辦公室5S推行實(shí)施方案

年4月19日辦公室5S推行實(shí)施方案文檔僅供參考，不當(dāng)之處，請(qǐng)聯(lián)系改正。關(guān)于辦公室開(kāi)展5S推行計(jì)劃方案一、目的:經(jīng)過(guò)5S活動(dòng)的有效開(kāi)展辦公室辦公環(huán)境,提升辦公室人員的工作效率,.改進(jìn)辦公場(chǎng)所的環(huán)境,提高辦公人員的整體素質(zhì),能夠有效提高辦事效率,提升部門(mén)的整體形象。二、適用范圍：本推行方案適用于本部門(mén)辦公人員。三、行業(yè)術(shù)語(yǔ)：１．５Ｓ的起源５Ｓ起源于日本，指的是在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)中對(duì)人員、機(jī)器、材料、方法等生產(chǎn)要素進(jìn)行有效管理，是日式企業(yè)獨(dú)特的一種管理方法。２．５Ｓ的含義５Ｓ指的是日文SEIRI（整理）、SEITON（整頓）、SEISO（清掃），SEIKETSU（清潔）、SHITSUKE（修養(yǎng)）這五個(gè)單詞，因?yàn)槲鍌€(gè)單詞前面發(fā)音都是“S”，因此統(tǒng)稱(chēng)為“5S”。其中：·整理：區(qū)分必須品和非必須品，現(xiàn)場(chǎng)不放置非必須品；·整頓：將尋找必須品的時(shí)間減少為零；·清掃：將崗位保持在無(wú)垃圾、無(wú)灰塵、干凈整潔的狀態(tài)；·清潔：將整理、整頓、清潔進(jìn)行到底，而且制度化；·修養(yǎng)：對(duì)于公司管理制度事項(xiàng)，大家都要遵守執(zhí)行。四、辦公室5S要求：（一）、整理1、每月考勤文件和日常所有文件（包括電子文檔），把文件分為必要(有效)和不要(無(wú)效)的。必要員工資料和工資考勤保存在文件柜歸檔，不要的全部銷(xiāo)毀。2、每月日?？记诤驼?qǐng)教單記錄，審批后的有效表單、記錄統(tǒng)一保存文件夾并歸檔。3、本部門(mén)所轄區(qū)域的設(shè)備、物品、空間，并區(qū)分“要”和“不要”，并分類(lèi)如下（1）、設(shè)備：電腦、打印機(jī)、電話(huà)、傳真機(jī)、文具和書(shū)籍等。（2）、物品：公共辦公用品、個(gè)人用品和裝飾品。（3）、空間：柜架、桌椅、抽屜和儲(chǔ)物柜等。4、“不要”物品經(jīng)各部門(mén)主管判定后，集中處理。（二）、整頓1、文件資料的管理整頓（1）、檔案管理依據(jù)《公司文件檔案管理制度》執(zhí)行。（2）、將文件按待處理、處理中和已處理分類(lèi)放置。（3）、機(jī)密類(lèi)文件根據(jù)應(yīng)用情況分為每日必用、常見(jiàn)和常不用3種，常不用的機(jī)密類(lèi)文件盡快處理。（4）、電子文檔資料分類(lèi)必須條理清晰，需要永久或長(zhǎng)期保存的，應(yīng)打印成紙制文件并同時(shí)將電子文檔存儲(chǔ)到電腦硬盤(pán)或U盤(pán)進(jìn)行妥善保存。2、辦公室的整頓（1）、辦公室桌面除文件盒、筆筒、文件、電腦外無(wú)其它物品。（2）、電腦：桌面呈45度角貼墻放置，豎式主機(jī)置桌面下。（3）、抽屜：所有物品分類(lèi)放置，辦公用品放上層，個(gè)人用品放下層。（4）、桌椅：桌面物品擺放整齊有序，桌面清潔、干凈，椅子擺放整齊。（5）、垃圾筒：置于桌后或辦公桌右下角。（6）、公司報(bào)刊：放置在報(bào)架上，或閱完后放入辦公桌內(nèi)。（三）、清掃1、辦公區(qū)域（如通道、地面）不需清掃，由專(zhuān)門(mén)的保潔人員負(fù)責(zé)。2、清掃的對(duì)象主要是個(gè)人辦公區(qū)域，具體清掃基準(zhǔn)如下：清掃對(duì)象清掃要求周期清掃時(shí)間個(gè)人區(qū)域桌面干凈、整潔，桌洞內(nèi)無(wú)垃圾、雜物每天一次每天下班后辦公設(shè)備電腦主機(jī)和重點(diǎn)部位的正面、背面、送風(fēng)口無(wú)污垢每周一次每周五下班后文件資料桌面、電腦中無(wú)失效文件；超過(guò)保管期限的及時(shí)銷(xiāo)毀；保管期限內(nèi)的在文件資料柜歸檔；無(wú)破舊的卡片、冊(cè)子、檔案、報(bào)刊等每月一次每月最后一天（四）、清潔1、徹底落實(shí)前面的整理、整頓、清掃工作。2、利用本部門(mén)推行小組巡查，提高辦公區(qū)域5S活動(dòng)意識(shí)。（五）、素養(yǎng)1、遵守《公司員工手冊(cè)》有關(guān)規(guī)定。2、遵守《公司員工日常行為管理規(guī)定》。（六）、安全1、正確使用辦公室各種電器設(shè)備。2、定期檢查辦公區(qū)域各種電源、線(xiàn)路的安全狀況。3、保持安全通道、出口的暢通。（七）、節(jié)約1、最大限度地利用各種辦公用品。2、設(shè)置各類(lèi)辦公用品分類(lèi)回收箱。3、對(duì)不能再使用的辦公設(shè)備進(jìn)行相關(guān)回收處理。五、辦公室5S推行小組成員組織結(jié)構(gòu)和職責(zé)如下：組長(zhǎng)：部門(mén)經(jīng)理組長(zhǎng)：部門(mén)經(jīng)理副組長(zhǎng)：部門(mén)主管成員成員成員成員成員成員成員成員成員5S稽查員副組長(zhǎng)：部門(mén)主管成員成員成員成員成員成員成員成員成員5S稽查員辦公室5S推行小組成員職責(zé)：1、組長(zhǎng)的職責(zé)：總體把握5S推行小組的工作方向，監(jiān)督檢查本部門(mén)5S活動(dòng)效果。批準(zhǔn)5S推行計(jì)劃書(shū)、評(píng)價(jià)5S推行、改進(jìn)成果、在辦公區(qū)域5S活動(dòng)推行中擁有最高裁決權(quán)。2、副組長(zhǎng)的職責(zé)：決定5S活動(dòng)重點(diǎn)、活動(dòng)時(shí)間，負(fù)責(zé)活動(dòng)推行項(xiàng)目提案，改進(jìn)辦公區(qū)域工作環(huán)境。準(zhǔn)備小組會(huì)議召開(kāi)工作，組織部門(mén)5S稽查員對(duì)本部門(mén)檢查、統(tǒng)計(jì)和評(píng)估5S活動(dòng)效果、并上報(bào)組長(zhǎng)。定期做推行情況報(bào)告，協(xié)助辦公區(qū)域5S推行小組組長(zhǎng)處理事務(wù)，同時(shí)，組長(zhǎng)不在時(shí)，代行其職責(zé)。3、5S稽查員的職責(zé)：對(duì)辦公區(qū)域成員進(jìn)行5S檢查和監(jiān)督，對(duì)5S檢查結(jié)果公布到辦公區(qū)域人員。上報(bào)給副組長(zhǎng)辦公區(qū)域5S推行情況，跟進(jìn)推行小組會(huì)議決定事項(xiàng)。4、組員的職責(zé)：參與本部門(mén)開(kāi)展5S活動(dòng)方案，具體落實(shí)實(shí)施部門(mén)推行工作，執(zhí)行上級(jí)的各種工作指示，參與5S活動(dòng)的評(píng)比、評(píng)價(jià)、確定開(kāi)展5S活動(dòng)效果。六、辦公室5S實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)要求：1、桌面：物品方面，將公司用品和個(gè)人用品區(qū)分開(kāi)來(lái)；公司用品放在明顯處，私人物品放在不明顯處；企業(yè)用品放在抽屜的上層，私人物品放在抽屜的下層；辦公桌椅應(yīng)設(shè)置姓名標(biāo)牌。2、文件柜：文件柜左上角貼柜子編號(hào)、名稱(chēng)、部門(mén)、以及責(zé)任人等；柜門(mén)內(nèi)貼上柜內(nèi)文件/物品位置對(duì)應(yīng)圖；文件柜內(nèi)分層分類(lèi),用分隔線(xiàn)和標(biāo)簽區(qū)分。3、文件資料：將所有文件資料有效分類(lèi)，運(yùn)用形跡管理的方法使文件能夠馬上被拿取，如下圖示為經(jīng)過(guò)分類(lèi)整理后的文件資料放置圖例：4、抽屜:清除不用或不用物品，留下必須品；所有物品應(yīng)分類(lèi)，并進(jìn)行標(biāo)識(shí)；辦公用品放置在上層，個(gè)人用品放置在下層。5、墻壁不隨意張貼紙張：使用使用膠水、膠紙將紙張貼在墻上時(shí)，一旦揭除會(huì)留下難看的斑跡，從而影響辦公室整體形象。6、辦公室標(biāo)識(shí)管理：6.1、辦公桌區(qū)域標(biāo)識(shí)根據(jù)辦公人員的數(shù)量，將辦公桌劃分為不同員工的作業(yè)區(qū)域，其標(biāo)識(shí)的內(nèi)容包括以下3個(gè)部分。區(qū)域名稱(chēng)；區(qū)域所屬人姓名；區(qū)域人職務(wù)。6.2、區(qū)域物品放置標(biāo)識(shí)各區(qū)域所屬人根據(jù)本人辦公用品以及其它物品的多少，標(biāo)識(shí)不同物品的放置位置。有時(shí)，并不用具體地標(biāo)識(shí)出物品放置位置，也能夠?qū)⑺修k公桌上的物品整齊放置到所屬區(qū)域，如下圖所示。6.3、文件夾標(biāo)識(shí)管理文件夾外部標(biāo)識(shí)主要是指?jìng)?cè)面標(biāo)識(shí)和正面標(biāo)識(shí)。其中，側(cè)面標(biāo)識(shí)主要包括以下5個(gè)要素。文件夾編號(hào)；文件夾名稱(chēng)；文件夾內(nèi)文件內(nèi)容簡(jiǎn)述；文件夾管理部門(mén)；文件夾管理責(zé)任人。文件夾標(biāo)識(shí)的注意事項(xiàng)：無(wú)論文件的厚薄，文件夾標(biāo)識(shí)的長(zhǎng)度、寬度都應(yīng)保持一致；若將文件夾放入文件盒內(nèi)，文件盒也應(yīng)有相應(yīng)的標(biāo)識(shí)；在文件夾側(cè)面加上斜線(xiàn)或三角形，以形成目視管理標(biāo)準(zhǔn)；統(tǒng)一文件夾標(biāo)識(shí)的規(guī)格和字體。如下圖所示：七、辦公室5S活動(dòng)檢查表：辦公室5S活動(dòng)檢查表活動(dòng)檢查內(nèi)容配分得分問(wèn)題點(diǎn)描述整理桌面及抽屜內(nèi)均無(wú)多余物品,且擺放整齊4有無(wú)檔案規(guī)定,并保存歸檔3辦公區(qū)域是否有不用或不急用的物品、工具4辦公區(qū)域是否有明確的區(qū)域標(biāo)識(shí),且標(biāo)識(shí)清楚4小計(jì)15分整頓定位明確,使用目視管理,任何人可隨時(shí)使用4文件柜、辦公用品是否有管理責(zé)任人3購(gòu)置品和各部門(mén)快遞包裹有無(wú)規(guī)定放置處4文件等是否實(shí)施定位化(顏色、斜線(xiàn))管理4小計(jì)15分清掃地面、桌面是否雜亂3電腦和辦公設(shè)備線(xiàn)路是否雜亂3個(gè)人區(qū)域墻壁、地面是否保持干凈3辦公區(qū)域文件、工具、辦公用品是否有灰塵2辦公區(qū)域死角是否有灰塵4小計(jì)15分清潔辦公設(shè)備是否保持干凈3抽屜內(nèi)是否雜亂3私人物品有無(wú)依規(guī)定放置3下班時(shí)桌面上是否整齊3辦公區(qū)域人員是按照前3S是否規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化3小計(jì)15分素養(yǎng)是否遵照規(guī)定統(tǒng)一佩戴好廠(chǎng)牌3待人接物態(tài)度好,語(yǔ)言禮貌,舉止文明3有無(wú)遲到、早退、曠工現(xiàn)象3堅(jiān)持上班前開(kāi)展5S活動(dòng)五分鐘,下班后開(kāi)展5S活動(dòng)五分鐘3辦公人員儀容端正、著裝整潔得體315分安全辦公設(shè)備電源開(kāi)關(guān)、線(xiàn)路是否有定期檢查5辦公區(qū)域通道是否堆放有個(gè)人物品5每天下班后,辦公設(shè)備電源是否及時(shí)關(guān)閉5小計(jì)15分節(jié)約報(bào)廢的辦公室設(shè)備是否及時(shí)回收處理3辦公用品是否合理使用2過(guò)期的辦公文件廢紙是否及時(shí)清理3是否節(jié)約辦公用紙、電2小計(jì)10分評(píng)語(yǔ)八、辦公區(qū)域5S檢查考核方法：方法說(shuō)明定期巡查方法每周至少巡查一次，由部門(mén)5S推行小組制定檢查時(shí)間到現(xiàn)場(chǎng)巡查和督導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)做好記錄。不定期巡查方法不定期到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行巡查和督導(dǎo)，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)5S活動(dòng)推行中的問(wèn)題，以便迅速采取措施解決。1、5S推行小組檢查工作的步驟：（1）、確定時(shí)間和地點(diǎn)開(kāi)展巡查工作前，確定巡查的時(shí)間和地點(diǎn)。（2）、開(kāi)展巡查工作到辦公區(qū)域現(xiàn)場(chǎng)巡查，并多與現(xiàn)場(chǎng)人員溝通、交流，以便發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。（3）、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題在開(kāi)展巡查工作的過(guò)程中，經(jīng)過(guò)仔細(xì)觀(guān)察和詢(xún)問(wèn)，發(fā)現(xiàn)5S活動(dòng)推行中存在的問(wèn)題。（4）、發(fā)出改進(jìn)通知向存在問(wèn)題的單位或責(zé)任區(qū)由郵件形式通知區(qū)域責(zé)任人，要求其立即改進(jìn)。（5）、跟蹤監(jiān)督改進(jìn)及時(shí)跟蹤問(wèn)題改進(jìn)的進(jìn)度，監(jiān)督改進(jìn)情況，必要時(shí)適當(dāng)進(jìn)行指導(dǎo)。2、檢查考核程序:（1）、由5S推行小組制訂計(jì)劃?rùn)z查時(shí)間,由于本部門(mén)涉及其它部門(mén)(秘書(shū)部、人力資源部、ISO部)能夠制訂分組到各區(qū)域進(jìn)行5S活動(dòng)檢查,記錄相關(guān)結(jié)果,然后在辦公室根據(jù)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)評(píng)分。當(dāng)天下午5:30前將有關(guān)檢查記錄發(fā)以郵件形式發(fā)布到每個(gè)辦公人員的郵箱。（2）、推行小組成績(jī)后由每個(gè)月底30日于次日早晨9:30前公布成績(jī)。（3）、推行小組于成績(jī)公布當(dāng)日下午2:30召開(kāi)總結(jié)會(huì)議，辦公檢查結(jié)果