煤礦調(diào)度文檔管理制度

/煤礦調(diào)度文檔管理制度一、背景煤礦是國民經(jīng)濟的重要組成部分，生產(chǎn)安全至關(guān)重要。合理的文檔管理制度可以幫助煤礦更好地管理生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的各種文件和資料，做到文件的規(guī)范化管理，減少文檔管理過程中的遺漏、錯誤和混亂，提高生產(chǎn)效率，確保生產(chǎn)安全。二、目的通過建立煤礦調(diào)度文檔管理制度，加強煤礦文件資料的管理工作，做到清晰、規(guī)范、標準化、便于查找和歸檔，使文檔管理工作更加規(guī)范化、科學化、信息化，提高管理效率，降低管理風險，確保生產(chǎn)安全。三、適用范圍煤礦內(nèi)所有文件、卷宗、資料檔案的存儲、管理、使用。四、文檔管理責任煤礦文件管理員負責煤礦文檔管理工作，并在文檔管理工作中負責執(zhí)行本制度。部門負責人負責維護部門內(nèi)文件管理的秩序。五、文檔管理流程5.1起草文件文件起草人應具備一定的起草能力，并嚴格按照公司制定的文件格式進行起草。文件的左上角應注明文號，中心位置注明文件標題，右上角注明密級、文件分類、擬稿人、日期，正文內(nèi)容嚴格按照規(guī)范進行起草。5.2審核文件文件審批人應對文件內(nèi)容進行仔細的審核，查看文件表述是否準確、邏輯是否通暢、數(shù)據(jù)是否完整等，對存在問題的文件應安排修改。5.3批準文件文件批準人應對文件進行最后的審核，審核完畢后在文件上簽字并注明批準日期、批準文號等信息。5.4發(fā)放文件經(jīng)過審核和批準的文件應立即發(fā)放到相關(guān)人員手中，確保文件能及時進入生產(chǎn)和管理過程中。5.5存檔文件存檔人員應將文件整理編排后，存放在指定的檔案室內(nèi)，并制定相應的檔案目錄和檔案條目，確保檔案存放有序，并便于查找和使用。六、文檔分類管理根據(jù)文件的不同性質(zhì)，對文件進行分類管理。一般包括生產(chǎn)管理文件、管理工作文件、技術(shù)文件、財務文件、規(guī)章制度文件等。七、文檔存儲要求7.1環(huán)境要求檔案室應保持干燥、無污染、通風良好的環(huán)境，以防止文件的受潮、變質(zhì)、變形。檔案室內(nèi)的溫度和濕度應嚴格控制在合適的范圍內(nèi)。7.2檔案保存要求每個文件均要有清晰的文件號和名稱，應按照設定的檔案條目分類歸檔。7.3檔案查閱要求檔案室內(nèi)所有文件均應錄入檔案條目，并應有專人負責查閱和管理。查閱時不得亂動檔案，應當將其詳細記錄在檔案查閱登記表上。八、文檔銷毀經(jīng)過審核和批準的廢舊文檔必須按照相關(guān)的規(guī)定進行銷毀。在文件銷毀之前，應嚴格控制文檔流程，確保銷毀的文檔不會對公司和社會造成任何影響。九、文檔管理的監(jiān)管文件管理工作的監(jiān)管由煤礦文件管理員完成。煤礦文件管理員應定期對文件管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并將相關(guān)情況報告給煤礦領導。十、文檔制度宣傳為了讓全體職工更好地理解和掌握文檔管理制度，煤礦應定期公布有關(guān)文檔管理制度和規(guī)定，以宣傳的方