檔案管理痛點(合集7篇)

第第頁檔案管理痛點(合集7篇)

時間：2023-06-0115:44:32

檔案管理痛點第1篇

2023年7月4日，國務(wù)院印發(fā)了《關(guān)于積極推進“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導(dǎo)意見》。這標志著“互聯(lián)網(wǎng)+”成為一項重要的國家眼界，其將深刻地促進各行各業(yè)的發(fā)展與變革。

在這樣的時代背景下，實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”應(yīng)成為我國檔案界的眼界目標。為了實現(xiàn)這一目標，我們必須首先明確一個根本性的問題：什么是“互聯(lián)網(wǎng)+”？在國務(wù)院《關(guān)于積極推進“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導(dǎo)意見》中指出：“互聯(lián)網(wǎng)+”是把互聯(lián)網(wǎng)的創(chuàng)新成果與經(jīng)濟社會各領(lǐng)域深度融合，推動技術(shù)進步、效率提升和組織變革，提升實體經(jīng)濟創(chuàng)新力和生產(chǎn)力，形成更廣泛的以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)設(shè)施和創(chuàng)新要素的經(jīng)濟社會發(fā)展新形態(tài)。

從總體來看，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用經(jīng)歷三個發(fā)展階段，即：人人互聯(lián)網(wǎng)、物物互聯(lián)網(wǎng)、業(yè)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)。其中，“人人互聯(lián)網(wǎng)”指的是越來越多的人使用各種網(wǎng)絡(luò)接入設(shè)備來實現(xiàn)在任何地方接入互聯(lián)網(wǎng)獲取服務(wù)；“物物互聯(lián)網(wǎng)”則是萬物互聯(lián)（即物聯(lián)網(wǎng)），其通過聯(lián)網(wǎng)使越來越多的設(shè)備變得更智能，是大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、智能硬件、可穿戴、智能制造技術(shù)的結(jié)合體；而“業(yè)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)”也就是“互聯(lián)網(wǎng)+”，指的是行業(yè)與行業(yè)的互聯(lián)、互聯(lián)網(wǎng)與各行各業(yè)相結(jié)合。這也就意味著，“互聯(lián)網(wǎng)+”的含義可理解為“互聯(lián)網(wǎng)+各個傳統(tǒng)行業(yè)”，但這種“+”并不是兩者簡單的組合，關(guān)鍵是要通過這種“+”來促進傳統(tǒng)行業(yè)的轉(zhuǎn)型升級。

如上所述，“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的關(guān)鍵之處在于推動傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)向“服務(wù)化”和“互聯(lián)網(wǎng)化”的轉(zhuǎn)型。由此，我們可以認為，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”應(yīng)當(dāng)是以檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)，依托現(xiàn)代信息技術(shù)，所形成的智慧化、知識化、個性化、人性化的檔案服務(wù)互聯(lián)網(wǎng)平臺。這也就意味著要實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”并非是先將檔案數(shù)字化再掛到檔案網(wǎng)站上、或是多開些微博、微信即萬事大吉，而是要依據(jù)互聯(lián)網(wǎng)思維對檔案資源“收、管、用”各基本環(huán)節(jié)的全面提升與改造，需要綜合的研究與實踐上的突破。

2用戶“痛點”與建設(shè)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的關(guān)鍵突破方向

就目前的實踐而言，在“互聯(lián)網(wǎng)+”建設(shè)比較成功的行業(yè)領(lǐng)域，其共同的成功關(guān)鍵都是準確找到了其服務(wù)對象的“痛點”，進而圍繞這個“痛點”來實施自身“互聯(lián)網(wǎng)+”的建設(shè)。所謂“痛點”也就是人們面對該行業(yè)當(dāng)前產(chǎn)品或服務(wù)時，抱怨的、不滿的、感到痛苦的接觸點。而“痛點”也就是本行業(yè)開展“互聯(lián)網(wǎng)+”建設(shè)的切入點。

“痛點”也是分級別或?qū)哟蔚?，解決不同級別的“痛點”問題，其用戶體驗也是不同的。如圖一所示：

圖一用戶“痛點”的級別

相關(guān)行業(yè)的經(jīng)驗表明，準確找到用戶“一級痛點”是關(guān)乎“互聯(lián)網(wǎng)+”建設(shè)以及創(chuàng)業(yè)是否成功的關(guān)鍵。因此，如何建設(shè)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的問題，就可以轉(zhuǎn)化為如何通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來消解檔案用戶“痛點”的問題。對于當(dāng)前的檔案用戶來講，最關(guān)鍵的“一級痛點”莫過于難以在檔案海洋中有效地找到所需資源；“二級痛點”則是用戶無法方便地獲取所需的檔案資源?？梢哉f這兩個“痛點”是當(dāng)前建設(shè)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”所應(yīng)該著眼的切入點。

因此，為了成功建設(shè)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”，當(dāng)前應(yīng)首先緊密圍繞檔案用戶“一級痛點”（即如何促進用戶有效找到所需檔案資源）這個主題，開展相關(guān)的研究與實踐工作。而造成檔案用戶這個“一級痛點”的原因，除了檔案法規(guī)等管理因素之外，一個重要的因素就是當(dāng)前檔案信息系統(tǒng)檢索方式的制約。在現(xiàn)階段，檔案用戶以及工作人員對檔案數(shù)據(jù)資源的獲取方式基本是單一檢索方式（如關(guān)鍵字匹配）。這是一種非智能的方式，其獲得的信息局限性大、范圍窄、關(guān)聯(lián)性低，極大妨礙了用戶有效獲取檔案資源。筆者曾專門撰文以實例來說明這一問題[1]，提出當(dāng)前用戶檢索檔案遇到的困難可規(guī)納為三類問題：興趣利用集問題、事務(wù)共同利用集問題、檔案異名檢索問題。這些問題造成了檔案資源“不易找到”的這個用戶“一級痛點”。

因此，針對檔案用戶“一級痛點”的“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”關(guān)鍵突破方向，即當(dāng)前建設(shè)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”首要應(yīng)實施的工程，主要包括以下兩點：

2.1建設(shè)檔案數(shù)據(jù)個性化推薦系統(tǒng)，推動檔案服務(wù)進入“后檢索時代”?！昂髾z索時代”的檔案服務(wù)的含義以及模式如圖二所示：

圖二“后檢索時代”檔案服務(wù)模型

可以說“后檢索時代”檔案服務(wù)模式是“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”時代的關(guān)鍵模式。而檔案數(shù)據(jù)個性化推薦系統(tǒng)對實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”服務(wù)模式具有重要意義：如圖二所示，個性化推薦系統(tǒng)可極大擴充傳統(tǒng)檔案服務(wù)只依靠單一檢索提供檔案數(shù)據(jù)的方式，克服當(dāng)前檔案信息系統(tǒng)的普通檢索方式（如關(guān)鍵字匹配）造成的檔案查找困難、檢索不充分等問題。

在當(dāng)前很多情況下，無論是檔案部門內(nèi)部的檢索方式還是現(xiàn)有檔案網(wǎng)站的普通搜索功能，都不能充分保證檔案用戶需求，并使很多檔案處于“沉睡”狀態(tài)。因此，就緩解當(dāng)前用戶“一級痛點”而言，就是要實現(xiàn)根據(jù)檔案用戶特征對其提供具有針對性的信息內(nèi)容，而這正是當(dāng)前檔案服務(wù)所亟待提高的方面。故而，對于建設(shè)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”，必須對檔案數(shù)據(jù)個性化推薦系統(tǒng)設(shè)計與部署、相關(guān)制度建設(shè)以及實現(xiàn)“后檢索時代”的檔案服務(wù)策略等方面開展綜合性研究。

2.2建設(shè)檔案用戶需求感知引擎，實現(xiàn)檔案部門循數(shù)管理[2]。正如一些企業(yè)家所指出的，“互聯(lián)網(wǎng)思維”的本質(zhì)就是我檔的“群眾路線”，也就是要“從群眾中來、到群眾中去”?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的真正實現(xiàn)，關(guān)鍵的是深刻理解所在行業(yè)的用戶需求。因此對于建設(shè)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”服務(wù)來講，也就是要使檔案部門有效感知其面對用戶的需求，獲知用戶“痛點”狀況，據(jù)此調(diào)整優(yōu)化檔案工作。前者是“從群眾中來”，后者是“到群眾中去”。

因此，就消解檔案用戶“一級痛點”而言，必須對如何建立檔案用戶數(shù)據(jù)進行有效收集、分析判斷、知識抽取以及據(jù)此采取相應(yīng)行動的機制進行深入研究，也就是要建設(shè)檔案用戶需求感知引擎。而這既包括相應(yīng)的信息系統(tǒng)，也包括與之配套的檔案管理機制、思維模式等方面的研究突破。筆者曾撰文提出一個檔案用戶數(shù)據(jù)分析引擎建設(shè)方案[3]，這相當(dāng)于是檔案用戶需求感知引擎的核心技術(shù)部分。可在此研究的基礎(chǔ)上，在“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下研究建立適用于檔案服務(wù)的用戶需求感知引擎框架及其實現(xiàn)模型。

在實現(xiàn)了上述兩個重點突破方向的建設(shè)之后，檔案部門可進一步圍繞用戶“二級痛點”開展下一階段的“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”建設(shè)，以消解檔案用戶無法方便獲取檔案資源的“痛點”。這主要包括用戶權(quán)限遠程認證、檔案信息可靠傳輸、檔案數(shù)據(jù)真實性認證、推進檔案O2O服務(wù)模式[4]等方面的問題。

3“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的一個先行試驗區(qū)：高校檔案

以上我們明確了建設(shè)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的兩個關(guān)鍵突破方向。接下來的一個問題就是如何將這兩個突破點的規(guī)劃變?yōu)楝F(xiàn)實。這個問題主要應(yīng)考慮的因素包括：實施建設(shè)的人才隊伍、如何獲取相應(yīng)技術(shù)力量、對建設(shè)成果進行驗證與優(yōu)化、對建設(shè)的成果進行總結(jié)和推廣等方面。對此，筆者提出當(dāng)前可先考慮在我國高校檔案領(lǐng)域深入開展“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的相關(guān)建設(shè)工作。

從總體來看，當(dāng)前我國高校檔案領(lǐng)域開展“互聯(lián)網(wǎng)+”行動主要具備以下的有利條件：

第一，高校檔案具有良好的“實驗區(qū)”效應(yīng)。

總體來看，當(dāng)前我國高校檔案門類較為齊全、檔案類型品種豐富、檔案工作實施較為規(guī)范。所以，高校檔案無疑構(gòu)成了“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”研究與建設(shè)的良好實驗環(huán)境，且對這一領(lǐng)域的研究具有較好的代表性，可將相關(guān)建設(shè)成果向其他領(lǐng)域的檔案部門進行推廣和轉(zhuǎn)化。

第二，高校檔案用戶有利于“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”建設(shè)成果的驗證與優(yōu)化。

總體來講，高校檔案所面向的檔案用戶文化程度、思維能力等較高，能夠較為準確地表達和歸納自身對檔案的需求與意見。這有利于在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”建設(shè)過程中對建設(shè)成果進行驗證和優(yōu)化。從而有利于確?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”建設(shè)的實用價值，避免使建設(shè)成果脫離實際，成為“空中樓閣”。

第三，依托高校檔案建設(shè)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”有利于獲得相關(guān)技術(shù)力量。

高校檔案本身就處于一個技術(shù)密集區(qū)、智力高地的環(huán)境中。高校所擁有的人力、技術(shù)資源可為“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”建設(shè)提供一定程度的支持。如高校所具有的計算機、信息科學(xué)、管理科學(xué)等多方面專業(yè)的師生，可通過項目研究、課程實踐、勤工助學(xué)等多種渠道參與實施本校的“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”建設(shè)，也可為相關(guān)專業(yè)的學(xué)生提供一個現(xiàn)實的理解我國“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的教育基地和實操平臺，從而達到“育人中建設(shè)、建設(shè)中育人”的效果。

我們當(dāng)前可依托這些有利條件，在我國高校領(lǐng)域內(nèi)開展實施第二節(jié)所述的“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”關(guān)鍵突破工程。而為了有效實現(xiàn)這兩點工程的建設(shè)，當(dāng)前應(yīng)集中相關(guān)力量對以下問題開展研究：

3.1檔案數(shù)據(jù)個性化推薦系統(tǒng)建模研究。我們可以說，只有建立了檔案數(shù)據(jù)個性化推薦系統(tǒng)，才談得上真正實現(xiàn)了檔案個性化服務(wù)；也只有對這個系統(tǒng)不斷地完善研究，才能不斷提高檔案個性化服務(wù)水平，并產(chǎn)生優(yōu)秀研究成果。

然而，縱觀當(dāng)前國內(nèi)檔案在這方面的工作還十分不足，特別是基本沒有對檔案個性化推薦系統(tǒng)進行實用建模、具體設(shè)計、效果實驗等方面的研究成果，這實際上使檔案個性化服務(wù)無法真正落實。即使在計算機專業(yè)研究領(lǐng)域，也極少有研究者關(guān)注如何建立檔案領(lǐng)域所適用的個性化推薦系統(tǒng)問題。其對個性化系統(tǒng)的研究，基本集中在對推薦技術(shù)的指標改進、新模型探討等方面[5]，且應(yīng)用領(lǐng)域多為電子商務(wù)、圖書、電影等方面。這造成當(dāng)前對于檔案個性化推薦系統(tǒng)的研究“約等于零”，成了檔案學(xué)與計算機科學(xué)“兩不管”的地帶。

面對當(dāng)前層出不窮的信息推薦技術(shù)改進研究和相鄰近的圖書館學(xué)領(lǐng)域方興未艾的圖書個性化推薦系統(tǒng)研究成果[6]，檔案學(xué)領(lǐng)域應(yīng)當(dāng)奮起直追，積極借鑒相關(guān)學(xué)科成果，結(jié)合檔案工作自身實際，設(shè)計出實用的檔案個性化推薦系統(tǒng)。

3.2對于檔案用戶合理分類問題有待探討。從當(dāng)前檔案領(lǐng)域相關(guān)研究[7][8][9]可以看出，如何將檔案用戶合理分類，當(dāng)前研究者的意見并不統(tǒng)一。而用戶模型的構(gòu)建是檔案個性化服務(wù)的