的基礎(chǔ)上，須符合特殊的表達(dá)要求，除準(zhǔn)確、清楚、簡(jiǎn)潔、質(zhì)樸、得體等之外，還必須熟練掌握公文運(yùn)用語(yǔ)言的特殊方式和常用的修辭方式。公文隸屬于事務(wù)語(yǔ)體范疇，要求更加嚴(yán)格、規(guī)范。

表現(xiàn)“天氣熱”可以有不同的表述用語(yǔ)：

咳！熱死人啦！

（日常生活領(lǐng)域）

赤日炎炎似火燒。

（文學(xué)領(lǐng)域）

今年7月21日至31日的平均氣溫達(dá)到36。9℃，為110年中的同期最大值。（科技領(lǐng)域）最高氣溫：38℃(事務(wù)領(lǐng)域）

二、公文的表達(dá)方式

主要是綜合運(yùn)用說(shuō)明、敘述和議論；

不同文種各有側(cè)重。（一）公文的說(shuō)明1.公文中常用的說(shuō)明方法2.公文中說(shuō)明的特點(diǎn)

(1)多與敘述、議論結(jié)合使用;(2)多種說(shuō)明方式結(jié)合使用;

（3)直陳觀點(diǎn),極為注重說(shuō)明的客觀性、內(nèi)容的科學(xué)性和語(yǔ)言的準(zhǔn)確性。（二）公文的議論1.議論的要素方法2.公文議論的特點(diǎn)

(1)夾敘夾議\論說(shuō)結(jié)合;(2)常常簡(jiǎn)化論證過(guò)程，直接用判斷句式表明立場(chǎng)、觀點(diǎn)、主張、意見(jiàn);（3）常以正面論證為主。（三）公文的敘述1.敘述的種類(lèi)2.敘述的人稱(chēng)3.公文敘述的特點(diǎn)

（1）概述為主;（2）強(qiáng)調(diào)平直順敘，常常省去人稱(chēng);（3）常結(jié)合議論方式，就事論理。三、公文運(yùn)用語(yǔ)言的特殊方式

（一）公文專(zhuān)用詞語(yǔ)的運(yùn)用公文專(zhuān)用詞語(yǔ)

可使公文語(yǔ)言簡(jiǎn)明、格式規(guī)范、行文莊重得體。常見(jiàn)的公文專(zhuān)用詞語(yǔ)的種類(lèi)（二）介詞短語(yǔ)的運(yùn)用表對(duì)象、范圍；目的；根據(jù)；時(shí)間、處所。（三）

數(shù)字、圖表的運(yùn)用1.倍數(shù)、番數(shù)：只能用于表數(shù)量的增加；不能表減少。2.數(shù)字增、減的表達(dá)方法。

3.確數(shù)（定數(shù)）、約數(shù)（概數(shù)）的表達(dá)。

報(bào)請(qǐng)性公文涉及事項(xiàng)、統(tǒng)計(jì)資料用確數(shù)；

在介紹基本情況、作預(yù)計(jì)、估計(jì)時(shí)，則可用約數(shù)。（四）模糊語(yǔ)言的運(yùn)用恰當(dāng)使用模糊語(yǔ)言，能使公文如實(shí)反映客觀實(shí)際，表達(dá)更得體、委婉、簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確?！景咐?/p>

試比較下文的不同表達(dá)今年年初，該研究所的專(zhuān)業(yè)人員組成了一個(gè)老中青三結(jié)合的課題攻關(guān)小組。2003年1月6日上午，該研究所的專(zhuān)業(yè)人員成立了一個(gè)由50—65歲的老年技術(shù)人員，35—49歲的中年技術(shù)人員，25——34歲的青年技術(shù)人員組成的課題攻關(guān)小組。（五）省略句、非主謂句的運(yùn)用【案例】各級(jí)政府和有關(guān)部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)豬肉加工和肉制品加工的管理。（承前省略主語(yǔ)）確保上市豬肉和肉制品的質(zhì)量，要認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)務(wù)院《家畜家禽防疫條例》及其實(shí)施細(xì)則等法規(guī)規(guī)章，把好生豬及其制品檢疫檢驗(yàn)關(guān)。【案例】（省略主語(yǔ)，較多表示祈禱、要求、希望、限定、勸阻、禁止、號(hào)召、命令等內(nèi)容和語(yǔ)氣）

要注重調(diào)查研究，一切從實(shí)際出發(fā)。（六）聯(lián)合短語(yǔ)、“的”字短語(yǔ)的運(yùn)用1．聯(lián)合短語(yǔ)作各種句子成分使內(nèi)容表述更嚴(yán)密、周到，語(yǔ)言更簡(jiǎn)潔、明確，具有一定形式美?！景咐?/p>

各地政研室、信息辦、信訪辦要認(rèn)真調(diào)查、研究糾風(fēng)工作中的新情況、新問(wèn)題和新經(jīng)驗(yàn)。2．“的”字短語(yǔ)

表述更加簡(jiǎn)潔，相當(dāng)于名詞功能。在規(guī)范性文件中經(jīng)常用到。（七）

公文中一些典型語(yǔ)序安排1．當(dāng)一組并列概念之間有輕重、主次、強(qiáng)弱之分，大小、高低之別時(shí)，應(yīng)依次順排或倒排；而無(wú)這種分別時(shí)，則按一定標(biāo)準(zhǔn)（空間分布、音節(jié)多少等）分門(mén)別類(lèi)排列。

【案例】

黨的紀(jì)律處分有五種：警告，嚴(yán)重警告、撤銷(xiāo)黨內(nèi)職務(wù)和向黨外組織建議撤銷(xiāo)黨外職務(wù)、留黨察看、開(kāi)除黨籍。（由輕到重）【案例】

國(guó)庫(kù)券的面額，分為

1元、5元、10元、50元、100元和1000元六種。（由小到大）【案例】

車(chē)間、倉(cāng)庫(kù)、貨場(chǎng)、職工宿舍、職工食堂、退離休職工活動(dòng)站等工程，續(xù)建量不足XX％或需繼續(xù)投資額不足＼萬(wàn)元的，經(jīng)市計(jì)委審查批準(zhǔn)，可按收尾工程繼續(xù)施工。（前三項(xiàng)為生產(chǎn)類(lèi)，后幾項(xiàng)為生活福利類(lèi)，同時(shí)兼顧音節(jié)整齊，先雙音節(jié)詞，再四音節(jié)詞，最后為八音節(jié)詞）2．當(dāng)一組概念表現(xiàn)由若干連續(xù)的動(dòng)作、行為構(gòu)成的活動(dòng)過(guò)程時(shí)，一般按時(shí)間發(fā)展順序排列?！景咐?/p>

該犯從北京市XX監(jiān)獄越獄逃跑后，先后流竄到石家莊、鄭州、武漢、廣州等地繼續(xù)作案。3．當(dāng)一組概念表現(xiàn)一個(gè)認(rèn)識(shí)過(guò)程時(shí)，一般按由淺人深、由此及彼、由表及里的次序排列。【案例】

這是一份很好的材料，它能引人深思，促人猛醒，催人奮進(jìn)。4．當(dāng)以一個(gè)語(yǔ)句反映因果關(guān)系時(shí)，一般按先因后果次序排列，只有需特別申明或突出表現(xiàn)原因時(shí)，才先講結(jié)果再談原因?！景咐?/p>

因?yàn)槲覀兪菫槿嗣穹?wù)的，所以如果我們有缺點(diǎn)就不怕別人批評(píng)指出。”（先因后果）【案例】

我們的會(huì)議之所以稱(chēng)為政治協(xié)商會(huì)議，是因?yàn)槿昵拔覀冊(cè)褪Y介石國(guó)民黨一道開(kāi)過(guò)一次政治協(xié)商會(huì)議?！保ㄏ裙笠颍?．語(yǔ)句中對(duì)的一些成桃分提前或落后置并不瘋違背語(yǔ)法某規(guī)則，并沒(méi)不改變語(yǔ)訂義，而且培還有利于雀提高表達(dá)捐效果時(shí)，瘡可以此作謝為修辭手牢段?！景咐吭诖似谧介g，我們宅一定要種抓緊落嘗實(shí)國(guó)務(wù)有院文件米的精神泊。（狀語(yǔ)置扁于主語(yǔ)之蠅前）【案例】這個(gè)拿另血換來(lái)毀的經(jīng)驗(yàn)，大家期都不要添忘記。（賓語(yǔ)置似于主語(yǔ)之武前）【案例】在這一個(gè)埋多月里，咽他們共搶萍運(yùn)救災(zāi)糧10006．當(dāng)因語(yǔ)定句中幾知個(gè)成分謙相互關(guān)井系不明竿而出現(xiàn)賊歧義時(shí)臥，有時(shí)須可通過(guò)推改變語(yǔ)

【案例】幾個(gè)工廠的工人來(lái)局里反映了這一情況。

【案例】這樣的活動(dòng)樂(lè)于使廣大群眾接受。（“樂(lè)于”應(yīng)在“接受”前）

【案例】張X院長(zhǎng)和其他學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)同志出席了這次大會(huì)（“其他”應(yīng)在“學(xué)院”之后）

【案例】在主席臺(tái)啟就座的還超有幾個(gè)技術(shù)革新婦小組的代努表?！景咐緼先生和B先生的坦法律顧晃問(wèn)曾來(lái)過(guò)模事故現(xiàn)鬧場(chǎng)?！景咐课以阂鸯o于9月30日召開(kāi)了狐表彰先進(jìn)淹個(gè)人先進(jìn)四、公攜文常用臣的修辭諷方式（一）引鑒用較多使用挖直接引用刷。（二）比仰喻主要用漸暗喻，疑引號(hào)標(biāo)播示。如蘋(píng)：“拳尊頭產(chǎn)品粱”、“參窗口行耍業(yè)”。（三）躲節(jié)縮三種類(lèi)型1.簡(jiǎn)稱(chēng)（1）泛指簡(jiǎn)怖稱(chēng)如在扒各種場(chǎng)敏合使用病的“中拍共中央磚”、“腰基建”敘；（2）專(zhuān)指簡(jiǎn)踢稱(chēng)僅在特蛋定場(chǎng)合如朝一篇文章蒙中使用，筋第一次使鳥(niǎo)用要先用沙全稱(chēng)并注曾明簡(jiǎn)稱(chēng)。2.簡(jiǎn)代：俘渝—重慶、蜀——四川。3.簡(jiǎn)縮：“氏抗洪救災(zāi)壟（四）數(shù)概（統(tǒng)括）

1.原詞概括:“三個(gè)代表”、“三優(yōu)一學(xué)”；2.原義概括:“四項(xiàng)基本原則”。

(五)排比適當(dāng)能增蠻強(qiáng)公文的例47權(quán)為民用,情為民系,事為民辦,利為民謀。（六）層遞從排列順序分為遞升和遞降，能引導(dǎo)人們認(rèn)識(shí)層層推進(jìn)，更具有條理和深刻性。其他還有對(duì)比、設(shè)問(wèn)、換算（遠(yuǎn)換近、大換小，陌生換熟悉等）等修辭在公文中也被使用。五、運(yùn)用功公文進(jìn)行狗書(shū)面溝通缸的基本原施則準(zhǔn)確清楚簡(jiǎn)潔具體完整客套體諒正確（一）克準(zhǔn)確讀者會(huì)鬼注意到假文件中吹的錯(cuò)誤糊而忽略蜘文件內(nèi)法容（1）選用詞語(yǔ)要概念準(zhǔn)確、清楚、無(wú)歧義。（2）注意詞義在表達(dá)范圍、輕重、程度、褒貶、語(yǔ)體色彩方面的細(xì)微差別。（3）恰當(dāng)使用關(guān)聯(lián)詞語(yǔ)，準(zhǔn)確表達(dá)復(fù)句間關(guān)系。

（4）注意避績(jī)免詞語(yǔ)聲音語(yǔ)駕【案例】各種油輪一律不萌得進(jìn)港零。（“引油輪”榮可能與中“郵輪展”、“游揚(yáng)輪”混殲淆）?！景咐俊安客饽憔帧保ㄅc家“不同擊意”混諒淆）【案例】“正式會(huì)港議前全體刮起立唱司歌”（與“己詩(shī)歌”相酒2.恰當(dāng)使用染修飾、限言制詞語(yǔ)，蒜表意準(zhǔn)確（1）對(duì)事低物性質(zhì)恭、范圍遞限制的

例4我們要減少不必要的浪費(fèi)。（2）量詞對(duì)事物的限制修飾（概稱(chēng)、特指）【案例】【案例】有些貪污賄賂的大案要案，必須嚴(yán)厲【案例】查處。【案例】現(xiàn)在的年輕人，生活講享受，工作怕吃苦。【案例】凡公司內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)一律不得對(duì)外行文。3.句子成傷分搭配院恰當(dāng),詞序合理搭配要種(3)搭配習(xí)慣【案例】該縣的糧食總產(chǎn)量連續(xù)3年以每年遞增15%的速度大踏步地向前發(fā)展?！景咐克麄兲撔恼髑笥脩魧?duì)產(chǎn)品質(zhì)量的要求?！景咐咳绻槐M快加強(qiáng)職業(yè)教育，勢(shì)必拖延培養(yǎng)人才的時(shí)間與質(zhì)量【【案例】各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部和共產(chǎn)黨員都奮戰(zhàn)在抗洪搶險(xiǎn)第一線。（具有交叉關(guān)系的詞并列使用）【案例】我們應(yīng)注意提拔、發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)青年干部?！保ú⒘嘘P(guān)系的概念的排列應(yīng)合乎邏輯次序，改為：“發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、提拔”）

【案例】武警官炒兵那種奮冷不顧身頑【案例】目前我市正在開(kāi)展整頓交通秩序，（遺漏賓語(yǔ)“的活動(dòng)”）【案例】如果售貨員與顧客吵架，值班經(jīng)理應(yīng)立即向負(fù)有責(zé)任的售貨員提出警告，并記錄在案，作為獎(jiǎng)金發(fā)放的依據(jù)（語(yǔ)意多歧，應(yīng)為“作為少發(fā)或不發(fā)獎(jiǎng)金的依據(jù)”）（二）清楚強(qiáng)調(diào)直接、簡(jiǎn)單旋的寫(xiě)作谷1.Kiss原則即“KeepItShotandSimple”——即寫(xiě)作時(shí)要求“短和簡(jiǎn)單”,溝通最重要的原則。要作到這一點(diǎn)，應(yīng)該使用日常語(yǔ)匯和熟悉易懂的詞。盡量使用簡(jiǎn)短句子和最直接的表達(dá)方式。段落不要太長(zhǎng)。一段只說(shuō)明一個(gè)意思。如果說(shuō)不清楚，就分成幾段，用過(guò)渡詞或短語(yǔ)連接起來(lái)。

視覺(jué)輔助。

圖片、圖表可簡(jiǎn)化復(fù)雜信息

。2.少用術(shù)語(yǔ)稀和行話術(shù)語(yǔ)可使專(zhuān)礙業(yè)人士引更簡(jiǎn)單纏地理解霞復(fù)雜信恰息，可情對(duì)于外脅部人士捎無(wú)意義

行話是一種高度專(zhuān)業(yè)化的語(yǔ)言，只限于某一特定行業(yè)，某些行話甚至只在某公司或辦公室中通用。注意哪些是本公司所特有的，在本公司范圍以外使用，可能會(huì)使交流發(fā)生障礙。給高度專(zhuān)暈業(yè)化的詞消

應(yīng)避免無(wú)意使用不加解釋的行話,把你和所有非本崗位的人員隔絕起來(lái)。對(duì)首次出現(xiàn)的技術(shù)術(shù)語(yǔ)加以定義對(duì)于第一次應(yīng)用于報(bào)告、信函和其他文件中的技術(shù)詞語(yǔ)加以定義是一種好習(xí)慣。在行文中插入定義能不干擾讀者的思緒或占用太多的空間，這種習(xí)慣能使讀者清楚理解整篇報(bào)告。盡量避免使用過(guò)多的技術(shù)術(shù)語(yǔ)在為本崗位以外的人編寫(xiě)文件或?qū)懸粋€(gè)將廣為分發(fā)的信函、通知時(shí)，避免使用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)或技術(shù)性表達(dá)。這樣的術(shù)語(yǔ)是為了方便在該領(lǐng)域工作的人員的交流，別指望非專(zhuān)業(yè)人員能理解它們。3.在注意分縱寸前提下懶適當(dāng)使用鴨口語(yǔ)公務(wù)寫(xiě)作

尤其商務(wù)寫(xiě)作和內(nèi)部文件、事務(wù)性文件、面向社會(huì)的公文要避免使用術(shù)語(yǔ)或生僻書(shū)面語(yǔ)，要熱情、友好、口語(yǔ)化，當(dāng)然也不要寫(xiě)成閑聊式的文字。4.總體格調(diào)閃顯得質(zhì)樸選用質(zhì)鵲樸易讀奴、通俗敘易懂的杠詞語(yǔ)和騙單純的凈句子。一般不獨(dú)用描寫(xiě)厚和抒情刃的表達(dá)法方式；切忌濫用修辭方式

，以消極修辭為主，一般不用夸張、擬人等藝術(shù)性強(qiáng)烈的修辭方式。使用單一、穩(wěn)定的結(jié)構(gòu)方式。(三）簡(jiǎn)耀潔“凡筆老致則簡(jiǎn)”。贏用最少的科語(yǔ)言表達(dá)斷想法，但別不要犧牲摸其他寫(xiě)作注重公文文體表達(dá)方法的特殊性。刪繁就簡(jiǎn)，禁絕空話、套話。恰當(dāng)運(yùn)用公文專(zhuān)用詞語(yǔ)和文言詞語(yǔ)。選用結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單的句式和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定的概括性詞語(yǔ)。運(yùn)用縮略語(yǔ)、引用等修辭方式，運(yùn)用數(shù)字圖表。

取消大膽割?lèi)?ài)析，取消一切與主枝旨無(wú)關(guān)的怠材料。一文一事。堅(jiān)持直接奶表意的語(yǔ)跳體風(fēng)格，忌用曲筆、著渲染、惜墨如金，舍卻一切浮辭、套話、廢話、重復(fù)話、假話、空話、模棱兩可語(yǔ)義含混的鬼話;

避免長(zhǎng)段的介紹、不必要的解釋、多余的形容詞或介詞。簡(jiǎn)潔醒目，避免寫(xiě)讀者一目了然的事；不重復(fù)對(duì)方告訴你的事；通過(guò)突出的位置及表述，使重要內(nèi)容一目了然。怎樣使童公文簡(jiǎn)常潔？壓縮堅(jiān)持開(kāi)閃門(mén)見(jiàn)山祥（開(kāi)宗蹄見(jiàn)旨）程；使過(guò)渡簡(jiǎn)井潔，能用像標(biāo)號(hào)（序掀碼等）過(guò)洋渡的不用佳關(guān)聯(lián)詞語(yǔ)素，能用關(guān)頑聯(lián)詞語(yǔ)的備不用過(guò)渡車(chē)句，能用須過(guò)渡句的艷不用過(guò)渡堆段；積極正確飼地采用縮略語(yǔ)，規(guī)范地赴使用簡(jiǎn)稱(chēng)，妥貼友地使用數(shù)概（如“費(fèi)四化”結(jié)、“三煤廢”等功）；規(guī)范地使刑用省略句饞；正確使抗用以鄭姥重、簡(jiǎn)委潔為特恭色的專(zhuān)用詞少語(yǔ)。替代盡量以標(biāo)育記代文句爛；以概述肅代詳述鐮；以圖表代唉文字?jǐn)⑹雎?；以附件獄代精細(xì)釀的正文狠；以合理孤的直接聽(tīng)引用代傷轉(zhuǎn)述或桂議論分鎮(zhèn)析（間濕以詞形固定、詞義精確單一的術(shù)語(yǔ)代自然語(yǔ)言中的多義詞與詞義不確定的詞語(yǔ)；

以標(biāo)準(zhǔn)化、樣板化、模式化文稿代隨機(jī)撰擬例行性內(nèi)容基本固定的文稿。合并將詞性濤一致、鞭結(jié)構(gòu)相魄近的詞爹或詞組雅歸并為賴聯(lián)合詞不組；將同類(lèi)內(nèi)造容集中分勒條列項(xiàng)敘看述；(見(jiàn)下例)合并內(nèi)容年、功用完存全相同的【例文】同類(lèi)內(nèi)江容可集慌中分條羽列項(xiàng)案局例：觀點(diǎn):國(guó)防科研腰院所檔案來(lái)工作范圍續(xù)擴(kuò)大、管最理難度加棒大國(guó)防科研碎院所改制漁后最突出籃的就是軍紅品與民用尼產(chǎn)品實(shí)行團(tuán)分線管理……民用單移位先期進(jìn)淋行了搬艷遷，建照立營(yíng)銷(xiāo)雙網(wǎng)點(diǎn)，鄭機(jī)構(gòu)駐瞎地較為展分散，形成的文豬件材料分散，收開(kāi)集難度較姿大。另外枝在市場(chǎng)開(kāi)伸拓與銷(xiāo)售誼種產(chǎn)生的合同及伶經(jīng)營(yíng)性易文件不斷增多的。一些技查術(shù)較為成賤熟的民用棵產(chǎn)品項(xiàng)目昆開(kāi)始尋求痛合作，吸浪引何利用孫外資，產(chǎn)哲生了大量外事文件。在國(guó)防澇科研院所吊的搬遷過(guò)擁程中，產(chǎn)堵生的基建檔案絮、技改項(xiàng)膝目檔案較多。同撿時(shí)一些院迎所也新購(gòu)遺置了不少選先進(jìn)的儀瞇器設(shè)備，設(shè)備檔案利用多伶，管理紛難度加擠大。隨去著信息響技術(shù)的浩發(fā)展及圓國(guó)防科嫂研院所賭生產(chǎn)科伸研條件低改善，柔產(chǎn)生了慎大量新型載怨體檔案，如聲像殖檔案、電博子檔案。偷另外——實(shí)物檔案（獎(jiǎng)牌、急獎(jiǎng)?wù)?、錦販旗及根據(jù)耳型號(hào)造型蝦制作的模初型）數(shù)量秧也比較大容。還有一崖個(gè)特殊吵之處便右是存在撕少量教育檔案賠與醫(yī)藥衛(wèi)蝦生檔案，因?yàn)檫@周些院所都護(hù)設(shè)有子弟爸學(xué)校、醫(yī)懇院以及學(xué)善位授位點(diǎn)慈培養(yǎng)研究森生的教學(xué)檔案。只要有責(zé)必要、炒有可能它就用具注意正確使用模糊用語(yǔ)

。

【案例】模糊與把具體的扇表達(dá)方填式比較例1：（誤）洞我們的艦產(chǎn)品獲熔得過(guò)好途幾次獎(jiǎng)缸勵(lì)。（正）裝某某產(chǎn)父品在過(guò)殖去的三外年里的腿四次比昆賽中獲敢得一等結(jié)獎(jiǎng)。例2（誤）疫這個(gè)月懶的銷(xiāo)售債量增加遠(yuǎn)了很多慰。（正）這徑個(gè)月的銷(xiāo)勢(shì)售量增加灶了10%。例3（誤）贊祝賀你奮最近獲袖得榮譽(yù)束。（正）憑祝賀你找被評(píng)為茅本月優(yōu)吵秀員工把?！狙a(bǔ)充：企業(yè)文廈件修改揀技巧】(1)利用數(shù)字領(lǐng)、事實(shí)以壤及實(shí)例使簽文件更加啟具體和增桂加可信度法。在每個(gè)句籃子中都加狗上數(shù)字或哲統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)徹。在實(shí)例善的基礎(chǔ)眨上進(jìn)行派概括。照將概括攤性表述伶轉(zhuǎn)換稱(chēng)例容易理編解、實(shí)婚用有效別的信息玻時(shí)，例畏證可以誓起到很冰好效果魚(yú)。利用引例證將夕枯燥的瞞文件變扁得更加擺生動(dòng)。【案例】不說(shuō)“我冬們?cè)谂ψ虗?ài)護(hù)環(huán)境穴”，而要腰說(shuō)“我們撥在回收塑緣瑞料、玻璃勺、紙張和彈鋁材，盡驕最大努力去蛾愛(ài)護(hù)環(huán)摧境”?！景咐糠治隼醺澹航衲甑姆?jǐn)?shù)將根據(jù)你們每個(gè)人的整體進(jìn)步來(lái)計(jì)算。我會(huì)用各種方法來(lái)檢驗(yàn)?zāi)銈兪欠窳私馑鶎W(xué)的內(nèi)容。所有的方法都很重要，我希望你們能夠成功地通過(guò)每一種方法的考察。（不夠具體）修改稿：今年的分?jǐn)?shù)將根據(jù)你們每個(gè)人的整體進(jìn)步來(lái)計(jì)算。我會(huì)用4種方法來(lái)考察你們對(duì)所學(xué)的內(nèi)容的了解。4種方法都很重要。每一項(xiàng)占總分的25%。它們是：（1）參與課堂討論；

（2）日常練習(xí)；（3）測(cè)驗(yàn)；

（4）讀書(shū)報(bào)告?！狙a(bǔ)充：舞數(shù)字和路編號(hào)】（1）盡可能趴在文章閑內(nèi)有效（在不使用某種計(jì)算或數(shù)值形式的情況下,幾乎不可能展開(kāi)商務(wù)的書(shū)面交流）（2）當(dāng)一個(gè)句子中出現(xiàn)幾個(gè)數(shù)字時(shí),應(yīng)保持表達(dá)形式的一致；(我國(guó)公文中的幾種數(shù)字形式）（3）使用編號(hào)體系來(lái)闡明和區(qū)分。（如我國(guó)公文規(guī)定的四層編號(hào)體系；規(guī)范性文件的六層編號(hào)體系）（四）完整要求公文慌結(jié)構(gòu)完整壟，不遺漏純?nèi)魏伪貍湔n的數(shù)據(jù)內(nèi)金容。公文構(gòu)窄詞完整差規(guī)范，不濫用拘簡(jiǎn)稱(chēng)。如果一裙個(gè)組織除發(fā)送的奪文件不燈完整，彌補(bǔ)造成緩的遺憾甚譽(yù)至錯(cuò)漏會(huì)謎增加工作求成本；這宋些額外的腰費(fèi)用很可捉能使一個(gè)劫公司失去聰良好印象盞（五）客味套在一些聯(lián)禍系性公文刷中自然地間使用客層氣的語(yǔ)棵句。如“每如蒙批加準(zhǔn)”，“非膠對(duì)外對(duì)下行文應(yīng)避免使用苛求的或說(shuō)教的語(yǔ)言。如“你公司應(yīng)該……”，“你院必須……否則……”易使人產(chǎn)生反感。記?。杭词乖诤苌鷼獾那闆r下，發(fā)脾氣或譏諷并不能幫助達(dá)到溝通的目的。切忌使用粗魯語(yǔ)言，這會(huì)給組織形象帶來(lái)不可挽回的損失?！景咐靠蜌馀c不醒客氣的語(yǔ)春句比較例1（誤）盼必須星姻期五之礙前交報(bào)稀告。（正）蘆請(qǐng)于星骨期五之厚前交報(bào)伯告。例2（誤）在突部門(mén)里你黎們應(yīng)該組肉織合伙搭晴

（正）組織合伙搭車(chē)會(huì)節(jié)省你們的交通費(fèi)并有助于環(huán)境保護(hù)。（六）體伙諒1.以受文者原為中心的殖語(yǔ)氣（而不是省一位美國(guó)名作家說(shuō)，要想寫(xiě)好就要滿足讀者的需要，站在讀者的角度考慮問(wèn)題；

分析受文者怎么理解信息，盡力提供他們需要的東西；

解決受文者的問(wèn)題；

節(jié)省受文者的費(fèi)用；

體諒受文者的感受和處境。2.文件的內(nèi)右容和組織既也可以讀日者為中心尊重受莫者的求畫(huà)實(shí)、求頭尊、求盆簡(jiǎn)、求覺(jué)新、求撐近、求口知、求釘利心理樣。信息太敞多，可脖考慮把零一些細(xì)取節(jié)放在禍附錄中我。預(yù)測(cè)和終回答讀門(mén)者可能兼回答的星問(wèn)題。寫(xiě)了讀孤者沒(méi)有沈要求的性信息時(shí)胡，解釋繳為什么猶這么做已。把讀者最華公文篇章結(jié)構(gòu)上使用一系列技術(shù)性要求。如標(biāo)題摘由、篇前撮要、段頭顯旨、分項(xiàng)標(biāo)號(hào)、分層列段、小標(biāo)題顯旨、條首句段首句、編頁(yè)碼等等，以便讀者很快找到重點(diǎn)和頭緒。

用自然的語(yǔ)氣使讀者感到親切。

適當(dāng)?shù)丶由下?lián)系人聯(lián)系電話或方式。3.用肯定語(yǔ)哄氣一些否柿定的詞江會(huì)有副填作用，立給人一透種否定麻的印象和，或者鴉還有指眼責(zé)讀者者的意思辰。如給際客戶寫(xiě)碑信，一尋開(kāi)始就航寫(xiě)“你子關(guān)于…的投訴”

為避免影響溝通效果，應(yīng)限制否定詞匯的使用，盡量使用肯定的語(yǔ)言表達(dá)自己的意思。告訴讀者：他們能做什么而不是不要做什么，給讀者提供更多的選擇。4.避免雙食重語(yǔ)氣記（意思吩不確定）以下表達(dá)榮都暗示作食者會(huì)不同俗意某個(gè)建絕議或行動(dòng)如果你想駐遵照下列異如果我的資歷符合你的要求…（我可以來(lái)詳細(xì)面談我的資歷嗎？）我們希望這會(huì)令你滿意……（令你滿意的是……）我們相信這是一個(gè)令人滿意的計(jì)劃……我知道這比你預(yù)計(jì)的要多，但是……(七）正1.“文以抄體為先兼”，首宏先文體秒要正確，務(wù)使擔(dān)表達(dá)合館乎公文朗這種特掏定式樣般的文章停的特殊唐要求.只表達(dá)與解決實(shí)際膠問(wèn)題有直接應(yīng)割用價(jià)值的熄事與理；不虛構(gòu)葵不夸張纖，追求姑從本質(zhì)犧到細(xì)節(jié)季的客觀真實(shí)；使用通仁用性強(qiáng)葵的符號(hào)系統(tǒng)競(jìng)表意；慎用修辭格；不簡(jiǎn)單排斥有較強(qiáng)規(guī)律性的程式化表達(dá)手法和式樣等。如使用公文專(zhuān)用語(yǔ)、公文結(jié)構(gòu)模版2.語(yǔ)言運(yùn)用嗎要得體，廟符合特定私場(chǎng)合