物業(yè)管理師管理務(wù)實要點：檔案的檢索利用與保存

第頁共頁物業(yè)管理師管理務(wù)實要點：檔案的檢索利用與保存物業(yè)管理師管理務(wù)實要點：檔案的檢索利用與保存物業(yè)管理檔案的檢索利用與保存(一)常用的紙介質(zhì)檔案的檢索與利用紙介質(zhì)檔案檢索工具種類很多，物業(yè)管理檔案管理常用的有：目錄、簿式索引、指南、卡片式檢索工具等。1.常用檢索工具的編制方法(1)分類卡片目錄根據(jù)檔案分類的邏輯關(guān)系建立起的目錄體系。這類目錄的優(yōu)點是系統(tǒng)性、靈敏性高，但難度較大，需要一定的時間。【題例】在常用檢索工具的編制方法中，是根據(jù)檔案分類的邏輯關(guān)系建立的目錄體系。(A)A.分類卡片目錄B.專題卡片目錄C.產(chǎn)題卡片目錄D.名稱索引(2)專題卡片目錄按某一特定的題目，將同一主題內(nèi)容或?qū)傩缘母黝愇墨I組合，以卡片形式提供檔案室某一專題檔案內(nèi)容。(3)主題卡片目錄主題以標準關(guān)鍵字、詞組織檔案相關(guān)內(nèi)容的索引系統(tǒng)。(4)名稱索引以字母或其他文字排序方法的順序?qū)⑷趦?nèi)檔案文件所涉及的單位按名稱制作索引，以提供使用的索引編制方法。2.檔案提供利用的方式(1)檔案檢索的步驟和方式一般是分析^p應(yīng)用需求，明確檢索范圍或根據(jù)索引的指引，查找到需要的檔案文件。(2)檔案提供利用的方式一般采用檔案室閱讀、外借、制作副本或向查閱者提供檔案及檔案檢索專業(yè)知識與方法等提供檔案整理的應(yīng)用。(二)電子媒體檔案的檢索與利用電子媒體檔案檢索一般分為兩類，一類是保存于電腦硬盤的文字和圖形圖像資料，這類資料一般是以數(shù)字形式存貯的;另一類是閉路視頻監(jiān)控設(shè)備產(chǎn)生的錄像資料，一般以模擬形式存貯于錄像磁帶中。盡管新的監(jiān)控設(shè)備已將二者合一為硬盤數(shù)位形式存貯，需要注意的是目前仍有相當多的磁帶方式存貯的視頻監(jiān)控系統(tǒng)在運行中。這類形式存貯的'錄像磁帶的檔案存放與紙介質(zhì)檔案的存放相似。各類軟件的檢索查詢設(shè)計各不一樣，并無統(tǒng)一的檢索查詢形式。故其檢索與紙介質(zhì)檔案的檢索一樣。(三)物業(yè)管理檔案的保存1.檔案的保存價值和保存期限某個單份案文件的價值是不能孤立鑒定的，應(yīng)當從互相關(guān)聯(lián)的一組檔案文件來綜合考慮檔案的保存價值和保存期限。各物業(yè)效勞企業(yè)可結(jié)合自身實際情況和管理要求綜合確定有關(guān)檔案保存期限的劃分標準。2.檔案保存考前須知(1)物業(yè)承接查驗期和入住期搜集整理的檔案資料屬于物業(yè)根底資料檔案，是物業(yè)管理檔案中最重要和根底性的檔案，它的保存管理和平安非常重要。(2)房屋共用局部和共用設(shè)施設(shè)備的檢測、檢修與運行記錄檔案，在分析^p房屋本體平安、設(shè)備運行狀況和事故分析^p中有時起非常關(guān)鍵性的作用，因此這類檔案的真實性和保存期限應(yīng)有明確規(guī)定，一般不能低于設(shè)備的使用年限2倍?！绢}例】房屋共用局部和共用設(shè)施設(shè)備的檢測、檢修等檔案，在分析^p房屋主體平安、事故分析^p中有時起著非常關(guān)鍵性的作用，因此這類檔案的真實性和保存期限應(yīng)有明確規(guī)定，一般不能低于設(shè)備的使用年限的：(D)A.0.5倍B.1倍C.1.5倍D.2倍(3)各類小型設(shè)備的運行和維護記錄檔案、環(huán)境與平安管理記錄檔案的數(shù)量較大，這局部檔案的保存期限是較短。這類檔案應(yīng)有一個銷毀的管理方案和程序，以騰出空間，防止檔案室空間被無謂占用。3.平安管理(1)檔案平安管理檔案保管應(yīng)注意室內(nèi)空氣流通，經(jīng)常采取防霉、防潮、防蟲、防水防火、防盜等平安措施。同時，制定一套實在可行的檔案管理制度并加以嚴格執(zhí)行，改善檔案保存的條件，采取有效的檔案修復技術(shù)，最大限度延長檔案的壽命，保障檔案的平安。(2)檔案信息平安①檔案的平安包括檔案本身不受到損壞與喪失和檔案信息不被非法復制、查閱和傳播，即檔案信息平安。由于檔案載體的不同，保障檔案信息平安的方式也有不同。但均應(yīng)制定文件的密級體制，嚴格借閱、復制制度。②紙介質(zhì)檔案的信息平安主要是對檔案的查閱、外借、復制和銷毀應(yīng)制定詳細的制度，設(shè)定權(quán)限。對無權(quán)查閱、外借和復制的人員，管理人員不得私自給予查閱、外借或復制。有權(quán)限的人員在查閱、外借時必須承當保管責任。復制必須由檔案管理人員進展，并須獲得相應(yīng)受權(quán)方可實行。檔案銷毀時，應(yīng)經(jīng)上級批準，并在主管領(lǐng)導和部門主管的監(jiān)視下采用適當?shù)姆绞戒N毀。③電子媒體檔案主要是通過設(shè)立