2023年建筑公司文件管理制度(2篇)

2023年建筑公司文件管理制度(2篇)

書目

第1篇x建筑公司文件管理制度（2）

第2篇建筑公司文件管理員職責(zé)

x建筑公司文件管理制度（2）

建筑公司文件管理制度

1.目的

對與公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康平安綜合管理體系要求有關(guān)的文件進(jìn)行限制,確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別,并在運(yùn)用處可獲得有關(guān)版本的適用文件。

2.適用范圍

適用于公司與質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康平安綜合管理體系有效運(yùn)行有關(guān)的文件的限制。

3.相關(guān)文件

3.1《記錄限制管理程序》

4.定義

5.責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)

5.1責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)

本制度的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)是總工程師,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本制度實(shí)施的監(jiān)督指導(dǎo)。

5.2本制度的責(zé)任部門是辦公室,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本制度實(shí)施的監(jiān)督檢查,建立受控文件總清單。

5.3相關(guān)部門

本制度的相關(guān)部門是公司各職能部門,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本部門文件的運(yùn)用和管理;建立本部門受控文件清單;負(fù)責(zé)規(guī)定的文件的編制、發(fā)放管理。

5.4執(zhí)行層

本制度的執(zhí)行層是項(xiàng)目部,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部文件的運(yùn)用和管理,建立本部門受控文件清單;負(fù)責(zé)規(guī)定的文件的編制。

6.工作程序

6.1質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康平安綜合管理體系中運(yùn)用的文件類型:

6.1.1第一類型:質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康平安綜合管理手冊:向組織內(nèi)部和外部供應(yīng)關(guān)于綜合管理體系的一樣信息的文件。

6.1.2其次類型:質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康平安綜合管理目標(biāo)指標(biāo)、管理方案等:表述綜合管理體系的目標(biāo)指標(biāo)和如何實(shí)現(xiàn)和應(yīng)用于特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同的文件。

6.1.3第三類型:規(guī)范:闡明要求的文件。

6.1.4第四類型:指南性文件:這類文件闡明舉薦的方法或建議。

6.1.5第五類型:形成文件的程序、作業(yè)指導(dǎo)書和圖樣:這類文件供應(yīng)如何一樣地完成活動(dòng)和過程的信息。

6.1.6第六類型:管理記錄:這類文件為完成的活動(dòng)或達(dá)到的結(jié)果供應(yīng)客觀證據(jù)。

6.2文件的編號

6.2.1綜合手冊的編號

md/sc-2023

批準(zhǔn)年號

手冊

明大公司代號

6.2.2綜合管理體系程序文件編號

md/c*-**-2023

批準(zhǔn)年號

程序編號

程序文件

明大公司代號

6.2.3各部門/項(xiàng)目部產(chǎn)生的文件(如:指導(dǎo)書、指南、規(guī)章制度等)

md/gl(gy)-**-****

批準(zhǔn)年號

依次號

工藝技術(shù)文件代號

管理文件代號

明大公司代號

6.2.4記錄編號

見《記錄限制管理程序》

6.2.5部門簡稱

工程部(工)、經(jīng)營經(jīng)營預(yù)算部(經(jīng))、辦公室(辦)。

6.2文件的受控狀態(tài)

6.2.1文件分為受控與非受控兩種,受控文件加蓋唯一分發(fā)號進(jìn)行標(biāo)識并標(biāo)明其版序號。如:a/0版、b/0版等。

6.2.2全部受控文件應(yīng)分類編制受控文件清單,并對受控文件實(shí)施動(dòng)態(tài)管理,剛好獲得本行業(yè)最新的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,以及本單位編制或更新的文件,并有效限制作廢文件,以確保文件現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別。

6.4文件和資料的編制和審批

6.4.1綜合管理手冊由辦公室組織編制,管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。

6.4.2綜合管理體系程序文件由辦公室組織各部門按章節(jié)內(nèi)容分別編制,組織會審后,由主管副經(jīng)理審核,管理者代表審批。

6.4.3其它需編制的文件由各須要部門/項(xiàng)目部編制,依據(jù)文件性質(zhì)由公司各業(yè)務(wù)主管部門審批(其它文件有特別規(guī)定審批權(quán)限者,執(zhí)行相應(yīng)文件)。

6.4.4對于外來文件的適用性,應(yīng)由各業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。

6.5文件的發(fā)放

6.5.1對綜合管理體系要求的文件在發(fā)布前應(yīng)由規(guī)定的人員對文件的充分性和相宜性進(jìn)行審批,審批后方可進(jìn)行發(fā)放。

6.5.2文件經(jīng)審批后,由編制部門依據(jù)審批發(fā)放范圍填寫《文件發(fā)放登記表》,保證文件發(fā)至所須要的各個(gè)場所,確保在運(yùn)用處可獲得有關(guān)版本的適用文件。

6.5.3當(dāng)對原文件有新的需求時(shí),可填寫《文件復(fù)制(領(lǐng)用)申請表》,經(jīng)批準(zhǔn)后領(lǐng)用文件或復(fù)印件。

6.6文件的更改

在綜合管理體系活動(dòng)中必要時(shí)對文件重新進(jìn)行評審與更新,對更新文件再次批準(zhǔn)。

6.6.1當(dāng)文件的內(nèi)容、形式須要更改時(shí),由申請人填寫《文件更改申請表》,由原文件審批人簽發(fā),當(dāng)原審批人不在職時(shí),由現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)審批,但必需獲得原審批文件的前景資料。

6.6.2文件更改審批后,應(yīng)通知運(yùn)用有效文件的各場所,按審批內(nèi)容更改,保持文件的有效狀態(tài)。

6.6.2當(dāng)文件經(jīng)過多次修改或發(fā)生大幅度變動(dòng)時(shí),由原編制部門提出申請,換版發(fā)行,同時(shí)收回全部舊版文件,以防誤用。

6.6.4對于作廢的文件,由原編制部門回收并記錄,辦理銷毀手續(xù)進(jìn)行銷毀。出于積累學(xué)問或其它正值理由而保留的作廢文件,必需加蓋'作廢'標(biāo)識,由原編制部門登記。

6.7應(yīng)確保文件保持清楚,不得隨意涂改、亂寫亂畫,并易于識別文件的有效性。

6.8外來文件包括政府頒布的外部標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法規(guī)以及顧客圖紙等,為確保外來文件得到識別,應(yīng)根據(jù)文件限制要求進(jìn)行受控和發(fā)放。

建筑公司文件管理員職責(zé)

建筑工程公司文件管理員職責(zé)

1辦公室確定專人負(fù)責(zé)文件收、發(fā)管理工作,并規(guī)定相應(yīng)的職責(zé)。

2收到的文件、傳真和其他與公司有關(guān)的原始資料后,要分清類別、等級、重要程度等,做好登記。然后剛好轉(zhuǎn)交給文件簽收人,并將文件緊急狀況、時(shí)限要求等有關(guān)事宜向接收人交代清晰。

3收到應(yīng)上傳給總經(jīng)理的文件、資料、傳真、信件等要?jiǎng)偤棉D(zhuǎn)交到總經(jīng)理助理處,介紹清晰緊急狀況、時(shí)限要求等有關(guān)事宜,然后由總經(jīng)理助理做出審驗(yàn)簽收。

4收到應(yīng)轉(zhuǎn)交給各部門的文件、資料等,由各部門負(fù)責(zé)人審驗(yàn)簽收,部門負(fù)責(zé)人外出時(shí),由其他人代收并做好登記。

5辦公室人員在收到文件后要復(fù)印該文件以做好備份、存檔等工作,并做好保密工作。

6收到領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的文件通知等要?jiǎng)偤镁_的轉(zhuǎn)交或通知各部門負(fù)責(zé)人或其他相關(guān)人員,并做好備份、存檔、保密工作。

7收到各部門簽發(fā)的文件時(shí),首先要復(fù)印存檔,然后按文件要求的送達(dá)地點(diǎn)、送達(dá)部門、送達(dá)人、送達(dá)件數(shù)等剛好送達(dá)給收件人并做好登記。

8收到文件后須