部門經(jīng)理如何做部門規(guī)劃

./如何做好部門規(guī)劃新年尹始,許多公司都開始制訂和啟動(dòng)新年度的戰(zhàn)略規(guī)劃,公司的每個(gè)部門的規(guī)劃也隨之提到日程上來(lái)。在以往的咨詢工作中,我發(fā)現(xiàn)許多部門的負(fù)責(zé)人將部門規(guī)劃作為走形式的文案工作不予重視。殊不知,一年之計(jì)在于春,做好部門的年度規(guī)劃工作不僅使部門的工作有計(jì)劃、有效率地進(jìn)行,更主要的是做好我們部門的定位,將部門的工作緊密地與公司的戰(zhàn)略聯(lián)系在一起,更容易獲提高層管理者的重視,使部門和我們個(gè)人更容易得到發(fā)展。同時(shí),我也發(fā)現(xiàn)許多卓有成效的經(jīng)理們都非常注意通過(guò)部門規(guī)劃提升部門和個(gè)人的形象,使所領(lǐng)導(dǎo)的部門成為公司的關(guān)鍵部門,個(gè)人發(fā)展也一帆風(fēng)順。像公司戰(zhàn)略規(guī)劃一樣,部門規(guī)劃也有一些可供參考的流程方法：一．設(shè)立部門宗旨部門宗旨就是明確我們的部門為什么存在？試想一想,如果我們的部門的存大對(duì)公司整體戰(zhàn)略沒(méi)有貢獻(xiàn),對(duì)公司其他的部門沒(méi)有價(jià)值,也就是說(shuō)公司或相關(guān)的部門不需要或不太需要我們,我們的部門存在就沒(méi)有意義,就會(huì)被裁掉,至少在公司是一個(gè)不被重視的部門,那么,這個(gè)部門的經(jīng)理以及員工在公司的前途可想而知。因此,出色的經(jīng)理人都非常注重自已所管理部門的宗旨,希望將本部門的宗旨與公司的總體戰(zhàn)略的關(guān)鍵職能相結(jié)合,使之成為公司舉足輕重的部門。明確部門宗旨一般從以下方面考慮：闡述部門存在對(duì)于公司的核心價(jià)值；2結(jié)合部門的核心能力；3內(nèi)容包括客戶、產(chǎn)品和服務(wù)、地域范圍。部門的宗旨表述的形式一般如下："在……的指導(dǎo)下/根據(jù)…定位/戰(zhàn)略〔指導(dǎo)根據(jù),通過(guò)……〔手段,實(shí)現(xiàn)/促進(jìn)/保證……〔存在價(jià)值"。例如,以下是一個(gè)質(zhì)量部門的宗旨："在公司的發(fā)展戰(zhàn)略和目標(biāo)指導(dǎo)下,通過(guò)對(duì)影響產(chǎn)品質(zhì)量的全過(guò)程的監(jiān)控以及業(yè)務(wù)流程的不斷優(yōu)化,保證與質(zhì)量有關(guān)的各環(huán)節(jié)有效運(yùn)行,從而保證公司的產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定和持續(xù)改善,滿足不斷客戶的需要,提高客戶滿意度,在同行中保持高品質(zhì)的水準(zhǔn),成為公司業(yè)務(wù)持續(xù)發(fā)展的有力保證。"二.明確部門職責(zé)部門職責(zé)就是部門通過(guò)哪些方面的活動(dòng)實(shí)現(xiàn)自身存在的價(jià)值,可以從以下方面考慮：1本部門的客戶是誰(shuí)?客戶的需求是什么？這里所指的顧客既包括外部的客戶,也包括內(nèi)部的客戶,即需要本部門配合的公司內(nèi)部的相關(guān)部門；2概括部門為實(shí)現(xiàn)價(jià)值所履行的主要活動(dòng),一般表述為"做什么"；3應(yīng)明確界定與密切相關(guān)部門<尤其是曾有職責(zé)沖突的部門>的職責(zé)界限。在界定部門職責(zé)時(shí),要注意：1按職責(zé)的關(guān)鍵程度自上而下排序；2不要把兩條以上的職責(zé)放在一項(xiàng)描述內(nèi)；3建議職責(zé)不超過(guò)6條,關(guān)鍵職責(zé)不超過(guò)3條,太多了沒(méi)有重點(diǎn)。職責(zé)表述的形式一般如下:"負(fù)責(zé)〔主導(dǎo)……",或者"協(xié)同/配合〔參與……"等。例如,質(zhì)量部門的職責(zé)：1ISO9000質(zhì)量體系的持續(xù)改善；2產(chǎn)品質(zhì)量控制,注重于重大質(zhì)量問(wèn)題的處理和給予產(chǎn)品鏈各環(huán)節(jié)質(zhì)控方面的指導(dǎo)和支持；3客戶質(zhì)量反饋的協(xié)調(diào)處理,客戶滿意度的測(cè)定和改善；4供應(yīng)鏈質(zhì)量控制,確保采購(gòu)的材料和產(chǎn)品的質(zhì)量；5質(zhì)量信息系統(tǒng)管理,通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析推動(dòng)各環(huán)節(jié)改善；6文件控制,為各部門業(yè)務(wù)運(yùn)作提供規(guī)范的文件支持。三．設(shè)立部門目標(biāo)部門目標(biāo)可以參考平衡記分卡的方法,從客戶、財(cái)務(wù)、流程、學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)四個(gè)方面兩設(shè)立。例如研發(fā)部門的目標(biāo)：客戶維度：1外部客戶：新產(chǎn)品客戶評(píng)測(cè)一次通過(guò)率〉95%2內(nèi)部客戶：營(yíng)銷立項(xiàng)產(chǎn)品項(xiàng)目完成率＝100%；技術(shù)服務(wù)部提交技術(shù)解決問(wèn)題解決率>98%設(shè)計(jì)質(zhì)量缺陷率<3%財(cái)務(wù)維度：1每個(gè)研發(fā)項(xiàng)目實(shí)際費(fèi)用〈項(xiàng)目預(yù)算費(fèi)用2部門每季度實(shí)際開支〈預(yù)算費(fèi)用流程維度：1主板項(xiàng)目研發(fā)周期〈60天2每個(gè)項(xiàng)目修改版本次數(shù)〈3次3PilotRun〔試產(chǎn)上線直通率〉90%學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)：1每年新設(shè)計(jì)平臺(tái)產(chǎn)品數(shù)〉6個(gè)2新增技術(shù)專利數(shù)〉15個(gè)四.部門級(jí)的SWOT分析部門級(jí)的SWOT分析就是幫助我們認(rèn)清部門的能力優(yōu)勢(shì)<S>和不足<W>,尋找我們部門發(fā)展的機(jī)會(huì)<O>,影響我們部門發(fā)展的問(wèn)題<T>。我們可以用傳統(tǒng)的SWOT圖來(lái)描述：優(yōu)勢(shì)〔Strength不足〔Wenkness機(jī)會(huì)〔Opportunities威脅〔Threats然后,我們對(duì)照上圖,列出我們的組合策略：SO:如何運(yùn)用我們的能力優(yōu)勢(shì)和發(fā)展機(jī)會(huì)使我們的部門發(fā)展壯大>？ST:如何運(yùn)用我們的能力優(yōu)勢(shì)消除對(duì)我們部門發(fā)展有影響的障礙？WO：如何改善我們的不足,以使我們不錯(cuò)過(guò)這些發(fā)展機(jī)會(huì)？OT：如何改善我們的不足,以使不利的影響降到最少？在制定我們部門的策略時(shí)應(yīng)該考慮到,我們必須具有哪些方面的能力和條件才能達(dá)成部門的規(guī)劃目標(biāo),即關(guān)鍵成功要素有哪些？我們?nèi)绾翁嵘@些方面的能力？簡(jiǎn)而言之,關(guān)鍵成功要素就是我們達(dá)成目標(biāo)的必要條件。例如,項(xiàng)目管理必須具備的關(guān)鍵成功因素1具備項(xiàng)目計(jì)劃的掌控的能力；2建立項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避的機(jī)制；3建立項(xiàng)目質(zhì)量保障的體系；4掌握項(xiàng)目成本的控制的方法；我們利用如下的表格來(lái)定義和評(píng)測(cè)關(guān)鍵成功要素：關(guān)鍵成功要素定義KPI指標(biāo)項(xiàng)目成本的控制方法保證項(xiàng)目在預(yù)定的成本之內(nèi)完成項(xiàng)目的費(fèi)用執(zhí)行率,即費(fèi)用預(yù)算/實(shí)際費(fèi)用的比率?！璌PI指標(biāo)應(yīng)該是明確的、可衡量的、可實(shí)現(xiàn)的、相關(guān)的、以時(shí)間為階段的。我們現(xiàn)在關(guān)鍵成功要素處在什么水平？我們可以通過(guò)以下方式進(jìn)行評(píng)估：關(guān)鍵成功要素現(xiàn)有水平描述目標(biāo)水平描述差距我們識(shí)別了在關(guān)鍵成功因素方面的差距后,著手進(jìn)行關(guān)鍵成功因素的建設(shè),例如：關(guān)鍵成功要素目標(biāo)舉措資源保障項(xiàng)目計(jì)劃的掌控能力財(cái)年所有項(xiàng)目加權(quán)延遲率不超過(guò)10％提高項(xiàng)目計(jì)劃的可行性,提高項(xiàng)目協(xié)調(diào)技巧,及時(shí)準(zhǔn)確通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展,各階段計(jì)劃責(zé)任人落實(shí)到位,建立完善的項(xiàng)目管理信息平臺(tái),對(duì)進(jìn)度計(jì)劃的完成情況制定完善的績(jī)效考核制度。1.人力資源的保證；2.信息平臺(tái)設(shè)備及軟件；3.項(xiàng)目進(jìn)度管理知識(shí)培訓(xùn)。……一般描述策略的格式：1描述原因：?解釋為什么要采取這一策略?原因應(yīng)在前面的SWOT分析中已經(jīng)得到體現(xiàn),將相關(guān)內(nèi)容加以提煉和概括就可以了。2舉措〔如何實(shí)現(xiàn)?解釋通過(guò)什么樣的措施、方式或手段來(lái)實(shí)現(xiàn)這一策略五.主要風(fēng)險(xiǎn)在實(shí)施規(guī)劃的過(guò)程中,可能會(huì)有一些不確定的因素發(fā)生,如果這些不確定因素發(fā)生,將會(huì)影響我們的目標(biāo)達(dá)成,我們就要在規(guī)劃時(shí)作好預(yù)測(cè)和準(zhǔn)備,胸有成竹地應(yīng)對(duì),在規(guī)劃中,我們稱之為的風(fēng)險(xiǎn)管理,具體方法：1識(shí)別主要風(fēng)險(xiǎn)：識(shí)別風(fēng)險(xiǎn),按風(fēng)險(xiǎn)影響程度優(yōu)先排序；2識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)來(lái)源：指明風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的主體,例如在新產(chǎn)品推向市場(chǎng)時(shí),可能的風(fēng)險(xiǎn)來(lái)源：用戶接受程度、銷售渠道支持度、競(jìng)爭(zhēng)者、供應(yīng)商、潛在進(jìn)入者、替代品等等；3降低風(fēng)險(xiǎn)的舉措：提出明確的、可操作的應(yīng)對(duì)措施。正如我在《企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的成功模式和案例》一文中引用的：德魯克認(rèn)為,試圖消除風(fēng)險(xiǎn)是無(wú)用的,試圖使風(fēng)險(xiǎn)最小化是值得懷疑的,但是,所承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)是應(yīng)該承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn),這一點(diǎn)卻是極為重要的。任何成功的戰(zhàn)略規(guī)劃其結(jié)果必須是提高我們對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的承擔(dān)能力。因?yàn)檫@是提高企業(yè)績(jī)效的主要途徑。但是,為了提高這項(xiàng)能力,我們必須了解我們所承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)。我們必須能夠在各種承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)的行動(dòng)路線中,合理地加以選擇,而不是以預(yù)感、傳聞或經(jīng)驗(yàn)為依據(jù)而投入不確定性之中。六.設(shè)計(jì)部門的組織構(gòu)圖以及明確每個(gè)崗位的職責(zé)部門組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和崗位設(shè)計(jì)的目的在于落實(shí)部門的職責(zé)。要因"責(zé)"設(shè)崗,非因"人"設(shè)崗,崗位設(shè)置要保證部門所有職責(zé)都有崗位承接,并且保持合理有效的工作量,而且,部門的各項(xiàng)職責(zé)全部都能在崗位職責(zé)中有體現(xiàn)。值得注意的是：崗位結(jié)構(gòu)圖不局限于現(xiàn)實(shí)到崗人員,也可以根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃來(lái)設(shè)置。部門的每一項(xiàng)工作都是通過(guò)流程完成的,有些工作由部門內(nèi)部的流程完在,更多的工作是由跨部門流程完成的。如何能讓部門內(nèi)外能協(xié)調(diào)完成工作,流程的設(shè)計(jì)和管理就顯得非常重要。流程設(shè)計(jì)和管理的要點(diǎn)：1對(duì)照部門職責(zé),列出各項(xiàng)主要業(yè)務(wù)活動(dòng)；2明確每項(xiàng)業(yè)務(wù)接口關(guān)系和接口部門有哪些；3確定每項(xiàng)業(yè)務(wù)和每個(gè)接口部門之間輸入輸出；4審視各項(xiàng)業(yè)務(wù)的控制方式是否健全；5建立必要流程、表單或機(jī)制對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行控制。七.做好部門預(yù)算財(cái)務(wù)控制嚴(yán)格的公司一般都會(huì)要求各部門制訂年度財(cái)務(wù)預(yù)算,有些要求的公司會(huì)有一本詳細(xì)的財(cái)務(wù)預(yù)算指導(dǎo)手冊(cè),在此不討論了。八.編制一份進(jìn)度計(jì)劃表前面我們制訂了達(dá)成規(guī)劃目標(biāo)的策略和舉措,具體實(shí)施這些策略時(shí)需要編制一份進(jìn)度表,包括有哪些工作要做,具體內(nèi)容是什么,誰(shuí)負(fù)責(zé),什么時(shí)侯完成等等,進(jìn)度計(jì)劃表一般都采取甘特圖來(lái)編制,例如,某質(zhì)量部門規(guī)劃的進(jìn)度表:銷售部業(yè)務(wù)人員的職能是保證產(chǎn)品到達(dá)終端以后能夠順利地銷售出去,而每一名接近終端的成員的職責(zé)都是要最終解決戰(zhàn)斗。也就是說(shuō),業(yè)務(wù)人員是沖殺在最前線的群體,他們的職責(zé)就是要保證銷售完成。銷售人員的要求如下：1、對(duì)產(chǎn)品知識(shí)了解：對(duì)產(chǎn)品的了解等于你能夠熟練地掌手上的武器；2、對(duì)市場(chǎng)的了解：市場(chǎng)的變化決定溝通方式的改變,好的業(yè)務(wù)人員應(yīng)善于了解這種變化；3、有團(tuán)人精神：孤軍作戰(zhàn)不能帶來(lái)業(yè)務(wù)能力的提升,對(duì)企業(yè)的未來(lái)發(fā)展創(chuàng)造的不是機(jī)會(huì),所以,業(yè)務(wù)人員需要具備團(tuán)隊(duì)精神；4、善于事先準(zhǔn)備：約見客戶的時(shí)候一定要先做好準(zhǔn)備；5、善于觀察：善于觀察事物的人是銷售人員的基礎(chǔ)條件之一,不僅有對(duì)人的觀察,也有對(duì)賣場(chǎng)的觀察、對(duì)產(chǎn)品的觀察；6、學(xué)會(huì)營(yíng)銷：終端不僅是產(chǎn)品擺入,還需要考慮擺放的學(xué)問(wèn),了解其對(duì)銷售都所能引發(fā)的購(gòu)買因素,營(yíng)銷的學(xué)問(wèn)不僅僅是語(yǔ)言溝通；7、能夠抓住客戶心理：要在握手與談話中獲得客戶的信任；8、能夠和客戶深度交談：只有在深入交談中,才能獲得客戶的信任,而可以達(dá)到深入交談的機(jī)會(huì)往往在于其能力的把握；9、會(huì)道別：道別應(yīng)該具備專業(yè)風(fēng)采,往往細(xì)節(jié)能決定成?。?0、明天的工作從今天開始：明天的機(jī)會(huì)全都存在于今天的努力當(dāng)中；11、保持健康活力：精神是業(yè)務(wù)人員的一個(gè)法寶；12、善于學(xué)習(xí)：不愛(ài)學(xué)習(xí)的人不可能是一人好的業(yè)務(wù)人員；13、可以獲得客戶的信任：獲理客戶的信任需要自身的誠(chéng)信。銷售部經(jīng)理工作職責(zé)一、崗位職責(zé)：

1、對(duì)產(chǎn)品銷售情況進(jìn)行全方位的管理和監(jiān)控；

2、負(fù)責(zé)保持銷售現(xiàn)場(chǎng)正常的辦公秩序和辦公環(huán)境；

3、及時(shí)捕捉市場(chǎng)信息,了解市場(chǎng)動(dòng)態(tài),掌握銷售進(jìn)度、制定銷售計(jì)劃,并組織實(shí)施；

4、對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)匯報(bào)銷售進(jìn)度,便于領(lǐng)導(dǎo)層的下一步?jīng)Q策；

5、負(fù)責(zé)制訂銷售周、月報(bào)表。履行監(jiān)督檢查職能,銷控及時(shí)、準(zhǔn)確核對(duì)；

6、領(lǐng)導(dǎo)銷售業(yè)務(wù)員,提高銷售量的比例；

7、與生產(chǎn)部門溝通,對(duì)產(chǎn)銷提出可行性意見。并對(duì)推廣提出建議;

8、負(fù)責(zé)對(duì)銷售業(yè)務(wù)員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。及對(duì)銷售業(yè)務(wù)員的聘用、獎(jiǎng)懲和調(diào)整提出意見;

9、與生產(chǎn)部門結(jié)合,針對(duì)生產(chǎn)過(guò)程、時(shí)間的掌握;

10、對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)提出合理化建議;

11、銷售廣告的制作及購(gòu)買;

12、銷售說(shuō)辭及培訓(xùn)資料的制作,并組織銷售部人員學(xué)習(xí)和考核;

13、對(duì)于銷售合同條款的擬訂,最大限度的保護(hù)公司利益及業(yè)主的合法權(quán)益;

14、對(duì)于大客戶群的資料錄入及管理,并及時(shí)分析客戶的各項(xiàng)信息,便于推廣方面的調(diào)整。

15、配合行政管理部對(duì)部門人員的出勤考核。

16、根據(jù)銷售進(jìn)度對(duì)戶外廣告位的選擇。

17、對(duì)公司各主管部門的關(guān)系梳理,便于開展各項(xiàng)銷售工作。18、協(xié)助總經(jīng)理對(duì)廣告稿的設(shè)計(jì)、制作的審核。二、一個(gè)優(yōu)秀的銷售部經(jīng)理應(yīng)具備的素質(zhì)：

1、需有敏銳的市場(chǎng)預(yù)測(cè)能力,