怎樣進(jìn)行有效的時間管理

Word第第頁怎樣進(jìn)行有效的時間管理？一、制定時間管理的行動打算

哈羅德·孔茨說過：打算工作是一座橋梁，它把我們所處的此岸和我們要去的彼岸連接起來，以克服這一天塹。目標(biāo)是打算的開頭和歸宿，設(shè)立正確的目標(biāo)是勝利打算的前提;打算是實現(xiàn)工作目標(biāo)的支持系統(tǒng)，是描述使用可以運用的資源到達(dá)預(yù)先設(shè)定的工作目標(biāo)的方法。在實際行動之前預(yù)先對應(yīng)當(dāng)追求的目標(biāo)和應(yīng)實行的行動方案作出選擇和詳細(xì)支配，打算是預(yù)報和設(shè)想，即預(yù)先進(jìn)行的行動支配，打算是管理的首要智能。打算可被定義為“確定目標(biāo)及如何達(dá)成目標(biāo)的一個程序”，它含有三個特性，前瞻性的思索——思索及推斷將來可能的狀況，下決策——確定將來想要達(dá)成的狀況，目標(biāo)導(dǎo)向——規(guī)劃各個標(biāo)的，以達(dá)成期望的狀況。對于時間管理而言，就是要針對設(shè)立的明確時間管理的核心目標(biāo)，依次按重要性排列，然后按照所設(shè)立的目標(biāo)寫出一份具體的打算，并按照打算進(jìn)行。然后將設(shè)定的目標(biāo)進(jìn)行分割，何謂分割呢?就是把目標(biāo)細(xì)化，年度目標(biāo)——季度目標(biāo)——月度目標(biāo)——周目標(biāo)——日目標(biāo)。

二、熟悉時間管理的概念

時間管理就是用技巧、技術(shù)和工具關(guān)心人們完成工作，實現(xiàn)目標(biāo)。時間管理并不是要把全部事情做完，而是更有效的運用時間。時間管理的目的除了要確定你該做些什么事情之外，另一個很重要的目的也是確定什么事情不應(yīng)當(dāng)做;時間管理不是完全的掌控，而是降低變動性。時間管理最重要的功能是通過事先的規(guī)劃和長期的打算，做為一種提示與指引。時間管理就是自我管理，自我管理即是轉(zhuǎn)變習(xí)慣，讓自己更有績效，更具效能。把事情很快地做完，叫做效率;把事情很快又很好的'做完，叫做效能。時間是資本和無法更新的收入，任何一個制定出來關(guān)心我們高效率地支配時間的打算，都必需從我們對時間珍貴性的熟悉入手，管理好你的時間就能管理好你的工作。在進(jìn)行有效的時間管理之前，必需充分理解時間管理的概念，從而學(xué)會掌控時間，合理支配自己的工作和生活，最大限度發(fā)揮時間的效力，提高工作績效。

三、樹立明確的時間管理目標(biāo)

勝利等于目標(biāo)，時間管理的目的是在最短時間內(nèi)實現(xiàn)更多想要實現(xiàn)的目標(biāo)。人生旅途上，沒有目標(biāo)就如在黑暗中行走，不知該往何處。有目標(biāo)才有方向，目標(biāo)是前進(jìn)的推動力，能夠淋漓盡致地激發(fā)人的潛能。明確的目標(biāo)對于構(gòu)建勝利人生至關(guān)重要。然而，制定目標(biāo)不是一件簡單的事。

一個有效的目標(biāo)必需具備這些特性：

1.詳細(xì)性

有效目標(biāo)不能大而空，應(yīng)具有階段性和可操作性。為此，我們可以將大目標(biāo)分解為一個個階段性目標(biāo)，再制定出高效的日程打算，以此催促自己朝向既定目標(biāo)邁進(jìn)。

2.可衡量性

任何目標(biāo)都應(yīng)當(dāng)有可以用來衡量該目標(biāo)完成狀況的標(biāo)準(zhǔn)，包括衡量階段性成果的掌握點和衡量最終績效的指標(biāo)。

3.可達(dá)性

無法企及的目標(biāo)只能是白日做夢，而太輕易到達(dá)的目標(biāo)則沒有挑戰(zhàn)性。勝利的目標(biāo)設(shè)定應(yīng)當(dāng)既有挑戰(zhàn)性，又不超出自己的力量所及，經(jīng)過一番努力最終可以達(dá)成。

4.任何目標(biāo)都應(yīng)當(dāng)考慮時間的限定

不但要確定最終目標(biāo)的完成時間，還要設(shè)立多個小時間段上的“時間里程碑”，以便進(jìn)行工作進(jìn)度的監(jiān)控。

四、應(yīng)用時間管理技巧

19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出80/20原則，其核心內(nèi)容是生活中80%的結(jié)果幾乎源于20%的活動。比方，是那20%的客戶給你帶來了80%的業(yè)績，可能制造了80%的利潤，世界上80%的財寶是被20%的人把握著，世界上80%的人只共享了20%的財寶。因此，要把留意力放在20%的關(guān)鍵事情上。同時，領(lǐng)導(dǎo)人員工作效果中的百分之八十，往往集中在百分之二十的最重要的工作上，80/20原則就是抓住工作的百分之八十的價值，集中在工作的百分之二十的組成部分這一法則，運用“關(guān)鍵的事情占少數(shù)，次要的事情占多數(shù)”是一個普遍現(xiàn)象這一規(guī)律。時間管理是自我管理中重要的內(nèi)容，大凡業(yè)績卓越的人大都是具有高效時間管理的人，應(yīng)用有效時間管理的方法和技巧，可以合理支配自己的工作與生活，最大限度地發(fā)揮時間的效力，提高工作績效。

五、克服內(nèi)外引起的時間鋪張

時間管理當(dāng)中最有用的詞是“不”。學(xué)會說“不”，有時拒絕是保障自己行使優(yōu)先次序的最有效手段，牽強(qiáng)接受他人的請托而擾亂自己的支配，是不合理的。假如有的請托由他人承當(dāng)可能比自己更合適，不妨向請托者提出適時的建議。量力而行地說“不”，對己對人都是一種負(fù)責(zé)。首先，自己不能勝任托付的工作，不僅徒費時間，還會對自己其它工作造成障礙。同時，無論是工作延誤還是效果都無法達(dá)標(biāo)，都會打亂托付人的時間支配，結(jié)果是“雙輸”。所以接到別人的托付，不要急于說“是”，而是分析一下自己能不能如期按質(zhì)地完成工作。假如不能，那要詳細(xì)與托付人協(xié)調(diào)，在必要時刻，要敢于說“不”。同時，時間管理的另一個關(guān)鍵就是每天至少要有半小時到1小時的不被干擾時間;假如你能有一個小時完全不受任何人干擾，自己關(guān)在自己的房間里面，思索一些事情，或是做一些你認(rèn)為最重要的事情。

六、分清輕重緩急

美國一位有名的管理學(xué)家認(rèn)為：有效的時間管理主要是記錄自己的時間，以認(rèn)清時間耗在什么地方了，管理自己的時間，設(shè)法削減非生產(chǎn)性工作的時間，集中自己的時間，由零星而集中，成為連續(xù)性的時間段。將自己工作按輕重緩急分為重要、次要和一般三類，支配各項學(xué)習(xí)和工作時間和占用百分比;在學(xué)習(xí)和工作中記載實際耗用時間;每日打算時間支配與耗用時間對比，分析時間運用效率，重新調(diào)整自己的時間支配，更有效的工作。有名管理學(xué)家科維提出了一個時間管理的理論，把工作根據(jù)重要和緊急兩個不同的程序進(jìn)行劃分，基本上可以分為四個“象限”，時間管理理論的一個重要觀念是應(yīng)有重點地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的學(xué)習(xí)與工作上。那么什么是重要的事和緊急的事呢?重要的事就是你個人覺得有價值且對你的使命，價值觀及首要目標(biāo)有意義的活動，來自內(nèi)在的需求，對自己而言要事有時并不緊急但需要更多的時間，并且每天做;緊急的事就是你或別人認(rèn)為需要立即處理的緊急時間或活動，來自外界影響你的生活和工作次序。

七、合理支配工作時間

有效的時間管理意味著合理支配各項工作。抓住“黃金時間”，每個人都有兩種黃金時間。一種是內(nèi)部黃金時間，是一個人精神最集中、工作最有效率的時候。內(nèi)部黃金時間因人而異，在通過觀看把握了自己的內(nèi)部黃金時間時，用這個時間段處理最為重要的工作。外部黃金時間是指跟其他人交往的最正確時間。這須遵循他人的日程，但可以利用這段時間充分表達(dá)自身的優(yōu)勢不要把日程支配得太滿意外狀況隨時都有可能發(fā)生而占用時間，若日程太滿就會窮于應(yīng)付。因此，每天至少要為自己支配1小時的空閑時間，讓工作和生活更加沉著。同時學(xué)會分工合作的授權(quán)管理，能讓別人代勞的事情，自己就不要做，學(xué)會運用別人的時間。由于每個人的精力都是有限的，所謂有所為有所不為，把自己的精力和時間用在最能表達(dá)自己價值的方面。

八、形成有條有理的工作作風(fēng)

今日事今日畢，習(xí)慣拖延時間是許多人在時間管理中常常會落入的陷阱?！暗葧僮觥?、“明天再說”這種“明日復(fù)明日”的拖延循環(huán)會徹底粉碎制定好的全盤工作打算，并且對自信念產(chǎn)生極大的動搖。“今日事今日畢”表達(dá)的是一種強(qiáng)有力的執(zhí)