職業(yè)高級(jí)助理能力提升訓(xùn)練

職業(yè)高級(jí)助理能力提升訓(xùn)練第一頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三張耀升先生簡介北京圣塔咨詢有限公司董事長;企業(yè)核心團(tuán)隊(duì)成長教練;長期專注企業(yè)快速穩(wěn)健發(fā)展戰(zhàn)略與人才策略關(guān)系,獲得大量新鮮案例,掌握人才資本運(yùn)營關(guān)鍵;接受過50余家媒體專訪并報(bào)道,全國電視欄目<前言講座>主講,出版專著《企業(yè)干部全面訓(xùn)練整體解決方案》;憑借國企、外資、民營、創(chuàng)業(yè)多種經(jīng)歷,以及300余家卓越企業(yè)的深入持續(xù)研究;開展以企業(yè)總裁為核心的核心團(tuán)隊(duì)提升實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練,立志為企業(yè)打造夢(mèng)想核心團(tuán)隊(duì)貢獻(xiàn)力量!以10余年相關(guān)深刻經(jīng)驗(yàn),“深入、深刻、深遠(yuǎn)”的理念,帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)為2600余家企業(yè)提供過專業(yè)培訓(xùn)及相關(guān)成長服務(wù),這其中包括大量的行業(yè)第一品牌。第二頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三一、角色認(rèn)識(shí)第三頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三

高級(jí)助理的三種不同職能

一般協(xié)助者；協(xié)助與顧問；代行使管理職能。第四頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三

高級(jí)助理的角色認(rèn)識(shí)

協(xié)助經(jīng)理；協(xié)助管理；價(jià)值體現(xiàn)？第五頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三職業(yè)化高級(jí)助理的素養(yǎng)職業(yè)精神職業(yè)行為規(guī)范職業(yè)技能職業(yè)人具備職業(yè)精神,職業(yè)道德,職業(yè)形象,職業(yè)能力。第六頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三職業(yè)化助理態(tài)度與精神——你準(zhǔn)備好了嗎？

敬業(yè)責(zé)任專業(yè)創(chuàng)新協(xié)作規(guī)范職業(yè)化敬業(yè):職業(yè)人最基本的素質(zhì)，是基本的價(jià)值觀及信條;

責(zé)任:直接決定職業(yè)成就大小;專業(yè):職業(yè)人最需要具備的;創(chuàng)新:職業(yè)發(fā)展根本意識(shí);協(xié)作:職業(yè)人的核心能力;規(guī)范:職業(yè)人的外在表現(xiàn).第七頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三

高級(jí)助理的能力要求擁有一專多能

溝通能力;解決問題能力;人際關(guān)系;時(shí)間管理;談判;拓展或管理;------8第八頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三二、做一個(gè)職業(yè)化高級(jí)助理第九頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三

職業(yè)化的高級(jí)助理必須要具備的幾種能力

時(shí)間管理能力；人際溝通能力；解決問題；------第十頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三時(shí)間管理的演進(jìn)第一代：注重利用便簽與備忘錄，在忙碌中調(diào)配時(shí)間與精力；（缺乏優(yōu)先概念，必要而非重要）第二代：強(qiáng)調(diào)行事歷與日程表，反映出時(shí)間管理已注意到規(guī)劃未來的重要；（缺乏輕重緩急）第三代：目前正流行、講求優(yōu)先順序的觀念。依據(jù)輕重緩急設(shè)定短、中、長期目標(biāo)，再逐日訂定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的計(jì)劃，有限的時(shí)間、精力加以分配，爭取最高的效率。即第二象限工作法；第四代：集大成的時(shí)間管理理論：特點(diǎn)在于承認(rèn)人比事更重要。幫助個(gè)人平衡發(fā)展生活和工作中不同角色不同目標(biāo)。第十一頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三時(shí)間管理中的四個(gè)象限

屬于第

II象限的工作，有哪些：w

準(zhǔn)備工作、預(yù)防措施；w

改善人際關(guān)系；w

作更周詳?shù)囊?guī)劃與組織；w

抓住新機(jī)會(huì)；w

充實(shí)自我；w

增進(jìn)能力；w

價(jià)值觀的澄清；

重要重要、不急重要、急迫III不急迫迫切不重要、不急不重要、急迫IIIIV不重要第十二頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三我們的時(shí)間應(yīng)該集中在哪一象限?為什么?

急迫不急迫重要Iw

緊急狀況w

迫切的問題w

限期完成的會(huì)議或工作II

w

準(zhǔn)備工作w

預(yù)防措施w

價(jià)值觀的澄清w

計(jì)劃w

人際關(guān)系的建立w

真正的再創(chuàng)造w

增進(jìn)自己的能力不重要III

w

造成干擾的事、電話w

信件、報(bào)告w

會(huì)議w

許多迫在眉睫的急事w

符合別人期望的事IVw

忙碌瑣碎的事w

廣告函件w

電話w

浪費(fèi)時(shí)間w

逃避性活動(dòng)第十三頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三

解決問題的六個(gè)步驟

意識(shí)到問題的存在確定與定義問題

尋找可能解決方案選擇最佳方案執(zhí)行決策與評(píng)估擬訂行動(dòng)計(jì)劃123456第十四頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三

做為下屬的職業(yè)高級(jí)助理

了解上級(jí)意圖；把握上級(jí)工作風(fēng)格與習(xí)慣；合理分擔(dān)工作；主動(dòng)匯報(bào)的習(xí)慣。第十五頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三

做為同事的職業(yè)高級(jí)助理

尊重和欣賞;換位思考;知己知彼。第十六頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三

做為高級(jí)助理的禁忌與注意事項(xiàng)

人際關(guān)系旋渦；解決問題的及時(shí)性；執(zhí)行不力；越俎代庖；------第十七頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三三、會(huì)議管理（上）第十八頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三

會(huì)議認(rèn)知

由眾人參與，就解決問題或作出決策而采取的群體溝通方式。第十九頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三●Purpose目的；●Participants與會(huì)者；●Planning計(jì)劃；●Process流程。有效會(huì)議的4P如何有效地開會(huì)第二十頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三

會(huì)議常見問題分析

召集了不應(yīng)該參加的人；參加者沒有準(zhǔn)備參加會(huì)議；會(huì)而不議；議而不決，沒解決任何問題。第二十一頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三高效會(huì)議溝通的原則與方法事前確定，是否有必要召開這個(gè)會(huì)議。慎重對(duì)待確定與會(huì)人員名單。散發(fā)會(huì)議大綱、議程以及背景資料節(jié)省時(shí)間。如果事先能夠收集與會(huì)者的信息，實(shí)施會(huì)議策略和目標(biāo)就會(huì)容易得多。確定會(huì)議風(fēng)格（武斷、寬松、緊湊）。會(huì)議控制力是必要的。紀(jì)律、形象、精神面貌等等開局問好調(diào)節(jié)氣氛多表彰,多用正面檢討立刻解決,處理問題結(jié)尾建設(shè)性的鼓勵(lì)第二十二頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三四、會(huì)議管理（下）第二十三頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三會(huì)前組織一次成功的會(huì)議在會(huì)前的組織；確定是否必要召開這個(gè)會(huì)議；確定議題；確定參加人選；確定會(huì)議通知；確定會(huì)議時(shí)間，地點(diǎn)；確定會(huì)議風(fēng)格；確定會(huì)議流程。討論：如何組織高效會(huì)議？第二十四頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三會(huì)中控制開局問好；把握氛圍；引導(dǎo)發(fā)言；控制方向；作出決策。第二十五頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三群體和個(gè)體決策多數(shù)與少數(shù);群體還是個(gè)體決策.第二十六頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三專業(yè)意見法專業(yè)人士的意見;聽取意見;最終做出決策與選擇.第二十七頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三領(lǐng)導(dǎo)決策法聽取領(lǐng)導(dǎo)意見和裁決;原因在于看問題的高度和全面性.第二十八頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三

會(huì)后自我總結(jié)

哪里開的好？哪里不夠好？第二十九頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三

做個(gè)高效會(huì)議管理者

教會(huì)開會(huì)；提前準(zhǔn)備；準(zhǔn)時(shí)開始；引導(dǎo)發(fā)言；作出決策；快速實(shí)施；及時(shí)總結(jié)。第三十頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三五.高效執(zhí)行---助理必要意識(shí)第三十一頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三決策計(jì)劃目標(biāo)執(zhí)行執(zhí)行系統(tǒng)能力手段

沒有執(zhí)行力,就沒有競爭力第三十二頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三許多人會(huì)認(rèn)為執(zhí)行屬于細(xì)節(jié)事物的層次，不值得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人費(fèi)神。

這個(gè)觀念絕對(duì)錯(cuò)誤。

相反的，執(zhí)行是領(lǐng)導(dǎo)人最重要的工作。第三十三頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三執(zhí)行力問題的本質(zhì)執(zhí)行力系統(tǒng)；執(zhí)行人。第三十四頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三執(zhí)行人的特點(diǎn)積極主動(dòng)；強(qiáng)烈的結(jié)果導(dǎo)向；負(fù)責(zé)任；激勵(lì)自己和他人。第三十五頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三執(zhí)行力工程人力系統(tǒng)目標(biāo)系統(tǒng)運(yùn)營系統(tǒng)文化系統(tǒng)執(zhí)行的條件---高效執(zhí)行的4個(gè)系統(tǒng)第三十六頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三37執(zhí)行力關(guān)鍵目標(biāo)

=

做什么？

運(yùn)營

=怎么做？

人員

=誰去做？第三十七頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三六.上傳、下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指令（上）第三十八頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三

助理的工作核心

上傳、下達(dá)；要確保信息的準(zhǔn)確，完整。第三十九頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三

溝通的兩個(gè)方面

內(nèi)容；情感。第四十頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三

溝通的風(fēng)格與態(tài)度

攻擊式；退讓式；消極進(jìn)攻式；積極自信式。第四十一頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三怎樣與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通1．仔細(xì)聆聽領(lǐng)導(dǎo)的命令2．與領(lǐng)導(dǎo)探討目標(biāo)的可行性3．?dāng)M定詳細(xì)的工作計(jì)劃4．在工作進(jìn)行之中隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)5．在工作完成后及時(shí)總結(jié)匯報(bào)第四十二頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三

如何與不同的同事傳遞信息與內(nèi)容

總體原則：雙贏與知彼解己。紅黃藍(lán)綠四種不同性格模式；追求型與逃避型；自我意識(shí)型與需他人判斷型；自我意識(shí)型與顧他意識(shí)型；可能型與需要型。第四十三頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三與不同的同事傳遞信息優(yōu)柔感性率直理性和平型活潑型力量型完美型第四十四頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三七.上傳、下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指令（下）第四十五頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三

上傳、下達(dá)中容易出現(xiàn)的問題

信息流失；信息失真；接收錯(cuò)誤；沒有反饋。第四十六頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三溝通的原理和障礙溝通的原理信息與通道編碼過程解碼過程打算發(fā)送的信息感受到的信息編碼過程反饋解碼過程噪音發(fā)送者接受者第四十七頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三

——準(zhǔn)確性原則：表達(dá)的意思要準(zhǔn)確無誤

——完整性原則：表達(dá)的內(nèi)容要全面完整

——及時(shí)性原則：溝通要及時(shí)、迅速、快捷

——策略性原則：要注意表達(dá)的態(tài)度、技巧和效果，

這就必須考慮溝通的策略

如何避免上傳、下達(dá)的謬誤溝通的基本原則第四十八頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三上傳下達(dá)溝通障礙及解決發(fā)信的障礙發(fā)信者的表達(dá)能力發(fā)信者的態(tài)度和觀念接收障礙環(huán)境刺激接收者的態(tài)度和觀念接收者的需求和期待理解障礙語言和語義問題接收者的接收和接受的能力信息交流的長度信息傳播方式與渠道地位的影響第四十九頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三

溝通障礙●接收障礙

——環(huán)境刺激；

——接收者的態(tài)度和觀念；

——接收者的需求和期待?！癜l(fā)信的障礙

——發(fā)信者的表達(dá)能力；

——發(fā)信者的態(tài)度和觀念；

第五十頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三●接受障礙

——懷有成見；

——傳遞者與接收者之間的矛盾；

●理解障礙

——語言和語義問題；

——接收者的接收和接受的能力；

——信息交流的長度；

——信息傳播的方式與渠道；

——地位的影響溝通的障礙第五十一頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三●發(fā)信者

——信息是傳遞給誰的？

——我為什么要溝通？

——明確溝通的內(nèi)容。

——選擇最合適的時(shí)間、地點(diǎn)和方式溝通。

——與接收者保持聯(lián)系。消除障礙,高效溝通第五十二頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三●接收者

——設(shè)身處地地聆聽；

——與發(fā)信者保持聯(lián)系?！癜l(fā)信者與接收者

——認(rèn)識(shí)到誤解是在所難免的；

——不斷地反饋和檢驗(yàn)；

——建立相互間的信任與真誠。消除障礙,高效溝通第五十三頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三如何讓信息明確地傳遞●語言是人類所用過的最有效的藥。●雖然地圖所顯示的并非完全的疆界，但你應(yīng)盡量地使其能呈現(xiàn)出真實(shí)的地貌。明確表達(dá)的重要性第五十四頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三

跟什么相比？是誰、是什么？有多具體？如果你能做，會(huì)怎么樣？所有的？每一位？從來都不？應(yīng)該，不應(yīng)該，必須、不能

太多、太貴名詞動(dòng)詞泛稱左手右手

明確表達(dá)模式如何讓信息明確地傳遞第五十五頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三溝通表達(dá)書面溝通口語溝通第五十六頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三八.如何高效輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行協(xié)調(diào)第五十七頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三協(xié)調(diào)，領(lǐng)導(dǎo)者的重要職能領(lǐng)導(dǎo)是一種影響力，是指揮或帶領(lǐng)、引導(dǎo)或鼓勵(lì)追隨者為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而努力的過程領(lǐng)導(dǎo)的作用指揮作用協(xié)調(diào)作用激勵(lì)作用第五十八頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三協(xié)調(diào)的目的達(dá)成一致；劃解沖突；建設(shè)團(tuán)隊(duì)。第五十九頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三團(tuán)隊(duì)沖突是不可避免的團(tuán)隊(duì)沖突的類型

利益沖突性格沖突情感沖突工作沖突資源沖突第六十頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三解決沖突的5個(gè)步驟1.勇于承擔(dān)責(zé)任2.開誠布公討論3.尋求解決方案4.達(dá)成一致意見5.后續(xù)協(xié)調(diào)完善第六十一頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三

協(xié)調(diào)需要的能力與要求

公平公正，堅(jiān)持原則；區(qū)分問題本質(zhì)；洞察；溝通能力。第六十二頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三九.如何高效輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行協(xié)調(diào)第六十三頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三領(lǐng)導(dǎo)者的職責(zé)——建設(shè)團(tuán)隊(duì)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)運(yùn)營的保障引領(lǐng)組織實(shí)現(xiàn)任務(wù)運(yùn)營任務(wù)愿景使命任務(wù)用使命和任務(wù)吸引組織一個(gè)團(tuán)隊(duì),通過領(lǐng)導(dǎo)完成使命和任務(wù).在具體的運(yùn)營中以系統(tǒng)的方式進(jìn)行內(nèi)部溝通提升組織運(yùn)營效率.外部溝通,提供滿足需求的產(chǎn)品和服務(wù)第六十四頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三

領(lǐng)導(dǎo)需要助理協(xié)調(diào)員工關(guān)懷

領(lǐng)導(dǎo)者的時(shí)間；形象代表；處理細(xì)節(jié)。第六十五頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三

助理在員工關(guān)懷問題上需要注意的事項(xiàng)

恰當(dāng)表達(dá)情感；注意細(xì)節(jié)；及時(shí)充分；------第六十六頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三

助理在員工關(guān)懷工作中必須做好哪些事項(xiàng)

留意需關(guān)懷員工；及時(shí)進(jìn)行；請(qǐng)示；匯報(bào)；第六十七頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三十.高級(jí)助理的情緒和壓力管理第六十八頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三（1）環(huán)境要求你作出選擇或改變時(shí)的個(gè)人感受面臨選擇面臨改變第六十九頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三（2）壓力是對(duì)未知事件悲觀解釋的結(jié)果事件的不確定狀態(tài)：忐忑不安中午到我辦公室來，談?wù)勀愕墓ぷ鞴ぷ鞅憩F(xiàn)出色得到上級(jí)贊許增加責(zé)任或提高薪酬工作出了差錯(cuò)要挨批？壓力第七十頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三（3）壓力是持續(xù)不斷的精力消耗——心理衰竭

你已經(jīng)連續(xù)不斷地工作了8個(gè)小時(shí)，真想立刻就下班回家休息。但是，面前還有不少顧客排著隊(duì)，你不能走。于是，你感到心煩、不滿、壓力重重……第七十一頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三（4）壓力是面臨威脅時(shí)的本能反應(yīng)

高成績的要求、低成績所帶來的負(fù)性情緒發(fā)泄在你身上沖擊你對(duì)于自尊的需要和自我評(píng)價(jià)，引起挫折感挫折是強(qiáng)烈愿望受到阻礙后產(chǎn)生的內(nèi)心體驗(yàn)當(dāng)憤怒的情緒占主導(dǎo)時(shí)，就會(huì)引發(fā)對(duì)障礙物的攻擊

攻擊行為轉(zhuǎn)移第七十二頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三有壓力到底好不好？人都需要某些程度的壓力才會(huì)去做事，但是，何種程度才適當(dāng)？不當(dāng)壓力系指壓力過高或過低。適當(dāng)壓力則是指能夠激起動(dòng)機(jī)去接受挑戰(zhàn)，而以最佳生產(chǎn)力去工作的壓力水平。避免從「迎戰(zhàn)或逃避」的本能反應(yīng)，陷入「心力交悴」的惡性壓力狀態(tài)。第七十三頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三壓力與工作表現(xiàn)關(guān)系工作表現(xiàn)高低刺激區(qū)最佳刺激區(qū)高刺激區(qū)因應(yīng)方式：增加壓力負(fù)擔(dān)*無聊*疲累*挫折*不滿*創(chuàng)造力*合理解決問題*精準(zhǔn)*變化*滿意*不合理的解決問題*耗竭*疾病*低自尊生命線死于缺乏壓力死于過高壓力低高最高活動(dòng)區(qū)壓力因應(yīng)方式：減少壓力負(fù)擔(dān)第七十四頁，共八十三頁，編輯于2023年，星期三

為什么我們有時(shí)候會(huì)主動(dòng)從事長時(shí)間的任務(wù)，比如電子游戲，直至精疲