電子檔案管理-課件

電子文件管理與

紙質(zhì)檔案數(shù)字化1PPT課件電子檔案目前遵循的原則是存量數(shù)字化，增量電子化對應(yīng)的移交方式是1、移交檔案數(shù)字化的副本2、文書類電子（檔案）的移交3、電子文件歸檔的幾個(gè)技術(shù)2PPT課件檔案數(shù)字化副本移交

1、檔案數(shù)字化副本，是指將紙質(zhì)檔案、照片檔案、聲像檔案等檔案，采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備進(jìn)行數(shù)字加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本。

2、移交單位按照規(guī)定向各級國家綜合檔案館移交檔案時(shí)，其檔案數(shù)字化副本應(yīng)隨同檔案實(shí)體一并移交。

各級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對檔案數(shù)字化副本的移交、接收工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。3PPT課件檔案數(shù)字化副本移交3、紙質(zhì)檔案數(shù)字化

（一）紙質(zhì)檔案的掃描色彩模式統(tǒng)一采用彩色模式，一般選擇掃描分辨率≥300dpi，文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。掃描的文件采用JPEG或TIFF格式存儲。4PPT課件檔案數(shù)字化副本移交（二）掃描圖像的命名，卷內(nèi)文件與歸檔文件采用不同的命名方式。

1、卷內(nèi)文件掃描圖像放在以案卷級檔號命名的文件夾下。掃描圖像檔號命名規(guī)則為案卷級檔號后加3位卷內(nèi)順序號，中間以“-”連接。具體形式為：全宗號-目錄號-案卷號-案卷順序號。舉例：011-001-0055-0015PPT課件檔案數(shù)字化副本移交2、歸檔管理文件掃描圖像放在以文件級檔號命名的文件夾下。掃描圖像檔號命名規(guī)則為文件級檔號全宗號、歸檔年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、件號，中間以“-”連接。舉例：011-2014-永久-0016PPT課件檔案數(shù)字化副本移交3、科技檔案及專業(yè)檔案的檔號案卷級檔號命名規(guī)則：全宗號、分類號（專業(yè)代號）、案卷號、順序號（或件號），中間以“-”連接。簡化整理以件為單位的檔號規(guī)則：全宗號、分類號（專業(yè)代號）、歸檔年度、保管期限、問題（類別）、件號，中間以“-”連接。7PPT課件檔案數(shù)字化副本移交4、掃描后的原始圖像應(yīng)按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）和《陜西省紙質(zhì)文書檔案數(shù)字化操作規(guī)范（試行）》（2009）的要求，做好圖像優(yōu)化處理、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接等工作。8PPT課件檔案數(shù)字化副本移交5、非紙質(zhì)載體檔案數(shù)字化照片檔案一律按彩色模式進(jìn)行掃描，掃描后的照片以JPEG格式存儲。5吋以上照片建議掃描分辨率≥400dpi，5吋以下照片建議掃描分辨率≥600dpi。照片檔案掃描圖像放在以照片檔號命名的文件夾下，掃描圖像檔號命名規(guī)則為照片檔號加3位件內(nèi)順序號，中間以“-”連接。9PPT課件檔案數(shù)字化副本移交視頻檔案存儲采用MPEG2格式，DVD質(zhì)量，采樣方式幀數(shù)（幀/秒）設(shè)為25幀/秒、視頻碼率（Mbps）5Mbps及以上標(biāo)準(zhǔn)、分辨率設(shè)為720*576，音頻設(shè)定音頻采樣率為48KHZ，音頻碼率為384k立體聲，采樣精度設(shè)為16。10PPT課件檔案數(shù)字化副本移交6、檔案數(shù)字化副本移交

（一）檔案數(shù)字化副本的移交，應(yīng)包括目錄數(shù)據(jù)和與之相對應(yīng)圖像數(shù)據(jù)，且目錄數(shù)據(jù)應(yīng)與對應(yīng)的圖像數(shù)據(jù)檔號一致。（二）各單位移交的目錄數(shù)據(jù)必須符合《文書檔案電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式》的規(guī)定，確保著錄項(xiàng)目與著錄內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確與規(guī)范，可采用XLS、DBF文件格式移交。11PPT課件二、文書類電子檔案的移交1、電子檔案，是指我市各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對國家和社會具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。2、各級檔案移交單位應(yīng)切實(shí)履行電子檔案移交的職責(zé)；各級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對電子檔案的移交、接收工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)；各級國家綜合檔案館應(yīng)切實(shí)履行電子檔案接收的職責(zé)。3、各級檔案移交單位應(yīng)當(dāng)自電子檔案形成之日起5年內(nèi)向同級國家綜合檔案館移交。對有特殊要求的電子檔案，可以適當(dāng)提前或延長移交時(shí)間。涉密電子檔案移交時(shí)間另行規(guī)定。12PPT課件4、電子檔案移交的基本要求：（一）元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與電子檔案一起移交，一般采用基于XML的格式組織檔案數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)應(yīng)符合《文書類電子文件數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)要求》，元數(shù)據(jù)應(yīng)符合《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》；（二）電子檔案的格式應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)要求。應(yīng)當(dāng)采用OFD、CEB/X或其它國家允許的版式格式，目前允許使用PDF或者PDF/A格式；（三）長期保存的電子檔案應(yīng)有相關(guān)的紙質(zhì)、縮微制品等載體，并應(yīng)當(dāng)在元數(shù)據(jù)項(xiàng)中著錄相關(guān)信息；（四）采用技術(shù)手段加密的電子文件應(yīng)當(dāng)解密后移交，壓縮的電子文件應(yīng)當(dāng)解壓縮后移交；特殊格式的電子檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一起移交；（五）移交單位應(yīng)當(dāng)將移交的電子檔案制成副本，并在本單位至少保存5年；（六）電子檔案移交單位應(yīng)當(dāng)配備具有電子檔案數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)與載體檢驗(yàn)、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)封裝、數(shù)據(jù)移交等功能的系統(tǒng)。13PPT課件電子檔案的移交流程：數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)與載體檢驗(yàn)、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)封裝、數(shù)據(jù)移交并辦理移交手續(xù)。5、電子檔案的數(shù)據(jù)整理：移交單位對需移交的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，生成符合《文書類電子文件數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)要求》的要求的數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)。6、電子檔案的數(shù)據(jù)檢驗(yàn)：移交前移交單位要依據(jù)《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》檢查元數(shù)據(jù)，必選項(xiàng)不得缺失；依據(jù)《天津市文書類電子文件數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)要求》檢查數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)和應(yīng)歸檔移交的內(nèi)容（包括各種稿本文件、辦文單等），其中文件定稿或版式文件等不缺失；需長期保存的電子檔案還需與對應(yīng)的紙質(zhì)檔案目錄和原文進(jìn)行對應(yīng)檢查，確保一致；應(yīng)全部對即將移交的電子檔案進(jìn)行可讀性檢查；應(yīng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)病毒檢測。7、電子檔案的格式要求：移交電子檔案中版式文件格式應(yīng)使用國家標(biāo)準(zhǔn)OFD、CEB/X格式或其它國家允許的版式格式，目前允許使用PDF格式，應(yīng)將原格式轉(zhuǎn)換成上述版式格式，轉(zhuǎn)換后原格式保留。8、電子檔案的數(shù)據(jù)封裝：應(yīng)對移交的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行封裝，形成封裝包并生成數(shù)字摘要信息。封裝規(guī)范符合《文書類電子文件封裝要求》。14PPT課件文書類電子檔案的移交9、電子檔案的數(shù)據(jù)移交：電子文件的移交可采用離線或在線的方式進(jìn)行。在線移交電子檔案應(yīng)通過全市電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)或電子政務(wù)專網(wǎng)移交。離線移交的載體介質(zhì)一般為光盤、硬盤或磁帶，推薦使用一次性寫光盤；移交載體內(nèi)電子檔案的存儲結(jié)構(gòu)要符合《文書類電子文件數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)要求》的相關(guān)規(guī)定。15PPT課件文書類電子檔案的移交離線和在線兩種離線方式是指通過介質(zhì)將數(shù)據(jù)移交到檔案管理系統(tǒng)中，采用此方式進(jìn)行電子公文歸檔，需要電子公文在文件處理系統(tǒng)中進(jìn)行一定時(shí)間的存留，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)集中向系統(tǒng)進(jìn)行移交。作為一種過渡，隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的健全，這種方式會隨之減少。16PPT課件對電子文件的要求：（一）電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)電子公文歸檔工作，明確部門和人員職責(zé)，制定歸檔工作流程。單位檔案部門應(yīng)參與和指導(dǎo)電子公文形成、辦理、收集和歸檔各工作環(huán)節(jié)。（二）基于電子公文管理系統(tǒng)形成、辦理的電子公文，元數(shù)據(jù)要求和用法執(zhí)行《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案（試行）》的有關(guān)規(guī)定；電子公文歸檔的數(shù)據(jù)組織結(jié)構(gòu)執(zhí)行《文書類電子文件數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)要求（試行）》的有關(guān)規(guī)定。17PPT課件文書類電子檔案的移交非電子公文管理系統(tǒng)形成的電子公文，要使用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔管理，元數(shù)據(jù)補(bǔ)充完整，形成規(guī)范的電子目錄，電子目錄字段至少包含檔號（含組織機(jī)構(gòu)代碼、全宗號、保管期限、年度、機(jī)構(gòu)/問題、盒號、件號）、題名、責(zé)任者、文號、頁數(shù)、日期、保管期限、密級等信息；電子公文保證與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，進(jìn)行版式轉(zhuǎn)換，紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后，對照目錄進(jìn)行掛接；向綜合檔案館移交時(shí)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)參照《文書檔案電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式》執(zhí)行。18PPT課件（三）各類電子公文的歸檔范圍和保管期限按國家關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子公文的歸檔內(nèi)容包括：

3.1符合規(guī)范的電子公文版式文件（如PDF、書生公司的SEP），原格式電子公文定稿（簽發(fā)文）、附件、法律法規(guī)和規(guī)劃及工作報(bào)告等重要文件的歷次修改稿、文件在辦理過程中的留痕信息及文件處理單均需轉(zhuǎn)換成版式文件。

3.2系統(tǒng)形成的原格式電子公文原件（word、wps等形成的），包括電子公文定稿（簽發(fā)文）、附件、重要文件的歷次修改稿及文件在辦理過程中的留痕信息。

3.3文件處理單及領(lǐng)導(dǎo)審閱簽署的重要意見。

3.4基于系統(tǒng)管理的電子公文元數(shù)據(jù)。

3.5基于系統(tǒng)管理的電子簽名、電子印章等。

以上內(nèi)容的保管期限應(yīng)當(dāng)一致。特殊格式的電子公文，應(yīng)當(dāng)將相應(yīng)的查看軟件一并歸檔。19PPT課件文書類電子檔案的移交（四）

電子公文歸檔格式要求

電子公文在形成、收集過程中可采用通用格式，在歸檔或歸檔前要轉(zhuǎn)換為版式文件，版式文件格式應(yīng)與國家允許的格式一致，目前可采用PDF或PDF/A格式。

以文本、位圖文件形成的電子公文，通用格式可采用RTF、WPS、DOC、JPEG、JPEG-2000、TIFF、PNG等。歸檔時(shí)除保留系統(tǒng)生成格式外需要進(jìn)行版式文件轉(zhuǎn)換，按電子公文及其組件順序合并轉(zhuǎn)換為一個(gè)版式文件；

專用軟件產(chǎn)生的電子公文應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式后按要求轉(zhuǎn)為版式文件歸檔。20PPT課件（五）基于系統(tǒng)管理的歸檔電子公文的真實(shí)性、完整性、有效性、安全性的保證要求：

5.1真實(shí)性：要建立對歸檔電子公文操作者的身份識別與權(quán)限控制；設(shè)置符合安全要求的文件操作日志，隨時(shí)自動記錄對歸檔電子公文實(shí)施操作的人員、時(shí)間、內(nèi)容等；有條件的可采用數(shù)字簽名等技術(shù)對歸檔操作進(jìn)行記錄。

5.2完整性：要對電子公文處理過程中的各類操作者和責(zé)任者進(jìn)行登記；對歸檔電子公文的必要元數(shù)據(jù)項(xiàng)和歸檔內(nèi)容進(jìn)行檢查，應(yīng)確保歸檔內(nèi)容齊全完整。

5.3有效性：歸檔電子公文的文件格式除原系統(tǒng)生成的格式外，還應(yīng)轉(zhuǎn)換成符合國家和本市規(guī)定的版式格式，并保證可讀。

5.4安全性：要對歸檔電子公文進(jìn)行病毒檢測，確保不攜帶病毒；若有存儲載體應(yīng)保持清潔、無劃痕，確保載體可識別。21PPT課件文書類電子檔案的移交（六）

電子公文的歸檔整理

6.1電子公文歸檔以件為單位整理。電子公文按照文件辦結(jié)時(shí)間排序，一份電子公文作為一件；歸檔整理以年度為單位相對集中，具有聯(lián)系的文件標(biāo)注文件題名作為相互間的關(guān)聯(lián)。檔案管理軟件或具有輔助歸檔整理功能的軟件要具有元數(shù)據(jù)捕獲、手工調(diào)整文件順序等功能。22PPT課件文書類電子檔案的移交6.2電子公文歸檔時(shí)對相關(guān)項(xiàng)目和內(nèi)容進(jìn)行檢查，基于系統(tǒng)形成、辦理的電子公文要符合“四性”保證要求；非系統(tǒng)形成的電子公文要對照紙質(zhì)公文核對內(nèi)容、簽章等信息，保證電子公文與相應(yīng)的紙質(zhì)公文在內(nèi)容及表現(xiàn)形式上一致，處理過程無差錯。23PPT課件文書類電子檔案的移交6.3電子公文在檢查無誤的情況下按照鑒定要求進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)由系統(tǒng)生成歸檔章，歸檔章樣式與紙質(zhì)檔案歸檔章一致，各項(xiàng)內(nèi)容可由系統(tǒng)自動填寫，歸檔章加蓋在歸檔電子公文首頁上端居右位置。24PPT課件6.4電子公文整理歸檔后，以年度為單位填寫《歸檔電子公文登記表》（首頁）的各項(xiàng)內(nèi)容，以件為單位形成《歸檔電子公文登記表》（續(xù)頁）（見附件），并能以紙質(zhì)形式輸出。

6.5電子公文歸檔后應(yīng)保持目錄與電子公文的一一對應(yīng)。

6.6對于加密電子公文，應(yīng)解密后再收集歸檔，確實(shí)需要以加密方式保存的，應(yīng)將其解密程序同時(shí)歸檔，并按保密要求進(jìn)行管理。25PPT課件文書類電子檔案的移交6.7電子公文形成單位必須將具有永久和30年保管期限的電子公文制成紙質(zhì)文件，采用電子簽名或電子印章等技術(shù)的直接制成紙質(zhì)文件，未采用的制成紙質(zhì)文件后需由領(lǐng)導(dǎo)手工回簽。所制成的紙質(zhì)文件與電子公文一同歸檔。26PPT課件文書類電子檔案的移交（七）

電子公文的歸檔時(shí)間與方式

7.1電子公文可實(shí)時(shí)歸檔，也可與紙質(zhì)文件同步歸檔。

7.2歸檔可采用邏輯歸檔或物理歸檔的方式。

（八）

歸檔電子公文的管理

8.1檔案管理部門采用專用軟件進(jìn)行管理。

8.2涉密歸檔電子公文管理應(yīng)符合國家保密相關(guān)要求。

8.3檔案管理部門要進(jìn)行定期備份。

8.4系統(tǒng)更新時(shí)應(yīng)及時(shí)對歸檔電子公文進(jìn)行遷移，并保持?jǐn)?shù)據(jù)在遷移前后的一致性。

8.5超過保管期限規(guī)定的電子公文參照紙質(zhì)文件要求進(jìn)行鑒定和銷毀，對確認(rèn)銷毀的電子公文可進(jìn)行邏輯或物理刪除，并生成銷毀文件目錄備查。27PPT課件三、電子公文歸檔的技術(shù)元數(shù)據(jù)技術(shù)存儲數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)封裝技術(shù)格式轉(zhuǎn)換技術(shù)安全保障技術(shù)28PPT課件電子公文歸檔的技術(shù)---元數(shù)據(jù)技術(shù)元數(shù)據(jù)為電子文件的產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔和保存提供了一種實(shí)際而簡單的方法，通過元數(shù)據(jù)，人們能夠?qū)?shù)字資源進(jìn)行詳細(xì)、深入的了解。作用：既可用于保障相關(guān)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性，又可幫助對分布式網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子文件進(jìn)行有效的集成管理和協(xié)助提供集成服務(wù)，更是構(gòu)建數(shù)字檔案館信息組織體系比不可少的工具。國家標(biāo)準(zhǔn)《文書檔案電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46-2009）29PPT課件電子文件元數(shù)據(jù)索引表層次描述編號元素編號元素備注文件實(shí)體M1來源M2全宗名稱M3立檔單位名稱M4電子文件號M5檔號M6組織機(jī)構(gòu)代碼M7全宗號M8保管期限M9年度M10機(jī)構(gòu)/問題M11盒號M12件號M13內(nèi)容描述M14題名M15并列題名M16主題詞或關(guān)鍵字M17人名M18摘要M19分類號M20文件編號M21責(zé)任者M(jìn)22日期M23文種M24主送M25抄送M26密級M27保密期限M28附注M29形式特征M30頁數(shù)M31語種M32稿本類型M33稿本文件名M34稿本文件大小M35權(quán)限管理M36控制標(biāo)識M37存儲位置M38脫機(jī)載體編號M39脫機(jī)載體存址M40縮微號M41電子屬性M42格式信息M43信息系統(tǒng)描述M44數(shù)字化屬性M45數(shù)字化對象形態(tài)M46掃描分辨率M47掃描色彩模式M48圖像壓縮方案M49電子簽名M50簽名規(guī)則M51簽名時(shí)間M52簽名人M53簽名結(jié)果M54證書M55證書引證M56簽名算法標(biāo)識機(jī)構(gòu)人員實(shí)體M57機(jī)構(gòu)人員類型M58機(jī)構(gòu)人員名稱業(yè)務(wù)實(shí)體M59業(yè)務(wù)行為M60行為時(shí)間M61行為依據(jù)實(shí)體關(guān)系M62實(shí)體標(biāo)識符M63關(guān)聯(lián)文件30PPT課件電子公文歸檔的技術(shù)--存儲數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)針對不同階段和時(shí)期產(chǎn)生不同的不同版本的文書類電子文件及其元數(shù)據(jù)，采用有利于電子文件存儲和交換的格式進(jìn)行組織。天津市的電子文件歸檔數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)：以樹形目錄對電子文件進(jìn)行組織，在根目錄對歸檔電子文件進(jìn)行簡要說明，以list.XML命名，以文件夾形式存儲每份歸檔的電子文件。文件夾的名稱以檔號命名，一份電子文件為一個(gè)文件夾，用于保存不同版本的電子文件，如草稿、審定稿、簽發(fā)稿、版式文件，元數(shù)據(jù)等內(nèi)容。31PPT課件32PPT課件電子公文歸檔的技術(shù)--封裝技術(shù)要求元數(shù)據(jù)的封裝是確保電子文件長久保存和