2023年資料管理制度(篇)

2023年資料管理制度((篇)

書目

房地產(chǎn)工程管理部資料管理員崗位職責(zé)

房地產(chǎn)公司工程管理部資料管理員崗位職責(zé)

1.負(fù)責(zé)根據(jù)檔案管理的有關(guān)要求,建立完善資料管理制度;

2.依據(jù)公司工程管理要求,列出必需歸檔的資料、圖紙、文件清單,并加以管理;

3.根據(jù)資料管理的要求,負(fù)責(zé)文件收發(fā)和登記,以及工程資料的收集整理,按項(xiàng)目分類登記、存檔、移交;

4.根據(jù)《工程圖紙借閱管理方法》要求,對(duì)工程圖紙進(jìn)行管理;

5.根據(jù)檔案管理的要求,負(fù)責(zé)資料室技術(shù)資料、圖紙、文件的歸檔整理;

6.負(fù)責(zé)資料室圖書資料的借閱管理,并對(duì)借出文件、資料負(fù)責(zé)跟蹤和收回;

7.負(fù)責(zé)跟蹤有關(guān)文件的審核流程,包括現(xiàn)場(chǎng)簽證、設(shè)計(jì)變更等其他須要經(jīng)過(guò)多個(gè)部門或人員批閱的文件;

8.負(fù)責(zé)對(duì)離職或崗位調(diào)整的員工借閱資料歸還的清查工作,并簽署清查看法,上報(bào)部門經(jīng)理。

9.負(fù)責(zé)對(duì)必需歸檔的重要資料的收集和存檔;

10.負(fù)責(zé)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)支配的其他工作。

房地產(chǎn)案場(chǎng)資料檔案管理方法

案場(chǎng)資料檔案管理方法

1.案場(chǎng)資料按其保密性分為三個(gè)類別:

a類為內(nèi)部機(jī)密資料:包括銷控、日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)、售足簽退文件夾、已購(gòu)、未購(gòu)表等,可閱范圍為案場(chǎng)經(jīng)理,銷售主管;

b類為內(nèi)部資料:可閱范圍為案場(chǎng)內(nèi)工作人員。

c類為一般性資料。

2.未經(jīng)允許,案場(chǎng)人員不得翻閱公司內(nèi)部資料(包括公司書籍、培訓(xùn)資料)或復(fù)印、外泄內(nèi)部資料。

3.個(gè)人銷售夾需隨身攜帶,外出時(shí)應(yīng)把銷售夾收好,不得出現(xiàn)銷售桌無(wú)人而放有銷售夾的狀況。

4.不得隨意將銷售夾或銷售夾內(nèi)資料帶出售樓處,以免造成資料外泄。

5.銷售夾內(nèi)的資料要封好,不給客戶隨意抽取的機(jī)會(huì)。

某樓盤資料管理制度

樓盤資料管理制度

1、公開宣揚(yáng)資料:包括樓書、折頁(yè)、戶型單頁(yè)、報(bào)價(jià)單、付款方式、宣揚(yáng)資料、宣揚(yáng)雜志等。該類資料銷售主管管理,限制用量,保留肯定的底線量,當(dāng)資料用到保留底線時(shí)由申領(lǐng),主管應(yīng)隨時(shí)檢查擺放資料是否應(yīng)增加。對(duì)于樓盤資料也應(yīng)保留一份存檔,以備查閱。

2、銷售資料:包括《銷售員簽到表》、《客戶登記表》、《客戶登記總表》、《尾數(shù)紙》、《樓宇買賣確認(rèn)書》、《變更通知單》、《入伙通知單》、《客戶檔案登記表》、《物業(yè)舉薦表》、交款通知單、銷控表等。該類資料由主管統(tǒng)一向部門內(nèi)勤領(lǐng)用。管理及限制用量,與樓盤資料管理方向基本相同。

銷售員對(duì)該類資料運(yùn)用方法:

客戶登記表--銷售員應(yīng)具體填寫每一項(xiàng)內(nèi)容,并做好跟進(jìn)記錄。于當(dāng)日填寫《客戶登記總表》,由主管存檔并輸入電腦。

物業(yè)舉薦表--在向客戶舉薦物業(yè)時(shí)填寫,計(jì)算必需核對(duì)是否正確后,才能交給客戶,以免因此誤導(dǎo)客戶。

尾數(shù)紙--銷售員需在上面注明補(bǔ)定時(shí)間,將客戶聯(lián)給客戶,原件于當(dāng)日上交主管。

認(rèn)購(gòu)書--銷售員將客戶聯(lián)交給客戶,復(fù)印一份自己保存,將原件于當(dāng)日交主管。

購(gòu)房須知--簽訂認(rèn)購(gòu)書后附送。

業(yè)主檔案表、客戶身份證復(fù)印件--必需附在尾數(shù)紙或認(rèn)購(gòu)書后同時(shí)上交。

成交卡--銷售員每成交一套填寫一份,附在認(rèn)購(gòu)書后同時(shí)上交。

繳款通知單--客戶付款時(shí),由銷售員開具繳款通知單(一式二聯(lián)),財(cái)務(wù)聯(lián)交給財(cái)務(wù),業(yè)務(wù)聯(lián)交主管。

收款收據(jù)--收款收據(jù)一般由財(cái)務(wù)自行保管,特別狀況由現(xiàn)場(chǎng)主管負(fù)責(zé)管理。

變更通知單--變更房號(hào)、業(yè)主名、付款方式、折扣點(diǎn)、價(jià)格等都必需填寫變更通知單(一式二聯(lián)),銷售主管簽字后將財(cái)務(wù)聯(lián)交給財(cái)務(wù),把業(yè)務(wù)聯(lián)附在認(rèn)購(gòu)書后存檔。

買賣合同及按揭合同--詳見(jiàn)公司規(guī)定。

入伙通知書--銷售員在填寫入伙通知書之前,應(yīng)先核實(shí)業(yè)主是否付清款,簽署買賣合同、按揭合同等。填寫后,經(jīng)財(cái)務(wù)審核簽字,才能交給客戶。

3、樓盤檔案資料

(1)已簽定的客戶登記表、尾數(shù)紙、認(rèn)購(gòu)書、變更表、客戶身份證復(fù)印件、客戶檔案:每日由主管審核并存檔。

(2)客戶付款狀況表:每日由主管剛好登錄。

(3)合同登記狀況表:由主管負(fù)責(zé)登記,客戶領(lǐng)取時(shí)在登記表上簽字。

(4)下月應(yīng)收款清單及需簽合同、辦理按揭清單:由主管在月初與財(cái)務(wù)查核后制定,由主管剛好通知業(yè)務(wù)員。

(5)客戶投訴表、客戶反映狀況表:由客戶自己填寫或業(yè)務(wù)員指導(dǎo)客戶填寫,處理完畢后剛好反饋客戶,并交由主管存檔,在《投訴狀況統(tǒng)計(jì)表》上登記。

(6)業(yè)主函:寄送的業(yè)主函由幫助主管執(zhí)筆,寄送后原件存檔。

(7)業(yè)務(wù)員簽到及接待依次表:由主管存檔。

4、其他資料,包括樓盤相關(guān)文件(如預(yù)售證、建筑平面圖、面積測(cè)繪報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等)、公司文件(制度、條例等)、銷售員檔案(銷售員的調(diào)查報(bào)告、總結(jié)等)、周邊樓盤資料等。此類資料由分類存檔管理,銷售員查看后須放回原處,如出借需經(jīng)過(guò)主管同意并登記,要如期歸還。

本規(guī)定自二○一二年九月十五日起執(zhí)行。

房地產(chǎn)企業(yè)辦公設(shè)備辦公用品圖書資料管理方法

房地產(chǎn)企業(yè)辦公設(shè)備、辦公用品及圖書資料管理方法

公司辦公設(shè)備、辦公用品及圖書資料的管理,本著勤儉節(jié)約、合理支配、有效運(yùn)用的原則,特制定本管理方法。

1、辦公室負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備、辦公用品及圖書資料的統(tǒng)一管理工作,各部門依據(jù)工作須要提出安排及請(qǐng)示,獲得批準(zhǔn)后,由辦公室統(tǒng)一購(gòu)置,專業(yè)用品與圖書資料由提出部門自行購(gòu)置,交公司辦公室管理。

2、辦公設(shè)備管理范圍:計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備;復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)等文件處理設(shè)備;電話、手機(jī)等通訊設(shè)備;錄音、錄像、照相器材及附屬設(shè)備;辦公桌椅及其它辦公設(shè)備。

3、辦公用品管理范圍:各種紙、筆、本、文件夾等文具用品;簽約儀式、大型會(huì)議及特別活動(dòng)需用的物品。

4、公司圖書、資料管理范圍:與公司發(fā)展有關(guān)的各類書籍、專業(yè)書籍、報(bào)刊文獻(xiàn)集重要信函、請(qǐng)示材料批件和圖紙資料等。

5、日常辦公用品的購(gòu)置由辦公室按安排定期購(gòu)辦。辦公設(shè)備與圖書資料的購(gòu)置由各部門提出申請(qǐng),經(jīng)辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào),提出擬辦看法,報(bào)公司總經(jīng)理審批,獲準(zhǔn)后方可購(gòu)置。

6、辦公室為各部門設(shè)立辦公設(shè)備及辦公用品領(lǐng)用臺(tái)帳,由部門設(shè)專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取并保管,領(lǐng)取時(shí)辦理登記手續(xù)。

7、公司圖書資料由辦公室專人負(fù)責(zé)登記保管,各部門人員需借閱時(shí)到公司辦公室辦理借閱手續(xù);部分業(yè)務(wù)書籍及圖紙資料可由業(yè)務(wù)部門派專人自行登記保管。

8、公司每位員工領(lǐng)用的辦公設(shè)備、辦公用品要合理運(yùn)用并妥當(dāng)保管、維護(hù)。

9、凡員工調(diào)出或離開公司時(shí),須將其所領(lǐng)用的價(jià)值較高的辦公用品如計(jì)算器、訂書機(jī)、u盤等交回公司辦公室。不得將該物品帶走或私自轉(zhuǎn)交他人保管或運(yùn)用。

10、本方法由公司辦公室負(fù)責(zé)說(shuō)明。

房地產(chǎn)公司銷售部資料管理方法

房地產(chǎn)開發(fā)公司銷售部資料管理

一.資料內(nèi)容

文字部份:

1.送董事會(huì)資料。

2.公司下發(fā)文件。落款為'**公司'、'董事會(huì)'的通知、通告、指示、確定、決議等。

3.會(huì)議紀(jì)要。

4.內(nèi)部資料。包括一般資料和重要資料(需長(zhǎng)期保存)。

5.送其他部門資料,主要指部門連接函。

6.其他部門送本部門資料。連接函、落款為'**部'的通知、通報(bào)、確定等。

7.策劃部送行業(yè)信息。包括:策劃部送來(lái)的《簡(jiǎn)報(bào)》、其他樓盤信息等。

8.活動(dòng)方案。包括公司內(nèi)部及對(duì)外舉辦的各種活動(dòng)細(xì)則,實(shí)施方案,請(qǐng)柬,門票樣本等。

9.報(bào)刊雜志信息。分相關(guān)行業(yè)信息、廣告信息等。

10.法律方面資料。主要指法律顧問(wèn)的看法書、信函。

11.各項(xiàng)目售前資料。包括國(guó)土出讓協(xié)議復(fù)印件、預(yù)售許可證復(fù)印件、固定資產(chǎn)投資許可證復(fù)印件、建設(shè)工程許可證復(fù)印件、建設(shè)規(guī)劃許可證復(fù)印件、項(xiàng)目總平圖、戶型圖、鋪面平面圖、售樓資料、住宅和鋪面價(jià)目表。

12.各項(xiàng)目運(yùn)行中資料。包括合同書、預(yù)定單、工程變更單、退房申請(qǐng)單及批復(fù)、按揭資料、客戶檔案。

13.各項(xiàng)目售后資料。主要指物管公司送來(lái)的,如客戶住宅電話等資料。

14.銷售代表檔案。包括入司時(shí)間、生日時(shí)間、獎(jiǎng)罰狀況。

15.各項(xiàng)目《銷售日?qǐng)?bào)表》。

16.每天各銷售代表的《工作日志》及每周、每月匯總。

電腦部份:

1.銷售資料。主要指商品房銷售一覽表、合同摘要,營(yíng)業(yè)用房合同摘要,車庫(kù)購(gòu)銷狀況,已售房、余房信息。

2.工作日志。

3.客戶檔案。

4.銷售代表檔案。

二.資料的管理。

銷售助理負(fù)責(zé)本部門的資料管理工作,主管進(jìn)行監(jiān)督和督促。

銷售助理作為資料的管理人,應(yīng)剛好做好資料的收集、整理、歸檔,確保資料的完整、正確和平安。

1.文字資料。

報(bào)董事會(huì)資料。注明所上報(bào)的詳細(xì)董事、時(shí)間。

公司下發(fā)文件。在收文的次日早會(huì)宣讀,會(huì)后存檔。

《銷售日?qǐng)?bào)表》。由經(jīng)辦的銷售主管當(dāng)日具體填寫,銷售助理每天早會(huì)檢查,會(huì)上匯總(包括當(dāng)日匯總、截止當(dāng)日匯總),經(jīng)理睬后檢查。一本填完后存檔。

《工作日志》。由各銷售代表每天下班前完成,主管助理當(dāng)日匯總,分項(xiàng)目銷售時(shí)間存檔。

合同書的管理。詳見(jiàn)《預(yù)定單合同的管理》。

預(yù)定單的管理。詳見(jiàn)《預(yù)定單合同的管理》。

工程變更單的管理。銷售部保留的工程變更單應(yīng)分項(xiàng)目長(zhǎng)期保存。

項(xiàng)目售前資料。長(zhǎng)期保存。

項(xiàng)目售后資料。長(zhǎng)期保存。

留意事項(xiàng):1.每份資料編寫書目,建立借閱簽字制。如造成售樓資料遺失,須原樣彌補(bǔ),并罰款200元,如造成其他資料的遺失,須擔(dān)當(dāng)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)及法律責(zé)任并罰款200元。

2.大部分文字資料需長(zhǎng)期保存,有些資料需永久保存,這些資料主要是指與客戶簽署的易引起爭(zhēng)議的書面資料,如a、客戶的更名、轉(zhuǎn)讓資料(見(jiàn)《更名、轉(zhuǎn)讓手續(xù)的辦理》);b、實(shí)惠客戶的狀況說(shuō)明;c、公司對(duì)客戶的賠償資料(含時(shí)間、緣由、客戶姓名、購(gòu)房位置、賠償結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)簽字、經(jīng)辦人簽字、客戶獲賠后的聲明);d、退房資料(見(jiàn)《退房手續(xù)的辦理》)。

二.電腦部分。

主管機(jī)要加密,除經(jīng)理、主管、主管助理以外的人員運(yùn)用需征得主管以上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意。

涉及保密的郵件要打印出來(lái)后妥當(dāng)管理,郵件刪除。

合同及預(yù)定(退款)單的管理

一.填寫

1.由經(jīng)辦的銷售代表填寫,如該經(jīng)辦人員不在,由主管或經(jīng)理支配人員填寫,該被支配的工作人員有義務(wù)保質(zhì)、保量地完成,否則將作為責(zé)任人受到懲罰。

2.字跡要工整、清晰,運(yùn)用黑色鋼筆或簽字筆。如有修改,運(yùn)用涂改液或刀片后再填寫。如發(fā)覺(jué)字跡潦草、模糊者,用筆不合要求者,一份罰款50元。

3.合同內(nèi)容的填寫。

a.合同包括:主合同、補(bǔ)充協(xié)議、物管協(xié)議。

b.嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定的單價(jià)、付款時(shí)間、既定的條款,如出現(xiàn)金額的實(shí)惠,合同條款的修改,補(bǔ)充條款的增加等被視作特別合同,根據(jù)評(píng)審要求進(jìn)行合同評(píng)審,

c.合同金額四舍五入保留到元,并保證分項(xiàng)金額之和等于總金額,單價(jià)乘以面積等于總價(jià)。

合同中須注明定金金額,定金統(tǒng)一為壹萬(wàn)元。

大寫金額處有數(shù)據(jù)前的'零'可用'/'代替,數(shù)據(jù)中的'零'不得簡(jiǎn)寫。

d.填寫不得有空白欄,無(wú)內(nèi)容填寫應(yīng)用'/'劃去,否則造成后果者自行擔(dān)當(dāng)一切后果。

合同上肯定要留有客戶的身份證號(hào)、通訊電話、通訊地址。

4.合同簽寫的程序。包括從書寫到交由主管助理管理。

合同書分格式化合同與特別合同,格式化合同由經(jīng)辦銷售代表填寫內(nèi)部審核表,后需另外一位銷售代表、銷售主管復(fù)核簽字,復(fù)核內(nèi)容包括合同書是否各文本都簽寫了及其中的每一條、每一款及確保正確性和未經(jīng)過(guò)隨意修改。特別合同要進(jìn)行單獨(dú)合同評(píng)審,是否有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可,之后再交給客戶去辦理交款等以后的手續(xù)。

合同一式份,客戶、公司財(cái)務(wù)、銷售各一份,銷售保留的一份由主管、經(jīng)理核查后交開發(fā)公司管理,核查的內(nèi)容同上。

不規(guī)范合同的責(zé)任三方除查出問(wèn)題的人以外均將受到50元-1000元的懲罰,并擔(dān)當(dāng)由此造成的一切后果,公司不擔(dān)當(dāng)由于工作人員緣由造成的任何損失。

5.預(yù)定單內(nèi)容的填寫。

嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定的單價(jià)、預(yù)定截止期限(從簽預(yù)定單次日起3天),如有調(diào)整視作特別預(yù)定單,單價(jià)的實(shí)惠由經(jīng)理以上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字,預(yù)定截止日期的延長(zhǎng)由主管以上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字,否則將視狀況給責(zé)任人以懲罰。

填寫不得有空白欄,無(wú)內(nèi)容填寫應(yīng)用'/'劃去,否則造成后果者自行擔(dān)當(dāng)一切后果。

單上肯定要留有客戶的通訊電話、通訊地址

特殊留意單價(jià)與付款方式的對(duì)應(yīng)一樣,否則自行擔(dān)當(dāng)一切后果。

6.預(yù)定單簽寫的程序。

1)填寫電腦確認(rèn)單,寫明預(yù)定單號(hào)、客戶姓名、房屋位置、型號(hào)、定房日期及銷售代表姓名,將此單交至經(jīng)理處進(jìn)行電腦輸入,確認(rèn)無(wú)誤;

2)填寫房屋預(yù)定單,由另外一位銷售代表進(jìn)行復(fù)核,客戶簽字后交至經(jīng)理處簽字確認(rèn);

3)帶客戶到財(cái)務(wù)部進(jìn)

行交款,加蓋經(jīng)濟(jì)合同章;

4)將預(yù)定單的第一聯(lián)(白色)交至經(jīng)理處進(jìn)行存檔,其次聯(lián)交給客戶,第三聯(lián)交給財(cái)務(wù)。

簽預(yù)定單須交納_____元以上的預(yù)定金。

7.退房程序

1.)定金:由客戶打電話說(shuō)明要退房,且定金可不予退還者,由銷售代表填寫狀況說(shuō)明,寫明客戶姓名、定房位置,定房時(shí)間及退房緣由,交至經(jīng)理處進(jìn)行存檔。(此種狀況大多為已過(guò)預(yù)留截止日期者)

2.)退房且退定金:由于公司及其他緣由造成客戶要求退房的:

a.預(yù)定退房:收回客戶的預(yù)定單,經(jīng)理簽字后由相應(yīng)銷售員帶客戶到財(cái)務(wù)部退款,退款后將預(yù)定單交至銷售經(jīng)理(財(cái)務(wù)部)處進(jìn)行存檔;

b.合同退房:收回客戶的合同、業(yè)主卡等,要求客戶填寫《退房申請(qǐng)單》,交由財(cái)務(wù)核算應(yīng)退金額并簽字確認(rèn),銷售主管簽字確認(rèn),金額在5萬(wàn)元以上者由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn),之后由財(cái)務(wù)部與客戶約定時(shí)間進(jìn)行退款,退款后將《退房申請(qǐng)單》原件交至財(cái)務(wù)部,復(fù)印件交至銷售助理處進(jìn)行存檔。

二.合同管理。此工作由經(jīng)理助理?yè)?dān)當(dāng),經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)督。

1.合同的管理。

時(shí)間:從客戶簽合同起先到移交給實(shí)業(yè)公司之前。

內(nèi)容:分項(xiàng)目、分住宅和鋪面;建立借閱簽字制。

留意事項(xiàng):應(yīng)作為機(jī)密資料保存,不得遺失,不得將信息告知他人;除公司領(lǐng)導(dǎo)、銷售經(jīng)理、合同經(jīng)辦人員以外,其他人員查看合同須經(jīng)主管同意,借閱須簽字。

2.預(yù)定單的管理。

時(shí)間:從客戶簽單起先須長(zhǎng)期保存,該預(yù)定單無(wú)論是有效的、作廢的、過(guò)期的都需長(zhǎng)期保存,以備查。

內(nèi)容:分項(xiàng)目、分已退房和未退房、分有效的和失效的。

三.關(guān)于合同評(píng)審

1.格式化合同

a.定義:對(duì)開盤前的合同進(jìn)行統(tǒng)一內(nèi)容的擬訂,在經(jīng)過(guò)合同評(píng)審后,即成為格式化合同。

b.合同評(píng)審程序:銷售部擬訂內(nèi)容--填寫合同評(píng)審表格--有關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字--管理者代表簽字--總經(jīng)理簽字

c.簽定此類合同時(shí),須經(jīng)過(guò)銷售部?jī)?nèi)部審核過(guò)程:銷售代表與客戶簽定合同--經(jīng)辦銷售代表填寫內(nèi)部審核表并簽字確認(rèn)--復(fù)核銷售代表簽字--銷售主管簽字確認(rèn)--銷售經(jīng)理簽字確認(rèn)客戶簽字--蓋經(jīng)濟(jì)合同章。

d.對(duì)于復(fù)核人員應(yīng)確認(rèn)客戶在現(xiàn)場(chǎng),對(duì)于條款未進(jìn)行隨意修改和增加,如在未修改的前提下增加了條款,確認(rèn)此條款屬客戶對(duì)于公司的約束還是屬公司對(duì)客戶的約束,如是前者,則應(yīng)進(jìn)行特別合同的評(píng)審,如屬后者,則應(yīng)在增加條款上進(jìn)行蓋章確認(rèn)后進(jìn)行內(nèi)部審核(此類增加內(nèi)容應(yīng)首先由銷售主管在審核表上進(jìn)行書面確認(rèn)后填寫)。

2.特別合同:

a.定義:對(duì)格式化合同內(nèi)容進(jìn)行了變更(增加或刪除,其中增加條款屬客戶對(duì)公司的約束類),即稱其為特別合同。

b.評(píng)審程序:銷售代表填寫合同評(píng)審表格(具體填寫合同變更的內(nèi)容)--有關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審--法律顧問(wèn)進(jìn)行評(píng)審--管理者代表進(jìn)行評(píng)審--銷售總監(jiān)、總經(jīng)理進(jìn)行評(píng)審

c.對(duì)于最終評(píng)審結(jié)果與客戶達(dá)成一樣后,客戶進(jìn)行合同的簽字確認(rèn),蓋經(jīng)濟(jì)合同章。

d.若公司對(duì)此評(píng)審程序有變更,按變更后的程序另行執(zhí)行。

學(xué)校印章保密資料平安管理制度

學(xué)校印章和保密資料平安管理制度

1.學(xué)校黨政公章、各部門的公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章都應(yīng)有專人保管、啟用,嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)運(yùn)用制度。(黨政公章由政工員管理,部門公章由處室主任管理,財(cái)務(wù)專用章、合同專用章由總務(wù)主任管理)

2.任何部門的公章,未經(jīng)單位、部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得帶離辦公室或借給他人運(yùn)用。

3.保管人員要妥當(dāng)保管好印章,駕馭運(yùn)用原則,不得隨意為他人加蓋公章。

4.全部保密文件、資料都必需經(jīng)學(xué)校辦公室保密員登記后方可運(yùn)用,并按指定對(duì)象閱辦,不得私下橫傳。

5.運(yùn)用保密文件、資料應(yīng)剛好退還保密檔案室,不得長(zhǎng)期存放,機(jī)密以上文件不準(zhǔn)隨意摘抄、復(fù)印,防止泄密。

6.保密文件、資料嚴(yán)格借閱登記制度,保密員應(yīng)定期清查收回。保密文件、資料遺失,應(yīng)剛好查明緣由,并報(bào)告上級(jí)保密部門。

7.保密文件、資料,應(yīng)按密級(jí)規(guī)定的機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)登記銷毀,嚴(yán)格審批手續(xù)。

鎮(zhèn)中心幼兒園資料及檔案管理制度

鎮(zhèn)中心幼兒園資料及檔案管理制度

1、資料員定期做好各類資料的收集、登記、整理歸檔、存檔工作。

2、負(fù)責(zé)向員工剛好供應(yīng)各類資料的查詢。

3、負(fù)責(zé)做好各類資料的借閱管理。

4、做好各類資料的保管工作,做好防火、防盜、防蟲、防霉工作。

5、對(duì)來(lái)文和本園文書資料進(jìn)行綜合分類,以利文件統(tǒng)計(jì)、閱辦、保管、查找和保密。

6、文件剛好辦理,需轉(zhuǎn)送有關(guān)部門,人員辦理,做到不積壓、不誤事、不錯(cuò)漏、不遺失、不泄密。

7、對(duì)轉(zhuǎn)送辦的文件要跟蹤督促,剛好催辦,已辦的文件剛好回收。

8、做好四個(gè)平常,平常分類、平常鑒定、平常整理、收回后的文件按平常擬好的標(biāo)題分類存放。

9、年終將全部文件清理歸檔,對(duì)跨年未辦畢的文件爭(zhēng)取在下年三月底前清退以便交卷歸檔。

北坡中學(xué)圖書閱覽資料室管理人員工作職責(zé)

第三中學(xué)圖書、閱覽、資料室管理人員工作職責(zé)

一、酷愛(ài)本職工作,堅(jiān)固樹立為教學(xué)服務(wù)的思想,嚴(yán)格執(zhí)行圖書、閱覽管理制度,做好圖書、閱覽、資料室日常管理工作。

二、負(fù)責(zé)課本、圖書、期刊、資料、報(bào)紙等的選購(gòu)、訂購(gòu)、登記造冊(cè)、舉薦、安排、領(lǐng)、借工作。做到帳目清晰,帳物相符。

三、做好圖書、閱覽、資料室的內(nèi)務(wù)工作,保持室內(nèi)衛(wèi)生,創(chuàng)建優(yōu)雅的文化氛圍。做好防火、防水工作。

四、按制度組織好圖書、資料的借、閱;組織好師生閱覽;做好活動(dòng)記錄。最大限度發(fā)揮“三室”功能,起到拓寬師生視野、提高師生素養(yǎng)、促進(jìn)師生特性發(fā)展的作用。

五、加強(qiáng)與書店和兄弟學(xué)校的聯(lián)系,加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)問(wèn)的學(xué)習(xí),努力實(shí)現(xiàn)“三室”管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

六、為開架借書做好打算。

后勤產(chǎn)業(yè)處印章保密資料平安管理制度

后勤產(chǎn)業(yè)處印章和保密資料平安管理制度

第一條后勤產(chǎn)業(yè)處公章、各部門的公章、合同專用章應(yīng)有專人保管、啟用,嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)運(yùn)用制度。

其次條任何部門的公章,未經(jīng)單位、部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得帶離辦公室或借給他人運(yùn)用。

第三條保管人員要妥當(dāng)保管好印章,駕馭運(yùn)用原則,不得隨意為他人加蓋公章。

第四條全部保密文件、資料都必需經(jīng)后勤產(chǎn)業(yè)處辦公室指定人員登記后方可運(yùn)用,并按指定對(duì)象閱辦,不得私下橫傳。

第五條運(yùn)用保密文件、資料應(yīng)剛好退還辦公室,不得長(zhǎng)期存放,機(jī)密以上文件不準(zhǔn)隨意摘抄、復(fù)印,防止泄密。

第六條保密文件、資料嚴(yán)格借閱登記制度,保密員應(yīng)定期清查收回。

第七條保密文件、資料遺失,應(yīng)剛好查明緣由,并報(bào)告上級(jí)保密部門。

第八條保密文件、資料,應(yīng)按密級(jí)規(guī)定的機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)登記銷毀,嚴(yán)格審批手續(xù)。

x鄉(xiāng)村社區(qū)檔案資料管理制度

鄉(xiāng)村社區(qū)檔案資料管理制度

一、社區(qū)各種門類的檔案,由社區(qū)村委會(huì)指定專人統(tǒng)一管理,做到分類清晰,存放有序,查詢便利。

二、資料一般按年度分類歸檔,各個(gè)檔案卷中均附有案卷書目。

三、原始記錄材料堅(jiān)持做到隨時(shí)發(fā)生、隨時(shí)記錄、隨時(shí)整理歸檔,因特別緣由一時(shí)漏記的要?jiǎng)偤醚a(bǔ)記。

四、依據(jù)氣候改變,做好檔案資料的防火、防潮和防蟲蝕等,確保檔案資料的完好無(wú)損。

五、檔案管理人員變動(dòng)時(shí),必需辦理交接手續(xù),嚴(yán)格核實(shí)交接的檔案。

某某公司文檔資料統(tǒng)一管理的制度

某公司文檔資料統(tǒng)一管理的制度

一、檔案資料的管理規(guī)定

1.為保證全部文件、合同、各類檔案資料能全面地保存并管理,同時(shí)也便利各部門有效地運(yùn)用全部資料,公司的文檔資料實(shí)行統(tǒng)一管理制度。

2.由運(yùn)營(yíng)中心負(fù)責(zé)公司全部文檔資料保存和管理工作。

3.各部門例會(huì)和重要會(huì)議均要有會(huì)議紀(jì)要并提交運(yùn)營(yíng)中心。

4.全部業(yè)務(wù)合同原件一式三份,一份交客戶,另兩份分別由業(yè)務(wù)部、財(cái)務(wù)部存檔,各業(yè)務(wù)部每月整理匯總合同清單。

5.圖書資料由各部門自己保管,但各部門需向運(yùn)營(yíng)中心提交清單,并在每次新增資料后剛好向運(yùn)營(yíng)中心提交新增的資料清單。

二、文檔資料的主要范圍

1、公司全部重要文件包括決議、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、公司信函、會(huì)議紀(jì)要、公告等;

2、公司的各種規(guī)劃、安排、總結(jié)等資料;

3、各部門例會(huì)和重要會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要;

4、員工個(gè)人檔案(員工信息表、個(gè)人簡(jiǎn)厲、體檢表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷復(fù)印件及其它相關(guān)重要證件的復(fù)印件)以及員工獎(jiǎng)罰記錄、考勤記錄、借用設(shè)備記錄、績(jī)效考核等資料;

5、員工提案、述職報(bào)告等文字材料。

三、文檔資料的調(diào)用原則及規(guī)定

1、調(diào)用文檔要嚴(yán)格根據(jù)分級(jí)調(diào)用相關(guān)文檔的原則。

2、調(diào)用本部門文檔,須經(jīng)本部門經(jīng)理申批。

3、調(diào)用外部門文檔,經(jīng)雙方經(jīng)理同意并填寫有關(guān)調(diào)用文檔表格方可調(diào)用。

4、未經(jīng)批準(zhǔn)任何人不得擅自越級(jí)或跨部門調(diào)用文檔,違者按情節(jié)輕重予以懲罰。

樓盤現(xiàn)場(chǎng)資料管理制度

1.公開宣揚(yáng)資料:樓書、折頁(yè)、戶型單頁(yè)、報(bào)價(jià)單、付款方式、宣揚(yáng)資料、宣揚(yáng)雜志等。每日檢查該類資料是否用到保留底限,應(yīng)剛好增加擺放資料。

2.銷售資料:《客戶來(lái)訪登記表》、《****樓盤認(rèn)購(gòu)協(xié)議書》、《價(jià)格表》、《廣告來(lái)電登記表》、《購(gòu)須知房》、《銷控表》、《變更通知單》《客戶投訴表》《樓盤折扣申請(qǐng)單》等。

銷售員對(duì)該類資料運(yùn)用方法:

客戶登記表--銷售員應(yīng)具體填寫每一項(xiàng)內(nèi)容,并做好跟進(jìn)記錄。于當(dāng)日填寫《客戶登記總表》,由并輸入電腦。

物業(yè)認(rèn)購(gòu)協(xié)議書--在向客戶舉薦物業(yè)時(shí)填寫,計(jì)算必需核對(duì)是否正確后,才能交給客戶,以免因此誤導(dǎo)客戶。

廣告來(lái)電登記表--登記來(lái)電量,用于檢測(cè)廣告發(fā)布效果,同時(shí)便于對(duì)媒體效果監(jiān)控。

購(gòu)房須知--簽定認(rèn)購(gòu)書后附送。

繳款通知單--客戶付款時(shí),由銷售員開具繳款通知單,財(cái)務(wù)聯(lián)交給財(cái)務(wù),交款人聯(lián)交內(nèi)勤人員。

收款收據(jù)--收款收據(jù)一般由財(cái)務(wù)自行保管,特別狀況由銷售經(jīng)理(現(xiàn)場(chǎng)專案經(jīng)理)負(fù)責(zé)管理。

--變更房號(hào)、業(yè)主名、付款方式、折扣點(diǎn)、價(jià)格等都必需填寫變更通知單,銷售經(jīng)理(現(xiàn)場(chǎng)專案經(jīng)理)簽字后將財(cái)務(wù)聯(lián)交給財(cái)務(wù),另一聯(lián)附在認(rèn)購(gòu)書后存檔。

買賣合同及按揭合同--另行規(guī)定。

客戶投訴表----用于登記客戶投訴時(shí)間、投訴內(nèi)容等。

樓盤折扣申請(qǐng)單----用于客戶如需多套單位或要求更多折扣。

3.樓盤檔案資料

(1)已簽定的客戶登記表、認(rèn)購(gòu)書、變更表、客戶檔案:每日由內(nèi)勤人員審核并存檔。

(2)合同登記狀況表:由內(nèi)勤人員負(fù)責(zé)登記,::客戶領(lǐng)取時(shí)在登記表上簽字。

(3)下月應(yīng)收款清單及應(yīng)簽合同、辦理按揭清單:由內(nèi)勤人員在月初與財(cái)務(wù)查核后制定,剛好通知銷售員。

(4)客戶投訴表:由客戶自己填寫或銷售員指導(dǎo)客戶填寫,處理完畢后剛好反饋客戶,并存檔,在《投訴匯總表》上登記。

(5)客戶基本狀況表、客戶付款狀況表:每日由內(nèi)勤人員剛好登錄。

(6)業(yè)主函:業(yè)主函由內(nèi)勤幫助主管執(zhí)筆,寄送后原件存檔。

(7)銷售員簽到及接待依次表:由內(nèi)勤人員存檔。

4.其他資料,包括樓盤相關(guān)文件(如預(yù)售證等相關(guān)五證、建筑平面圖、面積測(cè)繪報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等)、公司文件(制度、條例等)、銷售員檔案(銷售員的調(diào)查報(bào)告、總結(jié)等)、公司其他樓盤資料、周邊樓盤資料等。此類資料由內(nèi)勤人員分類存檔管理,銷售員查看后須放回原處,如出借需經(jīng)過(guò)現(xiàn)場(chǎng)內(nèi)勤人員同意并登記,要如期歸還。

健升房地產(chǎn)資料文件管理方法

1.人員支配

指定專人負(fù)責(zé)資料文件管理工作,負(fù)責(zé)公司下達(dá)的文件吩咐、指示,并督促經(jīng)辦人員執(zhí)行。

2.文件收發(fā)基本要求

a、建立收發(fā)文登記簿,收發(fā)文時(shí)填寫'文件日期'、'文件編號(hào)'、'文件內(nèi)容'、'收發(fā)文單位'。

b、發(fā)文必需剛好精確,并要求收文人簽收。

c、發(fā)出文件必需留底,分類存檔。

d、收到文件后,要做好登記,并剛好轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)人員。須要傳閱的,采納發(fā)給甲--收回--再發(fā)給乙--……的方法,并要求閱后簽名。

e、全部收到的文件均須歸檔保管,如屬傳真件要以復(fù)印件存檔。

3.資料文件保管要求

做到資料齊全,便于查詢。

a、文件的分類:

資料分類的目的是為了便于運(yùn)用。不同時(shí)期不同的工作重點(diǎn),相應(yīng)文件的分類也會(huì)有所改變。基本分類原則如下:

⑴公司內(nèi)部:

①公司文件;

②地產(chǎn)部?jī)?nèi)部文件;

③公司各部門往來(lái)文件;

⑵往來(lái)文件:

①與物業(yè)公司往來(lái)文件;

②與業(yè)主或客戶往來(lái)文件;

③其他往來(lái)文件。

⑶樓宇資料:

①基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件;

②有關(guān)設(shè)計(jì)文件;

③報(bào)建批文文件;

④銷售有關(guān)文件;

⑤市場(chǎng)調(diào)查文件;

⑥其他文件。

b、依據(jù)以上分類標(biāo)準(zhǔn)將文件分門別類,隨時(shí)編制書目。

c、按時(shí)間分類將資料文件裝訂成冊(cè),統(tǒng)一制作封面、書目,進(jìn)行妥當(dāng)保管。

4.資料查詢

a、非本部門人員要查閱有關(guān)資料,必需獲得本部門經(jīng)理許可后方可查閱。

b、查閱人僅限查閱許可的資料。

c、借閱文件資料時(shí),需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn),登記后方可借閱,時(shí)間不得超過(guò)7天。

d、如需復(fù)印,應(yīng)經(jīng)部門經(jīng)理許可,并由資料管理人員復(fù)印并進(jìn)行登記。

房地產(chǎn)銷售合同印鑒顧客資料管理制度

一、購(gòu)房合同簽署及管理方法

為規(guī)范公司合同簽署及文檔管理,做好部門協(xié)同工作,特制定本方法:

領(lǐng)用購(gòu)房合同(以下簡(jiǎn)稱'合同')

銷售部依據(jù)須要可一次性從辦公室領(lǐng)取空白合同(已蓋章)五十份,并登記合同編號(hào)。銷售部應(yīng)指定專人保管空白合同,并對(duì)領(lǐng)用者進(jìn)行登記。因誤填等緣由作廢的空白合同須交回辦公室銷毀。如有丟失,應(yīng)即時(shí)通知辦公室,并依據(jù)合同編號(hào)登報(bào)聲明。

簽署過(guò)程

1、購(gòu)房合同由銷售部人員(法人代表托付授權(quán))負(fù)責(zé)簽署,合同正本一式兩份至五份,銷售部應(yīng)將公司留存的原件全部交辦公室檔案員保管。

2、收取定金:客戶定金在5000元(含)以下的,由銷售部指定人員收取,并在當(dāng)日交到財(cái)務(wù)部;定金在5000元以上的,由財(cái)務(wù)部收取,出納應(yīng)以最快速度到達(dá)銷售現(xiàn)場(chǎng),時(shí)間不得超過(guò)40分鐘。

合同條款的依據(jù)(公司方)

1、合同面積以總工室出具的《**暫測(cè)面積》為標(biāo)準(zhǔn)。以非標(biāo)準(zhǔn)分割單位出售,須經(jīng)總工室測(cè)定,總經(jīng)理簽字認(rèn)可。

2、合同金額以總經(jīng)理簽發(fā)的《**價(jià)格報(bào)告書》為標(biāo)準(zhǔn)。以低于標(biāo)準(zhǔn)的