全會議主持人的黃金八句話

會議主持人的黃金八句話高效會議的三個關(guān)鍵一、清晰開會的目的開會的作用是布置工作、總結(jié)經(jīng)驗、分析問題、討論決策等，主要目的就是為了解決問題，不能解決問題的會議就是無效的。二、要制定會議管理制度會議管理制度里要明確會議的流程、對參會人的約束機制、違返會議制度后要承擔的責(zé)任等。三、會議管理中的要點1、會前做好規(guī)劃，確定會議主題、會議目的、會議時間及時長、會議參與人、會議流程等并與會議發(fā)起人確認。2、通知參會人員會議的相關(guān)內(nèi)容，確保參會人員清晰明了，能提前做好準備。3、掌控會議過程，確保會議不要偏離方向。4、做好會議紀要，在會議結(jié)束后半個工作日內(nèi)，經(jīng)會議發(fā)起人審核后下發(fā)給每個參會人。5、會議時長要控制好，如需延時要與參會人員進行協(xié)商，經(jīng)參會人同意方可延時，否則，只能改天再開。6、會后要做好會議決議追蹤，確保會議決議執(zhí)行落地，并記錄執(zhí)行結(jié)果，下次會前進行通報。會議主持人的黃金八句話這八句話主要是做會議總結(jié)引導(dǎo)的，所以主持人一定要具備一定的總結(jié)能力，總結(jié)歸納的能力及引導(dǎo)的能力，總結(jié)歸納能力就是每個人發(fā)言后主持人必須對他發(fā)言的核心觀點進行總結(jié)。引導(dǎo)是讓我們的會議流暢地進行下去，在這里給大家推薦一個引導(dǎo)的技術(shù)，這個工具要和我們會議管理充分結(jié)合起來非常有效，黃金八句話在會議中是非常適用和普遍的。第一句：你怎么認為？我們聽到這句話可能會覺得會有些書面語，其實不需要大家按這種方式一字不落地去說，你需要轉(zhuǎn)化成自己的語言，但是要明白這句話是用在什么情境當中的，以及它想傳遞出來的意思是什么，你怎樣認為它是一個開放性的問題？通常用在BS（Brainstorm頭腦風(fēng)暴）的情境當中集思廣益來傾聽與會者的一些觀點，解決方案以及他們的一些創(chuàng)新想法，這個時候你可以問：你怎么認為？你怎么看待這個問題？你有什么好的方案？……第二句：你的意思是……？這句話聽起來就像代表一種確認，希望大家能夠達成溝通上的一致。很多話不同的人會有不一樣的理解，正所謂一千個人當中心里有一千個哈姆雷特一樣的道理，要保證大家的理解是一致的才有可能做得比較到位，當會議主持人聽得不是太清楚的時候或者說他所理解的和發(fā)言人沒有達成一致的時候，必須要做一個確認的環(huán)節(jié)，也幫其他人加深了理解，就像我們在餐廳點菜一樣要和服務(wù)員確認一下。給大家舉一個延伸的例子，在我們的企業(yè)里會不會出現(xiàn)這種情況，領(lǐng)導(dǎo)讓員工做的事情其實結(jié)果并不是他想要的，這里面的原因是什么？總體分析下來不排斥這樣幾個原因：1、這個員工不勝任這項工作。2、他們在溝通上出現(xiàn)了問題，理解不一致，那么如果在他們的溝通結(jié)束之前員工能再加上一句話：您剛才的意思是~~~~就非常棒了。所以在溝通的時候這一點是必須要做到的，不要因為覺得麻煩而不去做，尤其在開會的時候必須有確認的環(huán)節(jié)。第三句：好主意，你的想法很好。這句話聽起來也比較書面，他重點想表達什么呢？對于一個發(fā)言者尤其在BS的時候能夠?qū)λ岢鰜淼慕ㄗh或者想法給予鼓勵，其實不存在好與不好，只要他提出自己的想法都是需要鼓勵的，這樣才能保證會議的良性發(fā)展，才能保證大家有更多的創(chuàng)新想法，如果今天領(lǐng)導(dǎo)打擊他的話，他極有可能不想發(fā)言了，因為在他的觀念里可能說得多、做得多、錯得多，承擔的也多，擔心的就多，所以你必須要給他以積極的鼓勵，想想看我們自己是不是也是這樣？如果今天我們在會議上提出一項建議，我們多么希望被采納，而且最后實施了效果非常好，你會覺得非常有成就感對嗎？這是人的一種非常正常的心里，因為你是如此別人也是如此，那么當他做出一個想法后，不管你認為好還是不好，作為會議主持人不能太主觀，你要給他鼓勵這個想法還是不錯的。第四句：接下來是xxx。說到這里你就要明白每個人發(fā)言的時間，我想給大家傳遞一個信息，就是如果今天我們的會議參與者有十人左右，我們可以以U型這樣的排座方式坐下，如果今天會議主持人想邀請每個人都去發(fā)言，我不建議去按順序去邀請，當?shù)谝粋€人在發(fā)言的時候最后一個人未必在聽，當最后一個人在發(fā)言的時候其他的伙伴極有可能已經(jīng)跑神了，會議效果就不好了，從這個角度我建議大家可以隨機地邀請，這樣的話就不至于注意力那么不集中了，誰也不知道接下來是不是自己發(fā)言，所以這樣可以促使他積極地思考。第五句：我們最后作出的決定是1、2、3、4……。這句話的應(yīng)用場景是在會議結(jié)束之前，我們的會議主持人必須要做一個強調(diào)，今天通過這次會議我們做了哪些決議，第一項決議是……，第二項決議是……，第三項決議是……，這樣來給大家做一個總結(jié)匯報，這也是一個確認的環(huán)節(jié)。第六句:：誰將在什么時候做什么事情……。在這里會有一個工具的延伸，叫做《會議執(zhí)行跟蹤表》，這是要讓我們的會議記錄員或者會議主持人在會上就要進行填寫的，這里有幾個要素，第一個要素，誰？要明白“Who”這個角色，在會議上必須明確下來，當你做這件事情的時候他有沒有參會。第二個點是“什么時候”，具體的時間節(jié)點，我們在會上千萬不要說“盡快完成”，什么叫“盡快”呢？或者說這個事情要抓緊時間，這也是一個無效的指定。當你說“盡快”，“抓緊時間”的時候，對于有責(zé)任心的人一定會有緊迫感，但是對于沒有責(zé)任心的人來說沒有緊迫感。但是你換一種說法，把時間換成時間節(jié)點。比如說：小王你把這件事在5.23號上午10點之前交付給總經(jīng)理，“5.23號上午10點之前交付給總經(jīng)理，”這就是一個時間節(jié)點。有了時間節(jié)點才能增加他的緊迫感，而且也方便我們在做后續(xù)跟蹤的時候我們到底在哪個時間點上去跟蹤他。第三個點是：什么事兒。具體的事情要表示清楚，不要含糊不清，還要跟蹤確認一下有沒有接收到，有沒有理解到位。剛剛所延伸出來的工具叫《會議執(zhí)行跟蹤表》。這個表格大家可以根據(jù)自己公司的情況而制作。通用的版本：首先，決議的序號排下來，其次就是責(zé)任人就是誰來做這件事，接下來的一個項目是約定完成時間，強調(diào)必須是具體的時間節(jié)點，最后，跟蹤人是誰。現(xiàn)在在三星或者蘇寧這樣的企業(yè)里面他都會設(shè)立監(jiān)督者這樣一個角色，做會后的執(zhí)行跟蹤。看看我們的企業(yè)是否存在這樣的角色。其實會議管理是一個系統(tǒng)的不是單個點的，是一項制度也是一種文化，當我們真的想做會議高效管理的時候，必須要從上而下地推行，全方位地改革才是有可能做到的，否則是非常困難的，所以為什么要給企業(yè)做咨詢項目，做落地式的管理，要幫助他們轉(zhuǎn)化和落地，原因就在于此。因為往往一堂課聽下來，會發(fā)現(xiàn)聽得非常好，但是他沒法轉(zhuǎn)化或者是不會去轉(zhuǎn)化，那就必須要去輔導(dǎo)他，他可能不具備這種轉(zhuǎn)化的能力。第七句話：大家還有異議嗎？這是會議主持人在會議結(jié)束前必須要說的一句話，一定要問清楚，不然會出現(xiàn)很多人在會議上是不敢說的或者是不好意思說，這種人天性就是這樣的，但是會議結(jié)束之后他就會說一堆抱怨的話，但是我們的會議主持人必要把我們自己做到位了，問清楚在會上到底大家有沒有異議，有異議大家可以繼續(xù)提，我們繼續(xù)探討，如果沒有異議的話，OK，散會，大家會后去執(zhí)行就可以了，這也相當于一個確認的環(huán)節(jié)。第八句話：我們是不是跑題了？這句話是在會議進行當中比較常用的，也是剛才大家在聊天的時候問到的一個問題。會議效率底下的很重要的一個因素，就是會議經(jīng)常跑題，舉個例子，有的領(lǐng)導(dǎo)一說話就延伸到另外一個話題上，所以你會發(fā)現(xiàn)會議的時間是無限制地延伸的。這時候就需要我們會議主持人需要一種必備的技能，辨別他有沒有跑題的能力，你會發(fā)現(xiàn)并不是所有的人都是適合做會議主持人的，他真的是一個高難度的角色。這句話具體用的場景就是在你判斷跑題的時候可以用這句話把大家拉回來。我們來回顧一下剛才會議主持人的黃金八句話，這八句話我建議大家