公司文書檔案立卷歸檔管理規(guī)定

/公司文書檔案立卷歸檔管理規(guī)定一、目的和范圍為規(guī)范公司文書檔案的管理工作，提高檔案的利用價(jià)值，制定本規(guī)定。適用范圍：適用于本公司各部門或單位的文書檔案的調(diào)、查、閱、報(bào)、借、還、存、銷、毀工作及其管理。二、術(shù)語和定義檔案：指各類型書面資料、圖片、圖表、電子信息等載體存儲(chǔ)記錄的有關(guān)單位、個(gè)人和事物的歷史、現(xiàn)狀及其變更情況的一種載體。立卷：指按照機(jī)構(gòu)、時(shí)間、事項(xiàng)、人員、地區(qū)等原則，將檔案分卷、分件、編目、蓋鑒，并做好文件封面、封底等工作。歸檔：指立卷完成后，按照相應(yīng)的機(jī)構(gòu)、時(shí)間、事項(xiàng)、人員、地區(qū)等原則，將檔案文件放到相應(yīng)的檔案柜中，編號(hào)，并做好檔案的盤點(diǎn)清查等工作。三、檔案管理的原則安全原則：要實(shí)現(xiàn)檔案資料的安全保密，做到誰申請(qǐng)誰借閱、蓋章審批制度，嚴(yán)格控制檔案的存取，保證檔案信息的安全性。完整原則：檔案信息必須完整，不能遺漏、刪減，且在檔案的整理、維護(hù)、運(yùn)輸?shù)裙ぷ髦斜仨毐３謾n案的完整性。規(guī)范原則：檔案的管理工作必須按照規(guī)范化程序進(jìn)行，嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定的各項(xiàng)操作，遵循組織的順序和工作流程進(jìn)行。利用原則：充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，提高檔案利用效益，推動(dòng)檔案資源的現(xiàn)代化服務(wù)。四、檔案管理的職責(zé)和任務(wù)公司領(lǐng)導(dǎo)：應(yīng)當(dāng)制定公司檔案文件的管理制度，明確檔案管理職責(zé)，并保障檔案管理工作開展的必要條件。檔案管理部門：具體負(fù)責(zé)公司檔案的管理工作，負(fù)責(zé)立卷、歸檔、盤點(diǎn)、借閱、銷毀等檔案管理工作。各部門或單位：要根據(jù)公司檔案管理制度，按照相應(yīng)的規(guī)定，認(rèn)真做好各項(xiàng)檔案管理工作，并配合檔案管理部門進(jìn)行盤點(diǎn)或借閱工作。五、檔案管理的制度與流程立卷和歸檔公司按照機(jī)構(gòu)、時(shí)間、事項(xiàng)、人員、地區(qū)等原則組成檔案，檔案相關(guān)人員按照編目規(guī)定進(jìn)行編目。完成編目后，按照文件的歸檔規(guī)定，將文件放到相應(yīng)的檔案柜中，并編號(hào)。盤點(diǎn)為了保證檔案資料的安全和正確性，必須定期進(jìn)行檔案資料盤點(diǎn)，上報(bào)盤點(diǎn)情況至公司領(lǐng)導(dǎo)層。盤點(diǎn)應(yīng)由檔案管理部門、各涉檔單位、檔案保管人員等人員組成盤點(diǎn)小組共同完成，確保依據(jù)編目移交清單查找檔案件數(shù)是否正確，檔案資料是否齊全等檢查工作。借閱各部門在借閱前必須填寫借閱申請(qǐng)表，領(lǐng)導(dǎo)審批并簽字蓋章后，由檔案管理員按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。整理與維護(hù)檔案遭受災(zāi)害或者因?yàn)橥L(fēng)、清潔等原因，檔案柜應(yīng)進(jìn)行調(diào)整，形式、判別、損壞、污損等檔案件應(yīng)及時(shí)予以處理，以保障檔案資料的完備性與完整性。六、檔案的保密和銷毀涉密檔案公司涉密檔案嚴(yán)格按照國家、省、市關(guān)于檔案保密等級(jí)制度的要求進(jìn)行保密，未經(jīng)過涉密審查的檔案嚴(yán)禁解密使用。檔案銷毀檔案有效期屆滿或有毀壞、損壞、過時(shí)等情形的，應(yīng)在嚴(yán)格按照要求辦理銷毀手續(xù)和程序。七、附則本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行，如有需要修改的，應(yīng)通過檔案管理部門報(bào)公司