印章管理制度

年4月19日印章管理制度文檔僅供參考印章管理規(guī)定第一節(jié)總則第一條印章是公司文書資料管理的重要工具，它代表公司的權(quán)力和職責(zé)，并經(jīng)過對文書資料用印的監(jiān)督與管理進而實現(xiàn)控制公司經(jīng)營過程的目的。第二條印章管理關(guān)系到公司正常經(jīng)營管理活動的開展，為維護公司利益，使印章管理更加規(guī)范化、標準化，特制訂《山東金柱萬斯達裝配建筑有限公司印章管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）。第三條本《規(guī)定》適用于山東金柱萬斯達裝配建筑有限公司（以下簡稱公司）所有部門。第二節(jié)印章種類及使用第四條本《規(guī)定》中印章范圍主要包括實物印章和電子印章，實物印章主要為法人章（公司公章）、法定代表人手章、專用章、黨工團用章以及公司授權(quán)機構(gòu)管理的其它實物印章。第五條法人章（公司公章）代表公司的法定名稱，體現(xiàn)公司的權(quán)力憑信和職責(zé)，可對內(nèi)對外使用。在獲取公章使用審批權(quán)人的批準后，方能夠公司名義發(fā)公文、信函、報表、證明以及公章使用審批權(quán)人明確批示要加蓋公章的文件、證明等相關(guān)材料。但在涉及對外經(jīng)濟往來的合同簽訂中，法人章不能代替合同專用章使用。第六條法定代表人手章是公司或公司相關(guān)部門在職責(zé)或書面授權(quán)范圍內(nèi)以公司名義向外報送材料、辦理資質(zhì)、注冊變更，資產(chǎn)落戶協(xié)議書等相關(guān)文件時使用。使用時須經(jīng)法定代表人審查簽字或授權(quán)相關(guān)人員使用。第七條專用章是公司為履行某項專門業(yè)務(wù)而使用的印章。印文中除刊有機關(guān)或單位的法定名稱外，還刊有專門的用途，如“財務(wù)專用章”、“合同專用章”等。專用印章只代表印章上刊明的使用范圍。財務(wù)專用章、財務(wù)用法定代表人手章在收據(jù)、發(fā)票、支票及真實的相關(guān)銀行及核算業(yè)務(wù)方面使用，不得對外簽訂財務(wù)的其它手續(xù)。合同專用章用于買賣臺同、租賃合同、建筑工程合同和協(xié)議書等。發(fā)票專用章用于購買和對外開具發(fā)票時使用。財務(wù)用法定代表人手章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、合同專用章根據(jù)財務(wù)管理制度委托不同人保管、使用，并承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。第八條公司授權(quán)管理的其它實物印章須在公司規(guī)定的印章使用權(quán)限內(nèi)使用，不得越權(quán)私自用章。第三節(jié)管理及使用權(quán)限第九條辦公室負責(zé)印章的刻制、發(fā)放、回收、廢止并監(jiān)督印章的保管和使用。第十條各類印章的保管部門及責(zé)任人確定原則:一、法人章、法定代表人手章及公司授權(quán)管理的其它印章的保管及使用歸屬辦公室管理，辦公室負責(zé)人為直接責(zé)任人。二、合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、財務(wù)用法定代表人手章的保管及使用按合同專用章和財務(wù)專用章的相關(guān)制度規(guī)定的審批權(quán)限歸各級財務(wù)部門負責(zé)管理，財務(wù)部負責(zé)人為直接責(zé)任人。三、黨團、工會印章的保管及使用歸屬各級黨團、工會，主要用于行使組織權(quán)責(zé)時使用，其負責(zé)人為直接責(zé)任人。四、其它印章根據(jù)工作需要，在刻制前確定保管人和責(zé)任人，并到辦公室進行備案。第四節(jié)印章刻制、啟用與廢止第十一條印章刻制：一、黨團、工會印章刻制應(yīng)獲得上級黨團、工會批準后，方可交由辦公室刻制。二、原則上，公司所有印章的刻制均由印章使用部門或人員填寫《印章制作申請單》（附件一），寫明印章的種類、名稱、規(guī)格、使用范圍、管理權(quán)限、用章審批責(zé)任人及保管人等，經(jīng)部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核，最終審批權(quán)人批準后，變由各級行政辦公室刻制。第十二條印章啟用：一、印章在啟用前一律在辦公室留存印痕并存檔,用章負責(zé)人須在《印章啟用登記表》（附件二）上簽字并注明印章全稱、保管人、領(lǐng)取時間等相關(guān)信息。二、法人章、法定代表人手章、財務(wù)專用章、合同專用章等啟用后三日內(nèi)須將《印章啟用登記表》在辦公室備案。三、非經(jīng)備案的印章視為私刻無效章，由刻制人和審批人承擔(dān)責(zé)任，公司不承擔(dān)任何法律責(zé)任。第十三條印章廢止：一、法人章、財務(wù)專用章、合同專用章、法定代表人手章廢止的，由印章保管人憑獲批的公司注銷（或改組、企業(yè)名稱變更等）批準報告。填寫《印章廢止申請單》（附件三），由綜合辦公室加封保存3年，滿3年后由辦公室銷毀.二、黨團、工會印章廢止的，填寫《印章廢止申請單》申請。批準后，辦公室銷毀。三、其它印章廢止，由印章保管人填寫《印章廢止申請單》，負責(zé)人批準后，辦公室聯(lián)合印章保管人共同銷毀。四、廢止的印章須由申請人將《印章廢止登記表》報辦公室,經(jīng)辦公室驗證，并與啟用時留存印痕對照一致后，方可批準作廢。印章批準作廢三日內(nèi)，使用原印章所發(fā)生的業(yè)務(wù)應(yīng)全部辦理完畢，印章一經(jīng)作廢，不得再次啟用。五、印章廢止三日內(nèi)應(yīng)將結(jié)果在辦公室備案，并在《印章廢止登記表》上注明銷毀日期．第十四條印章更換視同廢止原印章，刻制新印章，須按印章廢止、刻制規(guī)定執(zhí)行。第五節(jié)印章使用第十五條印章使用及審批權(quán)責(zé)任界定：印章的最高審批權(quán)人是公司董事長，董事長有權(quán)根據(jù)業(yè)務(wù)范圍、職責(zé)權(quán)限授權(quán)公司總經(jīng)理等相關(guān)人員履行印章使用的審批權(quán)。被授權(quán)人須按授權(quán)委托書及崗位職責(zé)的有關(guān)規(guī)定在授權(quán)范圍內(nèi)行使審批權(quán)。對審批后造成的損失和影響負責(zé)，不得以行授權(quán)之事為名，做出違反公司制度或損害公司利益的事。被授權(quán)限不得轉(zhuǎn)授她人。印章保管人根據(jù)授權(quán)委托書內(nèi)容，憑最終審批人批準的《印章使用審批單》對用章材料進行一一審核，并親自對審批后的材料用章，當(dāng)發(fā)現(xiàn)印章使用審批違反公司制度或損害公司利益時，印章保管人有責(zé)任阻止并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告，知情不報者，授權(quán)她人代為用章或在超出用章授權(quán)使用范圍的文件或材料上用章，將由印章保管人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，但超出印章保管人監(jiān)控范圍的，由此所造成的損失的由印章的最終審批人負責(zé)。第十六條不同類型的印章審批權(quán)按以下規(guī)定執(zhí)行．一、法人章、法定代表人手章、合同專用章：公司該類印章的審批權(quán)歸董事長，但按管理權(quán)限及事件性質(zhì)，董事長可書面授權(quán)相關(guān)人員行使專有事項印章的審批權(quán)。各公司該類印章的審批權(quán)按授權(quán)內(nèi)容行使。各級辦公室根據(jù)授權(quán)委托書的權(quán)限，負責(zé)界定印章使用的最終審批權(quán)簽署人員，并承擔(dān)界定錯誤的責(zé)任。證照類復(fù)印件上加蓋公司印章的審批權(quán)歸屬辦公室。辦公室負責(zé)人對材料的真?zhèn)涡约坝猛痉秶冗M行審核，并在蓋章復(fù)印件上寫明使用用途后由印章保管人用章。二、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、財務(wù)用法定代表人手章審批權(quán)限歸財務(wù)總監(jiān)，并須經(jīng)法定代表人書面授權(quán)。根據(jù)財務(wù)管理制度的有關(guān)規(guī)定由主管會計及相關(guān)人員在授權(quán)范圍內(nèi)使用。除開具支票、銀行結(jié)算業(yè)務(wù)、財務(wù)憑證、賬簿啟用及歸檔、向主管部門報送日常性報表及資料、公積金支取、保險理賠等正常的財務(wù)業(yè)務(wù)需要用財務(wù)專用章外，其它事項使用須經(jīng)過董事長或其授權(quán)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后方可使用并嚴格登記手續(xù).三、黨團、工會的印章使用審批權(quán)原則上歸各級黨團書記，工會主席等。四、其它印章審批權(quán)原則上歸分管領(lǐng)導(dǎo).第十七條用章部門使用法人章、法定代表人手章、合同專用章的，必須按要求填寫《印章使用審批單》（附件四），經(jīng)部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，上報具有最終審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)審批。批準后，印章保管人經(jīng)核實方可蓋章。一、申請人須將用章事項、緣由、用章文件份數(shù)等列明，便于印章保管人操作。用章事由至少涵蓋用章文件的名稱、主體、標的及內(nèi)容摘要，否則印章保管人有權(quán)拒絕用章。二、需加蓋兩種或多種印章的同一文件（如竣工備案表、房屋質(zhì)量保修書等），須將用章的種類在同一用章審批單中全部列明，并由相關(guān)審批權(quán)人簽字確認后方可使用。三、用章文件須列明生效日期，無時間的由用章申請人填明。各級審核人員要認真審核用章事項，對事項的真實性、風(fēng)險性及蓋章的必要性等簽署意見。在逐級審核過程中被否決的文件，文件退回至用章部門。四、同一審批單不同時期相同資料重復(fù)用章的，用章時限應(yīng)不超過一個月。第十八條法定代表人及相關(guān)印章審批被授權(quán)人直接在合同、協(xié)議及其它文本資料上簽字的，印章保管人可直接蓋章。必要情況下印章保管人可留存蓋章資料復(fù)印件，以備查考。所有印章使用須填寫《印章使用登記表》（附件五)由使用人員填寫用章時間，用章種類、使用緣由等，經(jīng)用章申請人和用印人分別簽字確認第十九條保管人須對用章的文書內(nèi)容、手續(xù)、格式及文件批準、執(zhí)行時間等進行嚴格檢查，當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題或無法判斷材料是否正確的時候應(yīng)及時請示分管領(lǐng)導(dǎo)以妥善解決。保管人有對不符合規(guī)定的文件資料不予用章的權(quán)力。第二十條若相關(guān)權(quán)限審批領(lǐng)導(dǎo)外出時，印章保管人可根據(jù)用章的緊急情況，與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)電話或短信請示，得到其同意后方可用章，印章保管人負責(zé)留存擬蓋章文件的復(fù)印件待領(lǐng)導(dǎo)返回后2個工作日內(nèi)完成補、簽字，并承擔(dān)不被審批人批準的責(zé)任。第二十一條正常情況下，印章使用單位或人員在獲準使用后，印章保管人應(yīng)立即給予用章。印章保管人出差或請假應(yīng)及時請示最終審批權(quán)人將印章交辦她人代為保管。印章代保管人在保管期內(nèi)即為印章使用的責(zé)任人，在用章后負責(zé)將《印章使用審批單》、《印章使用登記表》及用印文件復(fù)印件交還印章保管人，同時《印章使用審批單》、《印章使用登記表》上須有代理保管人簽字，出現(xiàn)問題的由代理保管人承擔(dān)責(zé)任。第二十二條《印章使用審批單》及《印章使用登記表》的歸檔期限為1個月，印章保管人按時間順序、編號于每月26日向檔案管理員遞交歸檔，并同時承擔(dān)沒有審批單就用章的責(zé)任。第六節(jié)印章保管第二十三條公司授權(quán)各部門管理的印章，按照分類及職責(zé)劃分由所在部門負責(zé)人指定專人保管。第二十四條印章要存放在指定地點（如保險柜）專人專管，而且采取安全措施，嚴加保管。各部門負責(zé)人不得自行保管印章。第二十五條未經(jīng)董事長或被授權(quán)的人員特別批準，任何單位個人不得將法人章、法定代表人手章、專用章等各類印章帶離公司。有特殊情況需將印章帶離公司、借章人須填寫《印章出借審批單》

（附件六），上報董事長或被授權(quán)人員簽批獲得批準后，法人章、法定代表人手章及專用章出借期間保管部門須指派專人護章或由簽批人指定專人護章借用印章歸還時要注明歸還日期，并由保管人、護章人、借用人簽字確認。填寫《印章出借登記表》（附件七）第二十六條印章保管人離職須辦理移交手續(xù)，簽署移交證明，注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間等信息，并承擔(dān)在此工作之前的用章責(zé)任，公司將保留對其責(zé)任進行追償?shù)臋?quán)利。第二十七條印章保管人須定期保養(yǎng)印章，及時清潔，確保用章清晰。第二十八條印章如出現(xiàn)遺失、損毀、被盜，印章保管人須立即向主管及上級領(lǐng)導(dǎo)報告，并采取補救措施。辦公室有權(quán)對該事件進行調(diào)查，并對責(zé)任人進行處理。第二十九條若公司公章、專用章等不慎丟失，辦公室應(yīng)于3日內(nèi)在市級以上報刊刊登“丟失公告”，并到“公司注冊登記機關(guān)”辦理補章手續(xù)。第七節(jié)用章要求第三十條除特殊規(guī)定之外，印章用油一律使用朱紅印泥、印油。第三十一條加蓋印章時須壓公司名稱，且蓋得端正、清晰，上不壓正文，下騎年蓋月。在證照等復(fù)印件上加蓋印章的，印章位置要上壓證照部分內(nèi)容，下壓使用用途。第三十二條法定代表人手章蓋在職務(wù)名稱的右下方，如豎式書寫應(yīng)蓋于下方。第三十三條嚴禁在空白信紙或空白合同上用章，特殊情況下，須得到法定代表人當(dāng)面授權(quán)，方可蓋空白章，蓋章時須有法定代表人在場或其授權(quán)人在場，工作事項完成后，用章申請人應(yīng)把沒有用過的空白印章頁到辦公室辦理繳銷手續(xù)，已用的空白蓋章頁要將使用的用途內(nèi)容上報辦公室，條件具備的情況下須向辦公室提交已用空白印章頁文件的復(fù)印件。第三十四條所有對外資料（包括合同、承諾等）以及重要的內(nèi)部資料需要加蓋印章的，均須加蓋騎縫章（資料在兩頁以上）。其它根據(jù)實際需要確定。第三十五條所有用章文件，必須打印清晰、文字簡潔、格式規(guī)范。手寫證件（證明、介紹信等）一律用鋼筆和碳素筆書寫，否則不予用章。第三十六條凡以公司名義對外行文，須加蓋法人章，不得以部門印章代替。第三十七條專用章以“專章專用”為原則，僅限加蓋在指定范圍內(nèi)的文書上。第八節(jié)罰則第三十八條有下列行為的，將對印章保管人、相關(guān)責(zé)任人及其分管領(lǐng)導(dǎo)在全公司通報、批評，根據(jù)實際情況處以100-元罰款。必要時訴諸法律解決并承擔(dān)相關(guān)法律責(zé)任。（一）印章保管人未認真檢查用章文件，盲目用章的；（二）印章保管人由于工作疏忽將印章?lián)p壞、丟失、被盜的；（三）未執(zhí)行印章（特別是公章）使用程序的；（四）未執(zhí)行印章審批程序，隨意對外用章的；（五）印章審批被授權(quán)人違反公司制度越權(quán)審批并要求印章保管人用章的；（六）代理印章保管人未按印章使用審批要求行使權(quán)利，私自用章的；（七）未經(jīng)批準，私自將印章帶離公司；（八）借用期間發(fā)生印章丟失或申請范圍外亂蓋印章的情況；