陳鐵鋼：九段秘書

打造九段工作的團隊-九段秘書1課程內(nèi)容秘書工作的重要性會議安排如何做到九段？如何做才是九段秘書？如何做才是九段助理？5W2H分析法四象限時間管理法自我工作評價演練2我忘記了！我通知了！我不知道！我不會做！我們總是很忙，可總是提供不了老板要的結(jié)果！上級本想讓你分擔一些事情，誰知你有更多問題來問他，最后上級變成了你的助理！做了很多事情，卻沒有一個讓老板滿意……您是否有過類似的經(jīng)歷？3一個優(yōu)秀的秘書需要具備：有追求負責任重視細節(jié)……為什么做秘書比如何做好秘書更重要！4但是，一個優(yōu)秀的秘書最需要具備：結(jié)果思維提示：做事之前，給自己30秒鐘的時間思考：做這件事情，我需要的結(jié)果是什么？5老總安排秘書通知銷售經(jīng)理參加緊急會議，秘書打電話挨個做了通知，但開會時幾個重點區(qū)域的銷售經(jīng)理沒有來，于是問秘書，秘書說：我打電話通知他們了，不知道為什么沒來？最后一查才知道，有的銷售經(jīng)理臨時出差了，有的把開會的事情忘了……案例：開會電話打完就可以了嗎？6一段秘書的做法：發(fā)通知——首先會用電子郵件發(fā)個會議通知,通知開會的相關(guān)人員之后再準備好相關(guān)會議用品,并參加會議。例：會議安排7二段秘書的做法：抓落實——發(fā)通知之后,再打一通電話給參加會議的相關(guān)人等確認,確保每人被及時通知到。8三段秘書的做法：重檢查——發(fā)通知，落實到人后，第二天在會前30分鐘提醒參會者，確定有沒有變動，對臨時有急事不能參加會議的人，立即匯報給領(lǐng)導知悉缺席會議者的情況，也給領(lǐng)導確定缺席者是否必須參加會議留下時間。9四段秘書的做法：勤準備——發(fā)通知，落實到人，會前通知后，再測試會議上使用的投影儀、電腦、麥克等工具是否工作正常，并在會議室門上貼上小條：此會議室?guī)c到幾點有會議。10五段秘書的做法：細準備——發(fā)通知，落實到人，會前通知，測試設備，還先了解這個會議的主題和性質(zhì)是什么？領(lǐng)導的議題是什么？然后給參會者發(fā)去過去與這個議題相關(guān)的資料，供他們參考。11六段秘書的做法：做記錄——發(fā)通知，落實到人，會前通知，測試設備，了解會議性質(zhì)？提供相關(guān)會議資料，還應該在會議過程中詳細做好會議記錄（在得到允許的情況下，做一個錄音備份），整理好會議記錄并把記錄發(fā)給相關(guān)人員。12七段秘書的做法：定責任——發(fā)通知，落實到人，會前通知，也測試了設備，了解會議性質(zhì)？提供相關(guān)會議資料，做好會議記錄，整理好記錄并把記錄發(fā)給相關(guān)人員，將會議上確定的各項任務，一對一地落實到相關(guān)責任人，然后經(jīng)當事人確認后，形成書面?zhèn)渫?，交給領(lǐng)導與當事人一人一份。13八段秘書的做法：追結(jié)果——發(fā)通知，落實到人，會前通知，也測試了設備，了解會議性質(zhì)？提供相關(guān)資料，做好會議記錄，整理記錄、下發(fā)記錄，確定任務，一對一落實，當事人確認后、形成書面?zhèn)渫?，交給領(lǐng)導與當事人一人一份，并每天或每周跟蹤各項任務的實際完成情況，并及時匯報領(lǐng)導。14九段秘書的做法：做流程——把上述過程做成標準化的“會議”流程，讓任何一個沒有做過的秘書都可以根據(jù)這個流程，把會議服務的結(jié)果做到九段，形成不依賴于任何人的會議服務體系！15要做到九段才算成功1段2段3段4段5段6段7段8段9段發(fā)通知首先會用電子郵件發(fā)個會議通知,通知開會的相關(guān)人員之后再準備好相關(guān)會議用品,并參加會議抓落實發(fā)通知之后,再打一通電話給參加會議的相關(guān)人等確認,確保每人被及時通知到重檢查發(fā)通知，落實到人后，第二天在會前30分鐘提醒參會者，確定有沒有變動，對臨時有急事不能參加會議的人，立即匯報給領(lǐng)導知悉缺席會議者的情況，也給領(lǐng)導確定缺席者是否必須參加會議留下時間勤準備發(fā)通知，落實到人，會前通知后，再測試會議上使用的投影儀、電腦、麥克等工具是否工作正常，并在會議室門上貼上小條：此會議室明天幾點到幾點有會議細準備發(fā)通知，落實到人，會前通知，測試設備，還先了解這個會議的主題和性質(zhì)是什么？領(lǐng)導的議題是什么？然后給參會者發(fā)去過去與這個議題相關(guān)的資料，供他們參考做記錄發(fā)通知，落實到人，會前通知，測試設備，了解會議性質(zhì)？提供相關(guān)會議資料，還應該在會議過程中詳細做好會議記錄（在得到允許的情況下，做一個錄音備份），整理好會議記錄并把記錄發(fā)給相關(guān)人員定責任發(fā)通知，落實到人，會前通知，也測試了設備，了解會議性質(zhì)？提供相關(guān)會議資料，做好會議記錄，整理好記錄并把記錄發(fā)給相關(guān)人員，將會議上確定的各項任務，一對一地落實到相關(guān)責任人，然后經(jīng)當事人確認后，形成書面?zhèn)渫?，交給領(lǐng)導與當事人一人一份追結(jié)果發(fā)通知，落實到人，會前通知，也測試了設備，了解會議性質(zhì)？提供相關(guān)資料，做好會議記錄，整理記錄、下發(fā)記錄，確定任務，一對一落實，當事人確認后、形成書面?zhèn)渫?，交給領(lǐng)導與當事人一人一份，并每天或每周跟蹤各項任務的實際完成情況，并及時匯報領(lǐng)導做流程把上述過程做成標準化的“會議”流程，讓任何一個秘書都可以根據(jù)這個流程，把會議服務的結(jié)果做到九段，形成不依賴于任何能人的會議服務體系,通過建立一個培養(yǎng)九段秘書的機制來復制和超越自己!結(jié)果意識強化結(jié)果定義改變員工行為，基于客戶價值的結(jié)果定義是執(zhí)行的起點。16九段秘書之間的最大差別就在于：結(jié)果思維17“九段秘書“不僅僅是針對秘書這個職務，更重要的是每個人做事情的思維習慣，而九段秘書的邏輯是結(jié)果管理；如果每個人或者每個崗位都做好結(jié)果管理那么他就是這個崗位的九段。18一段秘書的做法：遞資料——幫領(lǐng)導端茶倒水、發(fā)通知、傳遞資料等簡單的工作。常規(guī)性的秘書19二段秘書的做法：做提醒——遞資料,把領(lǐng)導每周、每天的工作行程和時間安排好，按照每周、每天行程的時間表提前提醒領(lǐng)導，比較重要的事項提前一天提醒、特別重要的事項提前一周提醒領(lǐng)導并且協(xié)助領(lǐng)導做好充分的準備。20三段秘書的做法：審資料——遞資料,排行程、做提醒，并且?guī)椭I(lǐng)導審核資料，如何錯的或者不符合流程的就退回去不往上交。21四段秘書的做法：匯工作——遞資料,排行程、做提醒，審資料，并且每周、每月和每季把領(lǐng)導直接下屬的工作結(jié)果和計劃匯總起來及時提交領(lǐng)導。22五段秘書的做法：做分析——遞資料,排行程、做提醒，審資料，匯下屬工作，幫助領(lǐng)導分析直接下屬本周或本月的工作結(jié)果完成情況并給出自己的建議。23六段秘書的做法：幫匯總——遞資料,排行程、做提醒，審資料，匯下屬工作，分析下屬工作結(jié)果、給出自己的建議，并且?guī)椭I(lǐng)導把自己本周、本月的工作結(jié)果匯總起來及下周、下月的工作計劃做好初步的安排。24七段秘書的做法：追措施——遞資料,排行程、做提醒，審資料，匯下屬工作，分析下屬工作結(jié)果、給出自己的建議，匯總領(lǐng)導的工作結(jié)果及工作計劃的初步安排，并且把領(lǐng)導修改完成的工作計劃下發(fā)給下屬，重要事項還要求責任人提交完成目標計劃的行動措施并及時提交給領(lǐng)導。25八段秘書的做法：追結(jié)果——遞資料,排行程、做提醒，審資料，匯下屬工作，分析下屬工作結(jié)果、給出自己的建議，匯總領(lǐng)導的工作結(jié)果、工作計劃的初步安排，下發(fā)領(lǐng)導的工作計劃、追蹤措施、及時匯報，并且每天、每周、每月根據(jù)行動措施中的關(guān)鍵節(jié)點追蹤階段性結(jié)果及時匯報給領(lǐng)導。26九段秘書的做法：做流程——把上述過程做成標準化的“秘書”工作流程，讓任何一個沒有做過秘書的都可以根據(jù)這個流程，把工作的結(jié)果做到九段。27秘書要做到九段才算成功1段2段3段4段5段6段7段8段9段遞資料幫領(lǐng)導端茶倒水、發(fā)通知、傳遞資料等簡單的工作做提醒遞資料,把領(lǐng)導每周、每天的工作行程和時間安排好，按照每周、每天行程的時間表提前提醒領(lǐng)導，比較重要的事項提前一天提醒、特別重要的事項提前一周提醒領(lǐng)導并且協(xié)助領(lǐng)導做好充分的準備審資料遞資料,排行程、做提醒，并且?guī)椭I(lǐng)導審核資料，如何錯的或者不合流程的就返回去不往上交匯工作遞資料,排行程、做提醒，審資料，并且每周、每月和每季把領(lǐng)導直接下屬的工作結(jié)果和計劃匯總起來做分析遞資料,排行程、做提醒，審資料，匯下屬工作，幫助領(lǐng)導分析直接下屬本周或本月的工作結(jié)果完成情況并給出自己的建議幫匯總遞資料,排行程、做提醒，審資料，匯下屬工作，分析下屬工作結(jié)果、給出自己的建議，并且?guī)椭I(lǐng)導把自己本周、本月的工作結(jié)果匯總起來及下周、下月的工作計劃做好初步的安排追措施遞資料,做提醒，審資料，匯工作，分析工作結(jié)果、給出建議，匯總領(lǐng)導工作結(jié)果及工作計劃，并下發(fā)領(lǐng)導修改完成的工作，重要事項還要求責任人提交完成目標計劃的行動措施并及時提交給領(lǐng)導追結(jié)果遞資料,排行程、做提醒，審資料，匯下屬工作，分析下屬工作結(jié)果、給出自己的建議，匯總工作結(jié)果、工作計劃，下發(fā)領(lǐng)導的工作計劃、追蹤措施、及時匯報，并且每天、每周、每月根據(jù)行動措施中的關(guān)鍵節(jié)點追蹤階段性結(jié)果及時匯報給領(lǐng)導做流程把上述過程做成標準化的“秘書”工作流程，讓任何一個沒有做過的秘書都可以根據(jù)這個流程，把工作的結(jié)果做到九段。結(jié)果意識強化結(jié)果定義改變員工行為，基于客戶價值的結(jié)果定義是執(zhí)行的起點。28九段助理29每周、每月和每季把領(lǐng)導直接下屬的工作結(jié)果和計劃匯總起來；幫助領(lǐng)導分析直接下屬本周或本月的工作結(jié)果完成情況并給出自己的建議；幫助領(lǐng)導分析直接下屬的工作計劃是否支撐公司或部門的戰(zhàn)略，并給出自己的建議；幫助領(lǐng)導把本周、本月的工作結(jié)果匯總起來并且分析完成好的地方固化成流程，不好的地方給出改進措施的方案；根據(jù)公司的整體戰(zhàn)略及領(lǐng)導自己的年度、季度、月度的戰(zhàn)略目標來分解領(lǐng)導自己的季度、月度及每周的工作計劃并把做好的初步計劃按照要求的時間提交給領(lǐng)導；根據(jù)領(lǐng)導修改完成的季度、月度及每周的工作計劃下發(fā)并且把目標計劃分解給領(lǐng)導的直接下屬、通知到一對一的責任人；重要事項要求責任人提交完成目標計劃的行動措施并及時提交給領(lǐng)導；每天、每周、每月根據(jù)行動措施中的關(guān)鍵節(jié)點追蹤階段性結(jié)果及時匯報給領(lǐng)導；把以上工作系統(tǒng)化流程化。例：助理的工作計劃30一段助理的做法：排行程——傳遞資料，把領(lǐng)導每周、每天的工作行程和時間安排好，按照每周、每天行程的時間表提前提醒領(lǐng)導，比較重要的事項提前一天提醒、特別重要的事項提前一周提醒領(lǐng)導并且協(xié)助領(lǐng)導做好充分的準備。31二段助理的做法：審資料——傳遞資料、排行程、做提醒，并且?guī)椭I(lǐng)導審核資料，如有錯的和不符合流程的就及時返回。32三段助理的做法：匯工作——排行程、做提醒，審資料，并且每周、每月和每季把領(lǐng)導直接下屬的工作結(jié)果和計劃匯總起來及時提交領(lǐng)導。33四段助理的做法：析結(jié)果——排行程、做提醒，審資料，匯下屬工作，幫助領(lǐng)導分析直接下屬本周或本月的工作結(jié)果完成情況并給出自己的建議。34五段助理的做法：幫匯總——排行程、做提醒，審資料，匯下屬工作，分析下屬工作結(jié)果、給出自己的建議，幫助領(lǐng)導把自己本周、本月的工作結(jié)果匯總起來并根據(jù)公司戰(zhàn)略把領(lǐng)導下周或下月的工作計劃做好初步的安排。35六段助理的做法：追措施——排行程、做提醒，審資料，匯下屬工作，匯總領(lǐng)導自己工的作結(jié)果及下周、下月的工作計劃并做好初步的安排，并根據(jù)公司戰(zhàn)略和領(lǐng)導工作計劃來分析直接下屬的周、月工作計劃是否支撐公司戰(zhàn)略和領(lǐng)導的工作計劃，完成計劃的措施是否合理？如計劃和措施不合理立即要求下屬在規(guī)定時間內(nèi)再次提交計劃和措施并及時提交領(lǐng)導。36七段助理的做法：追結(jié)果——排行程、做提醒，審資料，匯下屬工作，匯總領(lǐng)導自己的工作結(jié)果及計劃并做好初步安排，分析直接下屬的工作計劃是否支撐公司戰(zhàn)略及完成計劃的措施是否合理？如計劃和措施不合理立即要求下屬再次提交計劃和措施并及時提交領(lǐng)導，并根據(jù)領(lǐng)導的計劃和下屬的措施每天、每周、每月來提醒或協(xié)助責任人完成計劃并追蹤結(jié)果及時匯報領(lǐng)導。37八段助理的做法：再指令——排行程、做提醒，審資料，匯下屬工作，匯總領(lǐng)導自己的工作結(jié)果及計劃并做好初步安排，分析直接下屬的工作計劃是否支撐公司戰(zhàn)略及完成計劃的措施是否合