報(bào)告制作規(guī)范

華院分析培訓(xùn)課程之

PPT報(bào)告制作規(guī)范

課程安排分析報(bào)告的構(gòu)架方法PPT制作的版面布局文本一致性圖表設(shè)置技巧提高效率技巧123452第3頁(yè)SOLVINGTHEPROBLEM

分析問(wèn)題的方法（由因到果）Facts

事實(shí)

Analyses

分析Conclusions

結(jié)論Recommendations

建議方案COMMUNICATINGTHESOLUTION

溝通解決問(wèn)題的辦法（由果及因）Recommendations

建議方案Actions/steps/reasons

行動(dòng)/步驟/理由Facts/analyses

事實(shí)/分析Whatshouldbedone?

該做什麼？Howorwhyshoulditbedone?

為什麼該做這些？如何做？Howdoyouknowtherecommendationsaresound?

怎麼知道這建議方案是完善的？溝通問(wèn)題與分析問(wèn)題的差別報(bào)告制作規(guī)范第4頁(yè)結(jié)論－Mckinsey倡導(dǎo)的金字塔思想雪莉吾友：我倆是多年老朋友了，共渡過(guò)許多好時(shí)光…但一個(gè)月前你說(shuō)了些令人難受的話…上兩星期你又沒(méi)來(lái)參加我辦的宴會(huì)…后來(lái)…雪莉吾友：我恨你！因?yàn)?。。。。。。。?bào)告制作規(guī)范第5頁(yè)中心思想主要理由中心思想論證式組合式論證式與組合式表達(dá)報(bào)告制作規(guī)范第6頁(yè)中心思想中心思想論證式組合式論證式與邏輯組合的利弊利

弊便于記住要點(diǎn)對(duì)注重具體措施的聽眾極為有效一點(diǎn)被否定，其余各點(diǎn)仍具說(shuō)服力聽眾可能有勉強(qiáng)之嫌證明內(nèi)容的必然走向(沒(méi)有第二條路可走)對(duì)有拒絕心理的聽眾尤為有效如聽眾對(duì)「情況」或「意見」有異議，該論證即失去了說(shuō)服力聽眾在聽到最后的「所以」結(jié)論時(shí)前，先要記憶大量信息利

弊報(bào)告制作規(guī)范第7頁(yè)練習(xí)題一報(bào)告制作規(guī)范第8頁(yè)練習(xí)題一答案報(bào)告制作規(guī)范第9頁(yè)練習(xí)題一答案（續(xù)）報(bào)告制作規(guī)范第10頁(yè)課程安排分析報(bào)告的構(gòu)架方法PPT制作的版面布局文本一致性圖表設(shè)置技巧提高效率技巧12345報(bào)告制作規(guī)范第11頁(yè)制作PPT的第一要旨：空間感報(bào)告制作規(guī)范第12頁(yè)制作PPT的第二要旨：信息傳遞及其布局要說(shuō)明的要點(diǎn)/分析結(jié)論點(diǎn)/主要建議（一頁(yè)P(yáng)PT只傳遞一個(gè)觀點(diǎn)）來(lái)源/假設(shè)/說(shuō)明/備注論據(jù)/要點(diǎn)………報(bào)告制作規(guī)范第13頁(yè)制作PPT的第三要旨：圖＋表＋文字，應(yīng)做何取舍？報(bào)告制作規(guī)范第14頁(yè)母板設(shè)計(jì)報(bào)告制作規(guī)范第15頁(yè)課程安排分析報(bào)告的構(gòu)架方法PPT制作的版面布局文本一致性圖表設(shè)置技巧提高效率技巧12345報(bào)告制作規(guī)范第16頁(yè)一致性使演示更加的專業(yè)。一致性包括:1、字體一致

2、標(biāo)題、字體、樣式、大小、編號(hào)風(fēng)格和排列的一致

3、一張頁(yè)面中圖的大小和風(fēng)格一致

4、縮寫和術(shù)語(yǔ)一致

5、舉例一致性，比如例子的標(biāo)題、例子的句式、承上啟下等等

6、敘述風(fēng)格一致

文本一致性有問(wèn)題嗎？報(bào)告制作規(guī)范第17頁(yè)不一致的舉例報(bào)告制作規(guī)范第18頁(yè)文本的注意事項(xiàng)：編號(hào)和換行編號(hào)PowerPoint中最好不要用長(zhǎng)篇大論的文字，演示需要用簡(jiǎn)短的語(yǔ)句表達(dá)交流的中心思想。所以建議給文本進(jìn)行編號(hào)；不要所有的編號(hào)都用一種類型，子標(biāo)題和一些不重要的論點(diǎn)可以使用不同的編號(hào)。換行單字換行就是在一段或是一行的最后出現(xiàn)的一個(gè)單獨(dú)的文字，一個(gè)文字占一行；調(diào)整文本框來(lái)避免單字換行，最好在最后一行放更多的字而不是一個(gè)字。報(bào)告制作規(guī)范第19頁(yè)圖形與文字默認(rèn)格式報(bào)告制作規(guī)范第20頁(yè)復(fù)制-粘貼注意事項(xiàng)報(bào)告制作規(guī)范第21頁(yè)課程安排分析報(bào)告的構(gòu)架方法PPT制作的版面布局文本一致性圖表設(shè)置技巧提高效率技巧12345報(bào)告制作規(guī)范第22頁(yè)圖表的兩種主要形式數(shù)據(jù)類圖表概念類圖表報(bào)告制作規(guī)范第23頁(yè)數(shù)據(jù)類圖表：不同的表達(dá)方式應(yīng)該選擇不同的圖形報(bào)告制作規(guī)范第24頁(yè)五種基本的圖表類型報(bào)告制作規(guī)范第25頁(yè)數(shù)據(jù)圖表的三個(gè)步驟之一：確定要表達(dá)的信息報(bào)告制作規(guī)范第26頁(yè)數(shù)據(jù)圖表的三個(gè)步驟之二：確定比較類型報(bào)告制作規(guī)范第27頁(yè)數(shù)據(jù)圖表的三個(gè)步驟之三：選擇圖表類型報(bào)告制作規(guī)范第28頁(yè)Officegraphics簡(jiǎn)介Officegraphics提供了方便的圖表繪制功能，在excel和powerpoint中均可以使用該功能。圖表的組成銷售額（萬(wàn)元）圖例網(wǎng)格線數(shù)據(jù)標(biāo)志刻度線標(biāo)志數(shù)值軸標(biāo)題背景數(shù)據(jù)單位報(bào)告制作規(guī)范第29頁(yè)柱形圖柱形圖用于顯示一段時(shí)期內(nèi)數(shù)據(jù)隨時(shí)間的變化或者對(duì)各數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行比較。柱形圖中，橫軸表示分類，縱軸表示數(shù)值。報(bào)告制作規(guī)范第30頁(yè)最基本的柱形圖柱形圖用于顯示一段時(shí)期內(nèi)數(shù)據(jù)隨時(shí)間的變化或者對(duì)各數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行比較。報(bào)告制作規(guī)范第31頁(yè)堆積柱形圖堆積柱狀圖可以表示細(xì)分的高、中、低端產(chǎn)品/市場(chǎng)的容量隨時(shí)間/地市的變化。報(bào)告制作規(guī)范第32頁(yè)百分比柱形圖百分比柱狀圖可以表示總體構(gòu)成隨時(shí)間/地市的變化。報(bào)告制作規(guī)范第33頁(yè)瀑布柱形圖瀑布柱狀圖可以形象地表示總體的組成、增長(zhǎng)、目標(biāo)的達(dá)成情況等報(bào)告制作規(guī)范第34頁(yè)柱形圖橫放：條形圖條形圖更常用作類比，而且相對(duì)于柱形圖有其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)報(bào)告制作規(guī)范第35頁(yè)折線圖拆線圖的注意事項(xiàng)報(bào)告制作規(guī)范第36頁(yè)餅圖餅圖的注意事項(xiàng)（2）報(bào)告制作規(guī)范第37頁(yè)餅圖餅圖的注意事項(xiàng)（3）報(bào)告制作規(guī)范第38頁(yè)EXCEL_PPT圖表注意事項(xiàng)報(bào)告制作規(guī)范第39頁(yè)概念類圖表：常見的主要類型報(bào)告制作規(guī)范第40頁(yè)甘特圖工作計(jì)劃中各“事件”之間在時(shí)間上的相互關(guān)系報(bào)告制作規(guī)范第41頁(yè)流程圖流程圖的注意事項(xiàng)：

1、用箭頭表示流程的方向；

2、用不同類型的線表示不同類型的流程；

3、用不用形狀的框區(qū)別不同的功能；

4、用箭頭上的百分比表示分配的流向；

5、很多組織圖的注意事項(xiàng)同樣適用于流程圖，比如線的格式、框的粗細(xì)、寬度等。報(bào)告制作規(guī)范第42頁(yè)只要你能想像，沒(méi)有什么不可以做成圖形概念圖報(bào)告制作規(guī)范第43頁(yè)矩陣圖是分段的強(qiáng)大工具，它不局限于2×2的矩陣，你可以自由的應(yīng)用2×3\3×3….的格式。一定要把數(shù)軸標(biāo)注清楚，以便讀者可以立即了解“最好的”和“最高的”是在哪里。把關(guān)注的段填充上顏色也是必須的。矩陣圖報(bào)告制作規(guī)范第44頁(yè)常見圖表問(wèn)題常見圖表問(wèn)題組合圖表圖表元素設(shè)置按比例縮放圖表截圖與壓縮報(bào)告制作規(guī)范第45頁(yè)課程安排分析報(bào)告的構(gòu)架方法PPT制作的版面布局文本一致性圖表設(shè)置技巧提高效率技巧12345報(bào)告制作規(guī)范第46頁(yè)第一種方法：一般人需要16秒：選擇目標(biāo)——按“復(fù)制”按鈕——按“粘貼”按鈕——把復(fù)制的那個(gè)從原始的那個(gè)上邊移選擇正確的位置擺放第二種方法：使用Ctrl-D(F4)代替Ctrl-C＋Ctrl-V，可以提高2－4秒第三種方法：我只需要2秒，我的做法是…什么是效率？復(fù)制并對(duì)齊一個(gè)對(duì)象需要多少時(shí)間？報(bào)告制作規(guī)范第47頁(yè)定義自己的“桌面”快捷鍵移動(dòng)和復(fù)制選中格式化文本格式化線條格式化對(duì)象提高效率的主要方法報(bào)告制作規(guī)范第48頁(yè)這里說(shuō)的“桌面”是你和PowerPoint的接口。定義桌面的目的就是使工作環(huán)境更加的舒服，這樣一來(lái)就把工作中的干擾減少到最低限度。如何定義“桌面”：在菜單欄選擇工具定義，然后按”命令”按鈕，把要選擇的圖標(biāo)移動(dòng)到活動(dòng)工具欄中定義自己的“桌面”報(bào)告制作規(guī)范第49頁(yè)定義自己的桌面：用自己公司的標(biāo)準(zhǔn)格式作為幻燈片的模板報(bào)告制作規(guī)范第50頁(yè)使用快捷鍵是最高效的繪圖方法復(fù)制剪切粘貼保存全選撤消打開插入新幻燈片調(diào)出網(wǎng)格線組合解除組合字體加粗斜體下滑線字體放大字體縮小報(bào)告制作規(guī)范第51頁(yè)使用鼠標(biāo)可以很自由的移動(dòng)對(duì)象。但是如果你想縱向或是橫向的平行移動(dòng)，就必須同時(shí)按住Shift鍵；如果你想復(fù)制一個(gè)對(duì)象并且把它移動(dòng)到和原始對(duì)象平行的位置，可以按住Ctrl和Shift的同時(shí)移動(dòng)對(duì)象。移動(dòng)和復(fù)制過(guò)程中的技巧報(bào)告制作規(guī)范第52頁(yè)把鼠標(biāo)移動(dòng)到一個(gè)對(duì)象上并且點(diǎn)擊,選中對(duì)象；按住鼠標(biāo)左鍵并且拖動(dòng)光標(biāo),就可以選中所有拖動(dòng)區(qū)域內(nèi)的對(duì)象；如果你想選擇一些分散的對(duì)象,就可以按住Ctrl鍵一個(gè)一個(gè)的選中；Ctrl-A可以進(jìn)行全選；在一個(gè)文本框中,三次點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵,可以選擇段落；點(diǎn)擊兩次,可以選擇詞組；選擇文本框的最快的方法是在點(diǎn)擊文本的任何地方的時(shí)候都按住Shift鍵或者Ctrl鍵。選中的技巧報(bào)告制作規(guī)范第53頁(yè)格式化文本與格式刷（F4）字體的大?。畲蟮?6號(hào)字，最小的是6號(hào)項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)—PowerPoint中提供了很多的項(xiàng)目編號(hào)的樣式可供選擇項(xiàng)目的縮進(jìn)－可以利用PowerPoint的標(biāo)尺實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的合理縮進(jìn)字體的大?。畲蟮?6號(hào)字，最小的是6號(hào)項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)—PowerPoint中提供了很多的項(xiàng)目編號(hào)的樣式可供選擇項(xiàng)目的縮進(jìn)－可以利用PowerPoint的標(biāo)尺實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的合理縮進(jìn)字體的大?。畲蟮?6號(hào)字，最小的是6號(hào)項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)—PowerPoint中提供了很多的項(xiàng)目編號(hào)的樣式可供選擇項(xiàng)目的縮進(jìn)－可以利用PowerPoint的標(biāo)尺實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的合理縮進(jìn)報(bào)告制作規(guī)范第54頁(yè)畫一條直線很簡(jiǎn)單；如果你需要這條線或是水平的或是垂直,或者要有一定的角度:15度,30度,45度,60度,75度等，你會(huì)怎么畫？我的方法是：Shift鍵…如何畫一條折線請(qǐng)不要畫三條直線在把他們連接在一起,這個(gè)非常浪費(fèi)時(shí)間并且難以編輯；我的方法是用PowerPoint提供的自選圖形功能畫…格式化線條報(bào)告制作規(guī)范第55頁(yè)格式化線條如何連接幾個(gè)圖形畫若干條直線在把他們連接在一起；這個(gè)非常浪費(fèi)時(shí)間并且難以編輯。我的方法是…報(bào)告制作規(guī)范第56頁(yè)大家都知道如何改變對(duì)象的形狀嗎？如果你想成比例的改變對(duì)象，你怎么做？你是事經(jīng)常遇到一個(gè)圓形會(huì)變