全采購部管理制度

采購部管理制度為了進步公司采購效率、明白崗位職責(zé)、有效降低采購本錢，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步標(biāo)準(zhǔn)物資采購流程，增強與各部門間的配合，特制定本制度。適用于本公司一切采購的物料及耗材品一．請購單及其提報規(guī)則（1）請購單應(yīng)依照請求填寫完好、明晰，由公司指導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購部門；（3）資料設(shè)備申購依照附表一（物資采購申請表.）的格式填寫提報；（4）日常零星采購依照公司印制的依照附表二（物資采購審批單）的格式填寫提報；（5）請購部門在提報請購單是應(yīng)請求采購部簽字接納人請購部門備份；（6）觸及的請購數(shù)量過多時能夠附件清單的方式停止提交，為進步效率該清單的電子文檔也需一并提交；（7）請購單的更改和補充應(yīng)以書面方式由公司指導(dǎo)簽字后報采購部。4．公司物資請購單的提報部門（1）公司運營消費的物資、勞務(wù)、其他項目由消費部門提報；（2）公司生活及辦公的物資由辦公室提報；（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。二、采購部接納請購單作業(yè)流程1、請購的接納要點（1）采購部在接納請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫能否依照規(guī)則填寫完好、明晰，檢查請購單能否經(jīng)過公司指導(dǎo)審批；（2）接納請購單時應(yīng)遵照無方案不采購，稱號規(guī)格等不完好明晰不采購，圖紙及技術(shù)材料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的準(zhǔn)繩；（3）通知倉庫管理人員核對請購物資能否有庫存；（4）關(guān)于不契合規(guī)則和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。2、請購單的分發(fā)規(guī)則（1）關(guān)于請購單采購部應(yīng)依照人員分工和崗位職責(zé)停止分工處置；（2）關(guān)于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處置；（3）無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門；（4）重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)指導(dǎo)的倡議。3、采購周期的規(guī)則（1）單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購項目或預(yù)算在1萬元以下采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超越5天；（2）單次采購金額預(yù)算在5萬元以下的項目比價采購，采購周期不應(yīng)超越15天；（3）單次采購金額預(yù)算在20萬元以上的項目采購部自行招標(biāo)采購，采購周期不應(yīng)超越40天；（4）請購部門應(yīng)依照以上（1）-（3）條中規(guī)則的時間提早提寫請購單采購部如未能按時完成采購任務(wù)時應(yīng)向公司指導(dǎo)闡明緣由；（5）遇到緊急采購應(yīng)匯報公司指導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的戰(zhàn)略；三、詢價及其規(guī)則1．詢價請應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、稱號，理解圖紙及其技術(shù)請求，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通；2．屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購；3．關(guān)于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處置；4．一切采購項目上必需向消費廠家或效勞商直接詢價，準(zhǔn)繩能不經(jīng)過其代理或各種中介機構(gòu)詢價就最好的；5．關(guān)于請購部門需求的物資或設(shè)備如有本錢較低的替代品能夠引薦采購替代品；6．遇到重要的物資、項目或預(yù)估單次采購金額大于10萬的采購狀況，詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)指導(dǎo)匯報擬約請報價或招標(biāo)單位的根本狀況，依照附表（擬報價/招標(biāo)單位名單）的格式提報公司指導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價或發(fā)放訂單；7．詢價時關(guān)于相同規(guī)格和技術(shù)請求應(yīng)對不同品牌停止詢價；8．在詢價時遇到特殊狀況應(yīng)及時報請公司指導(dǎo)指示。四、比價、議價1．對廠商的供給才能，交貨時間及產(chǎn)品或效勞質(zhì)量停止確認(rèn)；2．關(guān)于合格供給商的價錢程度停止市場剖析，能否其他廠商的價錢最低，所報價錢的綜合條件愈加突出；3．收到供給單位第一次報價或停止開標(biāo)后應(yīng)向公司指導(dǎo)匯報狀況，設(shè)定議價目的或理想中標(biāo)價錢；4．重要項目應(yīng)經(jīng)過一定的辦法關(guān)于目的單位的實力，資質(zhì)停止考證和檢查，如經(jīng)過停止實地調(diào)查理解供給商的各方面的實力等；5．參考目的或理想中標(biāo)價錢與以協(xié)作單位或以中標(biāo)單位停止價錢及條件的進一步會談。五、比價、議價結(jié)果匯總1．比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)指導(dǎo)，征得同意前方可匯總；2．比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)依照附表（比價/招標(biāo)匯總表）的格式完好列出報價、工期、付款方式及其他價錢條件、列出以選用單位及選用理由，依照一定次第逐一審核；3．如比價、議價結(jié)果未經(jīng)過公司指導(dǎo)審核應(yīng)停止修正或重新處置。六、合同的簽署及其規(guī)則。1．合同（1）合同正文應(yīng)包含的要素1）合同稱號、編號、簽署時間、簽署地點；2）采購物品/項目的稱號/、規(guī)格、數(shù)量/清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的局部；3）包裝請求；4）合同總額應(yīng)含稅，含運達(dá)公司的總價，特殊狀況應(yīng)注明；5）付款方式；6）質(zhì)量保證期；7）質(zhì)量請求及標(biāo)準(zhǔn)；8）違約義務(wù)和處理糾葛的方法；9）雙方的公司信息；10）其他商定。（2）合同簽署及其規(guī)則1）如觸及到技術(shù)問題及公司秘密的，留意失密義務(wù)；2）以定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低；3）為避免合同訂單增加或增加無根據(jù)，打包采購時請求供貨方提供分項報價清單；4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的狀況時務(wù)必請廠商派代表來場輔佐清點；5）質(zhì)保期一定要明白從什么時分開端并應(yīng)盡量請求廠商延長產(chǎn)質(zhì)量保期；6）細(xì)致商定發(fā)票的提供時間及請求；7）針對不同的合同商定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同普通應(yīng)分依照預(yù)付款、驗收款，調(diào)試效勞款、質(zhì)量保證金的次第明白付款額度、付款時間和付款條件等8）與初次協(xié)作的單位協(xié)作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；9）違約義務(wù)一定要細(xì)致、詳細(xì)；10）