WPS Office辦公軟件應用Office表格的創(chuàng)建

第5章WPS表格地創(chuàng)建WPSOffice辦公軟件應用目錄Contents5.2工作表地基本操作5.1工作簿地基本操作5.3單元格地基本操作5.4數(shù)據(jù)錄入5.5數(shù)據(jù)編輯5.6表格美化5.7課堂案例:制作"員工檔案表"表格5.8強化實訓5.1.1WPS表格地工作界面WPS表格工作界面主要由WPS表格首頁,文件標簽,文件菜單,快速訪問工具欄,選項卡,功能區(qū),按鈕區(qū),名稱框,編輯欄,行號,列標,工作表編輯區(qū),工作表標簽,狀態(tài)欄與滾動條等部分組成。WPS表格工作界面5.1.2新建并保存工作簿在WPS表格,如果要制作表格,就需要先新建并保存工作簿,以便日后查看與編輯表格地數(shù)據(jù)。●新建工作簿●保存工作簿5.1.3加密保護工作簿在WPS表格,可以通過密碼保護工作簿地結(jié)構(gòu)與工作簿內(nèi)容,以防止它查看與修改表格地數(shù)據(jù)。選擇"文檔密碼"命令設(shè)置打開與編輯密碼輸入編輯密碼5.1.4分享工作簿在實際辦公過程,有些表格數(shù)據(jù)需要多錄入,編輯或多個領(lǐng)導審核,查看,此時,可以采用WPS表格地分享功能將表格分享給它。選擇"分享文檔"命令復制鏈接查看分享地鏈接目錄Contents5.1工作簿地基本操作5.3單元格地基本操作5.4數(shù)據(jù)錄入5.5數(shù)據(jù)編輯5.6表格美化5.7課堂案例:制作"員工檔案表"表格5.8強化實訓5.2工作表地基本操作5.2.1添加與刪除工作表默認情況下,在WPS表格新建地工作簿只包含一張工作表,若工作表地數(shù)量不能滿足用戶地需要,可以添加新地工作表?！裉砑庸ぷ鞅?在工作表標簽上單擊鼠標右鍵,在打開地快捷菜單選擇"插入"命令,打開"插入工作表"對話框,在"插入數(shù)目"數(shù)值框輸入新建地工作表數(shù)量,在"插入"欄設(shè)置新工作表地插入位置,單擊"確定"按鈕?！駝h除工作表:選擇需要刪除地單張或多張工作表,在工作表標簽上單擊鼠標右鍵,并在打開地快捷菜單選擇"刪除工作表"命令,即可刪除當前選擇地工作表。5.2.2重命名工作表在WPS表格,插入地工作表將自動以"Sheet1,Sheet2,Sheet3……"地形式命名,為了方便查看與管理工作表,也可以將工作表重命名為與工作表內(nèi)容相符地名稱。其方法是:在工作表標簽上雙擊鼠標,此時,工作表名稱進入可編輯狀態(tài)（工作表名稱呈藍底白字顯示）,輸入新地工作表名稱后,按Enter鍵即可重命名工作表名稱。5.2.3移動或復制工作表在WPS表格,當需要將某張工作表移動到同一工作簿地其它位置或移動到其它工作簿,需要通過移動功能來實現(xiàn)。選擇"移動或復制工作表"命令移動工作表查看效果復制工作表設(shè)置5.2.4設(shè)置工作表地標簽顏色WPS表格默認地工作表標簽顏色是相同地。為了幫助用戶區(qū)別工作簿地各個工作表,除了重命名工作表外,還可以為工作表地標簽設(shè)置不同地顏色以便區(qū)分。選擇標簽顏色查看工作表標簽效果5.2.5隱藏與顯示工作表為了避免重要地工作表被其它看到并更改內(nèi)容,用戶可以將其隱藏,直到需要查看地時候再將隱藏地工作表重新顯示出來。選擇"隱藏工作表"選項取消工作表隱藏5.2.6保護工作表為防止它在未經(jīng)授權(quán)地情況下編輯或修改工作表地數(shù)據(jù),用戶可以為工作表設(shè)置密碼。單擊"保護工作表"按鈕設(shè)置密碼保護確認密碼提示對話框目錄Contents5.2工作表地基本操作5.1工作簿地基本操作5.4數(shù)據(jù)錄入5.5數(shù)據(jù)編輯5.6表格美化5.7課堂案例:制作"員工檔案表"表格5.8強化實訓5.3單元格地基本操作5.3.1插入與刪除單元格在編輯工作表時,用戶通常會涉及插入與刪除單元格地操作。插入單元格5.3.1插入與刪除單元格在WPS表格,刪除單元格常用地方法有以下兩種?！裢ㄟ^菜單命令刪除●通過下拉列表刪除刪除單元格5.3.2合并單元格在制作表格標題與不規(guī)則表格時,經(jīng)常需要將多個連續(xù)地單元格合并為一個單元格,此時,就需要用到WPS表格地合并功能。單元格合并選項5.3.2合并單元格合并居合并單元格合并內(nèi)容合并相同單元格5.3.2合并單元格按行合并跨列合并5.3.3調(diào)整單元格行高與列寬當工作表單元格地行高或列寬不合理時,不僅會影響單元格數(shù)據(jù)地顯示,還會影響單元格地美觀程度,因此,讀者可以根據(jù)需要調(diào)整單元格地行號與列寬。拖動鼠標以調(diào)整行高選擇"列寬"選項設(shè)置列寬5.3.3調(diào)整單元格行高與列寬選擇"行高"選項設(shè)置行高查看效果目錄Contents5.2工作表地基本操作5.1工作簿地基本操作5.5數(shù)據(jù)編輯5.6表格美化5.7課堂案例:制作"員工檔案表"表格5.8強化實訓5.3單元格地基本操作5.4數(shù)據(jù)錄入5.4.1導入外部數(shù)據(jù)源在制作表格時,如果需要地數(shù)據(jù)是以其它文件（如Excel文件,文本文件,數(shù)據(jù)庫文件等）形式保存到計算機地,那么就可以通過WPS表格提供地導入數(shù)據(jù)功能將其導入。單擊"導入數(shù)據(jù)"按鈕選擇數(shù)據(jù)源5.4.1導入外部數(shù)據(jù)源選擇外部數(shù)據(jù)源文件文件轉(zhuǎn)換設(shè)置文本導入向?qū)?.4.1導入外部數(shù)據(jù)源設(shè)置分隔符號設(shè)置列數(shù)據(jù)類型導入地數(shù)據(jù)效果5.4.2準確地錄入數(shù)據(jù)在錄入表格數(shù)據(jù)時,可以通過下拉列表限定輸入地數(shù)據(jù),提高數(shù)據(jù)錄入地準確性。單擊"插入下拉列表"按鈕設(shè)置下拉選項內(nèi)容選擇輸入內(nèi)容5.4.3檢索數(shù)據(jù)錯誤在錄入表格數(shù)據(jù)時,可以通過WPS表格提供地數(shù)據(jù)有效性功能限制單元格輸入地數(shù)據(jù)范圍與類型。單擊"有效性"按鈕設(shè)置有效性條件設(shè)置出錯警告5.4.3檢索數(shù)據(jù)錯誤驗證設(shè)置地數(shù)據(jù)有效性設(shè)置日期條件設(shè)置輸入信息5.4.3檢索數(shù)據(jù)錯誤查看輸入提示信息輸入數(shù)據(jù)5.4.4自動錄入數(shù)據(jù)在工作表同一行或同一列輸入相同或有規(guī)律地數(shù)據(jù)時,可以通過WPS表格提供地自動填充功能與智能填充功能錄入相應地數(shù)據(jù)。自動填充向下填充數(shù)據(jù)查看填充地數(shù)據(jù)選擇填充選項填充相同地數(shù)據(jù)5.4.4自動錄入數(shù)據(jù)智能填充可以根據(jù)當前輸入地一組或多組數(shù)據(jù),參考前一列或后一列數(shù)據(jù)智能識別數(shù)據(jù)地規(guī)律,然后按照規(guī)律填充數(shù)據(jù),提高了數(shù)據(jù)錄入效率。智能填充智能填充查看智能填充效果5.4.5分列有規(guī)律地數(shù)據(jù)在制作表格時,很多喜歡將有關(guān)聯(lián)地幾個字段放在同一列顯示,但這并不利于后期數(shù)據(jù)地計算與分析,此時,就可使用WPS表格提供地分列功能,快速將一個單元格地數(shù)據(jù)按照指定地條件在多列單元格顯示。單擊"分列"按鈕文本分列向?qū)гO(shè)置分隔符號5.4.5分列有規(guī)律地數(shù)據(jù)選擇目地區(qū)域查看分列效果目錄Contents5.2工作表地基本操作5.1工作簿地基本操作5.6表格美化5.7課堂案例:制作"員工檔案表"表格5.8強化實訓5.3單元格地基本操作5.4數(shù)據(jù)錄入5.5數(shù)據(jù)編輯5.5.1使用記錄單修改數(shù)據(jù)使用記錄單可以方便地對表格地數(shù)據(jù)記錄執(zhí)行添加,修改,查找與刪除等操作,避免輸入與修改數(shù)據(jù)時來回切換行,列位置,有利于數(shù)據(jù)地管理。單擊"記錄單"按鈕修改第1,2條數(shù)據(jù)5.5.1使用記錄單修改數(shù)據(jù)修改其它數(shù)據(jù)查看數(shù)據(jù)修改效果5.5.2突出顯示重復項當需要查找表格相同地數(shù)據(jù)時,可以通過設(shè)置高亮突出顯示重復項,這樣既快速又方便。高亮重置值設(shè)置突出顯示重復值效果5.5.3數(shù)據(jù)對比并標記在日常工作,對比分析表格地數(shù)據(jù)時,可以使用WPS表格提供地數(shù)據(jù)對比功能,它既能對比一個或兩個區(qū)域（包括多列）地數(shù)據(jù),還能將數(shù)據(jù)地重復值或唯一值標識與提取出來。選擇數(shù)據(jù)對比選項查看數(shù)據(jù)對比效果指定標識顏色選擇區(qū)域25.5.4合并表格合并表格是指將多個表格快速合并為一個表格。單擊"添加文件"按鈕選擇合并選項?添加文件5.5.4合并表格設(shè)置合并查看自動生成地報告查看合并后地工作表效果5.5.5快速定位單元格在編輯與查看表格數(shù)據(jù)時,用戶經(jīng)常需要定位到某個單元格或單元格區(qū)域,如果表格地數(shù)據(jù)比較多,要想快速找到目地單元格就會有些困難,此時可使用WPS表格提供地定位功能,根據(jù)條件快速定位。"定位"對話框目錄Contents5.2工作表地基本操作5.1工作簿地基本操作5.7課堂案例:制作"員工檔案表"表格5.8強化實訓5.3單元格地基本操作5.4數(shù)據(jù)錄入5.5數(shù)據(jù)編輯5.6表格美化5.6.1應用單元格樣式單元格樣式集合了字體格式,數(shù)字格式,對齊方式,邊框與底紋等效果地樣式,能快速更改單元格地效果。選擇單元格樣式查看單元格效果5.6.2套用表格樣式表格樣式可以快速對美化選單元格區(qū)域。選擇表格樣式設(shè)置數(shù)據(jù)區(qū)域應用表格樣式后地效果目錄Contents5.2工作表地基本操作5.1工作簿地基本操作5.8強化實訓5.3單元格地基本操作5.4數(shù)據(jù)錄入5.5數(shù)據(jù)編輯5.6表格美化5.7課堂案例:制作"員工檔案表"表格5.7.1案例目地本例制作"員工檔案表"表格需要綜合運用本章所學知識,從而讓數(shù)據(jù)錄入更輕松,表格整體效果更美觀。參考效果5.7.2制作思路"員工檔案表"地制作主要涉及到數(shù)據(jù)地錄入,單元格格式地設(shè)置,工作表美化等知識。制作思路5.7.3操作步驟1．錄入表格數(shù)據(jù)填充數(shù)據(jù)輸入相同地數(shù)據(jù)添加下拉選項5.7.3操作步驟1．錄入表格數(shù)據(jù)設(shè)置出錯警告查看錄入地數(shù)據(jù)設(shè)置數(shù)據(jù)驗證條件5.7.3操作步驟2．設(shè)置單元格格式合并居單元格設(shè)置對齊方式5.7.3操作步驟2．設(shè)置單元格格式設(shè)置日期格式選擇"最合適地列寬"選項設(shè)置行高查看調(diào)整行高后地效果5.7.3操作步驟3．美化表格選擇邊框顏色,樣式繪制邊框選擇底紋顏色目錄Contents5.2工作表地基本操作5.1工作簿地基本操作5.3單元格地基本操作5.4數(shù)據(jù)錄入5.5數(shù)據(jù)編輯5.6表格美化5.7課堂案例:制作"員工檔案表"表格5.8強化實訓5.8.1制作"商品出入庫明細表"表格商品出入庫明細表是一種常用地電子表格,在超市數(shù)據(jù)統(tǒng)計與日常辦公經(jīng)常使用。制作效果與思路5.8.1制作"商品出入庫明細表"表格（1）新建一個名為"商品出入庫明細表"地工作表,并在工作表錄入需要地各種數(shù)據(jù)。（2）設(shè)置表格標題,表字段地字體格式,然后對工作表地數(shù)據(jù)區(qū)域設(shè)置相應地對齊方式。（3）為單元格調(diào)整合適地行高與列寬,將D3:D17單元格區(qū)域設(shè)置為貨幣數(shù)字格式。（4）自定義名為"表字段"地單元格樣式（主要是設(shè)置字體加粗效果,字體顏色,對齊方式,邊框與底紋）,并將"表字段"單元格樣式應用于A2:L2單元格區(qū)域。（5）為A3:L17單元格區(qū)域應用表格樣式"表樣式淺色16",并在"套用表格樣式"對話框?qū)?標題行地行數(shù)"設(shè)置為"0"。制作效果與思路5.8.2制作"工作計劃表"表格工作計劃表可以反映工作計劃地內(nèi)容,顯示某段時間內(nèi)要完成地工作項目,并指明計劃完成地時間與實際