采購過程審核的實踐與思考

采購過程審核的實踐與思考西安航空發(fā)動機（集團）有限公司白小紅摘要：過程審核是內(nèi)部審核的重點，是通過對過程有側(cè)重地進行檢查，以評價過程控制的有效性。其目的是為了驗證影響生產(chǎn)過程的因素及其控制方法是否滿足過程控制的要求，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，并采取有效地糾正或預(yù)防措施進行改進和提高，確保過程質(zhì)量處于穩(wěn)定受控狀態(tài)。本文剖析了過程質(zhì)量審核的定義和目的，公司采購過程質(zhì)量審核的主要內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題的分析與建議，對提升采購過程控制能力，具有十分重要的意義。關(guān)鍵詞：采購過程質(zhì)量審核問題分析建議GJB9001B-2009標(biāo)準(zhǔn)對“審核發(fā)現(xiàn)”定義為“將收集的審核證據(jù)對照審核準(zhǔn)則進行評價的結(jié)果”。審核發(fā)現(xiàn)能表明符合或不符合審核準(zhǔn)則，對企業(yè)指出了改進的機會、指明了整改的方向。2012年為充分落實“以質(zhì)量管理體系全過程審核為基礎(chǔ)，以過程審核為主線，以產(chǎn)品審核為補充”的總體指導(dǎo)思想，按照年度內(nèi)部審核計劃的安排，對公司軍品采購過程進行了過程審核，以期發(fā)現(xiàn)問題，采取有效的糾正或預(yù)防措施進行改進和提高，確保采購過程質(zhì)量處于穩(wěn)定受控狀態(tài)。本文采購過程審核發(fā)現(xiàn)問題的分析與建議，對提升采購過程控制能力，具有十分重要的意義。一、過程審核的定義和目的（一）定義過程審核是通過對過程有側(cè)重地進行檢查，以評價過程控制的有效性。（二）目的過程審核是內(nèi)部審核的重點，其目的是為了驗證影響生產(chǎn)過程的因素及其控制方法是否滿足過程控制的要求，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，并采取有效地糾正或預(yù)防措施進行改進和提高，確保過程質(zhì)量處于穩(wěn)定受控狀態(tài)。二、采購過程審核的實踐（一）采購過程審核的主要內(nèi)容采購是指企業(yè)在一定的條件下從供應(yīng)市場獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為自己的資源，以保證生產(chǎn)經(jīng)營活動正常開展的一項經(jīng)營活動。采購過程是指從采購計劃開始，到采購詢價、采購合同簽訂、一直到采購材料進廠為止的過程。1、采購過程審核涉及的產(chǎn)品采購過程審核重點是金屬原材料、鍛鑄件、成附件、非金屬等采購過程以及外委件的外包過程，物資保障部門是采購過程主要負(fù)責(zé)部門，外委部門是外包過程主要負(fù)責(zé)部門。2、采購過程審核涉及的單位采購過程審核涉及的單位有物資保障部門、外委部門、工藝部門、質(zhì)量管理部門、設(shè)計部門、檢驗部門及相關(guān)生產(chǎn)車間。3、“采購”過程審核檢查表質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)從94版到2008版，引入了過程管理的概念并貫穿于2008版質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)提倡按PDCA的方法對過程進行管理，其模式可概括為：策劃（P）→實施（D）→檢查（C）→改進（A），“采購”過程審核的思路，按照標(biāo)準(zhǔn)提倡的按PDCA的方法：策劃（P）→實施（D）→檢查（C）→改進（A）編制了檢查單（見表1）。表1采購過程審核檢查單策劃（P）涉及GJB9001B標(biāo)準(zhǔn)7.4.1、5.4.1、5.5.1、4.2.4、4.2.3條款1采購過程的目標(biāo)是什么？目標(biāo)是否合理？與公司的目標(biāo)是否協(xié)調(diào)一致？2采購工作的流程是否明確、與其他過程（部門）之間的接口關(guān)系？3采購過程的主要責(zé)任者、相關(guān)部門有哪些職責(zé)？4對采購過程實施控制所需要的文件和記錄有哪些？5用于監(jiān)視、測量和分析的準(zhǔn)則的符合性與適用性，包括供方選擇、評價和重新評價準(zhǔn)則、采購信息要求，產(chǎn)品驗收準(zhǔn)則是否明確？6對本過程涉及的有關(guān)崗位人員的能力有哪些要求？實施（D）涉及GJB9001B標(biāo)準(zhǔn)7.4.1、7.4.2、7.4.3、7.4.4、6.1、6.2、5.5.3、4.2.3、4.2.4條款1是否確保獲得過程所需要的資源和信息，包括滿足能力要求的采購人員、供方選擇、評價和重新評價準(zhǔn)則、采購要求，采購計劃、測試設(shè)施、產(chǎn)品驗收準(zhǔn)則。2是否按要求選擇、評價和重新評價供方？查證相關(guān)的評價和評價所引起的任何必要措施的記錄。3對供方及采購產(chǎn)品控制的類型和程度是否與其對最終產(chǎn)品的影響程度相適應(yīng)？4采購信息（文件、實物、圖樣等）能否清楚的表述產(chǎn)品（名稱、規(guī)格、型號）等基本信息？是否考慮了保準(zhǔn)7.4.2中a)、b)和c)的要求？5采購過程的溝通渠道、信息傳遞和信息反饋是否通暢？6是否對每批產(chǎn)品都進行驗證或檢驗，用什么方法（如抽樣檢驗）收集數(shù)據(jù)。檢查（C）涉及GJB9001B標(biāo)準(zhǔn)8.2.3、8.2.4、8.4條款1采購何種方法監(jiān)視和測量采購過程的績效，包括定期評價實現(xiàn)采購目標(biāo)的能力，定期抽查、定期進行過程審核和(或)第二方審核；評價方法和準(zhǔn)則是什么？查相應(yīng)檢查記錄。2通過分析得出的采購產(chǎn)品的符合性和采購過程實現(xiàn)策劃結(jié)果的能力的情況，是否能夠證實本過程的適宜性和有效性？并評價了在何處可以持續(xù)改進本過程的有效性，且將輸出作為糾正和預(yù)防措施的輸入。處置（A）涉及GJB9001B標(biāo)準(zhǔn)8.3、8.5.1、8.5.2、8.5.3條款1是否存在不合格品采購品或采購過程中的不符合項，如何糾正？2是否利用采購目標(biāo)、過程的審核結(jié)果、產(chǎn)品數(shù)據(jù)分析、糾正和預(yù)防措施等，持續(xù)改進本過程的有效性？3是否采取了與提高采購過程能力、持續(xù)滿足產(chǎn)品符合性有關(guān)的糾正/預(yù)防措施？4糾正/預(yù)防措施實施情況如何，有效性如何？（二）采購過程審核不符合項分析審核發(fā)現(xiàn)是將收集的審核證據(jù)對照審核準(zhǔn)則進行評價的結(jié)果，審核發(fā)現(xiàn)能表明符合或不符合審核準(zhǔn)則，對企業(yè)指出了改進的機會、指明了整改的方向。1、不符合條款分布及所占比例分析不符合是指未滿足要求。采購過程審核共開具不符合11項，均為一般不符合項。不符合項在GJB9001B-2009標(biāo)準(zhǔn)中分布情況為：“7.4.1采購過程”和“7.4.3采購產(chǎn)品的驗證”不符合項分別為3項，分別占不符合項總數(shù)的27.3%；“4.2.3文件控制”不符合項為2項，占不符合項總數(shù)的18.2%；“7.4.2采購信息”、“4.2.4記錄控制”及“4.1總要求”不符合項分別為1項，分別占不符合項總數(shù)的9.1%。由此可以看出，“7.4.1采購過程”和“7.4.3采購產(chǎn)品的驗證”不符合項分別為3項，所占比例分別為27.3%，是本次采購過程質(zhì)量審核發(fā)現(xiàn)的最薄弱環(huán)節(jié)；其次，“4.2.3文件控制”不符合項為2項，所占比例為18.2%，也是不容忽視的重要薄弱環(huán)節(jié)。針對上述條款出現(xiàn)的不符合項，望各有關(guān)單位能給予更多的關(guān)注。2、不符合項在各部門分布分析本次采購過程審核共開具11項不符合項，其中物資保障部門6項，占不符合項總數(shù)的54.5%；檢驗部門和工藝部門各為2項，均占不符合項總數(shù)的18.2%；外委部門1項，占不符合項總數(shù)的9.1%。由此可以看出，物資保障部門不符合項數(shù)量相對較多。這主要是因為物資保障部承擔(dān)了公司主要的采購過程，存在采購環(huán)節(jié)多、過程復(fù)雜、質(zhì)量控制難度較大等因素，審核組在審核時又是按采購類別抽樣，抽取樣本量大，因此發(fā)現(xiàn)的問題相對較多；而其他部門由于涉及過程較少，抽取樣本量小，因此審核發(fā)現(xiàn)的問題相對較少。但從抽樣發(fā)現(xiàn)問題的概率來看，其他部門存在的問題卻不容忽視，如：在檢驗部門抽取樣本6項，存在問題2項，發(fā)現(xiàn)問題概率為33%；在工藝部門抽取樣本7項，存在問題2項，發(fā)現(xiàn)問題概率為29%；在外委部門抽取樣本9項，存在問題1項，發(fā)現(xiàn)問題概率為11%。因此，不能僅僅依據(jù)不符合項數(shù)量來評價某過程或某單位的質(zhì)量控制能力的高低。通過審核，審核組認(rèn)為各有關(guān)單位應(yīng)加強對采購產(chǎn)品實現(xiàn)過程的質(zhì)量控制，確保采購產(chǎn)品實物質(zhì)量得到保障。（三）采購過程控制存在的問題采購過程控制是對企業(yè)供應(yīng)環(huán)節(jié)員工行為與物流的控制，其目的是保證生產(chǎn)原料的質(zhì)量、數(shù)量和時效，降低采購成本，采購過程控制是物流控制的第一環(huán)節(jié)，對企業(yè)的經(jīng)營至關(guān)重要。通過對公司金屬原材料采購、鍛鑄件采購、非金屬采購、成附件采購及外委件外包等過程有側(cè)重地審核及整體情況分析，公司采購過程控制基本正常、有效。通過采購過程審核，發(fā)現(xiàn)企業(yè)在采購過程控制中存在的問題如下:1、供方評價問題。合格供方評價記錄未保存，未能提供合格供方評價記錄；合格供方定期評價不及時，未能提供定期評價記錄；未對“基本合格”供方采取措施有效性進行驗證。2、采購計劃問題。“采購計劃”版本未納入文件予以控制，現(xiàn)場使用版本不統(tǒng)一。3、技術(shù)協(xié)議問題。個別采購技術(shù)協(xié)議未按企業(yè)相關(guān)文件規(guī)定經(jīng)質(zhì)量部門審簽。4、平行作業(yè)問題。平行作業(yè)未按企業(yè)相關(guān)文件規(guī)定執(zhí)行辦理。5、材料代用問題。材料代用許可單未按企業(yè)相關(guān)文件規(guī)定經(jīng)領(lǐng)用車間主管工藝員審簽確認(rèn)。6、文件更新問題。未對不適用文件進行評審與更新。7、外包過程問題。個別外包項目的關(guān)鍵工序未按企業(yè)相關(guān)文件規(guī)定進行監(jiān)控與歸口管理。8、產(chǎn)品退貨問題。報廢退廠外購產(chǎn)品的“不合格器材退貨通知書”未按企業(yè)相關(guān)文件規(guī)定進行保存。9、記錄控制問題。個別平行作業(yè)單未按實際執(zhí)行情況填寫例外轉(zhuǎn)序范圍、未能有效閉環(huán)。三、加強采購過程控制的幾點建議通過對公司采購過程審核發(fā)現(xiàn)問題的分析，可以看出公司采購過程控制還需要進一步加強，有的問題也反映出公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門的實際情況，特對加強公司采購過程控制提出以下幾點建議：（一）加強采購過程質(zhì)量管理，提高采購過程控制能力物資保障部應(yīng)組織進行Q/5BL09.1-2011《采購控制程序》、Q/5BL16.22-2010《材料代用控制程序》、Q/5BL30.18-2009《例外轉(zhuǎn)序（平行作業(yè)）控制程序》、Q/5BL17.37-2011《文件控制程序》等文件的培訓(xùn)宣貫，使各執(zhí)行部門了解自己在采購過程中的工作職責(zé)并按規(guī)定執(zhí)行。另外，檢查時發(fā)現(xiàn)物資保障部在采購過程控制中涉及到航空工業(yè)本系統(tǒng)單位，在進行供方評價時很難推動；對于“基本合格”的供方未及時發(fā)放《供方評價信息反饋單》，未及時對其采取措施的有效性進行驗證。物資保障部應(yīng)修訂采購過程相關(guān)管理規(guī)定，加強供方評價、材料代用、平行作業(yè)、文件等方面的管理，嚴(yán)格按照公司相關(guān)管理制度和程序文件執(zhí)行，確保采購過程受控。（二）加強工藝文件的編制質(zhì)量，提高可操作性工藝技術(shù)部應(yīng)對冶金方面的工藝文件進行梳理、評審與更新，使各使用單位能夠得到適用版本的文件，并具有可操作性。另外，工藝技術(shù)部與供方簽訂采購技術(shù)協(xié)議時應(yīng)嚴(yán)格按文件Q/5BL09.1要求經(jīng)質(zhì)量部門審簽，確保采購過程受控。（三）加強平行作業(yè)的檢查力度，提高閉環(huán)控制能力檢驗部應(yīng)加強Q/5BL30.18-2009《例外轉(zhuǎn)序（平行作業(yè)）控制程序》文件的宣貫工作，使各生產(chǎn)單位檢驗室明確管理要求并嚴(yán)格執(zhí)行；同時在質(zhì)量監(jiān)督檢查中應(yīng)加大平行作業(yè)閉環(huán)工作的檢查力度，使各單位的平行作業(yè)處于嚴(yán)格的控制狀態(tài)。（四）加強外包過程質(zhì)量管理，提高外包控制能力外委外協(xié)部應(yīng)加強對關(guān)鍵工序、特殊過程的外包過程控制，嚴(yán)格按照公司相關(guān)管理制度和程序文件執(zhí)行，及時讓供應(yīng)商或公司外委單位提供相關(guān)資料，確保外包過程受控。另外，檢查時發(fā)現(xiàn)對于一次性外包項目是否應(yīng)提供樣件評定未在相關(guān)文件中做出規(guī)定。外委外協(xié)部應(yīng)進一步修訂外包過程管理規(guī)定，制訂合理的管理流程，特別是對于一次性外包項目的管理應(yīng)規(guī)范。（五）加大舉一反三范圍，提升舉一反三強度物資保障部、工藝技術(shù)部、檢驗部、外委外協(xié)部應(yīng)舉一反三，全面對采購過程的管理進行梳理，并結(jié)合2012年公司開展的軍品全過程審核、產(chǎn)品質(zhì)量審核、新時代監(jiān)督檢查等所發(fā)現(xiàn)的問題進行積極整改。（六）加強業(yè)務(wù)部門質(zhì)量監(jiān)督檢查力度科技發(fā)展部等有關(guān)單位應(yīng)積極配合采購過程的整改活動，如所涉及到文件控制相關(guān)規(guī)定等環(huán)節(jié)應(yīng)給予幫助。另外，科技發(fā)展部應(yīng)加強文件控制方面的質(zhì)量監(jiān)督檢查力度，使公司相關(guān)文件能夠得到有效控制。（七）加強質(zhì)量考核，提升整改的有效性公司各有關(guān)單位應(yīng)認(rèn)真分析原因，針對原因制定糾正措施，消除發(fā)生該問題的原因，以防止問題再發(fā)生。同時，針對該問題在本單位進行舉一反三檢查，對查出的問題應(yīng)一并予以整改。對不能按時、按要求完成整改的單位，公司應(yīng)按質(zhì)量過失予以考核。四、結(jié)束語通過采購過程審核，發(fā)現(xiàn)企業(yè)在采購過程控制方面存在的問題，為采購過程控制方面的改進、提高奠定了基礎(chǔ)。通過對采購過程質(zhì)量審核發(fā)現(xiàn)問題的分析，使采購過程控制能夠得到一系列的改進，提升了采購過程控制能力，為確保采購過程質(zhì)量穩(wěn)定、可靠交付航空發(fā)動機產(chǎn)品奠定了基礎(chǔ)，對保證航空發(fā)動機質(zhì)量起到了重要作用。通過采購過程質(zhì)量審核使我們認(rèn)識到：為了不斷保證產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定，企業(yè)應(yīng)經(jīng)常性地開展過程審核，以確保產(chǎn)品生產(chǎn)過程受控，從而保證產(chǎn)品質(zhì)量