記錄管理制度

PAGEPAGE1記錄管理制度記錄管理制度一、制度目的公司的各項(xiàng)工作都需要有穩(wěn)定的記錄，在工作過程中形成的各種文件、資料、數(shù)據(jù)等文件，必須在管理上做到嚴(yán)格有效的保存、歸檔和利用，以確保公司工作的順利進(jìn)行。為了確保公司記錄標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、公司內(nèi)部管理制度要求，制定本記錄管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及其員工，包括紙質(zhì)和電子記錄的管理。三、文件類別公司內(nèi)外的文件劃分為三個(gè)層次：1、重要文件重要文件是指反映公司政策、決策、工作和事項(xiàng)的文件，包括會(huì)議決議、公司章程、決策文件、合同、法律文件等。2、一般文件一般文件是指公司的日常工作記錄和財(cái)務(wù)記錄等，包括各部門的工作計(jì)劃、工作報(bào)告、業(yè)務(wù)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3、臨時(shí)文件臨時(shí)文件是指公司內(nèi)部工作過程中形成的臨時(shí)記錄，包括各部門的通信記錄、短息、備忘錄等。四、文件管理1、文件收集、傳輸和存儲(chǔ)所有文件必須按照規(guī)定的程序進(jìn)行收集、傳輸和存儲(chǔ)，公司內(nèi)部數(shù)據(jù)交流應(yīng)當(dāng)通過公司內(nèi)部IM進(jìn)行。2、文件鑒定和歸檔文件鑒定包括文件真實(shí)性和完整性的核查，歸檔包括對(duì)有價(jià)值的文件按照有關(guān)法規(guī)和規(guī)章制度的規(guī)定放入檔案館里保管，對(duì)不需要留存的紙質(zhì)文件，要進(jìn)行及時(shí)銷毀。3、文件查閱和利用公司內(nèi)外人員查閱公司文檔需要得到相應(yīng)的許可，并且查閱過程要進(jìn)行記錄，在利用時(shí)也要遵循相關(guān)規(guī)定，并遵守公司信息保密制度。五、電子文件管理1、電子信息存儲(chǔ)包括電子文檔、記錄、郵件、短信等資料，必須按照資料的重要程度進(jìn)行存儲(chǔ)，并且必須規(guī)定其有效期限。2、電子信息分類電子信息應(yīng)當(dāng)進(jìn)行分類歸檔，根據(jù)文件類型、重要性和保密程度進(jìn)行分類，嚴(yán)格控制管理權(quán)限和訪問權(quán)限，以保證信息的安全性和保密性。3、電子數(shù)據(jù)備份電子數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行備份，對(duì)于重要文件，必須做到多余備份，以確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。六、文件銷毀1、文件銷毀程序文件存檔時(shí)間到期或者已經(jīng)不再需要使用的文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行銷毀，銷毀過程要記錄，并且法律要求的文件存儲(chǔ)期限必須嚴(yán)格遵守，銷毀程序必須管理員工進(jìn)行，作廢文件的注銷、銷毀必須簽字確認(rèn)。2、文件銷毀方式被銷毀的文件必須在保證客觀性的情況下進(jìn)行銷毀，具體銷毀方式應(yīng)當(dāng)經(jīng)過審批，包括物理銷毀方法和軟件銷毀方法。七、制度執(zhí)行和教育公司內(nèi)應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的執(zhí)行和教育方案，加強(qiáng)內(nèi)部知識(shí)和技能培訓(xùn)，加強(qiáng)內(nèi)部員工的信息保密意識(shí)，加強(qiáng)信息安全管理和風(fēng)險(xiǎn)控制，確保更好的管理質(zhì)量和效果。八、制度監(jiān)督和考核公司內(nèi)部應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的監(jiān)督部門，對(duì)記錄管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，定期進(jìn)行管理程序上的考核，并加強(qiáng)日常監(jiān)督，保證制度的執(zhí)行效果。九、制度修訂為適應(yīng)公司工作的實(shí)際情況，對(duì)記錄管理制度進(jìn)行必要的修訂，需要經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)層審核并