大酒店采購(gòu)管理制度

大酒店采購(gòu)管理制度1.引言本制度旨在規(guī)范大酒店采購(gòu)行為，保證采購(gòu)的合法、公正、透明，并節(jié)約采購(gòu)成本，保障大酒店利益。2.適用范圍本制度適用于大酒店所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于物料、設(shè)備、服務(wù)等。3.采購(gòu)程序大酒店采購(gòu)應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：需求確認(rèn)：相關(guān)部門(mén)或崗位提出采購(gòu)申請(qǐng)并確認(rèn)需求；需求審批：梳理并形成采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)審批后立項(xiàng)；供應(yīng)商選擇：制定供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)布采購(gòu)公告，通過(guò)評(píng)標(biāo)選取供應(yīng)商；合同簽訂：確定采購(gòu)合同內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)合同文件，完成簽訂；發(fā)貨/交貨驗(yàn)收：按要求驗(yàn)收貨物或服務(wù)；合同/款項(xiàng)支付：按合同約定流程支付款項(xiàng)；結(jié)算/歸檔：對(duì)采購(gòu)記錄進(jìn)行歸檔并進(jìn)行結(jié)算。4.采購(gòu)管理職責(zé)不同部門(mén)或崗位在采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)負(fù)責(zé)不同的職責(zé)：4.1需求申請(qǐng)部門(mén)或崗位提供準(zhǔn)確的采購(gòu)信息和需求；對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能發(fā)生的問(wèn)題提出意見(jiàn)和建議；配合審核和評(píng)標(biāo)工作。4.2采購(gòu)管理部門(mén)審核采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)需求；按照規(guī)定程序選取合適的供應(yīng)商；跟蹤合同履行情況；對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行匯總和報(bào)表分析。4.3采購(gòu)驗(yàn)收部門(mén)對(duì)供貨物品/服務(wù)實(shí)施驗(yàn)收；對(duì)驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行處理和反饋。4.4資金管理部門(mén)控制采購(gòu)成本，保證采購(gòu)資金的后續(xù)使用；負(fù)責(zé)支付采購(gòu)款項(xiàng)。4.5供貨商嚴(yán)格履行合同規(guī)定；根據(jù)合同要求配合采購(gòu)活動(dòng)。5.采購(gòu)合同采購(gòu)合同應(yīng)體現(xiàn)以下要素：雙方當(dāng)事人信息和采購(gòu)物品/服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等；采購(gòu)價(jià)款和支付方式；交貨方式和時(shí)間等。6.采購(gòu)文件管理采購(gòu)文件應(yīng)如實(shí)記錄采購(gòu)活動(dòng)的全過(guò)程，包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)公告、投標(biāo)文件、中標(biāo)文件、磋商記錄、合同文本、驗(yàn)收單、付款單據(jù)、結(jié)算文件和歸檔材料等。7.采購(gòu)監(jiān)督和審計(jì)大酒店應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的采購(gòu)監(jiān)督機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督、檢查和審計(jì)。監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行抽查或全面檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，防止違規(guī)行為。8.采購(gòu)誠(chéng)信和廉潔大酒店執(zhí)行采購(gòu)工作應(yīng)遵守法律法規(guī)和辦公室各項(xiàng)規(guī)定，尤其要遵守采購(gòu)行業(yè)準(zhǔn)則，保證采購(gòu)公正、透明，杜絕違法違規(guī)行為，維護(hù)大酒店利益。9.附則本制度自頒布之日起實(shí)施。大酒店必須制定相應(yīng)的采購(gòu)操作