資料定期分析、保管、使用制度

/資料定期分析、保管、使用制度一、前言對于企業(yè)而言，各種類型的數(shù)據(jù)資料都是十分重要的，因?yàn)樗苯雨P(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營管理和發(fā)展。為此，企業(yè)需要建立資料定期分析、保管、使用制度，保障文件管理的安全和有效性。二、資料定期分析資料定期分析是企業(yè)中很重要的事情，因?yàn)樗梢詭椭髽I(yè)得出客觀的數(shù)據(jù)分析結(jié)果，了解企業(yè)目前的狀況，從而有針對性地開展下一步工作。1.分析方式資料分析可以使用多種方式，通常建議使用表格、圖表等方式，直觀地展示分析結(jié)果。2.分析內(nèi)容（1）人員分析：包括員工數(shù)量、崗位分布、人員流動(dòng)情況等。（2）營銷分析：包括銷售額、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、客戶分布等。（3）財(cái)務(wù)分析：包括預(yù)算動(dòng)態(tài)、資產(chǎn)狀況、財(cái)務(wù)結(jié)構(gòu)等。3.分析頻率資料分析要有明確的周期，通常建議以月統(tǒng)計(jì)或季度統(tǒng)計(jì)為主，當(dāng)然也可以根據(jù)企業(yè)需要自行調(diào)整。三、資料保管資料保管是企業(yè)中不可或缺的環(huán)節(jié)。只有建立起完善的資料保管機(jī)制，企業(yè)才能更好地協(xié)調(diào)各個(gè)部門之間的合作，規(guī)范資料信息的流動(dòng)，保證資料的安全和完整。1.保管要求（1）安全性：公司必須根據(jù)實(shí)際情況，尋找具有安全可控的資料存儲體系。（2）完整性：資料保存需要考慮文件的完整性，防止文件遺失或被篡改。（3）維護(hù)性：公司需要定期的對資料進(jìn)行檢查、維護(hù)和備份。2.保管方法（1）紙質(zhì)存檔：對于過去的業(yè)務(wù)和文件，公司可以采取紙質(zhì)存檔方式。（2）數(shù)字化存儲：對于近幾年的文件，應(yīng)采取數(shù)字化存儲方式，方便快速定位和調(diào)用。四、資料使用以合規(guī)的方式使用資料是企業(yè)運(yùn)營過程中非常必要的事情，只有規(guī)范合理的使用方式，我們才能更好地發(fā)揮數(shù)據(jù)的作用。1.使用管控（1）使用權(quán)限：針對不同部門或人員，公司應(yīng)該設(shè)定不同的使用權(quán)限。（2）使用記錄：公司應(yīng)該建立使用記錄，可以避免資料遭遇未授權(quán)的篡改或更改。2.使用方式（1）利用數(shù)據(jù)分析工具進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，得出有關(guān)客戶、商品、銷售情況等意見。（2）配合小組會議或商業(yè)談判使用，方便雙方對數(shù)據(jù)進(jìn)行考核和說明。五、總結(jié)建立資料定期分析、保管、使用制度，是企業(yè)管理規(guī)范