物業(yè)管理處材料采購管理制度

物業(yè)管理處材料采購管理制度一、制度目的該制度的目的是規(guī)范物業(yè)管理處的材料采購流程，確保采購的材料質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，價格公正合理，并且在合理的時間內(nèi)得到供應(yīng)商的滿足，確保物業(yè)管理工作的穩(wěn)定進(jìn)行。二、適用范圍該制度適用于物業(yè)管理處在日常工作中按照需要進(jìn)行的全方位的材料采購活動。同時，也適用于物業(yè)管理處與外界供應(yīng)商等相關(guān)方的采購洽談、合同簽訂、驗收確認(rèn)等環(huán)節(jié)。三、責(zé)任部門1.采購部門采購部門是物業(yè)管理處的指導(dǎo)部門，負(fù)責(zé)制定本管理制度的核心內(nèi)容，和負(fù)責(zé)對物業(yè)管理工作需要的材料進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，制定合適的材料采購計劃，并負(fù)責(zé)找到具有可靠性、質(zhì)量良好、價格透明的供應(yīng)商。2.管理部門管理部門是物業(yè)管理處的執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)落實采購計劃，進(jìn)行材料的驗收和記錄、保管、歸檔、更新等工作，確保按照標(biāo)準(zhǔn)的采購流程出入正確記錄，建立完整的采購臺賬。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)材料的支付審批，保證支付過程的公正、合理和追責(zé)制度。4.監(jiān)督部門監(jiān)督部門是物業(yè)管理處的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)全程監(jiān)督、記錄和公開相關(guān)的采購和付款流程，以審核和比對采購合同、單據(jù)、票據(jù)等運(yùn)作方，確保采購過程是規(guī)范、合理和透明。四、采購流程采購流程是物業(yè)管理處材料采購國際流程規(guī)程，是保障材料采購流程標(biāo)準(zhǔn)化和有效的方法。實際的采購流程和流程應(yīng)按照采購內(nèi)容、采購方式等進(jìn)行。采購流程如下：1.需求確認(rèn)采購管理部門將根據(jù)物業(yè)管理工作的需要，確定采購的名稱、型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、報價要求、交付時間等。同時將需要采購物料的事業(yè)部門提交采購計劃，查實采購內(nèi)容和采購數(shù)量。2.確定候選供應(yīng)商采購部門將根據(jù)對市場、行業(yè)等情況的調(diào)查，搜集供應(yīng)商的信息，分析其產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、生產(chǎn)能力、服務(wù)意識等諸多因素，確認(rèn)具體的候選供應(yīng)商，并與其進(jìn)行采購協(xié)商，取得符合質(zhì)量、價格、交貨時間標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商，后續(xù)管理部門進(jìn)行準(zhǔn)入評估，并制定供應(yīng)商期貨業(yè)績評估規(guī)程，建立供應(yīng)商業(yè)績備案信息庫。3.合同簽訂根據(jù)采購內(nèi)容和候選供應(yīng)商的選擇情況，采購部門與選擇的具體供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，最終確定合同交付和具體的付款方式。三方協(xié)商完成，進(jìn)行合同簽訂。4.材料采購管理部門根據(jù)采購計劃和采購合同確認(rèn)的交貨時間生成采購訂單，在貨比三家的前提下決定發(fā)往供應(yīng)商的采購訂單，確認(rèn)好交貨時間、地點、交付狀態(tài)、質(zhì)量等要求，采購部門向供應(yīng)商下單。5.材料驗收管理部門負(fù)責(zé)對交付的物料進(jìn)行驗收，于采購訂單進(jìn)行對比交付記錄，若出現(xiàn)逾期交付或者材料質(zhì)量不合格，需要進(jìn)行退貨或重檢等相關(guān)程序。驗收完畢，將驗收的結(jié)果通知采購部門確立對應(yīng)的流程，遇到規(guī)格不匹配的情況，需要及時把計劃調(diào)整，并通知有關(guān)部門配合。6.付款程序管理、財務(wù)等部門根據(jù)合同約定和采購訂單內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)的付款程序，財務(wù)部進(jìn)行審核，通過后，進(jìn)行結(jié)算程序，第三方審核確認(rèn)后，采取給合同對應(yīng)供應(yīng)商轉(zhuǎn)移應(yīng)付款項或直接進(jìn)行現(xiàn)金結(jié)算方式。7.數(shù)據(jù)匯總采購后，管理部門負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的匯總和記錄，建立采購臺賬、候選供應(yīng)商檔案、采購合同檔案等多個檔案，分別歸類、登記、組織和保管管理。還需將采購數(shù)據(jù)歸檔為經(jīng)驗教訓(xùn)文件，供業(yè)務(wù)指導(dǎo)或管理部門制定新的采購計劃或采購方式的依據(jù)。五、大額采購項目的特殊規(guī)定對于數(shù)量或金額較高的材料采購項目，采購部門需進(jìn)行專門的審核流程，并通過內(nèi)部直接審批程序，經(jīng)過集中討論，確定統(tǒng)一采購標(biāo)準(zhǔn)和程序。六、違紀(jì)制度對于未按照規(guī)定采購導(dǎo)致的損失，相應(yīng)的采購部門和管理部門依照公司規(guī)定受到紀(jì)律處分。同時，如情節(jié)惡劣或形成重大紅利，需追究相關(guān)責(zé)任人的法律或民事責(zé)任。七、制度改進(jìn)與進(jìn)一步完善采購制度的實行，應(yīng)定期開展檢查和評估