辦公制度及商務禮儀課件

辦公制度及商務禮儀

集團公司辦公室

2007年8月

第一頁，共一百一十五頁。內(nèi)容概要

第一部分：辦公室職能第二部分：辦公室有關制度辦法第三部分：有關商務禮儀第二頁，共一百一十五頁。第一部分：辦公室職能第三頁，共一百一十五頁。辦公室作為綜合管理部門，肩負著綜合、協(xié)調(diào)、管理、服務等重要職責，發(fā)揮著承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的樞紐作用。根據(jù)魯能集團人〔2007〕49號《集團公司總部部門職責》，集團公司辦公室主要職責有以下10個方面：第四頁，共一百一十五頁。1、負責為集團公司中心工作和領導決策提供參謀服務；2、負責集團公司重要會議和重大活動的策劃、組織、協(xié)調(diào)；3、負責集團公司重要會議決議事項、領導決策事項和重點工作的督查督辦；4、負責文秘工作；5、負責公共關系、行政事務和公務接待工作；第五頁，共一百一十五頁。6、負責文書、檔案、保密和總值班工作；7、負責魯能門戶網(wǎng)站建設，內(nèi)外部信息收集與交流，對外信息披露；8、負責公務車輛管理和后勤服務；9、負責外事管理和對外合作與交流；10、負責北京聯(lián)絡處的管理，代管山西辦事處。第六頁，共一百一十五頁。▲上述職責可概括為：參謀策劃、組織協(xié)調(diào)、督查督辦、綜合文秘、信息管理、行政管理、對外聯(lián)絡、后勤服務等。▲從某種意義上講，辦公室職能作用發(fā)揮得如何，在一定程度上反映著總部水平，代表著總部形象，體現(xiàn)著總部作風。辦公室工作的好壞，不僅僅看自身的微觀目標，更重要的是看在保證全局宏觀目標中所起的作用?！k公室應當圍繞全局工作中的重點、難點、熱點、敏感點問題，思考、設計和開展工作，為領導決策提供服務，為推進各項工作搞好組織協(xié)調(diào)。第七頁，共一百一十五頁。辦公室工作離不開領導的信任和關心，離不開各單位的支持與配合?！k公室的工作往往綜合性比較強，很多工作需要涉及多個部門和公司，需要相互支持、相互幫助、相互促進，齊心協(xié)力完成任務?！k公室工作應當積極爭取贏得領導的理解、關心和支持，才能更好地發(fā)揮應有的作用。第八頁，共一百一十五頁。辦公室工作必須根據(jù)形勢發(fā)展的需要，圍繞公司中心工作，不斷創(chuàng)新，不斷提升。集團公司辦公室，近期總體工作思路是：進一步增強“四個能力”（公關協(xié)調(diào)、團隊執(zhí)行、學習創(chuàng)新、策劃設計），強化“四個意識”（大局、創(chuàng)新、服務、奉獻），樹立“四個形象”（忠誠、團結(jié)、勤奮、廉潔），切實發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)、服務大局的作用，努力提高對集團全局工作的貢獻率。第九頁，共一百一十五頁。第二部分：辦公室有關制度辦法第十頁，共一百一十五頁。近年來，辦公室非常重視基礎管理工作，不斷制訂和修訂完善各項制度辦法。主要包括：重大事項報告制度、保密工作制度、信息工作制度、向地方黨委政府定期匯報制度、公文管理辦法、檔案管理制度、印章管理辦法、督察督辦制度、行政值班制度、出國管理辦法、會議管理辦法、接待管理辦法等。上述制度辦法主要內(nèi)容如下：第十一頁，共一百一十五頁。一、重大事項報告制度▲所屬單位發(fā)生下列重大事項必須報告集團公司：

1、改革、發(fā)展、管理、經(jīng)營、隊伍方面的敏感事項；2、生產(chǎn)過程中發(fā)生人身死亡、重傷、群傷事故，重大設備事故及停機停產(chǎn)，重大交通、火災、盜竊等事故；3、影響魯能聲譽的政治事件、刑事犯罪、民事糾紛；4、集體上訪事件；5、重大經(jīng)濟案件或受到執(zhí)法機關查處的事件；6、重大泄密事件；7、重要視察、考察等活動（原則上廳局級及以上領導等）；8、重要涉外活動；9、各類突發(fā)事件及其它應報告的事項。第十二頁，共一百一十五頁?！鲜鲋卮笫马棸l(fā)生時，應在第一時間向集團公司辦公室電話報告，隨后進行書面報告?！卮笫马棃蟾嬉獙嵤虑笫牵龅讲煌涎?、不瞞報、不漏報，不能報喜不報憂。▲各單位負責人及辦公室負責人應保持通訊24小時暢通。遇有人員、通訊方式變動，應及時告知集團公司辦公室。第十三頁，共一百一十五頁。二、保密工作制度▲公司秘密是關系公司權益，在一定時間內(nèi)只限一定范圍人員知悉的事項。包括：1、重大決策中的秘密事項；2、尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、規(guī)劃等；3、重要會議記錄、各類合同和協(xié)議文本等；4、財務預決算報告及經(jīng)營、統(tǒng)計報表等；5、人事檔案，工資性、勞務性收入資料；6、公司領導講話和重要活動安排；7、其他應當保密的事項和資料。第十四頁，共一百一十五頁。▲公司秘密分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。

(一)絕密：是最重要的秘密，泄露會使公司權益遭受特別嚴重的損害。如對外并購、二級市場運作、股權變更、收益分配等。

(二)機密：是重要的秘密，泄露會使公司權益遭受到嚴重的損害。如人事安排、財務報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況等。

(三)秘密：是一般的秘密，泄露會使公司權益和利益遭受損害。如人事檔案、合同、協(xié)議、領導活動安排、尚未公開的各類信息等。第十五頁，共一百一十五頁?！鴮儆诠久孛艿奈募①Y料，應當標明密級。對于密級文件、資料和其它物品，必須采取保密措施：(一)非經(jīng)批準，不得復制和摘抄；(二)文件的收發(fā)、傳遞、清交、歸檔工作，由專人負責，存放在具有安全裝置的柜櫥內(nèi)；外出攜帶必須采取必要的安全措施。(三)人員離開時，密級文件須入柜上鎖，不允許在辦公桌上擺放。第十六頁，共一百一十五頁?！匍_涉及公司秘密內(nèi)容的會議，應采取下列措施：(一)選擇具備保密條件的會議場所。(二)對參加會議人員，由召集人指定。(三)依照保密規(guī)定管理會議文件。(四)用專門的保密筆記本記錄。(五)按照議題分別下發(fā)會議紀要。第十七頁，共一百一十五頁?！趯ν饨煌c合作中需要提供的資料涉及公司秘密，應事先經(jīng)公司領導批準?！鴮鏖喌拿孛芪募①Y料，閱后退交辦公室文書，不得橫傳，不得向規(guī)定范圍以外的人員傳閱?！S領導的司機、接觸領導辦公室的公務人員和秘書人員，凡與本人工作無關的密級文件，做到不看、不聽、不傳。第十八頁，共一百一十五頁?！粶试谒饺私煌行孤豆久孛?，不準在公共場所談論公司秘密，不準以普通信函方式傳遞公司秘密。▲公司對外宣傳稿件、對外提供的資料和數(shù)據(jù)，要嚴格履行審查制度?！l(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時，應當立即報告，并采取補救措施。第十九頁，共一百一十五頁?！\行OA系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)的計算機，必須設立安全有效的防火墻。任何人不得在電子公告系統(tǒng)、聊天室上發(fā)布、談論和傳播公司秘密信息。不得利用電子郵件傳遞公司秘密信息?！咎蕴挠嬎銠C必須刪除硬盤上的所有儲存信息。第二十頁，共一百一十五頁。▲出現(xiàn)下列情況之一者，給予警告和處罰：(一)泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的；(二)已泄露公司秘密，但采取補救措施挽回損失的。第二十一頁，共一百一十五頁?！霈F(xiàn)下列情況之一的，視情節(jié)給予處分、解除勞動合同，直至追究法律責任。(一)故意或過失泄露公司秘密，造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失的；(二)為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的；(三)利用職權強制他人違反保密規(guī)定的。第二十二頁，共一百一十五頁。三、信息工作制度▲加強信息化建設的規(guī)劃。實施LN128工程（1個信息平臺、2級數(shù)據(jù)中心、8大應用系統(tǒng)），建設覆蓋各產(chǎn)業(yè)、各企業(yè)、各項目的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息資源即時傳遞和實時監(jiān)控，為管理提供信息依據(jù)?！壳啊都瘓F公司信息建設規(guī)劃》已經(jīng)總裁辦公會通過，正在推進實施。5月份專門舉行了培訓班。第二十三頁，共一百一十五頁?！龊酶魉鶎俟咀诱窘ㄔO1、子站建設要堅持“四個統(tǒng)一”：統(tǒng)一領導，統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一標準，統(tǒng)一組織實施。2、子站建設要做到“三個突出”：突出行業(yè)特點，突出時效性，突出人性化。3、各所屬公司子站納入集團公司門戶網(wǎng)站。第二十四頁，共一百一十五頁?！龊眯畔⑸蠄蠊ぷ?。主要包括：1、集團公司層面的重大事項。包括領導視察、召開重要會議、出臺重要政策、重要項目進展等。2、所屬公司的重大事項。包括項目重大突破、新企業(yè)成立、重要領導視察等。3、其他需上報的重要信息?！訌娦畔⑴豆芾怼８鞴咀诱緦ν馀逗桶l(fā)布的本公司重要信息，須經(jīng)本公司領導審查；凡涉及集團全局性工作的重要信息，須報集團公司信息中心審查，由門戶網(wǎng)站統(tǒng)一發(fā)布。第二十五頁，共一百一十五頁。四、向地方黨委、政府定期匯報制度▲為贏得地方黨委、政府的關心支持，加快重點項目在規(guī)劃審批、核準開工、資源配置、土地批復、環(huán)保支持等方面取得突破性進展，各重點項目公司（籌建處）要建立向地方黨委、政府定期匯報工作制度。原則上要求：第二十六頁，共一百一十五頁。1、每半年向所在省（市、自治區(qū)）黨委、政府主要領導匯報1次工作；2、每季度向所在?。ㄊ?、自治區(qū)）政府分管領導和國家發(fā)改委等領導匯報1次工作；3、每月向所在?。ㄊ?、自治區(qū)）政府主管部門匯報1次工作；4、建立與所在地市黨委、政府日常工作匯報和溝通制度；5、加強對工作匯報的研究和策劃，注重效果，突出重點，克服主要矛盾，解決關鍵問題。6、加強公關活動，強化項目宣傳，提高突破能力。第二十七頁，共一百一十五頁。五、公文管理辦法（近期集團公司辦公室將專門舉行文秘培訓班）▲公文處理應堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀?！境Ｓ玫墓姆N類主要有：決定，通知，通報，報告，請示，批復，函，意見，會議紀要?！葱形姆较蚍譃椋合滦形?、上行文、平行文。▲公文一般由發(fā)文單位標識、秘密等級、緊急程度、字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文日期、主題詞、抄送單位等組成。第二十八頁，共一百一十五頁。

▲正式公文用紙應按國際標準為A4型，左側(cè)裝訂。標題用2號宋體，正文用3號仿宋體，每行28個字，每頁22行。▲凡主送集團公司的請示、報告，由集團公司辦公室統(tǒng)一處理。除特殊情況外，不要將報送的文件直接送公司領導個人。（各類工作呈報也應由集團公司辦公室統(tǒng)一處理，便于登記、跟蹤和督查）▲收文程序主要包括：簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等。第二十九頁，共一百一十五頁?！埵竞蛨蟾嬉珠_，請示問題要做到一文一事，不要一文數(shù)事，更不要把請示的問題夾在報告、紀要、簡報中?！荒茉郊壵埵?。集團公司不直接受理各公司下屬機構(gòu)的請示件?！牧鬓D(zhuǎn)原則上通過OA系統(tǒng)進行，推進辦公現(xiàn)代化。第三十頁，共一百一十五頁。六、檔案管理制度▲檔案是指生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項活動中形成的，具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的歷史記錄。▲檔案管理工作是企業(yè)管理基礎工作的重要組成部分，是反映公司歷史真實面貌、維護企業(yè)合法權益的一項重要工作，要堅持集中統(tǒng)一、真實可靠、完整齊全、便于利用的原則。▲集團公司及所屬企業(yè)要加強對檔案工作的領導和管理，為檔案工作提供必要的條件，保障檔案工作的正常開展。第三十一頁，共一百一十五頁?！鴻n案工作的基本任務：負責收集、整理和保管各種門類和載體的檔案；指導所屬單位檔案收集整理工作；加強檔案信息資源開發(fā)利用，為領導決策和各項業(yè)務工作提供參考和依據(jù)?！鴻n案管理工作的主要職責：設立檔案室，作為各類檔案的貯存和利用中心；接受集團公司各部門、企業(yè)形成的文件資料，并進行分類、整理和管理；為各單位提供查找利用；對各部門及所屬公司檔案工作進行指導、監(jiān)督和業(yè)務培訓。▲集團公司及所屬公司、企業(yè)要根據(jù)企業(yè)實際，設立專、兼職檔案管理員。第三十二頁，共一百一十五頁?！ぷ魅藛T在公務活動中形成的文件材料，按照規(guī)定應當歸檔的，必須收集、整理，并按規(guī)定時限交檔案室集中歸檔管理?！鳂I(yè)務部門指定專人負責經(jīng)營管理中形成的各種載體文件材料，進行積累、整理，并按要求及時歸檔?！矊賾獨w檔的文件材料是維護企業(yè)合法權益和歷史真實面貌的重要依據(jù)，任何部門和個人不得將公務活動中形成的檔案材料據(jù)為己有或拒絕歸檔，不得偽造和擅自銷毀檔案?！{(diào)離工作崗位時，須將應歸檔的文件資料等移交給原單位，不得自行帶走或銷毀。第三十三頁，共一百一十五頁。▲文書類檔案（1）各類重要會議、重大活動等紀要及相關材料；（2）上級部門和有關單位制發(fā)的涉及公司的來文；（3）以集團公司、黨委等名義制發(fā)的正式文電；（4）各類章程、制度、辦法等文件材料；（5）各類工作匯報等重要材料；（6）與有關單位簽訂的合同、協(xié)議、會談紀要等；（7）重要公務活動中的領導講話等文件材料；（8）外事外訪、業(yè)務考察中形成的各類材料；（9）經(jīng)審定的中長期發(fā)展戰(zhàn)略、規(guī)劃、投資計劃及重大改革調(diào)整方案等；（10）其他需要歸檔的文件材料。第三十四頁，共一百一十五頁?！攧疹悪n案(1)各類會計憑證；(2)各類會計賬簿；(3)各類財務報告；▲審計類檔案(1)各項審計通知、結(jié)論、決定等；(2)各項審計方案、記錄等材料；(3)各項審計報告、整改方案及有關材料；(4)配合其他部門專案檢查的有關材料。第三十五頁，共一百一十五頁?！萍肌⒐こ填悪n案(1)大修、技改和科技進步等檔案資料；(2)各類投資項目前期綜合文件，工程初設、工程管理文件材料及圖紙；(3)工程、物資設備招投標等文件資料?！耸骂悪n案(1)干部、職工檔案；(2)調(diào)出、調(diào)入統(tǒng)計報表等；(3)勞動合同等形成的各種文件材料?！掌瑱n案(1)反映公司重要成果的照片；(2)重要公務活動、重大事件、重大事故的照片。

第三十六頁，共一百一十五頁?！曄?、實物檔案(1)重要公務活動、重大事件、外事活動形成的音像材料；(2)重要會議形成的音像材料；(3)集團公司所獲得的榮譽獎狀、獎杯、獎牌、獎旗及各類獎勵證書；(4)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等方面所取得的資質(zhì)證書，營業(yè)執(zhí)照等各類具有法律效力的證件；▲其他需要歸檔的檔案。第三十七頁，共一百一十五頁?！鴼w檔時間：文件材料，應在次年6月30日前，將應歸檔文件材料由各部門負責人審定后，移交檔案室歸檔；照片、聲像、實物檔案，應在活動結(jié)束一個月內(nèi)移交檔案室。▲為便于專業(yè)化管理和查找利用，人事類、財務類、審計類檔案，由職能部門指定專人整理，并按有關規(guī)定立卷和歸檔保管，暫不移交檔案室統(tǒng)一歸檔；科技類檔案由業(yè)主單位按有關規(guī)定立卷歸檔。第三十八頁，共一百一十五頁?！鴻n案管理檔案保管：核對、接收、分類編號等。檔案庫房管理：采用先進技術設備保管檔案，做好庫房防盜、防火、防光、防潮、防塵和防污染等。檔案鑒定和銷毀：保管期限分為永久、長期、短期三個檔次。對失去保存價值的檔案，編制銷毀清冊，經(jīng)集團公司領導審批。檔案更改：凡己歸檔的案卷原則上不允許修改。確因原檔有誤需要更改時，經(jīng)集團公司領導批準。第三十九頁，共一百一十五頁?！娮訖n案管理具有檔案保存價值的電子公文、電子文獻資料等，必須歸檔保護，維護電子文件的原始性、真實性。通過OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)和簽署的有關文件，及時進行整理歸檔，防止更改和丟失?！鴻n案信息開發(fā)利用檔案室要為檔案利用創(chuàng)造條件，提供方便，實現(xiàn)信息共享。各部門、所屬企業(yè)查閱利用檔案，應履行借閱手續(xù)，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀、丟失檔案，用后及時歸還。

第四十頁，共一百一十五頁。七、印章管理辦法▲印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權、明確各種權利義務關系的重要憑證和工具。包括：公司印章、黨委印章、法定代表人印章、財務專用章、合同專用章等?！k公室負責對各類印章的刻制、保管、使用、銷毀等進行指導和監(jiān)督檢查?！聠⒂玫挠≌?，由辦公室留有印模備案，并辦理交接手續(xù)。第四十一頁，共一百一十五頁?！呀?jīng)公司領導簽署的發(fā)文、合同、協(xié)議等外，其他情況用印，須填寫《申請單》，按程序?qū)徟蠓娇捎糜?。▲印章原則上不得帶出公司使用。確因工作需要攜帶外出使用時，須經(jīng)集團公司領導批準，由專人負責攜帶使用?！鴩澜诳瞻准?、合同范本、介紹信上加蓋印章。第四十二頁，共一百一十五頁?！鴱U止印章由辦公室負責收回，并按有關規(guī)定登記備案后，指派專人監(jiān)督銷毀。▲對于不按規(guī)定刻制、保管、使用印章，給公司造成經(jīng)濟損失、工作被動或不良影響的，視情況給予相關人員行政處分或經(jīng)濟處罰。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。第四十三頁，共一百一十五頁。八、督察督辦制度▲重要工作事項，是指重要會議決定的重大問題；集團公司領導安排的重點工作?！匾ぷ魇马?，由各部門、所屬公司按工作要求、職責分工貫徹落實。辦公室負責對總裁辦公會等決策事項以及公司領導安排部署的重點工作進行督察督辦。董事會決策的各類事項，由董事會秘書負責督察督辦。黨委會決策的各類事項，由政工部負責督察督辦。第四十四頁，共一百一十五頁。▲督察、督辦的主要任務是，督促有關單位按要求貫徹落實好重要工作事項；檢查了解重要工作事項的貫徹落實進展情況，為集團公司領導掌握信息、指導工作、完善決策提供依據(jù)；協(xié)助集團公司領導對有關問題進行協(xié)調(diào)?！讲?、督辦工作應實事求是、突出重點、講求時效。第四十五頁，共一百一十五頁?！嘘P單位對公司重要工作事項，必須認真貫徹落實。同一事項由幾個單位共同落實的，主辦單位應主動商同會辦單位研究實施，會辦單位應積極配合?！瘓F公司安排的重大事項，有關單位應于15日內(nèi)將執(zhí)行情況反饋集團公司辦公室。對緊急重要決策，辦公室隨時進行督察、督辦?！嘘P單位對貫徹落實集團公司重要工作事項中難以協(xié)商解決的問題，可報集團公司辦公室協(xié)調(diào)。

第四十六頁，共一百一十五頁。九、行政值班制度

▲行政值班的主要任務：1、掌握、協(xié)調(diào)公司重要活動及信息動態(tài)；2、做好重要工作事項和重大活動的對外聯(lián)絡；3、保持與各級黨委政府的信息渠道暢通，以及公司內(nèi)部之間的工作聯(lián)絡和銜接；4、辦理急辦工作以及急電、急文；5、協(xié)調(diào)處理突發(fā)事件和應急事項。第四十七頁，共一百一十五頁?！訌姽芾?，確保值班電話暢通。集團公司辦公室負責公司系統(tǒng)重要信息動態(tài)的綜合匯總。集團公司各部門、所屬公司主要負責人及辦公室負責人隨時保持通訊暢通?！鴪猿种卮笫马椪埵緢蟾婧透櫡答佒贫取８鞴緦χ匾畔⒑椭卮笫马?，要根據(jù)情況及時向本公司領導或集團公司總值班人員報告；急情要務、安全事故等突發(fā)事件，必須及時向集團公司報告，并做好跟蹤、協(xié)調(diào)、落實、處理、反饋等工作。

第四十八頁，共一百一十五頁。十、出國管理辦法▲公司員工及受公司邀請參加公司組團的其他單位人員，到國外考察、業(yè)務洽談、培訓等，須報集團公司審批。申報文件包括：1、出訪目的；2、出訪國家及地區(qū)；3、境外工作期限；4、人員組成；5、經(jīng)費來源；6、境外單位邀請函；7、出訪路線及活動日程；8、出訪任務的支持性文件：合同、協(xié)議等。第四十九頁，共一百一十五頁?！鰢M團必須根據(jù)工作需要，做到任務明確具體，人員精干內(nèi)行。要嚴格控制團組規(guī)模及在外時間，一般一事一辦，事畢即回國。▲集團公司組織的團組，由辦公室會同有關單位，提出與出訪任務相適應的參加人員方案，報總裁審批?！毠九蓡T參加的出國任務，由集團公司辦公室根據(jù)組團單位要求，提出建議方案，報總裁審批?！鲉挝簧嫱夂献黜椖?，需到境外考察、驗收、培訓、參加會議等，由各單位按要求報集團公司辦公室審查后，報總裁審批。第五十頁，共一百一十五頁?！鲉挝簧陥蟮某鰢鴪F組中，如有跨單位的人員（包括翻譯人員），需由所在單位出具同意函，經(jīng)組團單位統(tǒng)一向集團公司申報?！瘓F公司領導因公出國，由集團公司總裁提出意見，報董事長審批；其他人員因公出國由總裁審批。▲集團公司人力資源部負責出國人員政審工作。第五十一頁，共一百一十五頁。▲出國人員出訪前必須進行出國教育：1、明確出國任務。每個出國人員明確出國的工作內(nèi)容、時間、要求及目標。2、涉外法規(guī)教育。明確并嚴格遵守涉外人員守則以及外事、保密、財經(jīng)紀律等。3、學習涉外安全知識，增強安全意識，以防泄密、財物丟失及人身傷害等不安全事件。4、了解民俗民情，教育出國人員遵守當?shù)胤?、法?guī)，尊重所在國家風俗習慣。5、遵守出入境、衛(wèi)生免疫、海關檢查、國際旅行、外交禮節(jié)等方面的規(guī)定和常識。第五十二頁，共一百一十五頁?！訌姵鰢鴪F組的領導。指定政治性強、有組織能力、熟悉業(yè)務、善于管理的干部擔任團組負責人，實行團長負責制，統(tǒng)一組織協(xié)調(diào)出國前后和在國外期間的活動?！鰢藛T出訪期間如發(fā)生意外情況，應及時向集團公司辦公室報告。▲出訪團組在出訪期間，要圓滿完成出訪任務，并于回國后15日內(nèi)寫出出訪報告，報集團公司辦公室。第五十三頁，共一百一十五頁?！鴮τ陂L期在境外工作人員，要強化思想教育。主要負責人要定期回國述職，其他人員每季度要向境外負責同志匯報一次工作、學習、生活情況?！鴮Τ鰢鴪F組和人員進行必要的考核。對完成任務好，貢獻突出的給予表彰；對玩忽職守、違法亂紀、損害國格的要嚴肅處理，情節(jié)嚴重的要追究團組負責人和出國人員所在單位的責任，并限制責任人再次出國?！鴩栏褡袷刎攧占o律，出國費用執(zhí)行國家有關規(guī)定和標準，確因工作需要在境外發(fā)生接待等費用，應在出國前提出申請。第五十四頁，共一百一十五頁?！蚬鰢o照的管理護照的發(fā)放、種類、有效期均由外事部門確定。護照一經(jīng)簽發(fā)，即行生效。持照人應逐項核對護照各項內(nèi)容，如有不符應及時反映。持照人用中文在護照上相應位置簽名，否則仍屬無效。▲集團公司辦公室負責護照的收繳、集中保管和辦理借用手續(xù)。對過期護照在請示外事部門同意后，負責定期銷毀工作?！鰢鴪F組負責人在回國后15天內(nèi)以團組為單位收繳護照，統(tǒng)一交至集團公司辦公室。

第五十五頁，共一百一十五頁?！终杖巳缧柙俅问褂米o照，須向集團公司辦公室提出申請并辦理手續(xù)?！ｑv國外人員臨時回國或因工作需要持有多次出入境簽證的護照人員，護照可由持照人保管，到集團公司辦公室備案?！缱o照丟失，應立即向集團公司辦公室和當?shù)毓矙C關報告掛失，所在單位應在兩日內(nèi)以書面形式報集團公司辦公室，以便轉(zhuǎn)報國家有關部門備案?！鴮`反護照管理規(guī)定，集團公司根據(jù)情節(jié)給予必要的處理，嚴重者將不再派其出國或緩、停辦其所在單位的出國事宜。第五十六頁，共一百一十五頁。▲牢固樹立外事無小事的思想，杜絕違反外事紀律現(xiàn)象?！魏螁挝徊坏眠`反集團公司有關規(guī)定繞過集團公司審批程序擅自派遣人員出國?！粶蕝⒓映鰢糜蔚膱F組或巧立名目公費參與出國旅游?！仨殗栏駡?zhí)行國家外事有關規(guī)定，不得繞道或延長境外停留時間，不得隨意追加順訪國家和地區(qū)。如有特殊情況，須報集團公司同意并經(jīng)原審批機關批準。如確實來不及事先請示國內(nèi)的，應盡可能征得我有關駐外使領館同意，并在回國后如實報告，提供有效證明。第五十七頁，共一百一十五頁?！訌姵鰢藛T選拔，切實選拔政治可靠、德才兼?zhèn)?、業(yè)務對口、有業(yè)務經(jīng)驗的人員。不準弄虛作假，搞平衡和搭車出國?！鴪F組領導要切實加強團組人員管理，以身作則，嚴格遵守組織原則和外事紀律?！缬杏H屬在前往國家（地區(qū)）居住，出訪前需向集團公司如實說明。在境外執(zhí)行公務期間不得擅自離開駐地單獨活動，外出要2人以上。如有特殊情況，應向派團單位或團長匯報?！坏蒙孀氵`反我國法律法規(guī)的敵對和色情場所，不得參與各類敵對組織活動，更不準將有反動內(nèi)容的資料、音像制品帶回國內(nèi)。第五十八頁，共一百一十五頁?！鰢藛T要發(fā)揚團結(jié)、友愛、互助的精神，講究文明禮貌，維護國家和魯能形象?！鰢藛T要嚴守國家及企業(yè)的技術、商業(yè)秘密，嚴格遵守涉外保密規(guī)定。出訪期間不要攜帶涉及上述秘密的文件資料，如確因工作需要攜帶，需報集團公司批準并采取保密措施?！坏美霉ぷ髦阒\求私利，不得背著組織與外國人私下交易，不得向接待單位或個人索討或變相索討禮品，不得向外國人借款或挪用公款私用，不得私自讓外國人邀請出訪或資助子女、親屬出國求學或謀求職業(yè)。第五十九頁，共一百一十五頁?！鴩栏裾埵緢蟾嬷贫?。在授權范圍之外個人不得作出任何決定、承諾或簽署任何協(xié)議等文件。對把握不準的問題要及時請示。▲要嚴格遵守海關有關規(guī)定，嚴禁攜帶違禁物品或超量攜帶限量物品。▲對違反外事紀律的，除按國家有關規(guī)定處理外，責任人及所在單位應寫出書面檢查，集團公司對責任人及所在單位采取通報批評、限制責任人再次出國、緩期受理責任單位出國任務申報等。第六十頁，共一百一十五頁?！訌娨蚬鰢^程管理1、加強審批管理。因公出國要堅持“必須、合法、有效”的原則。對無實質(zhì)內(nèi)容及重復考察任務不予審批。2、加強教育管理。經(jīng)集團公司辦公室授權，各單位出國專責人可負責本單位組團的出國教育。3、加強境外管理。團長要認真負責，嚴格管理，保證團組按批準的業(yè)務、期限、路線等完成任務。團組在境外接受駐外使領館領導，如遇重大問題要及時采取措施，并向集團公司匯報。

第六十一頁，共一百一十五頁?！蛩匠鰢芾?、因私出國是指職工出國定居、探親、訪友、繼承財產(chǎn)、留學、旅游以及從事其他非公務活動。2、因私出國的全部費用由本人承擔。3、公司高管人員及有關財務、涉密等人員因私出國，須經(jīng)集團公司人力資源部提出意見并報集團公司領導審批。上述人員回國后，護照交集團公司辦公室統(tǒng)一保管。4、如因工作需要，職工持因私護照出國執(zhí)行公務活動，須按集團公司因公出國管理規(guī)定辦理報批手續(xù)。

第六十二頁，共一百一十五頁。十一、會議管理辦法▲各類會議應遵循精簡、務實、高效、規(guī)范、節(jié)儉的原則，盡量壓縮會議，能合并召開的會議合并召開，能以視頻形式召開的以視頻形式召開?！瘓F公司辦公室牽頭負責集團公司重要會議的管理、協(xié)調(diào)和組織工作。第六十三頁，共一百一十五頁?！凑諘h內(nèi)容和形式，集團公司會議分為綜合性會議、專題性會議、例行性會議和其他類會議。綜合性會議包括：股東會、董事會、監(jiān)事會會議；年度、年中工作會議；黨委會及擴大會議；總裁辦公會。專題性會議包括：集團公司職能部門組織召開的專題會議、所屬公司組織召開的專業(yè)會議。例行性會議包括：周工作例會、月度工作例會、經(jīng)營分析會。其他類會議包括：現(xiàn)場會、報告會、座談會、表彰會以及臨時性會議等。第六十四頁，共一百一十五頁。▲對大型會議實行計劃管理。集團公司各部門、所屬公司于每年11月30日前，將次年度本單位主辦的綜合性、專題性會議提出計劃，經(jīng)集團公司辦公室匯總審查后，報集團公司領導審批?！鲉挝粦獓栏駡?zhí)行集團公司審批下達的會議計劃。因特殊情況需調(diào)整會議計劃，或確需舉辦計劃外綜合性、專題性會議，主辦單位應提前報集團公司辦公室。第六十五頁，共一百一十五頁。▲對各類會議的組織實施，應明確主辦或牽頭單位、協(xié)助或配合單位，明確職責分工。對于大型綜合性會議，應事先策劃編制籌備方案，成立會議籌備領導小組和工作小組，明確責任人，充分做好準備工作?！瘓F公司股東會、董事會、監(jiān)事會按照《公司法》和《集團公司章程》有關規(guī)定召開，由董事會秘書負責組織?！h委會議，由集團公司政工部和黨委秘書負責組織。第六十六頁，共一百一十五頁?！瘓F公司年度、年中工作會議由集團公司辦公室負責組織，并應成立會議籌備領導小組和工作小組?！偛棉k公會由辦公室負責組織?！鴮ｎ}性會議根據(jù)會議內(nèi)容由相關職能部門牽頭組織，必要時由辦公室等部門配合。所屬公司組織召開的會議，需要集團公司領導參加的，應事先報集團公司辦公室協(xié)調(diào)。第六十七頁，共一百一十五頁?！芄ぷ骼龝?、總裁月度工作例會，由辦公室負責組織?！露裙ぷ骼龝⒔?jīng)營分析會，由規(guī)劃發(fā)展部牽頭組織，有關部門配合?！渌悤h和臨時性會議，根據(jù)會議內(nèi)容由相關職能部門牽頭組織，必要時由辦公室等部門配合?！鴷h牽頭組織部門根據(jù)需要撰寫會議決議、紀要、督辦通知等，報送會議主持人簽發(fā)，并負責對會議有關事項貫徹落實情況進行督辦、檢查和反饋。第六十八頁，共一百一十五頁。▲會前、會中和會后形成的各類文件資料、音像資料等，由會議牽頭組織部門進行統(tǒng)一匯總整理，并按照《公司檔案管理制度》有關規(guī)定，及時移交檔案管理部門立卷歸檔?！婕捌髽I(yè)秘密內(nèi)容的會議，應嚴格執(zhí)行《公司保密工作制度》及有關制度規(guī)定?！鴷h期間分發(fā)的涉密文件資料，會議結(jié)束后應由主辦單位全部收回，任何個人不得將文件資料帶離會場?！鴮τ诿芗墪h紀要，應根據(jù)不同議題以書面形式分別下發(fā)相關責任單位。紀要發(fā)放應填寫發(fā)放清單做好記錄，接收單位應指定專人接收、妥善保管，每半年由發(fā)放單位全部收回后保存或銷毀。紀要及各類密級文件均不得在辦公自動化中傳遞，接收單位不得復制、轉(zhuǎn)發(fā)或遺失。第六十九頁，共一百一十五頁?！鴷h經(jīng)費管理。一般性會議應安排在公司內(nèi)部召開。大型綜合性、專題性會議確需在外召開的，應盡量安排在系統(tǒng)內(nèi)酒店召開?！媱潈?nèi)會議經(jīng)費隨年度會議計劃一并審批。計劃外會議，經(jīng)申報核準召開后，按規(guī)定程序辦理經(jīng)費審批手續(xù)?！鴷h主辦單位要嚴格按批準計劃組織會議，不得擅自提高會議規(guī)格，嚴格控制住宿、餐飲等會議費用預算，不得借會務費亂開支。第七十頁，共一百一十五頁。十二、接待管理辦法▲接待工作應堅持熱情周到、文明禮貌；對口接待、定點接待；厲行節(jié)約、限額控制；規(guī)范標準、講求實效的原則?！瘓F公司辦公室負責集團公司綜合性接待活動的策劃、組織、協(xié)調(diào)和管理，并對集團公司各部門及所屬公司接待工作進行指導監(jiān)督。▲對涉及較強業(yè)務性的接待事務，應按職責由相關部門負責牽頭對口接待，辦公室配合。第七十一頁，共一百一十五頁?！哟匆?guī)格分為重要接待任務和一般接待任務。重要接待：指接地方黨政機關領導，重要業(yè)務關系單位領導或團隊，以及重要外賓和其他貴賓。一般由集團公司領導出面接待。一般接待：指接待地方黨政機關、業(yè)務關系單位的一般工作人員。一般由業(yè)務部門負責接待。第七十二頁，共一百一十五頁?！匾哟蝿粘绦颍贺撠熃哟块T填寫《接待報告單》，詳細擬定接待方案，經(jīng)辦公室審核后，報集團公司領導審批。接待方案應明確來訪人員單位、人數(shù)、主要目的、行程安排、各環(huán)節(jié)主要陪同人員和工作人員分工等?！话憬哟蝿粘绦颍贺撠熃哟块T根據(jù)實際工作需要自行安排接待。▲外事活動按《外事接待管理標準》執(zhí)行。第七十三頁，共一百一十五頁。▲就餐標準：根據(jù)客人重要程度和實際情況，從嚴控制宴請標準和陪同人數(shù)?！∷迾藴剩鹤∷拶M用原則上由客人自行結(jié)算。確需公司安排并結(jié)算的，重要客人可安排在四星級及以上酒店；一般人員原則上安排在三星級及以下酒店普通標準間。▲接待工作中原則上不贈送紀念品。特殊情況確需贈送紀念品的，由接待部門提出意見，由辦公室主任和分管領導批準?！匾哟枰才跑囕v的，原則上使用集團公司接待車輛，或調(diào)用所屬單位接待車輛。確需承租車輛的，由辦公室統(tǒng)一安排租賃。

第七十四頁，共一百一十五頁。▲重要接待中，集團公司辦公室負責所有人力、物力資源的統(tǒng)一調(diào)配使用?！瘓F公司各部門接待活動費用實行定額管理。定額標準依據(jù)《總部業(yè)務招待費年度預算》。▲重要接待及綜合接待活動費用，由辦公室統(tǒng)一結(jié)算；一般接待活動費用由接待部門在預算限額內(nèi)自行結(jié)算。預算外費用履行審批程序后，經(jīng)財務部審核報銷?！匾哟南嚓P資料需要保存的，接待任務結(jié)束后，應及時整理、存檔。第七十五頁，共一百一十五頁。第三部分：有關商務禮儀第七十六頁，共一百一十五頁。只要參加商務活動，就涉及到禮儀。各種禮儀非常繁多。重點介紹位次禮儀，順便介紹一下就餐、著裝、介紹等常識。第七十七頁，共一百一十五頁。哪些場合需要考慮位次禮儀？組織會議時，需要考慮會場座次；接送客人時，需要考慮乘車座次；和人交談時，需要考慮會客座次；上下樓梯時，需要考慮行進次序；出入電梯時，需要考慮先后次序；商務談判時，需要考慮談判座次；雙邊簽約時，需要考慮簽字座次；參加宴會時，需要考慮就餐座次；……第七十八頁，共一百一十五頁。

座次禮儀基本理念

▲內(nèi)外有別1、禮儀規(guī)矩，更多用于正式場合。2、熟人和自己人間則不必太過嚴格。

▲中外有別1、國內(nèi)政府會議及公務場合，座位講究左高。2、國際交往中，座位以右為尊。有些需要按照國際慣例，如國際會議發(fā)言按拉丁字母順序。3、地方社交活動，按照約定俗成的做法。第七十九頁，共一百一十五頁。

座次排序基本規(guī)則1、以右為上（遵循國際慣例）2、居中為上（中央高于兩側(cè)）3、前排為上（適用所有場合）4、以遠為上（遠離房門為上）5、面門為上（良好視野為上）第八十頁，共一百一十五頁。

開會座次排序根據(jù)中辦掌握的原則：左為上，右為下。當領導同志人數(shù)為單數(shù)時，1號首長居中，2號首長排在1號首長左邊，3號首長排右邊，其他依次排列；當領導同志人數(shù)為雙數(shù)時，1號首長排在居中座位的右邊，2號首長排1號首長左邊，其他依次排列。如下圖示：第八十一頁，共一百一十五頁。第八十二頁，共一百一十五頁。▲幾個機關的領導人同時上主席臺，通常按機關排列次序排列?？伸`活掌握：如對一些德高望重的老同志，可適當往前排，而對一些年輕的領導同志，可適當往后排?！鴮ρ埖纳霞壔蛐值軉挝坏膩碣e，也不一定非得按職務高低來排。通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的來賓，其實際職務略低于主人一方領導的，可安排在主席臺適當位置就座。這樣，既體現(xiàn)出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。第八十三頁，共一百一十五頁。

乘車座次排序

雙排座轎車：情況一：主人或熟識的朋友親自駕駛汽車時，副駕位置為上座。如坐到后面位置等于向主人宣布你在打的，不禮貌。如有兩位客人，則與主人較熟悉、關系密切的一位坐在副駕位。情況二：專業(yè)司機駕車，一般公務接待場合時，主要考慮乘車者的安全性和下車時是否方便，第二排司機斜對角位置為上座位。副駕一般為陪同人員座位。情況三：職業(yè)司機駕車，接送高級官員、將領、明星等知名公眾人物時，主要考慮乘坐者的隱私性，司機后方位置為上座，通常也稱作VIP位置。第八十四頁，共一百一十五頁。

商務面包車：上座為車輛中前部靠近車門的位置。主要是考慮乘客的乘坐舒適性和上下車的便利性。

越野吉普車：前排副駕位置為上座位。越野車功率大，底盤高，安全性也較高，但通常后排比較顛簸，而前排副駕的視野和舒適性最佳，因此為上座位置。第八十五頁，共一百一十五頁。

會客座次排序自由式：不分身份、不分地位。適合非正式交往如親友團圓、同學聚會，以及難以排列情況。比如都是重要客戶，無法分清主次。中心式：猶如眾星捧月，具有較明顯的尊卑關系。適用于主題慶祝、給重要人物或長輩過生日、老師小范圍講學等。相對式：相對而坐，有一定距離。主要用于公事公辦，需要拉開彼此距離的情形或用于雙方就某一問題進行討論。如：匯報工作、求職面試、洽談生意等。并列式：平起平坐，親密友善。主要用于會見朋友賓客或較為輕松的場合。國家領導人會見外賓，熟人或老朋友來訪等。第八十六頁，共一百一十五頁。

行進位次排序

情況一：平面行進時兩人橫向行進，內(nèi)側(cè)高于外側(cè)。多人并排行進，中央高于兩側(cè)。對于縱向來講，前方高于后方。

情況二：上下樓梯時

縱向：上下樓時，以前方為上，把選擇前進方向的權利讓給對方。男女同行時，一般女士優(yōu)先走在前方。但如遇著裙裝的女士，上下樓時女士居后。

橫向：陪同人員應該把內(nèi)側(cè)（靠墻一側(cè)）讓給客人。

情況三：出入房間時一般客人或位高者先出入，表示尊重。特殊情況，如雙方均首次到一個陌生房間，陪同人員宜先入房門。第八十七頁，共一百一十五頁。

出入電梯順序無人操作升降電梯：陪同人員先進后出，以便控制電梯，讓客人進出方便，更方便幫客人按樓層。有人操作升降電梯：陪同人員后進后出。第八十八頁，共一百一十五頁。

雙邊談判座次排序使用長桌或橢圓形桌子，賓主分坐于桌子兩側(cè)。若談判桌橫放，面門位置屬于客方，背門位置屬于主方。若談判桌豎放，以進門方向為準，右側(cè)為客方，左側(cè)屬主方。談判時，主談人員應在自己一方居中而坐，其他人員按職位高低自近而遠在主談人員兩側(cè)就坐。如有翻譯人員，就坐于主談人員的右邊位置。第八十九頁，共一百一十五頁。

雙邊簽約座次排列一般簽字桌橫放。簽字者面門而坐，賓右主左。參加者列隊站在簽字者之后。中央高于兩側(cè)，右側(cè)高于左側(cè)。第九十頁，共一百一十五頁。宴會座次排列中餐宴席桌次排列規(guī)則排序原則：面門為上，以遠為上。居中為上，居右為上。臨臺為上，開闊為上。桌次分布：以主桌位置作為基準；同等距離，右高左低；同一方向，近高遠低。第九十一頁，共一百一十五頁。中餐宴席座次排列規(guī)則排序原則：以遠為上，面門為上。以右為上，以中為上。觀景為上，靠墻為上。座次分布：面門居中位置為主位；主賓雙方交錯而坐；同等距離，右高左低。第九十二頁，共一百一十五頁。省內(nèi)圓桌