購貨付款內控設計教學課件

第四章采購與付款內部控制設計參考規(guī)范：《企業(yè)內部控制應用指引第7號—采購業(yè)務》主要內容業(yè)務循環(huán)內部控制設計概述貨幣資金采購與付款銷售與收款存貨固定資產籌資對外投資一、業(yè)務循環(huán)內部控制設計概述業(yè)務循環(huán)內部控制設計的內容內部控制設計的原則與步驟（一）業(yè)務循環(huán)內部控制設計的內容

按控制的內容劃分

1.貨幣資金控制系統(tǒng)

(1)現(xiàn)金控制系統(tǒng)

(2)銀行存款控制系統(tǒng)

2.存貨控制系統(tǒng)

(1)采購控制系統(tǒng)

(2)存儲控制系統(tǒng)

(3)領發(fā)控制系統(tǒng)

3.成本費用控制系統(tǒng)

(1)工資費用控制系統(tǒng)

(2)生產費用控制系統(tǒng)

(3)產品成本控制系統(tǒng)

4.銷售控制系統(tǒng)

(1)銷售(非托收承付)控制系統(tǒng)

(2)銷售(托收承付)控制系統(tǒng)

5.固定資產控制系統(tǒng)

(1)固定資產購置控制系統(tǒng)

(2)固定資產退出控制系統(tǒng)

(3)固定資產折舊控制系統(tǒng)

6.投資控制系統(tǒng)

(1)短期投資控制系統(tǒng)

(2)長期投資控制系統(tǒng)

7.財務成果控制系統(tǒng)

(1)銷售利潤控制系統(tǒng)

(2)營業(yè)外收支控制系統(tǒng)

(3)利潤分配控制系統(tǒng)

8.其他（1）信息處理控制系統(tǒng)（2）預算控制、物流管理、人力資源政策按業(yè)務循環(huán)劃分通常可以將企業(yè)的所從事的交易和事項劃分為幾個主要的業(yè)務循環(huán)進行設計，就制造業(yè)企業(yè)而言，可以劃分為如下的幾種主要的業(yè)務循環(huán)控制：1、銷售與收款循環(huán)控制2、購貨與付款循環(huán)控制3、生產與收款循環(huán)控制4、籌資與投資循環(huán)控制（二）內部控制設計的原則與步驟1、內部控制設計的原則（略）2、內部控制設計的一般步驟設計內部控制的步驟，主要是了解各業(yè)務循環(huán)的內容和特點、確定控制目標、評估實現(xiàn)目標的風險、鑒別控制環(huán)節(jié)、整合控制流程、確定控制措施，試運行和完善改進。

①各業(yè)務循環(huán)的內容和特點

(1)收入(銷售)循環(huán)。包括從顧客收取訂單，批準信用額度，發(fā)貨，銷售發(fā)票的填寫，收入和應收賬款的記錄，現(xiàn)金收款的處理和記錄等相關的程序和政策。(2)支出循環(huán)。包括存貨、其它資產和服務的采購，處理采購訂單，貨物采購的驗收，應付供應商貨款的記錄，付款審批，現(xiàn)金支出及其記錄等相關的程序和政策。(3)生產循環(huán)。包括原材料的貯存，原材料的生產投入，生產成本的分配，銷售商品的生產成本的會計處理等相關的程序和政策。(4)薪資循環(huán)。包括雇傭員工，考勤，計算工資總額，個人所得稅，發(fā)放工資等相關的程序和政策。(5)融資循環(huán)。包括涉及銀行貸款的交易的審批、執(zhí)行和記錄，租賃，應付債券和權益性股票等相關的程序和政策。(6)投資循環(huán)。包括涉及固定資產和證券投資的審批、執(zhí)行和記錄等相關的程序和政策。

②控制目標

控制目標，既是管理經濟活動的基本要求，又是實施內部控制的最終目的，也是評價內部控制的最高標準。在實際工作中，管理人員和審計人員總是根據控制目標，建立和評價內部控制系統(tǒng)。因此，設計內部控制，首先應該根據經濟活動的內容特點和管理要求提煉內部控制目標，然后據以選擇具有相應功能的內部控制要素，組成該控制系統(tǒng)。

③整合控制流程

控制流程，是依次貫穿于某項業(yè)務活動始終的基本控制步驟及相應環(huán)節(jié)。控制流程，通常同業(yè)務流程相吻合，主要由控制點組成。當企業(yè)的業(yè)務流程存在控制缺陷時，則需要根據控制目標和控制原則加以整合。④鑒別控制環(huán)節(jié)

實現(xiàn)控制目標，主要是控制容易發(fā)生偏差的業(yè)務環(huán)節(jié)。這些可能發(fā)生錯弊因而需要控制的業(yè)務環(huán)節(jié)，通常稱為控制環(huán)節(jié)或控制點。控制點按其發(fā)揮作用的程度而論，可以分為關鍵控制點和一般控制點。關鍵控制點：指那些在業(yè)務處理過程中發(fā)揮作用最大，影響范圍最廣，甚至決定全局成效的控制點。它對于保證整個業(yè)務活動的控制目標具有至關重要的影響。

一般控制點：指那些只能發(fā)揮局部作用，影響特定范圍的控制點。

如材料采購業(yè)務中的“驗收”控制點，對于保證材料采購業(yè)務的完整性、實物安全性等控制目標都起著重要的保障作用，因此是材料采購控制系統(tǒng)中的關鍵控制點;相比之下，“審批”、“簽約"、"登記"、"記賬"等控制點，即是一般控制點。需要說明的是，關鍵控制點和一般控制點在一定條件下是可以相互轉化的。某個控制點在此項業(yè)務活動中是關鍵控制點，在另外一項活動中則可能是一般控制點，反之亦然。

⑤確定控制措施

控制點的功能，是通過設置具體的控制技術和手續(xù)而實現(xiàn)的。這些為預防和發(fā)現(xiàn)錯弊而在某控制點所運用的各種控制技術和手續(xù)等，通常被概括為控制措施。

現(xiàn)金控制系統(tǒng)中的“審批”控制點，就設有:(1)主管人員授權辦理現(xiàn)金收支業(yè)務;(2)經辦人員在現(xiàn)金收支原始憑證上簽字或蓋章;(3)部門負責人審核該憑證并簽章批準等控制措施。銀行存款控制系統(tǒng)的“結算”控制點則設有:(1)出納員核查原始憑證;(2)填制或取得結算憑證;(3)加蓋收訖或付訖戳記;(4)簽字或蓋章;(5)登記結算登記簿等控制措施。以上兩個控制點的差異，說明由于其控制的業(yè)務內容不同，所要實現(xiàn)的控制目標不同，因而相匹配的控制措施也不相同。因此，實際工作中，必須根據控制目標和對象設置相應的控制技術和手續(xù)。具體操作步驟構造業(yè)務循環(huán)模型分析業(yè)務常見弊端提出內部控制要點設計內部控制文本（1）構造業(yè)務循環(huán)模型反映經營活動全貌，符合企業(yè)經營特點以價值運動為主線，以資金池為中心滿足審計方法的使用（2）分析常見錯誤弊端錯誤弊端表現(xiàn)錯誤弊端分析歷史教訓與案例合理懷疑（3）提出控制要點和方法關鍵控制點補償性控制成本效益分析二、采購與付款循環(huán)的

主要業(yè)務活動與目標包括：主要業(yè)務活動業(yè)務目標

（一）主要業(yè)務活動購貨支出循環(huán)是由固定資產、商品或勞務的取得和支付活動組成。該循環(huán)主要有購貨和固定資產兩種主要交易類型。典型的支出循環(huán)流程包括請購、訂購、驗收、記錄、付款等方面。購貨循環(huán)所涉及的主要業(yè)務活動包括：請購

–訂購-驗收商品-儲存已驗收的商品-編制付款憑證-確認與記錄負債-付款-記錄現(xiàn)金與銀行存款支出采購循環(huán)圖付款處理驗收采購計劃采購作業(yè)會計記錄應付帳款的處理主要業(yè)務活動1.請購商品和勞務---資產使用部門2.編制訂購單---采購部門3.驗收商品---驗收部門4.儲存已驗收的商品存貨—倉庫5.編制付款憑單---會計部門6.確認與記錄負債---會計部門7.付款---會計部門8.記錄現(xiàn)金、銀行存款支出---會計部門（二）業(yè)務目標1、識別能夠滿足公司需求的供應商，遵循適用的法律法規(guī)和合同從具有合法資質的供應商那里采購，確保充足的物料供應；

2、訂購符合適當規(guī)格的項目，支付適當?shù)膬r款，在適當?shù)臅r間訂購適當?shù)臄?shù)量，及時接收訂購的項目，完整而準確地記錄已授權的采購訂單，防止未經授權使用采購訂單；3、確保收到的物料和相關信息能得到處理，并及時提供給生產、倉儲或其他部門、確保對未及時供貨的采購訂單進行調查、完整而準確地記錄收到的貨物和退回的貨物；4、只接收經過適當訂購的項目、只接受符合采購訂單規(guī)格的物料、確保所有從收貨活動移送到其他活動的物料都得到了記錄；保護已收到的貨物、確保供應商、庫存和采購訂單信息被準確更新，以反映收貨情況、立即退回拒收項目、完整而準確地記錄所有入庫和出庫、所有移送給經營活動的貨物需要經過適當申請、正確移送所有已申請的物料、保持安全的工作環(huán)境和對危險物料的儲存；5、及時而準確地記錄所有已經收到的經過批準的購貨的發(fā)票，并且僅僅記錄這些購貨、確認可以提供的折扣、準確記錄所有已授予信用的退貨和折讓，并且只記錄這些業(yè)務、確保應付賬款的完整性和準確性、保護應付賬款記錄。三、采購與付款循環(huán)的

內部控制要點及設計包括：采購與付款業(yè)務的內部控制要點該循環(huán)內部控制設計（一）采購與付款業(yè)務的內部控制要點1、采購循環(huán)常見弊端盲目采購、積壓變質收受回扣、中飽私囊虛報損耗、中途轉移混淆采購成本驗收不嚴、以少報多、以次充好違規(guī)結算、資金流失2、采購與付款業(yè)務的控制點(1)請購單、訂貨單、驗收單和賣方發(fā)票齊全，并附在付款憑單的后面。(2)購貨經過適當級別的批準。(3)及時注銷憑證，反之重復使用。(4)對賣方發(fā)票、驗收單、訂貨單和請購單作內部核查。(5)訂貨單經過事前編號并登記入賬。(6)驗收單經過事前編號并登記入賬。(7)賣方發(fā)票經過事前編號并登記入賬。采購與付款業(yè)務的控制點（續(xù)）(8)采購款項計算和金額的內部核查。(9)采購價格和折扣的授權和批準。(10)所采用會計科目適當無誤，分類正確。(11)采購與付款業(yè)務的登記及時。(12)應付賬款明細賬內容的內部查核。(13)定期的內部查核和內部審計。(二)采購與付款循環(huán)內部控制設計企業(yè)應當按照請購、審批、采購、驗收、付款等規(guī)定的程序辦理采購業(yè)務，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設置相關的記錄、填制相應的憑證，建立完整的采購登記制度，加強請購手續(xù)、采購訂單或采購合同協(xié)議、驗收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。為實現(xiàn)采購與付款業(yè)務內部會計控制目標，企業(yè)應建立以請購單、合同、驗收單、入庫單等結算憑證為載體的業(yè)務記錄控制系統(tǒng)。

1、購買與審批

2、驗收與付款

3、評估與披露

1.購買與審批企業(yè)應當根據全面預算管理的要求從事采購業(yè)務。對于超預算和預算外采購，應當履行預算調整程序。企業(yè)應當建立嚴格的購買審批制度，明確審批權限，根據生產經營的客觀需要，確定采購項目、質量等級、可選供應商以及交貨付款方式等相關內容。大宗采購應當采用招標方式，規(guī)定最高限價，實行比價采購。采購項目技術含量較高的，應當組織相關專家進行論證。(1)職責分工

企業(yè)采購業(yè)務的不相容崗位至少包括：①請購與審批。企業(yè)物品采購應由使用部門根據其需要提出申請，并經分管采購工作的負責人進行審批。②供應商的選擇與審批。企業(yè)應由采購部門和相關部門共同參與詢價程序并確定供應商，但是決定供應商的人員不能同時負責審批。③采購合同協(xié)議的擬訂、審核與審批。企業(yè)應由采購部門下訂單或起草購貨合同并經授權部門或人員審核、審批。④采購、驗收與相關記錄。企業(yè)采購、驗收與會計記錄工作職務應當分離，以保證采購數(shù)量的真實性和采購價格、質量的合規(guī)性、采購記錄和會計核算的正確性。⑤付款的申請、審批與執(zhí)行。企業(yè)付款的審批人與付款的執(zhí)行人職務應當分離，付款方式不恰當、執(zhí)行有偏差，可能導致企業(yè)資金損失或信用受損。(2)授權審批制度

企業(yè)的生產計劃部門一般會根據顧客訂單或者對銷售預測和存貨要求的分析來決定生產授權；企業(yè)對資本支出和租賃合同通常會特別授權，只容許特定人員提出請購；企業(yè)對于重要和技術性較強的采購業(yè)務，應當組織專家進行論證，實行集體決策和審批，防止出現(xiàn)決策失誤而造成嚴重損失；采購合同的簽訂需經有關授權人員審批；采購款項的支付應經有關授權人員審批。(3)請購控制

企業(yè)采購需求應當與企業(yè)生產經營計劃相適應，具有必要性和經濟性。采購申請一般由使用部門提出或由倉儲部門提出，物資供應部門根據采購單位的采購申請、年度采購計劃、工程用料計劃和庫存消耗定額編制月度采購計劃，由部門主管或其授權人員審核是否合理，若合理則簽字認可交采購部門，金額巨大或特殊采購應由主管總經理審批。請購單一式三聯(lián)，注明請購部門，請購物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、要求到貨日期及用途等內容。重要物品或勞務的請購應當經過決策論證和特殊的審批程序；零星需要的物品，通常由使用者根據實際需要直接提出，不經采購部門審批，但使用者在請購單上一般要解釋請購目的和用途，經使用部門主管審批，并經財務部門同意后，交采購部門辦理采購；緊急需求的特殊請購制定特殊審批程序。特殊原因需取消請購申請時，原請購部門應通知采購部門停止采購，采購部門應在原請購單上加蓋“撤銷”印章，并退回給請購部門。(4)詢價控制

企業(yè)應當加強采購業(yè)務的預算管理。對于預算內采購項目，具有請購權的部門應當嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)；對于超預算和預算外采購項目，應當由審批人對請購申請進行審批，設置請購部門的，應當由請購部門對需求部門提出的申請進行審核后再行辦理請購手續(xù)。企業(yè)對預算的管理，也就意味著必不可少的要加強詢價控制。為確保價格機制透明，企業(yè)應制定合理的詢價程序，并重點了解供應商的相關情況?？刂拼胧┯校憾ㄆ诹私夤痰幕举Y料，如產品價格、質量、供貨條件、信譽、售后服務以及供應商的設備狀況、技術水平和財務狀況等，為企業(yè)采購決策提供可靠信息；對潛在供應商應就其質量、技術、財務狀況的可行性進行調查；對于大宗和重要物品的采購，應建立由采購、技術等部門參與的比質比價體系，綜合考慮價格、質量、供貨條件、信譽和售后服務等；對某些采購可以采用招標方式，在滿足采購方物品質量、送貨時間等要求的情況下，以公開方式進行，招標不能以價格作為惟一決定因素；對于零星物品的采購，由于采購量低、價格也不高，采用上述方式采購成本會過高，一般授權直接采購，但也應形成由獨立的人員抽樣暗訪制度。就以上各因素確定目標價格并與相關供應商協(xié)商以達到最優(yōu)價格。(5)采購控制

詢價程序完成后，采購部門須作出以下決定：根據資產存儲情況，確定采購物品的批次和數(shù)量；根據詢價控制制度，選擇最有利于企業(yè)生產和成本最低的供應商；將請購單一聯(lián)交請購部門，以示答復；一聯(lián)交財務部門籌備資金；一聯(lián)作為采購部門簽訂購銷合同的依據。采購部門在收到經過審批的請購單后都必須作出以下三方面的決定：應訂購多少、向誰發(fā)出訂貨單、什么時候發(fā)出訂貨單。①訂購數(shù)量的控制首先，由采購人員審查每一份請購單是否在執(zhí)行后又重復提出；請購數(shù)量、品種是否合理，是否在控制限額的范圍內。其次，對大量采購的原材料、零配件、商品、物資等進行采購數(shù)量對成本影響的分析，分析的內容主要是將各種請購項目進行有效歸類，然后利用經濟批量法測算成本及采購的批次和數(shù)量。對請購數(shù)量不大或零星采購物品，采購批量的成本分析控制可對照資金預算來執(zhí)行。②向哪一家發(fā)出訂貨單

采購部門在確定了采購數(shù)量之后，簽訂購銷合同之前，必須遵循企業(yè)訂貨報價控制制度，選擇最有利于企業(yè)生產和成本最低的供應商。根據與相應供應商確定的最優(yōu)價格，對采購所需資金作出估算，并在請購單上簽署采購意見后，由采購部門授權人審批；將簽批后的請購單送資金預算部門，由資金預算部門主管人員審核請購是否符合經營目標，且在資金預算范圍內，審批后簽注意見，送交存貨管理部門。③何時發(fā)出訂貨單

為了生產經營的正常進行，避免存貨資產的閑置，存貨管理部門人員在接到請購單后，對存貨應運用經濟批量法和存貨最低點法進行分析，確定什么時間請購最為合適，并在請購單上簽注意見，由部門授權人審批。在做出上述三方面的決定后，將請購單一聯(lián)退請購部門，以示答復；一聯(lián)交財務部門籌備資金；一聯(lián)交采購部門作為簽訂購銷合同的依據。采購合同一般一式四份，一份交供貨商請求發(fā)貨，一份由采購部門專人保管，負責合同的執(zhí)行，一份交會計部門以監(jiān)督合同的執(zhí)行，一份交倉庫保管部門作為驗收物品時與發(fā)票核對的依據。2、驗收與付款（1）驗收控制貨物到達后，由倉儲部門指派驗收人員對貨物進行實物計量，并與貨運單、訂購單進行核對。需要時由質檢部門對貨物進行檢驗。正確無誤后填制收料單。收料單的內容包括供應商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質量以及運貨人名稱、原訂購單編號等。企業(yè)應當根據規(guī)定的驗收制度和經批準的訂單、合同協(xié)議等采購文件，由專門的驗收部門或人員、采購部門、請購部門以及供應商等各方共同對所購物品或服務等的品種、規(guī)格、數(shù)量、質量和其他相關內容進行驗收，出具檢驗報告、計量報告和驗收證明。對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負責驗收的部門或人員應當立即向有關部門報告，有關部門應當查明原因，及時處理。為了達到控制目的，驗收入庫的職能必須由獨立于請購、采購和會計部門的人員來承擔。對收貨的控制有雙重作用，既控制購買環(huán)節(jié)的經營活動，也控制存貨的管理工作。對于已經檢驗的物品由保管人員將發(fā)票、購銷合同、請購單進行認真核對，同時點收實物的數(shù)量和質量，核對無誤后填寫按順序編號的入庫單。入庫單一式三聯(lián)，注明供應商名稱、收貨日期、物品名稱、數(shù)量、質量以及運貨人名稱等內容。保管員在入庫單簽字后，一聯(lián)留存，登記倉庫臺賬；一聯(lián)隨有關憑證送交會計部門，辦理結算；一聯(lián)退回采購部門與購銷合同、請購單核對，核對后歸檔備案。（2）付款程序財務部門對發(fā)票、運費單、驗收單、入庫單以及其他有關憑證審核后，與合同進行核對，經企業(yè)授權人審批后向供應商辦理結算。①付款控制財會部門應當參與商定對供應商付款的條件。對于現(xiàn)金支付的交易，為了進一步強化內部控制，還應當提倡根據付款憑證而不是原始憑證支付現(xiàn)金的方式。即會計部門在接到發(fā)票等原始憑證后，先由部門授權人審核批準，再由會計人員據其編制付款憑證，注明會計科目、款項用途及金額等，交給出納員，由其根據付款憑證列出的金額支付現(xiàn)金，并登記現(xiàn)金日記賬，然后將付款憑證退交會計部門，以便登記總賬和明細賬。這樣，出納人員應付出多少現(xiàn)金，會計部門已經記錄在案，更有利于形成控制關系。對于企業(yè)采用賒賬方式購買物品時，必然形成債務，由此而引發(fā)債務結算業(yè)務，故也必須對此加強控制。具體要求是：1）應付賬款的入賬必須在取得審核、企業(yè)授權人審批后的發(fā)貨票以及驗收入庫單、請購單、借款通知等憑證后方可入賬。對于享有現(xiàn)金折扣的交易，直接按照供應商發(fā)票金額來入賬；對于部分退貨，注意從原發(fā)票中扣除后入賬；對于有預付貨款的交易，在收到供應商發(fā)票后應將預付金額沖抵部分金額來入賬。2）由稽核人員定期與供貨商（債權人）核對賬目，如果對賬中發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因，分清責任，按有關規(guī)定予以處理，確保雙方的賬目相符。3）按雙方事先約定的條件，及時清理債務，支付欠款后，應取得債權人的收款證明，并以此為依據編制記賬憑證，登記賬薄。②退貨和折讓控制

企業(yè)應當建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等作出明確規(guī)定，及時收回退貨款。采購部門接到收料單后與采購合同核對，相符則登記采購登記簿；不相符，如數(shù)量缺少則與供應商聯(lián)系要求補足，如質量問題則應考慮是退貨還是要求供應商給予折讓。決定退貨的應填制退貨通知單，授權運輸部門退回，在獲得物資供應站的退貨單后編制借項憑單，借項憑單連同退貨單送交財務部門。借項憑單內容包括供應商名稱、退貨數(shù)量、價格、日期以及金額計算等。3.評估與披露

（1）評估控制企業(yè)應當建立采購業(yè)務評估制度，加強對購買與審批、驗收與付款的過程控制和跟蹤管理。發(fā)現(xiàn)異常情況，應當及時報告。（2）披露控制企業(yè)應當披露主要供應商情況、采購價格形成機制以及采購過程中的主要風險等內容。案例4---1A公司內部控制描述如下：1、購貨由采購部門負責，根據自己填制的采購單采購，貨物進廠后由隸屬于采購部門的驗收部門負責驗收；2、如果貨物驗收合格，驗收部門就在“采購單”上蓋“貨已驗訖”的印章，交給會計部門付款；3、對于驗收不合格的貨物由驗收部門直接退給供貨商，驗收部門不負責開驗收報告單；4、驗收后的貨物直接堆放在機器旁準備加工。要求：

請指出可能存在的缺陷及改進措施。案例4---2資料：某機械廠供應部設立兩個小組，第一組負責決定請購、審批、詢價并確定供應商，第二組負責采購、驗收；財務部負責付款并進行會計處理。企業(yè)發(fā)生如下情況：由于長期的業(yè)務關系，第一組收到關系戶(此時出現(xiàn)產品庫存超標，因此要求機械