公司文書制作制度

公司文書制作制度1.介紹公司文書制作是公司內(nèi)部日常工作中不可避免的一個(gè)環(huán)節(jié)。文書是公司與外部進(jìn)行溝通的重要物料，也是公司內(nèi)部協(xié)調(diào)工作、記錄歷史的重要工具。為了規(guī)范公司文書制作，保障文書的質(zhì)量和規(guī)范性，本文檔將介紹公司文書制作制度的相關(guān)內(nèi)容。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有人員。3.制度內(nèi)容3.1文書范圍公司文書指經(jīng)公司工作程序與固定格式制定并印發(fā)使用的文件、表格、報(bào)告、通知、合同、協(xié)議等。文書種類包括但不限于：內(nèi)部文書：如工作匯報(bào)、工作計(jì)劃、領(lǐng)導(dǎo)批示、請假條、公告通知等。外部文書：如合同、協(xié)議、商業(yè)信函等。3.2文書制作標(biāo)準(zhǔn)文書制作應(yīng)按照以下標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行：文字應(yīng)清晰，印刷工整，紙張應(yīng)選用統(tǒng)一規(guī)格。各部分的名稱、格式、字號字體、排列應(yīng)遵循標(biāo)準(zhǔn)格式。紙張色調(diào)應(yīng)統(tǒng)一，水印應(yīng)清晰。在頁面上空留適當(dāng)?shù)倪吘?。封面、頁眉、頁腳應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)格式與規(guī)定格式。各種文書的編號應(yīng)遵循編號規(guī)則。3.3文書審定流程各部門、人員起草的文書，應(yīng)提交所屬領(lǐng)導(dǎo)或主管審閱、簽字、背書或蓋章。審閱人員應(yīng)對文書的格式、內(nèi)容、法律法規(guī)、政策等方面進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)指出并及時(shí)修改。3.4文書保管管理公司文書應(yīng)按照以下規(guī)定進(jìn)行保管管理：應(yīng)分類存放，建立檔案，分類編排。文書的印發(fā)、銷毀須經(jīng)過審查、簽字方可進(jìn)行。重要文書必須加蓋公司公章，不能私自改動。電子版文書應(yīng)存放在指定電腦上，并要求有備份。定期對文書進(jìn)行保管清理，處理過期文書。3.5文書制作培訓(xùn)對于新入職員工和需要重新學(xué)習(xí)的員工，公司應(yīng)進(jìn)行文書制作培訓(xùn)，包括但不限于以下內(nèi)容：常用文書范例；文書撰寫標(biāo)準(zhǔn)；文件格式規(guī)范；文書編號規(guī)則；文書審定流程；文書保管管理；4.制度執(zhí)行與監(jiān)督公司部門經(jīng)理應(yīng)對公司文書制作制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，并定期檢查文書制作的質(zhì)量和效率。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)指出并要求整改。5.其他公司文書制作制度的建立是為了保障公司內(nèi)部文書制作的質(zhì)量和規(guī)