《文件控制程序》

文件控制程序12345

目的適用范圍職責(zé)工作程序相關(guān)文件Contents1Contents2主要內(nèi)容1、目的通過對(duì)于質(zhì)量管理體和HSE管理體系有關(guān)文件的控制，確保各相關(guān)場(chǎng)所使用文件的有效版本，制定本程序。2、適用范圍適用于本公司與質(zhì)量管理體系和HSE管理體系有關(guān)的文件的控制。3、職責(zé)歸口管理部門，具體負(fù)責(zé)《質(zhì)量管理手冊(cè)》、《HSE管理手冊(cè)》及《質(zhì)量健康安全環(huán)境管理體系程序文件》的編制、發(fā)放、更改、控制和管理。負(fù)責(zé)技改技措、規(guī)劃和設(shè)計(jì)類文件的控制和管理。負(fù)責(zé)外來標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的控制和管理。企管法規(guī)處質(zhì)量安全環(huán)保處科技處總經(jīng)理辦公室生產(chǎn)運(yùn)行處機(jī)動(dòng)設(shè)備處3、職責(zé)處室職責(zé)負(fù)責(zé)以公司名義印發(fā)的文件以及外來管理性文件的手法和管理負(fù)責(zé)相關(guān)管理性文件的編制和管理DescriptionofthecontentsDescriptionofthecontents各相關(guān)部門負(fù)責(zé)組織工藝技術(shù)文件的編制、審核、發(fā)放和管理。負(fù)責(zé)組織設(shè)備技術(shù)文件的編制、審核、發(fā)放和管理。4、工作程序《質(zhì)量管理手冊(cè)》《HSE管理手冊(cè)》《質(zhì)量健康安全環(huán)境管理體系程序文件》其他文件，包括技術(shù)性文件和管理性文件記錄M1M2M4M34.1公司文件的構(gòu)成和編號(hào)：4.1.1質(zhì)量管理體系和HSE體系文件構(gòu)成有以下幾類：適當(dāng)范圍的外來記錄4、工作程序4.1.2文件分為受控文件和非受控文件；所有質(zhì)量管理體系和HSE管理體系文件均為受控文件；受控的《質(zhì)量管理手冊(cè)》和《HSE管理手冊(cè)》及《質(zhì)量健康安全環(huán)境管理程序文件》，在編號(hào)的同時(shí)用加蓋“受控文件”印章，并注明分發(fā)號(hào)，其它受控文件在編號(hào)的同時(shí)只注分發(fā)號(hào)。4、工作程序HSE管理手冊(cè)4.1.3文件編號(hào)規(guī)則：質(zhì)量管理手冊(cè)QM是質(zhì)量管理手冊(cè)、HSE管理手冊(cè)（QMS、HSEManuals）的縮寫NH是我公司的標(biāo)識(shí)代號(hào)NH/QM/001-XXXX(批準(zhǔn)年號(hào)）QM是質(zhì)量管理手冊(cè)、HSE管理手冊(cè)（QMS、HSEManuals）的縮寫NH是我公司的標(biāo)識(shí)代號(hào)NH/QM/002-XXXX(批準(zhǔn)年號(hào)）4、工作程序程序文件：程序文件（QMS、HSEProcedures）的縮寫NH是我公司的標(biāo)識(shí)代號(hào)NH/QP/XXX-XXXX(批準(zhǔn)年號(hào)）順序號(hào)，整個(gè)程序文件合訂本編號(hào)為000，其他程序文件從001開始4、工作程序其它質(zhì)量管理體系和HSE體系文件a)寧夏石化公司內(nèi)部的規(guī)章制度等類的質(zhì)量管理體系文件和HSE文件按下列格式進(jìn)行編號(hào)：規(guī)章制度的縮寫NH是我公司的標(biāo)識(shí)代號(hào)NH/ZD/XX/XXX-XXXX(批準(zhǔn)年號(hào)）單位代碼順序號(hào)，從001開始4、工作程序其它質(zhì)量管理體系和HSE體系文件b)其他如操作規(guī)程、分析規(guī)程、分析頻率、技術(shù)指標(biāo)、規(guī)范等類的質(zhì)量、HSE文件按下列格式進(jìn)行編號(hào)：documentation的縮寫寧夏石化公司的縮寫NH/DC/XX/XXX-XXXX(批準(zhǔn)年號(hào)）單位代碼順序號(hào)，從001開始4、工作程序其它質(zhì)量管理體系和HSE體系文件c)公司各單位的單位代碼如下：電儀部：05

機(jī)動(dòng)設(shè)備處：13

生產(chǎn)運(yùn)行處：12人事處：17

總經(jīng)理辦公室：084、工作程序記錄表格：記錄表格的編號(hào)規(guī)則為：NH,寧夏石化公司縮寫Q，代表企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)Q/NHJ.YXX.XXX-XXXX(批準(zhǔn)年號(hào)）Y，代表類別編號(hào)順序號(hào)，從001開始業(yè)務(wù)主管部門編號(hào)J,代表記錄4、工作程序記錄表格的編號(hào)規(guī)則為：A各類原始記錄（包括各類臺(tái)賬、日志、原始記錄等）代表用字母“A”表示。各類表格（包括各類報(bào)告單、報(bào)檢單、加樣單等）帶好用字母’B”表示其他各類記錄（包括各類計(jì)劃、報(bào)告、通知等）代號(hào)用字母”C”表示每種記錄表格的編號(hào)都是唯一的BCD[ImageInfo]www.wizdata,co,kr

Notetocustomers:ThisimagehasbeenlicensedtobeusedwithinthisPowerPointtemplateonly.Youmaynotextracttheimageforanyotheruse.4、工作程序外來文件：a)國(guó)家、自治區(qū)或股份公司下發(fā)的法令、法規(guī)或文件，以其文號(hào)為體系文件編號(hào)，只注分發(fā)號(hào)，不再另行編號(hào)。b)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、股份公司及我公司的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以其標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)為體系文件標(biāo)號(hào)，只注分發(fā)號(hào)，不再另行編號(hào)。分發(fā)號(hào)為6位數(shù)字，頭兩位數(shù)字為單位代碼，后四位數(shù)字為順序號(hào)，順序號(hào)從0001開始。4、工作程序4.2質(zhì)量管理體系和HSE體系文件的編寫：4.2.1質(zhì)量方針、健康安全環(huán)境方針由總經(jīng)理主持制訂，質(zhì)量安全環(huán)保處負(fù)責(zé)編制形成文件，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.2.2質(zhì)量目標(biāo)、健康安全環(huán)境目標(biāo)由總經(jīng)理主持制訂，質(zhì)量安全環(huán)保處負(fù)責(zé)編制形成文件，公司指標(biāo)由規(guī)劃計(jì)劃處負(fù)責(zé)編制形成文件，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.2.3質(zhì)量安全環(huán)保處組織編寫《質(zhì)量管理手冊(cè)》和《HSE管理手冊(cè)》和《質(zhì)量健康安全環(huán)境管理體系程序文件》。4.2.4生產(chǎn)運(yùn)行處組織編寫工藝技術(shù)文件、操作規(guī)程、操作卡等。4.2.5機(jī)動(dòng)設(shè)備處組織編寫設(shè)備檢修規(guī)程。4.2.6各相關(guān)部門組織編寫相關(guān)管理型文件。4、工作程序4.2.7記錄表格的編制：各部門負(fù)責(zé)各自部門內(nèi)部所使用的記錄（包括今后隨時(shí)產(chǎn)生的新紀(jì)錄）的設(shè)計(jì)、編制，按照公司《文件控制程序》進(jìn)行編碼標(biāo)識(shí)，由本部門領(lǐng)導(dǎo)審查其真實(shí)性、可追溯性、適用性，經(jīng)業(yè)務(wù)主管部門批準(zhǔn)，報(bào)質(zhì)量安全環(huán)保處審核備案后因數(shù)投用。4、工作程序4.3文件的審批4.3.1《質(zhì)量管理手冊(cè)》和《HSE管理手冊(cè)》由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn);《質(zhì)量健康安全環(huán)境管理體系程序文件》由管理者代表批準(zhǔn)。4.3.2公司控制的技術(shù)性文件由相關(guān)單位編制，經(jīng)業(yè)務(wù)主管部門審核，報(bào)工藝副總工程師或主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)；非公司控制的技術(shù)性文件由相關(guān)生產(chǎn)裝置管理單位負(fù)責(zé)人審核，報(bào)業(yè)務(wù)主管部門批準(zhǔn)。4.3.3其他管理性文件由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。4、工作程序4.4受控文件的發(fā)放《質(zhì)量管理手冊(cè)》和《HSE管理手冊(cè)》、《質(zhì)量健康安全與環(huán)境管理體系程序文件》由質(zhì)量安全環(huán)保處統(tǒng)一發(fā)放；其他質(zhì)量管理體系和HSE管理體系文件由各主管部門發(fā)放。可通過公司局域網(wǎng)和電子公文系統(tǒng)發(fā)放文件。文件發(fā)放前，由文件審批人審批其實(shí)用性，確保質(zhì)量管理體系和HSE管理體系運(yùn)行起重要作用的場(chǎng)所得到有效版本。文件領(lǐng)用人在“文件發(fā)放登記表”簽名領(lǐng)取注有分發(fā)號(hào)、編號(hào)或加蓋“受控”印章的受控文件。每份文件都有不同的分發(fā)號(hào)，以便于追溯。當(dāng)需使用文件的人員未領(lǐng)到文件時(shí)，不得隨意借用其他人的文件復(fù)印，應(yīng)道文件管理部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。公司內(nèi)不得使用受控文件的復(fù)印件。4、工作程序當(dāng)受控文件被損壞不能使用時(shí)，原文件持有者應(yīng)到文件管理部門領(lǐng)用新本，并交回舊本。當(dāng)文件被丟失，源文件持有者按條辦理申請(qǐng)領(lǐng)用手續(xù)，但必須在領(lǐng)用申請(qǐng)中說明原因，文件管理員在補(bǔ)發(fā)文件時(shí)應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào)，并注明丟失文件的分發(fā)號(hào)作廢。必要時(shí)，將作廢文件的分發(fā)號(hào)通知各部門，防止誤用。電子公文的手法按《中國(guó)石油寧夏石化公司電子文件系統(tǒng)運(yùn)行管理規(guī)定》第六章第二十四條收文流程和第二十五條發(fā)文流程執(zhí)行。4、工作程序4.4.2非受控文件的發(fā)放：非受控文件由文件發(fā)放部門進(jìn)行登記發(fā)放。4.5文件的更改4.51.文件需要更改時(shí)，應(yīng)由文件更改人提出，文件更改部門的負(fù)責(zé)人審核，填寫“文件更改申請(qǐng)單”說明更改原因，對(duì)重要的更改（如技術(shù)參數(shù)）還應(yīng)附有充分的證據(jù)。4.5.2文件更改的審核、批準(zhǔn)應(yīng)由原審批人進(jìn)行，當(dāng)原審批人不在職時(shí)可由接替其崗位的人員審批，但必須提供原審批時(shí)的背景材料。4.5.3文件更改時(shí)注明更改標(biāo)記和更改生效時(shí)間，對(duì)更改不大的文件應(yīng)發(fā)放“文件更改通知單”，并按“文件發(fā)放登記表”的迷你孤單及時(shí)將更改內(nèi)容發(fā)放到個(gè)使用場(chǎng)所，有文件管理員組織實(shí)施更改。4.5.4文件更改可采用劃改、粘貼或換頁(yè)等方式，具體更改方式應(yīng)在“文件更改通知單”中予以明確。4.5.5所有經(jīng)更改的文件應(yīng)注明其更改狀態(tài)。質(zhì)量健康安全環(huán)境管理手冊(cè)和程序文件以版次和修改狀態(tài)作為標(biāo)識(shí)表明文件更改狀態(tài)。其他文件和記錄表格以年代號(hào)作為標(biāo)識(shí)表明文件更改狀態(tài)，文件在同一年內(nèi)進(jìn)行修改時(shí)，以：“-1，-2……”等順序號(hào)作為標(biāo)識(shí)表明現(xiàn)在文件的修改狀態(tài)。4、工作程序4.5.6記錄格式的更改記錄表格的格式根據(jù)實(shí)際情況需要更改時(shí)，由使用部門提供新設(shè)計(jì)的記錄表格的樣本，執(zhí)行4.2.7條款的審批程序，其編碼仍沿用原編碼，并報(bào)質(zhì)量安全環(huán)保處備案。在新紀(jì)錄表格投入使用的同時(shí)舊的記錄表格作廢，停止使用。4、工作程序4.6文件的作廢4.6.4電子公文的作廢以公文系統(tǒng)中規(guī)定的新程序、標(biāo)準(zhǔn)制度生效時(shí)間為準(zhǔn)，同時(shí)廢止舊版程序、標(biāo)準(zhǔn)、制度。相關(guān)部門按上述管理規(guī)定進(jìn)行先用制度的清理。

4.6.2作廢文件的管理，由文件管理員按“文件發(fā)放登記表”收回并記錄，作廢文件由文件管理員填寫“文件銷毀申請(qǐng)單”，經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。

4.6.3不論銀河原因二保留的作廢文件由申請(qǐng)人填寫“文件作廢保留申請(qǐng)單”，經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并文件上加蓋“作廢保留”印章后，方可留用，并隔離保存。

4.6.1文件經(jīng)多次更改或文件需大幅度修改時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版。原版次文件作廢，換發(fā)新版本。4、工作程序4.7文件的管理4.7.1文件采用統(tǒng)一歸口，分級(jí)管理的方法，各部門建立本部門分管的受控文件清單，質(zhì)量安全環(huán)保處負(fù)責(zé)匯總體系的受控文件清單，總經(jīng)理辦負(fù)責(zé)以公司名義引發(fā)的文件以及外來管理性文件的管理。4.7.2各部門在每次內(nèi)審前檢查新一次本部門分管的受控文件清單，并報(bào)質(zhì)量安全環(huán)保處一份，質(zhì)量安全環(huán)保處根據(jù)修改情況匯總受控文件清單。4.7.3各部門依據(jù)公司總的受控文件清單的現(xiàn)行有效狀態(tài)在每次內(nèi)部質(zhì)量管理體系和HSE管理體系審核前全面審查各類在用文件的有效性，核查各在用著手中的文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4、工作程序4.7.4文件經(jīng)擬制審核批準(zhǔn)后，原版文件由文件管理員填寫“歸檔登記表”并列入“受控文件清單”中。電子文件也由文件管理員進(jìn)行歸檔登記。4.7.5需臨時(shí)借閱文件的人員，填寫“文件借閱申請(qǐng)單”，4、工作程序4.8外來文件的控制外來管理性文件由總經(jīng)理辦負(fù)責(zé)接收、登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后轉(zhuǎn)發(fā)到各使用部門。4.9轉(zhuǎn)發(fā)文件的控制公司內(nèi)部文件需要轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)，由