油品調(diào)運(yùn)分公司人事檔案管理辦法

油品調(diào)運(yùn)分公司人事檔案管理辦法1.總則為規(guī)范油品調(diào)運(yùn)分公司人事檔案的建立、保管和使用，維護(hù)公司員工的合法權(quán)益，促進(jìn)公司人事工作的規(guī)范管理，制定本辦法。2.檔案的建立2.1建檔范圍油品調(diào)運(yùn)分公司的正式聘用人員、合同制人員、實(shí)習(xí)生等人員均應(yīng)建立檔案。2.2建檔程序油品調(diào)運(yùn)分公司人事部應(yīng)通過數(shù)據(jù)管理工具進(jìn)行檔案的建立，其內(nèi)容應(yīng)包括個(gè)人基本信息、入職時(shí)間、離職時(shí)間、崗位職責(zé)、評(píng)價(jià)記錄等信息。2.3檔案的分類檔案按照員工類別、年限等要素進(jìn)行分類，各種檔案應(yīng)分別存放。3.檔案的保管3.1保管場(chǎng)所油品調(diào)運(yùn)分公司的人事檔案應(yīng)統(tǒng)一存放在人事部或員工檔案室，保管場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置防火、防盜、防震等設(shè)備，確保檔案的安全。3.2保管期限油品調(diào)運(yùn)分公司人事檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家及公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。在此期限屆滿后，應(yīng)根據(jù)規(guī)定進(jìn)行處理。3.3檔案查詢油品調(diào)運(yùn)分公司的工作人員可根據(jù)工作需要查詢員工的相關(guān)檔案，但應(yīng)注意保密，未經(jīng)本人授權(quán)和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的情況下，不得查閱別人的檔案。3.4借檔管理對(duì)于需要借閱檔案的情況，需提出書面申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，經(jīng)由人事部授權(quán)后方可借出。借閱期限一般不超過7天，如需延長(zhǎng)，需重新借閱。4.檔案的使用4.1用途油品調(diào)運(yùn)分公司人事檔案的使用，應(yīng)以服務(wù)員工、保護(hù)員工權(quán)益、提高管理工作為目的，主要用于以下幾個(gè)方面：?jiǎn)T工錄用、工資福利、職務(wù)任免、晉升等方面做決策參考。員工年度考核、晉升、獎(jiǎng)懲等方面作為依據(jù)。外出公干、領(lǐng)導(dǎo)安排參加培訓(xùn)等情況時(shí)，根據(jù)相關(guān)檔案信息進(jìn)行調(diào)整和安排。4.2使用原則對(duì)于油品調(diào)運(yùn)分公司人事檔案的使用，應(yīng)注意以下原則：檔案使用應(yīng)符合有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求。未經(jīng)被查閱人本人同意，不得隨意使用被查閱人對(duì)公共或私人事務(wù)的說法、意見、信仰、思想及家庭、經(jīng)濟(jì)等隱私進(jìn)行泄露或傳播。人事檔案內(nèi)容的涉密或敏感信息需嚴(yán)格保密，防止信息外泄。5.檔案的管理與歸檔5.1檔案管理油品調(diào)運(yùn)分公司應(yīng)建立健全檔案管理工作機(jī)制，保障檔案管理工作的順利開展，管理機(jī)制包括檔案管理制度、檔案管理人員考核制度、檔案查詢和借出管理制度等。5.2檔案歸檔人事部應(yīng)將年度存檔的檔案歸類整理，分年度、分類別進(jìn)行歸檔。對(duì)于歷史檔案，根據(jù)規(guī)定進(jìn)行鑒定、選編、整理、評(píng)述，形成檔案資料。6.檔案的整改與銷毀6.1檔案的整改油品調(diào)運(yùn)分公司人事檔案中出現(xiàn)不實(shí)信息、重要信息缺漏、涉密信息不當(dāng)?shù)惹闆r時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，并記錄整改情況。6.2檔案的銷毀油品調(diào)運(yùn)分公司人事檔案因存儲(chǔ)年限屆滿、檔案內(nèi)容不符合有關(guān)法律法規(guī)等情況需要予以銷毀時(shí)，應(yīng)經(jīng)過合法途徑銷毀，并記錄銷毀情況。銷毀時(shí)應(yīng)將文件徹底破壞，以確保不會(huì)被恢復(fù)。對(duì)于涉及到信息保密的資料，應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。7.總結(jié)油品調(diào)運(yùn)分公司人事檔案管理是人事工作的基礎(chǔ)性工作之一，它的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化對(duì)于維護(hù)公司員工的權(quán)益、促進(jìn)公司人事工