2023年投資公司檔案管理制度(5篇)

2023年投資公司檔案管理制度(5篇)

書(shū)目

第1篇投資公司檔案管理員崗位職責(zé)

第2篇投資公司檔案管理補(bǔ)充規(guī)定

第3篇某某城建投資公司檔案管理制度

第4篇投資公司檔案管理規(guī)定方法

第5篇投資公司檔案管理制度

投資公司檔案管理員崗位職責(zé)

投資開(kāi)發(fā)公司檔案管理員崗位職責(zé)

(1)仔細(xì)貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案實(shí)施方法》等有關(guān)檔案工作政策、法規(guī),依據(jù)公司發(fā)展的需求提出檔案室的發(fā)展規(guī)劃,制定檔案的工作安排,進(jìn)行工作總結(jié)、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。

(2)負(fù)責(zé)公司各類檔案(包括文書(shū)檔案、工程檔案、各類證件、照片、實(shí)物等)的歸檔、立卷、存檔等工作。

(3)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定,做好檔案的借閱和利用,指導(dǎo)并督促公司各部門(mén)檔案資料的歸檔。

(4)主動(dòng)開(kāi)展檔案學(xué)問(wèn)宣揚(yáng)工作,增加全體干部職工的檔案意識(shí)。對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定并負(fù)責(zé)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)處理。

(5)依據(jù)公司檔案管理要求,辦理檔案的接收、移交手續(xù)。

(6)管理檔案庫(kù)房,保障檔案妥當(dāng)存放,發(fā)覺(jué)問(wèn)題剛好報(bào)告、解決。

(7)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

投資公司檔案管理補(bǔ)充規(guī)定

投資開(kāi)發(fā)公司檔案管理補(bǔ)充規(guī)定

為進(jìn)一步規(guī)范公司檔案管理,提高檔案管理水平,保證檔案資料的齊全、完整、精確和剛好歸檔,結(jié)合公司現(xiàn)有的檔案管理規(guī)定及其他相關(guān)制度,現(xiàn)將檔案管理作以下補(bǔ)充規(guī)定:

一、檔案移交

1.公司檔案實(shí)行統(tǒng)一管理制度,任何人不得將檔案資料據(jù)為己有,由辦公室統(tǒng)一保管。各部門(mén)要?jiǎng)偤檬占?、整理本部門(mén)的檔案,各經(jīng)辦人應(yīng)負(fù)責(zé)將本年度的全部檔案資料于次年三月底前整理后移交辦公室進(jìn)行歸檔。有關(guān)公司的重大事務(wù)重要資料應(yīng)隨時(shí)向辦公室移交。

2.全部歸檔材料內(nèi)容必需填寫(xiě)完整,特殊是合同、協(xié)議日期及簽字欄。

3.全部需加蓋公司印章的材料,辦公室必需留存一份原件存檔,確因狀況特別,無(wú)法以原件備存的,應(yīng)以復(fù)印件存檔。全部合同、協(xié)議(除財(cái)務(wù)合同)完成簽訂后,應(yīng)剛好移交辦公室歸檔;財(cái)務(wù)合同由安排財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)于每季度末月25日前向辦公室統(tǒng)一移交一次。

4.建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作,應(yīng)做到與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步。在項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)后,項(xiàng)目主管要根據(jù)檔案清單內(nèi)容起先進(jìn)行資料的積累、整理工作:

(1)施工許可證申領(lǐng)完成后1個(gè)月內(nèi),應(yīng)將項(xiàng)目前期資料移交至公司檔案室;

(2)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格,取得建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告后,應(yīng)在15天內(nèi)完成后期業(yè)主檔案資料的移交工作;

(3)施工、監(jiān)理方除按規(guī)定干脆將檔案交至區(qū)城建檔案館外,另一套裝訂成冊(cè),由項(xiàng)目主管驗(yàn)收后移交至公司檔案室。

5.項(xiàng)目前期資料自上交區(qū)城建檔案館起三個(gè)月內(nèi),項(xiàng)目主管需完成資料的補(bǔ)齊完善工作。

6.會(huì)計(jì)檔案由安排財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)歸檔,滿兩年后于次年3月移交至公司檔案室統(tǒng)一保管。

7.檔案移交工作需堅(jiān)持誰(shuí)項(xiàng)目誰(shuí)負(fù)責(zé)原則,并將此項(xiàng)工作納入個(gè)人年度績(jī)效考核中,如超出規(guī)定期限未移交或整改的,酌情扣分。

各類檔案歸檔移交期限表

檔案類型歸檔內(nèi)容移交時(shí)限責(zé)任部門(mén)/責(zé)任人

文書(shū)檔案各類合同、協(xié)議等(除財(cái)務(wù)合同)簽訂后一周內(nèi)各部門(mén)

其他資料次年三月底前各部門(mén)

財(cái)務(wù)檔案財(cái)務(wù)合同每季度末25日前安排財(cái)務(wù)部

全部會(huì)計(jì)檔案每年三月安排財(cái)務(wù)部

工程檔案公司歸檔前期業(yè)主

檔案資料待施工許可證申領(lǐng)完成后1個(gè)月內(nèi)項(xiàng)目主管公司歸檔后期業(yè)主

檔案資料竣工驗(yàn)收合格,取得建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告后15天內(nèi)項(xiàng)目主管

移交城建檔案館資料上交城建檔案館起三個(gè)月內(nèi)完成檔案前期資料移交工作項(xiàng)目主管

二、檔案利用

(一)公司內(nèi)部借閱、查閱

公司檔案內(nèi)部借閱、查閱范圍僅限本公司員工。

1.借閱、查閱檔案時(shí),需填寫(xiě)《檔案借閱、查閱審批表》(詳見(jiàn)附件)。如借閱、查閱本部門(mén)檔案,由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意;如借閱、查閱非本部門(mén)檔案,另需檔案所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人審批簽字;重要檔案及機(jī)密檔案原則不予借閱、查閱,特別狀況須總經(jīng)理批準(zhǔn)同意。

2.借閱檔案需限時(shí)歸還,借閱人在《檔案借閱、查閱審批表》中應(yīng)注明借閱期限,按期歸還,逾期未歸還的,將視狀況計(jì)入個(gè)人年度績(jī)效考核成果;確因特別狀況無(wú)法剛好歸還的,可申請(qǐng)延期,并辦理延期審批手續(xù)。

3.借閱人必需嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案內(nèi)容,如發(fā)覺(jué)遺失必需剛好匯報(bào),并報(bào)辦公室備案,嚴(yán)峻者追究責(zé)任。

4.必需愛(ài)惜檔案,不準(zhǔn)在檔案材料中寫(xiě)字、劃線或作記號(hào)等;不準(zhǔn)拆卷及隨意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等,必需保持檔案完整及整齊。

(二)外部人員借閱、查閱

公司檔案原則不予外部人員查閱、借閱,若因工作須要,確需查閱、借閱的,按相關(guān)程序辦理。

1.未經(jīng)許可,公司員工不得替外部人員借閱、查閱檔案,不得向外部人員供應(yīng)一切檔案,不得私帶外部人員到檔案室查閱檔案。

2.外部人員查閱相關(guān)檔案,須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);如重要檔案,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3.外部人員借閱相關(guān)檔案,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),限期歸還,并由檔案管理員負(fù)責(zé)跟蹤催討。

附件:檔案借閱查閱申請(qǐng)表

附件:檔案借閱查閱申請(qǐng)表

□借閱□查閱

申請(qǐng)人:

檔案名稱:

事由:

時(shí)間:

借閱檔案:□原件□復(fù)印件

借閱期限:

歸還日期:

部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批:

年月日

辦公室審批:

年月日

分管副總審批:

年月日

總經(jīng)理審批:

年月日

某某城建投資公司檔案管理制度

某城建投資公司檔案管理制度

為進(jìn)一步明確工作規(guī)范,強(qiáng)化內(nèi)部管理,落實(shí)崗位責(zé)任,健全文件及檔案的管理工作,制定本管理制度。公司全體員工要嚴(yán)格根據(jù)制度要求,強(qiáng)化優(yōu)質(zhì)高效、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的意識(shí),仔細(xì)履職、團(tuán)結(jié)協(xié)作,共同做好文件及檔案有關(guān)工作。

一、檔案管理規(guī)范

(一)要遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同保管價(jià)值,根據(jù)便利保管和利用的原則管理。

(二)需歸檔的文件、材料,要收集完整齊全,正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、多種文字形成的同一文件要在一起歸檔。

(三)各類會(huì)議所形成的文件,包括會(huì)議通知、議程、名單、會(huì)議文件及參閱材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、照片、記錄、會(huì)議紀(jì)要等由相關(guān)人員負(fù)責(zé)收集齊全(文件一式二份),在會(huì)議結(jié)束后立卷存檔。

(四)不同年度的文件不能一起立卷,跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),須放在批復(fù)年立卷,沒(méi)有批復(fù)的放在請(qǐng)示年立卷,跨年度安排放在安排的第一年立卷,跨年度總結(jié)放在總結(jié)最終一年立卷,跨年度會(huì)議文件放在開(kāi)會(huì)年立卷。

(五)卷內(nèi)文件排列要依據(jù)不憐憫況,根據(jù)文件形成的規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行排列,密不行分的文件、材料要依序排在一起,做到批復(fù)在前、請(qǐng)示在后;印件在前、原稿在后。

(六)卷內(nèi)文件排列依次,要依次編寫(xiě)件號(hào)和頁(yè)號(hào)。

(七)卷內(nèi)文件要逐件填寫(xiě)卷內(nèi)書(shū)目。

(八)案卷封皮的標(biāo)題要力求簡(jiǎn)明扼要,精確概括地反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。

(九)文件資料查閱利用制度:1.本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予供應(yīng)檔案、資料。對(duì)于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)運(yùn)用復(fù)印件,盡量不用原件,一般由運(yùn)用人復(fù)印。2.檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特別狀況須要外借時(shí),須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件,借用人要妥當(dāng)保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負(fù)責(zé)。

二、財(cái)務(wù)固定資產(chǎn)檔案管理規(guī)范

(一)財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)管理,建立健全固定資產(chǎn)三賬一卡。定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行清點(diǎn)、核實(shí),做到帳賬、帳卡、帳物相符及固定資產(chǎn)折舊工作,固定資產(chǎn)檔案管理人員變動(dòng)時(shí),應(yīng)辦理移交手續(xù)。

(二)固定資產(chǎn)的購(gòu)置嚴(yán)格執(zhí)行逐級(jí)審批制度,大型設(shè)備應(yīng)依據(jù)機(jī)構(gòu)的規(guī)模、任務(wù)、現(xiàn)狀、發(fā)展規(guī)劃和經(jīng)費(fèi)狀況添置和更新。

(三)固定資產(chǎn)的報(bào)廢、轉(zhuǎn)讓、變價(jià)處理嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)報(bào)廢的程序和規(guī)定并剛好上報(bào)相關(guān)主管部門(mén)。

(四)加強(qiáng)國(guó)有資產(chǎn)管理,嚴(yán)防國(guó)有資產(chǎn)流失。

三、工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)范

(一)工程檔案歸檔范圍是指各類報(bào)批文件(對(duì)政府各行政部門(mén)的各類報(bào)批文件、回復(fù)的批示文件、對(duì)外發(fā)文、對(duì)外接收的文件)、各類合同、設(shè)計(jì)資料及圖紙、設(shè)計(jì)變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會(huì)議紀(jì)要、審計(jì)結(jié)論及各種驗(yàn)收證件、檢測(cè)報(bào)告、材料設(shè)備的合格證及說(shuō)明書(shū)、施工圖、財(cái)產(chǎn)移交手續(xù)及其他須要存檔的文件等。

(二)資料管理人員建立《文件接收登記表》對(duì)接收的文件資料進(jìn)行登記。任何人無(wú)論從何途徑得到的與工程有關(guān)的文件資料,都應(yīng)交到資料管理人員,由資料管理人員組織識(shí)別并登記。對(duì)接收的文件資料,資料管理人員依據(jù)審批權(quán)限送交領(lǐng)導(dǎo)審批。

(三)項(xiàng)目部任何部門(mén)、任何人向公司項(xiàng)目部以外單位發(fā)出與項(xiàng)目有關(guān)的文件資料,都應(yīng)依據(jù)審批權(quán)限進(jìn)行審批,在發(fā)出前應(yīng)存檔進(jìn)行備案,并對(duì)反饋信息剛好歸檔。

(四)本單位人員借閱工程檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予供應(yīng)檔案、資料。對(duì)于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)運(yùn)用復(fù)印件,盡量不用原件,一般由運(yùn)用人復(fù)印。工程檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特別狀況須要外借時(shí),須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理外借手續(xù)并限期歸還。

(五)工程檔案工作人員必需樹(shù)立高度的保密觀念,遵守公司的各項(xiàng)保密制度;凡涉及不宜公開(kāi)的公司機(jī)密等檔案,應(yīng)作隱私保管并嚴(yán)格限制查閱范圍;凡作隱私和內(nèi)部管理的檔案,應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù),嚴(yán)禁擅自拍照和復(fù)制,利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定,不得泄露公司隱私;對(duì)確已無(wú)保存價(jià)值的工程檔案,由工程項(xiàng)目部負(fù)責(zé)列出銷毀清冊(cè),經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀,并簽名注銷。

投資公司檔案管理規(guī)定方法

投資公司檔案管理規(guī)定

外商投資企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定

(生效日期:1995.12.29--失效日期:)

第一條為加強(qiáng)外商投資企業(yè)(包括中外合資經(jīng)營(yíng)企業(yè)、中外合作經(jīng)營(yíng)企業(yè)、外資企業(yè))的檔案管理工作,有效地愛(ài)護(hù)和利用檔案,維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益,依據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》和國(guó)家有關(guān)外商投資企業(yè)的法律、法規(guī),特制定本規(guī)定。

其次條外商投資企業(yè)檔案是指外商投資企業(yè)籌建以來(lái)的各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)本企業(yè)以及對(duì)國(guó)家、社會(huì)具有利用、保存價(jià)值的各種文件材料(包括不同載體形式)。

第三條外商投資企業(yè)檔案屬企業(yè)全部,受國(guó)家法律愛(ài)護(hù)。企業(yè)擔(dān)當(dāng)愛(ài)護(hù)檔案的義務(wù)。

第四條外商投資企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分,是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作,是國(guó)家全部檔案工作的組成部分。其主要任務(wù)是貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案工作的有關(guān)法律、法規(guī),建立健全本企業(yè)檔案管理規(guī)章制度;統(tǒng)一管理本企業(yè)的檔案,并對(duì)本企業(yè)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第五條外商投資企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)其檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),把企業(yè)檔案工作列入企業(yè)管理安排,并確定管理檔案的部門(mén)和人員負(fù)責(zé)本企業(yè)的檔案工作。

負(fù)責(zé)管理檔案的人員應(yīng)有檔案專業(yè)學(xué)問(wèn)、技能和企業(yè)管理學(xué)問(wèn)。

各級(jí)政府檔案行政管理部門(mén)和上級(jí)主管部門(mén),有權(quán)對(duì)本級(jí)行政區(qū)域內(nèi)或本系統(tǒng)、本行業(yè)的下屬外商投資企業(yè)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查,擔(dān)當(dāng)有關(guān)服務(wù)工作。

第六條外商投資企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要包括:

1.外商投資企業(yè)設(shè)立和變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料(包括外商投資企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);

2.董事會(huì)或聯(lián)合管理機(jī)構(gòu)形成的文件材料;

3.財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料;

4.勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料;

5.經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料;

6.生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料;

7.產(chǎn)品生產(chǎn)方面的文件材料;

8.儀器、設(shè)備方面的文件材料;

9.基本建設(shè)方面的文件材料;

10.科學(xué)技術(shù)探討、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓方面的文件材料;

11.教化培訓(xùn)方面的文件材料;

12.情報(bào)信息方面的文件材料;

13.*黨組織和工會(huì)組織的文件材料;

14.其它具有利用和保存價(jià)值的文件材料。

第七條外商投資企業(yè)各部門(mén)形成的文件材料原則上由本部門(mén)負(fù)責(zé)立卷和歸檔,按本企業(yè)的規(guī)定,定期向檔案部門(mén)或指定的部門(mén)移交,任何個(gè)人不得據(jù)為已有。

第八條外商投資企業(yè)所形成的檔案參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和國(guó)際先進(jìn)方法,進(jìn)行科學(xué)分類和整理。

第九條外商投資企業(yè)應(yīng)當(dāng)有庫(kù)房和必要的設(shè)施及愛(ài)護(hù)設(shè)備保管檔案,確保檔案的平安。暫不具備檔案平安保管條件的企業(yè),可托付主管部門(mén)或當(dāng)?shù)貒?guó)家檔案館代為保管。檔案代管單位必需保障代管檔案的平安,做好代管檔案的全部者利用檔案的各項(xiàng)服務(wù)工作。

第十條外商投資企業(yè)應(yīng)當(dāng)依據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值和國(guó)家有關(guān)規(guī)定,編制檔案保管期限表。檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用及探討價(jià)值的永久保存;在肯定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的長(zhǎng)期或短期保存;凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限從長(zhǎng)。

第十一條外商投資企業(yè)對(duì)保管到期的檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行鑒定。鑒定工作由企業(yè)負(fù)責(zé)人、專業(yè)人員和檔案人員組成的鑒定小組負(fù)責(zé),干脆對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案列出銷毀清單,報(bào)經(jīng)董事會(huì)審批后銷毀,銷毀清單永久保存。其中,會(huì)計(jì)檔案按《中華人民共和國(guó)國(guó)會(huì)計(jì)法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十二條外商投資企業(yè)的中外各方都有利用檔案的權(quán)利,應(yīng)當(dāng)建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用制度,防止失密和泄密。

中國(guó)政府有關(guān)部門(mén)依法執(zhí)行公務(wù)須要查閱企業(yè)檔案時(shí),企業(yè)應(yīng)予供應(yīng)。

第十三條外商投資企業(yè)終止、解散后,中外合資經(jīng)營(yíng)企業(yè)、中外合作經(jīng)營(yíng)企業(yè)的檔案交由原中方合資、合作者妥為保存,或向當(dāng)?shù)貒?guó)家檔案館移交。外資企業(yè)的檔案按以下?tīng)顩r,分別處理:

1.外資企業(yè)延長(zhǎng)期限、分立、合并或其它事項(xiàng)變更的,該企業(yè)的檔案向變更后的企業(yè)移交。

2.外資企業(yè)期滿或依法宣告破產(chǎn)的,該企業(yè)的檔案按第十一條規(guī)定執(zhí)行。

3.外資企業(yè)因違反法律、行政規(guī)章被依法責(zé)令關(guān)閉的,根據(jù)有關(guān)機(jī)關(guān)的確定處理。

4.原企業(yè)依據(jù)須要可保存有關(guān)檔案的復(fù)制件。

第十四條有下列行為之一的,依據(jù)情節(jié)輕重,賜予行政處分或懲罰;造成損失的,依據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量,責(zé)令賠償;構(gòu)成犯罪的,應(yīng)當(dāng)依法追究當(dāng)事人的責(zé)任:

1.損毀、丟失或擅自銷毀應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料和檔案的;

2.涂改、偽造檔案的;

3.私自出賣(mài)、倒賣(mài)檔案的;

4.擅自占有和非法攜帶檔案出境的;

5.檔案工作人員玩忽職守造成損失的。

第十五條香港、澳門(mén)、臺(tái)灣地區(qū)的公司、企業(yè)和其它經(jīng)濟(jì)組織或者個(gè)人在中國(guó)大陸舉辦的企業(yè)比照本規(guī)定執(zhí)行。

第十六條本規(guī)定由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)說(shuō)明。

第十七條本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。

投資公司檔案管理制度

投資管理公司檔案管理制度

第一條依據(jù)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求,為進(jìn)一步加強(qiáng)公司檔案工作,更好地為公司提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù),特制定本規(guī)定。

其次條公司行政部部為檔案管理的職能部門(mén),負(fù)責(zé)公司各類檔案的管理工作。對(duì)公司各類檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔。各部門(mén)依據(jù)工作須要配備專(兼)職檔案管理人員,負(fù)責(zé)檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門(mén)的檔案管理人員應(yīng)根據(jù)明確的歸檔時(shí)間和歸檔范圍,定期向檔案管理部門(mén)移交檔案,確因工作須要接著運(yùn)用的文件資料,原件移交檔案室,運(yùn)用部門(mén)留存復(fù)印件。

第三條文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交常務(wù)副總經(jīng)理批閱后歸檔。

第四條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參加辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門(mén)或人員收集,交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。

第五條在切實(shí)遵循《中國(guó)檔案分類法》前提下,依據(jù)公司實(shí)際狀況,將所涉及的檔案劃分為十大類:(a)行政管理、(b)人事管理、(c)財(cái)會(huì)檔案、(d)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理、(e)技術(shù)質(zhì)量平安管理、(f)基建檔案、(g)外來(lái)文件、(h)聲像檔案、(i)實(shí)物檔案、(j)其他檔案。

第六條歸檔范圍:

(一)重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。

(二)本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

(三)本公司的各種工作安排、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

(四)本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

(五)本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

(六)本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

第七條歸檔要求:

(一)歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、精確。

(二)歸檔的文件材料必需是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料,應(yīng)留復(fù)印件,并將復(fù)印件與原件一起存檔,并加以說(shuō)明。

(三)檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同的價(jià)值,便于保管和利用。

(四)歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

(五)在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一歸檔。

(六)不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最終一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。

(七)檔案文件材料應(yīng)區(qū)分不憐憫況進(jìn)行排列,密不行分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的親密聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

(八)案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定一律運(yùn)用用黑色中性筆填寫(xiě),字跡要工整、清楚。

第八條檔案管理人員職責(zé)

(一)根據(jù)有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

(二)根據(jù)歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。

(三)工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)遵守法律、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與平安。

第九條檔案的查閱和借閱

(一)公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫(xiě)《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門(mén)經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理或常務(wù)副總簽字批準(zhǔn)。

(二)檔案借閱的最長(zhǎng)期限為一周