物業(yè)公司資料文件管理制度

資料文件管理制度第一節(jié)總則一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理，做好公司資料文件管理工作，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。二、公司資料文件是傳達(dá)方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請(qǐng)示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告狀況、溝通信息的重要工具。因此，必需認(rèn)真做好資料文件的管理工作，有效地為公司進(jìn)展服務(wù)。三、公司全體職工或員工都應(yīng)發(fā)揚(yáng)深化調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實(shí)際、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，努力提高資料文件質(zhì)量和處理效率。四、資料文件處理必需做到準(zhǔn)確、及時(shí)、平安，嚴(yán)格依照規(guī)定的時(shí)限和要求履行。公司資料文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。第二節(jié)資料文件分類一、規(guī)定。發(fā)布重要的行政規(guī)章制度，實(shí)行重大的強(qiáng)制性行政措施，用“規(guī)定”。二、確定、決議。對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出支配，用“確定”。經(jīng)會(huì)議爭(zhēng)論??通過并要求貫徹的事項(xiàng)，用“決議”。三、通知。轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)資料文件，批轉(zhuǎn)下級(jí)資料文件，要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用“通知”。四、通報(bào)。表彰先進(jìn)，批判錯(cuò)誤，傳達(dá)重要信息，用“通報(bào)”。五、請(qǐng)示、報(bào)告。向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。向上級(jí)匯報(bào)工作、反映狀況、提出建議，用“報(bào)告”。六、批復(fù)。答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用“批復(fù)”。七、函。商洽工作、詢問問題、向關(guān)于主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等，用“函”。第三節(jié)資料文件格式一、資料文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報(bào)（送）單位（部門）等部份組建。二、資料文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括資料文件的主要內(nèi)容。三、發(fā)文字號(hào)包括代號(hào)、年號(hào)、挨次號(hào)。四、公司發(fā)文代號(hào)分為四種：①“xxx發(fā)”、②“xxx人發(fā)”、③“xxx客發(fā)”。冠以上述發(fā)文代號(hào)的內(nèi)發(fā)資料文件應(yīng)對(duì)全公司具有效力，對(duì)外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。發(fā)文一般應(yīng)該是對(duì)公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項(xiàng)的宣告，日?！皒xx發(fā)”用于公司及各部門的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文，由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)；“xxx人發(fā)”、“xxx客發(fā)”分別用于人力資源部的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對(duì)外發(fā)文，資料文件由發(fā)文部門自行編號(hào)，總經(jīng)辦統(tǒng)一認(rèn)定。（公司其他部門均以“xxx發(fā)”的代號(hào)發(fā)文，以②、③代號(hào)發(fā)文，須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。）五、資料文件必需蓋章或簽字。六、密級(jí)分為“絕密”、“隱秘”、“隱秘”。七、緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。八、資料文件內(nèi)容要求事實(shí)清晰、觀點(diǎn)鮮亮、條理清晰、文字精煉、用語(yǔ)準(zhǔn)確。九、發(fā)文單位必需注明全稱。十、多頁(yè)資料文件應(yīng)標(biāo)明頁(yè)碼。十一、文字從左至右橫寫、橫排，左側(cè)留裝訂位。十二、資料文件紙一般使用A4型。第四節(jié)收文一、收文一律使用《收文簿》。二、外單位來文均由行政部指派專人收文，由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記，依據(jù)資料文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門。第五節(jié)辦文一、辦文包括資料文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一支配，包括資料文件的分送、傳遞和催辦。三、協(xié)辦部門必需樂觀協(xié)作主辦部門履行資料文件處理。四、資料文件的催辦由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)，防止漏辦或延誤。五、嚴(yán)格依照時(shí)限要求履行。六、資料文件傳遞必需保證平安，完善簽收手續(xù)，防止資料文件遺失。七、資料文件辦理完畢后，統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指派專人保管、立卷歸檔。第六節(jié)發(fā)文一、發(fā)文一律使用《xxx公司發(fā)文稿紙》。二、發(fā)文程序如下：公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理核準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案對(duì)外發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案第七節(jié)其他一、時(shí)限要求：1、特急：限４個(gè)工作時(shí)內(nèi)履行。2、急：限８?jìng)€(gè)工作時(shí)內(nèi)履行。3、平：限１６個(gè)工作時(shí)內(nèi)履行。二、資料文件的保密要求：1、絕密資料文件：閱后應(yīng)馬上退回發(fā)文部門