檔案管理培訓(xùn)文案

檔案管理制度一、概述二、檔案管理依據(jù)三、檔案管理要求及填寫要點(diǎn)四、資料管理辦法主要內(nèi)容檔案

是什么一、概述檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

工程造價(jià)咨詢檔案是指咨詢企業(yè)從接受委托、調(diào)研、取證、編審、合議、復(fù)核、審批到出具報(bào)告書全過(guò)程中形成的具有查考和保存價(jià)值的文件和材料。工程造價(jià)咨詢企業(yè)應(yīng)當(dāng)從組織措施、經(jīng)濟(jì)措施、管理措施入手，在人員、制度、機(jī)構(gòu)等方面，建立、健全檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)，使本企業(yè)檔案管理工作制度化。工程造價(jià)咨詢檔案屬于長(zhǎng)期保管機(jī)密文件，各企業(yè)完成咨詢業(yè)務(wù)后必須逐項(xiàng)建立檔案，并應(yīng)登記造冊(cè)、專人進(jìn)行管理，建立起造價(jià)咨詢業(yè)務(wù)臺(tái)賬。工程造價(jià)咨詢檔案管理員干什么建設(shè)工程造價(jià)咨詢資料員的工作是一項(xiàng)集工程造價(jià)咨詢檔案搜集及管理為一體的復(fù)合專業(yè)工作，必須具備一定的工程造價(jià)咨詢專業(yè)知識(shí)、檔案搜集及管理專業(yè)知識(shí)、操作及應(yīng)用計(jì)算機(jī)與相關(guān)office軟件能力。1）了解國(guó)家、省、市建設(shè)工程造價(jià)咨詢行業(yè)的有關(guān)法律、法規(guī)、執(zhí)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范；2）理解建設(shè)工程造價(jià)咨詢的成果文件，了解工程造價(jià)咨詢各類型成果文件的組成內(nèi)容及相關(guān)聯(lián)系；3）熟悉建設(shè)工程造價(jià)咨詢的工作流程、各階段所應(yīng)完成的工作內(nèi)容及所應(yīng)提交的相關(guān)資料；4）熟悉工程造價(jià)咨詢過(guò)程中執(zhí)業(yè)檔案資料的收集及管理，并且能夠正確歸納相關(guān)表格；5）能熟練操作計(jì)算機(jī)及相關(guān)office軟件，并能將計(jì)算機(jī)與檔案管理工作緊密結(jié)合起來(lái)，以提高檔案管理工作效率。2023/5/22項(xiàng)目資料工程咨詢合同往來(lái)票據(jù)會(huì)議記錄報(bào)告書過(guò)程文件1、湖北省建設(shè)廳2000年2月28日《湖北省建設(shè)工程咨詢執(zhí)業(yè)準(zhǔn)則（試行）》；（文件匯編下冊(cè)第569頁(yè)）；2、中國(guó)建設(shè)工程造價(jià)管理協(xié)會(huì)2002年6月18日《工程造價(jià)咨詢業(yè)務(wù)操作指導(dǎo)規(guī)程》中價(jià)協(xié)[2002]016號(hào)；（文件匯編下冊(cè)第623頁(yè)）3、武漢市工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)定額管理站2014年12月15日《武漢市建設(shè)工程造價(jià)咨詢檔案管理指導(dǎo)意見(jiàn)》武建標(biāo)定[2014]3號(hào)；4、湖北省地方標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程造價(jià)咨詢質(zhì)量控制規(guī)范》（DB42/T823-2012）;5、武漢市建設(shè)委員會(huì)2009年8月17日《湖北省工程造價(jià)咨詢企業(yè)管理實(shí)施細(xì)則（試行）》武建[2009]165號(hào)；6、武漢市建設(shè)工程造價(jià)管理站2010年3月24日《武漢市工程造價(jià)咨詢企業(yè)資料員管理暫行辦法》武建價(jià)字[2010]5號(hào)；7、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328-2001。2023/5/22二、檔案管理依據(jù)1、工程造價(jià)咨詢合同：造價(jià)咨詢合同可以為單項(xiàng)工程合同、年度合同以及框架協(xié)議；司法鑒定、政府財(cái)政審計(jì)委托書可視為咨詢合同；

合同應(yīng)采用《建設(shè)工程造價(jià)咨詢合同》（示范文本：GF-2002-0212)；

合同簽訂雙方的相關(guān)信息（開(kāi)戶銀行的名稱及行號(hào)、賬號(hào)、法定代表人或委托代理人的簽章、合同簽訂日期）填寫應(yīng)盡量完整；對(duì)項(xiàng)目的造價(jià)咨詢時(shí)間應(yīng)進(jìn)行明確約定；對(duì)造價(jià)咨詢收費(fèi)及付款方式應(yīng)進(jìn)行明確約定。2023/5/22三、檔案管理要求及填寫要點(diǎn)2、工程造價(jià)咨詢相關(guān)資料交接清單：咨詢資料按照湖北省地方標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程造價(jià)咨詢質(zhì)量控制規(guī)范》（DB42/T823-2012）中要求進(jìn)行核算（估算按第6.2.2條、概算按第7.2.2條、預(yù)算按第8.2.2條至第8.2.5條、結(jié)算按第9.2.2條及第9.2.3條、決算按第10.2.4條、投資后評(píng)價(jià)按第13.2.3條）

資料交接時(shí)的相關(guān)手續(xù)和交接時(shí)間要完備；

例：

工程清單及招標(biāo)控制價(jià)的編制（C類）所需資料：

招標(biāo)文件、招標(biāo)答疑紀(jì)要文件、設(shè)計(jì)施工圖紙、甲控或甲供設(shè)備及材料清單；

工程竣工結(jié)算審核（B類）所需資料：

工程招標(biāo)文件、招標(biāo)答疑紀(jì)要文件、投標(biāo)文件、施工合同及補(bǔ)充協(xié)議、主要甲供或甲供材料及設(shè)備價(jià)格簽證單據(jù)、送審工程結(jié)算書、設(shè)計(jì)變更單、現(xiàn)場(chǎng)簽證單、會(huì)議紀(jì)要、其他影響工程造價(jià)的相關(guān)資料等2023/5/223、工程造價(jià)咨詢工作方案：咨詢工作目標(biāo)和范圍要明確，應(yīng)根據(jù)工程項(xiàng)目的實(shí)際情況進(jìn)行編制；工作程序和處理原則應(yīng)根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目的類別及實(shí)際情況進(jìn)行編制，不能一概而論；4、業(yè)務(wù)操作階段：

該階段主要分為招投標(biāo)階段、施工階段、全過(guò)程服務(wù)階段、竣工結(jié)算階段等4個(gè)階段。（施工階段和全過(guò)程服務(wù)階段暫無(wú)明確的資料管理制度，但是需根據(jù)實(shí)際情況收集及整理過(guò)程文件）

招投標(biāo)階段：招標(biāo)控制價(jià)及預(yù)算價(jià)

竣工結(jié)（決）算計(jì)后評(píng)價(jià)階段：竣工結(jié)（決）算計(jì)價(jià)方式與施工合同或協(xié)議的約定不符，扣35分；缺項(xiàng)定額補(bǔ)充計(jì)算的項(xiàng)目如按照業(yè)主方簽字蓋章確認(rèn)的簽證價(jià)（應(yīng)是合理范圍的價(jià)格）計(jì)算的，雖未履行備案手續(xù)，但不扣分。

2023/5/225、造價(jià)咨詢相關(guān)資料：

1）工程項(xiàng)目施工合同及補(bǔ)充協(xié)議；2）招標(biāo)文件（含招標(biāo)答疑紀(jì)要、補(bǔ)充招標(biāo)文件）；3）投標(biāo)文件（商務(wù)標(biāo)、技術(shù)標(biāo)文件及投標(biāo)過(guò)程中與工程造價(jià)有關(guān)的相關(guān)承若文件）4）工程結(jié)算書（應(yīng)為有效送審結(jié)算書，相關(guān)人員的簽章及施工單位的公章，業(yè)主單位的同意送審簽章）；5）設(shè)計(jì)變更單；6）工作聯(lián)系函；7）現(xiàn)場(chǎng)簽證單；8）現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄；9）索賠記錄；10）咨詢業(yè)務(wù)會(huì)商記錄；11）材料價(jià)格簽證單；12）造價(jià)協(xié)調(diào)會(huì)議記錄等相關(guān)資料。2023/5/226、成果文件：

成果文件包含：編審確認(rèn)表、工程造價(jià)編審匯總表、工程預(yù)結(jié)算書）、工程造價(jià)咨詢報(bào)告書、成果文件扉頁(yè)（應(yīng)體現(xiàn)公司的三級(jí)復(fù)核程序及復(fù)合意見(jiàn)

咨詢成果文件歸檔資料按湖北省地方標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程造價(jià)咨詢質(zhì)量控制規(guī)范》【DB42/T823-2012】第5.4.7條規(guī)定執(zhí)行，咨詢過(guò)程文件歸檔資料按湖北省地方標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程造價(jià)咨詢質(zhì)量控制規(guī)范》【DB42/T823-2012】第5.4.6.2條規(guī)定執(zhí)行

應(yīng)注意的問(wèn)題：編審確認(rèn)表中三方簽章中應(yīng)為公章，不能為項(xiàng)目部章、部門公章、合同專用章；工程造價(jià)編審匯總表中應(yīng)明確有咨詢單位名稱和時(shí)間落款，并加蓋公章，造價(jià)咨詢單位代表人應(yīng)為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及以上人員簽字。2023/5/227、造價(jià)咨詢項(xiàng)目校審記錄表

編制人應(yīng)對(duì)校核人、審核人對(duì)工程項(xiàng)目咨詢文件初稿所提出的相關(guān)錯(cuò)誤進(jìn)行確認(rèn)并修改，校核人和審核人不能為同一人，且應(yīng)與項(xiàng)目操作人員配置一覽表、工程造價(jià)咨詢工作方案中的人員安排保持一致；（注：如出現(xiàn)校核欄及審核欄中出現(xiàn)校（審）核無(wú)誤字樣的意見(jiàn)，一律視為未進(jìn)行校審）8、與成果文件相關(guān)的計(jì)算底稿

過(guò)程文件的修改及校審痕跡盡可能的保留存檔；

最終的成果文件需注意版本號(hào)，要求和最終的報(bào)告結(jié)果相一致。2023/5/229、造價(jià)咨詢項(xiàng)目征詢意見(jiàn)回訪記錄表

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)該項(xiàng)目的造價(jià)咨詢工作進(jìn)行匯總小結(jié)，對(duì)工作工程中的不足之處、重要節(jié)點(diǎn)及需要改進(jìn)的地方應(yīng)做出說(shuō)明，以利于公司技術(shù)負(fù)責(zé)人根據(jù)該項(xiàng)目的實(shí)施情況提出完善措施。10、建設(shè)工程預(yù)算結(jié)算協(xié)調(diào)會(huì)議記錄

造價(jià)咨詢單位在咨詢工作過(guò)程中，應(yīng)和建設(shè)單位、施工單位在招標(biāo)文件、招標(biāo)答疑紀(jì)要文件、施工合同（補(bǔ)充協(xié)議)、設(shè)計(jì)變更及現(xiàn)場(chǎng)簽證單據(jù)、甲供或甲控設(shè)備及材料價(jià)格簽證單據(jù)等經(jīng)濟(jì)文件的理解上出現(xiàn)分歧時(shí)，應(yīng)組織相關(guān)各方進(jìn)行協(xié)調(diào)會(huì)議，會(huì)議中形成的相關(guān)最終意見(jiàn)組織成協(xié)調(diào)會(huì)議記錄，與會(huì)各方應(yīng)在協(xié)調(diào)會(huì)議記錄上簽字蓋章，生效后作為造價(jià)咨詢成果文件的依據(jù)文件進(jìn)行存單備查。2023/5/2211、成獵果文襯件交優(yōu)付登特記表應(yīng)完陣整填無(wú)寫項(xiàng)牽目標(biāo)悠示、服成果巷文件尋名稱傾、總快份數(shù)寄（含職存單查）、利委托昨方名嗽稱、辯分發(fā)勞情況勺；簽?zāi)晔諉螡q位及趟經(jīng)手鄭人應(yīng)廊進(jìn)行淡簽章酷認(rèn)可環(huán)；簽掠收時(shí)叢間應(yīng)圍明確堅(jiān)。有延條件赤的請(qǐng)隱款下播盡量洽要求店簽收萍單位遙加蓋漁公章遙，以首防止憶日后改關(guān)于灶成果還文件召是否胃送達(dá)巨引起者相關(guān)迫糾紛壩。12、項(xiàng)擇目備劍案資藝料20隔15年3月1日起侍停止散辦理膠備案摔，但15年3月1日前壺的工午程需碼要備導(dǎo)案資異料；阻在武保漢市槐外承思接工寇程造革價(jià)咨虎詢項(xiàng)延目的茅，應(yīng)絮到項(xiàng)偉目所豬在地抗的工極程造哪價(jià)管禍理機(jī)栗構(gòu)及要時(shí)辦變理單芳項(xiàng)業(yè)喊務(wù)告芝知性悲備案劉，并楚做好竟存檔鴿資料固。13、咨理詢業(yè)掃務(wù)檔道案的寨時(shí)效蔽性：轉(zhuǎn)自項(xiàng)瞎目完垃結(jié)后嗎開(kāi)始獅歸檔扣之日就起，壤保存綁期不擊少于5年。20微23魂/5豪/1揉8采購(gòu)授合同其遍它技術(shù)撥資料招投遣標(biāo)資榆料往來(lái)呀文件銷售貼合同同時(shí)建立索引檔案放哪微兒四、礎(chǔ)資料辭管理欣辦法容易燃分類易于爬保密保護(hù)每性好檢索唉簡(jiǎn)便1．抽堤屜式誼直立金檔案202．開(kāi)語(yǔ)放式必橫向丸檔案整齊缺劃一便于開(kāi)取閱易于序查找保密醬性一輩般213．穿箭孔式溉活頁(yè)認(rèn)夾容易務(wù)損毀有順勾序性保密霞性差容易粥保存22標(biāo)準(zhǔn)繡統(tǒng)一便于麥存取長(zhǎng)期戲保存保護(hù)材性好4．檔擇案盒23靈活銀取用存量棚較小容易融脫落5．金嫩屬文榴件夾24隔水跳防污拿取至方便保密榨性低暫時(shí)伍保存6．透乎明資容料袋25拿取亭方便臨時(shí)支存取保密會(huì)性差7．多嫩層資假料盒26檔案如何男管格式統(tǒng)一標(biāo)識(shí)鮮明科學(xué)分類及時(shí)記錄統(tǒng)妨一29鮮孫明紅綠藍(lán)黃茶顏色管理31分類32按對(duì)象劃分按主題劃分按