【中學檔案的特點與管理對策】檔案存放存在的問題與對策

【中學檔案的特點與管理對策】檔案存放存在的問題與對策檔案管理工作是中學各項工作中十分重要而又常被忽視的一項工作，尤其是在當今信息高速增長的時代。鑒于此項工作的特殊性及當前遇到的新情況、新問題，筆者就新時期完善學校檔案管理做一粗淺探討，提出要認真做好與檔案管理相關的對策。一、中學檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)1、學校檔案是學校領導樹立學校形象的依據(jù)。學校不僅是產(chǎn)生學校檔案的主體，而且也是檔案發(fā)揮其使用價值的重要場所。學校檔案產(chǎn)生于學校形成、發(fā)展、變化的全過程，同時又貫穿于學校教育教學工作及其組織、管理的各個方面，它真實地記錄了學校的教學、管理、運行的發(fā)展軌跡，是學校重要的信息資源。綜觀學校檔案，可以深刻地理解本學校的特點以及發(fā)展的規(guī)律。通過分析學?，F(xiàn)存檔案，可以全面掌握學校教育教學工作等方面的延革和演變情況，更好地總結(jié)學校自身形象和價值觀建設的得失、成敗，因此它是學校領導樹立學校自身形象的依據(jù)。2、學校檔案是學校的寶貴財富，豐富的檔案資料可以更好地為教學科研服務。在學校檔案中，有很大一部分記錄著和保存著學校教育教學經(jīng)驗和成果，這些檔案浸透著教師多年的辛勤的汗水，記錄了學校教職員工為學校的發(fā)展所做出的貢獻和先進事跡，反映了學?？傮w的教學水平，是學校教職員工的勞動結(jié)晶。只有充分利用學校的檔案信息，才能實現(xiàn)學校檔案潛在的經(jīng)濟效益和社會效益，更好地為教學科研服務，提高教育教學水平。二、中學檔案管理工作的現(xiàn)狀1、領導重視不夠。領導的檔案意識薄弱，客觀上造成檔案收集難、檔案室資金投入不足，檔案室成了被遺忘的角落，領導只有在上級檔案部門要來檢查時，才象征性地抓一抓這方面的工作，很多檔案工作人員缺乏工作的緊迫感和責任心，坐、等、靠思想嚴重，滿足現(xiàn)狀、求穩(wěn)怕險，抱著應付上級的檢查的心態(tài)，工作得過且過，致使檔案利用開發(fā)水平低，能力差，重視不夠。2、檔案管理人員培訓缺乏。當前我國中學的檔案管理人員以兼職較多，同時，缺乏系統(tǒng)培訓，對檔案工作的分類、歸檔整理、保管、利用等未能很好掌握，檔案管理專業(yè)畢業(yè)的人員幾乎是零。大部分工作人員缺乏計算機知識，無法開展信息參考咨詢、網(wǎng)絡檢索等個性化服務。這直接影響著檔案管理的規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化程度。3、規(guī)章制度流于形式，重藏輕用。檔案室的規(guī)章制度流于形式，管理分散、混亂，整理分類方法不科學、不統(tǒng)一，在檔案價值的開發(fā)利用上存在著重藏輕用的現(xiàn)象，不能充分發(fā)揮檔案的教育和服務功能。4、現(xiàn)代化程度幾乎為零。大多數(shù)中學檔案室現(xiàn)代化程度幾乎為零。檔案工作場所條件不夠，場館破舊，硬件設施缺損，檔案保管設備不齊全，大部分學校檔案保管箱是八九十年代購置的，個別學校仍用木頭箱，很不規(guī)范，影響保管使用?，F(xiàn)在，我國一些大學的檔案館、室已經(jīng)采用了計算機、縮微、光盤、多媒體等技術(shù)，但這些對中學檔案室來說距離還相當遙遠。5、大局意識不強。一些檔案部門的同志對新階段的檔案工作認識不足，對抓住機遇實現(xiàn)檔案工作的新跨越缺乏思想上的準備，缺乏足夠的工作思路和工作措施。三、加強中學檔案管理的有效途徑1、學校領導的高度重視是加強學校檔案管理工作的關鍵?！稒n案法》和《中小學校檔案管理暫行辦法》明確指出：學校檔案是指從事黨政管理、教學、教研等各種活動中形成的有查考利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，它包括文書檔案、教學檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案等等。它是國家檔案的組成部分，必須實行集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人都不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。2、建立健全規(guī)章制度是學校檔案管理工作的基礎。學校要根據(jù)《檔案法》和學校實際，制定檔案管理制度，做到檔案管理工作有章可循，有法可依。筆者認為，建立健全規(guī)章制度必須注意以下幾個環(huán)節(jié)：一是按要求規(guī)范檔案案卷形成的全過程。從檔案材料用紙到收集、整理、編目等等，都力求做到統(tǒng)一標準，科學分類、組卷合理、編目清楚。二是要做到有序化管理。對學校各種檔案分門別類，形成體系，做到系統(tǒng)化。處理好檔案工作中的“接收”和“移交”的關系，做到移交有手續(xù)，交接有清冊。三是要編制實用、系統(tǒng)的檢索工具，逐步建立完善檢索體系。3、提高檔案工作者的素質(zhì)是加強學校檔案管理工作的保證。學校領導應創(chuàng)造條件讓學校檔案人員通過自學或進修培訓掌握從事學校檔案管理工作的基礎知識和基本技能，督促檔案管理人員不斷提高自己的政治素質(zhì)、文化素質(zhì)和業(yè)務水平。筆者認為，中學檔案工作者不僅要掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識，而且要學習計算機知識、數(shù)據(jù)庫管理知識、數(shù)據(jù)錄入和網(wǎng)絡管理等知識，要具備電子文件的收集、存儲、組織、管理和提供利用網(wǎng)上信息資源的組織和篩選技能。只有這樣，中學檔案工作者才能適應現(xiàn)代化管理的需要。4、開發(fā)檔案信息資源是提高檔案利用價值的重要手段。檔案的價值在于利用，為教學第一線服務，為社會服務。筆者認為，中學檔案工作者應該始終把開發(fā)檔案信息資源作為檔案工作的重中之重，不斷采取多種形式和方法加強檔案的提供利用工作。5、應用現(xiàn)代化管理手段是中學檔案管理的發(fā)展方向。開發(fā)利用檔案信息資源不僅是檔案工作的目的，也是信息社會的需要。鄧小平同志曾提出“開發(fā)信息資源，服務四化建設”的要求。當今社會，競爭的勝負在很大程度上取決于對信息的掌握?？茖W技術(shù)的進步和生產(chǎn)力的發(fā)展，促使世界開始向信息化邁進，信息已成為經(jīng)濟建設的戰(zhàn)略資源和社會管理的基本要素，因此檔案管理手段也要與時俱進。我們必須改革舊的檔案管理機制，強化學校檔案信息開發(fā)工作，建立檔案信息開發(fā)機制，溝通信息渠道/在管理手段上做到傳統(tǒng)與現(xiàn)代相結(jié)合，在檔案材料上做到紙質(zhì)檔案、實物檔案和電子檔案相結(jié)合，在館室上做到文字館、圖片館、音響?zhàn)^和實物館相結(jié)合，使檔案信息發(fā)揮其應有