種子企業(yè)內(nèi)部審計

種子企業(yè)內(nèi)部審計

內(nèi)部控制是一種由企業(yè)董事會、管理階層與其他人員執(zhí)行，由管理階層所設(shè)計為達到營運的效果與效率、財務(wù)報道的可靠性和相關(guān)法令的遵循提供合理保證的過程，旨在為管理當局評價和改進他們所在組織的企業(yè)風險管理提供簡便易行的框架。良好的內(nèi)部控制不僅可以保證種子企業(yè)生產(chǎn)出的產(chǎn)品——種子，這一種子企業(yè)最重要的流動資產(chǎn)符合企業(yè)設(shè)定的數(shù)量和質(zhì)量要求，從而保證種子企業(yè)的經(jīng)營效率和經(jīng)營效果，還能進一步保證種子企業(yè)的其他經(jīng)營目標和管理目標的實現(xiàn)。因此，重視種子企業(yè)的內(nèi)部控制，設(shè)計并執(zhí)行完善的控制程序，對種子企業(yè)具有重要意義。加強種子企業(yè)內(nèi)部控制不僅是企業(yè)自身的內(nèi)在需求，也是政府監(jiān)管部門和社會公眾的共同需求，對維護農(nóng)村經(jīng)濟秩序和農(nóng)戶利益同樣具有現(xiàn)實意義。

一、種子企業(yè)的控制要素

1、控制環(huán)境

良好的控制環(huán)境是實施有效內(nèi)部控制的基礎(chǔ)。種子企業(yè)控制環(huán)境包括治理職能和管理職能，以及治理層和管理層對種子生產(chǎn)、種子加工以及種子銷售環(huán)節(jié)重要性的認識、態(tài)度和措施。控制環(huán)境設(shè)定了種子企業(yè)的內(nèi)部控制基調(diào)，影響員工對內(nèi)部控制的認識和態(tài)度。

2、風險評估過程

任何經(jīng)濟組織在經(jīng)營活動中會面臨各種各樣的風險，風險對經(jīng)濟組織的生存和競爭能力產(chǎn)生影響。很多風險并不為經(jīng)濟組織所控制，但管理層應當確定可以承受的風險水平，識別這些風險并采取一定的應對措施。

種子企業(yè)的經(jīng)營風險包括生產(chǎn)風險、加工風險以及營銷風險，具體包括：生產(chǎn)出的種子數(shù)量低于或高于企業(yè)需求或經(jīng)營能力；產(chǎn)出的種子質(zhì)量不符合國家或行業(yè)標準；新的生產(chǎn)技術(shù)應用帶來風險；種子加工技術(shù)不能保證種子中的水分降至安全含水量以下；不能滿足質(zhì)量等級和發(fā)芽率的相關(guān)標準；營銷策略不符合市場和客戶期望等。

3、信息系統(tǒng)與溝通

與種子相關(guān)的信息系統(tǒng)，包括用以生成、記錄、處理和報告各環(huán)節(jié)事項，履行管理責任的程序和記錄。種子企業(yè)的生產(chǎn)、加工以及營銷等過程信息的處理包括編輯、核對、計量、匯總和調(diào)節(jié)活動，通常由人工完成。報告是指采用電子或書面形式編制生產(chǎn)報告和其他信息，供種子企業(yè)用于衡量和考核各部門業(yè)績。

相關(guān)的溝通包括使員工了解各自在內(nèi)部控制方面的角色和職責，員工之間的工作聯(lián)系，以及向適當級別的管理層報告例外事項的方式。公開的溝通渠道有助于確保例外事項得到報告和處理。

4、控制活動

控制活動是指有助于確保管理層的指令得以執(zhí)行的政策和程序，包括與授權(quán)、業(yè)績評價、信息處理、實物控制和職責分離等相關(guān)的活動。

種子企業(yè)的授權(quán)一是指生產(chǎn)授權(quán)，即保證生產(chǎn)的種子是在管理層的授權(quán)范圍內(nèi)進行，以保證本企業(yè)生產(chǎn)種子的數(shù)量和質(zhì)量符合企業(yè)的實際需求。二是加工授權(quán)，即保證企業(yè)加工出來的產(chǎn)品是在管理層的授權(quán)之下完成，以杜絕加工生產(chǎn)不符合市場預期或管理層意圖的產(chǎn)品。三是營銷授權(quán)，即保證企業(yè)銷售的產(chǎn)品是在管理層的授權(quán)之下進行，杜絕企業(yè)銷售未經(jīng)授權(quán)的魚目混珠的產(chǎn)品，并保證按照適當授權(quán)授予客戶信用等級。企業(yè)內(nèi)部的各部門通常會采取使本部門利益最大化的行為。例如，銷售部門通常為了使銷售額最大化而忽視企業(yè)的信用政策，生產(chǎn)部門為使自身生產(chǎn)的種子數(shù)量最大化而有可能在授權(quán)范圍以外進行生產(chǎn)。因此授權(quán)控制是控制活動的關(guān)鍵。

種子企業(yè)的業(yè)績評價是指企業(yè)分析評價業(yè)績與預測前期生產(chǎn)的差異，將內(nèi)部數(shù)據(jù)與外部信息相比較，包括評價生產(chǎn)環(huán)節(jié)、加工環(huán)節(jié)、銷售環(huán)節(jié)的業(yè)績，以及對發(fā)現(xiàn)的異常差異或關(guān)系采取必要的調(diào)查與糾正措施。通過調(diào)查非預期的結(jié)果和非正常的趨勢，管理層可以識別可能影響經(jīng)營目標實現(xiàn)的情形，從而將這些信息用于經(jīng)營決策。

種子企業(yè)的信息處理控制包括信息處理技術(shù)的一般控制和應用控制，包括內(nèi)部報告系統(tǒng)。其作用在于報告種子企業(yè)訂貨、庫存、銷售、費用、現(xiàn)金流量、應收賬款、應付賬款等方面的數(shù)據(jù)資料。

種子企業(yè)的實物控制主要是指對原原種、原種以及產(chǎn)出的種子所采取的適當?shù)谋Ｗo措施，以及定期盤點并將盤點結(jié)果記錄且與其它記錄相核對的過程。

種子企業(yè)的職責分離是指企業(yè)應將授權(quán)、記錄以及各類存貨保管的職責分配給不同職工，以防范同一員工在履行多項職責時可能發(fā)生的舞弊或錯誤。

5、對控制的監(jiān)督

對種子企業(yè)內(nèi)部控制的監(jiān)督是由適當?shù)娜藛T，在適當、及時的基礎(chǔ)上，評估生產(chǎn)、加工和營銷各環(huán)節(jié)控制的設(shè)計和運行情況的過程。對控制的監(jiān)督包括及時評價生產(chǎn)環(huán)節(jié)控制的設(shè)計和運行，以及根據(jù)情況變化采取的必要的糾正措施。例如管理層對是否定期進行生產(chǎn)數(shù)據(jù)與其他數(shù)據(jù)相復核進行監(jiān)督。

通常，企業(yè)通過持續(xù)的監(jiān)督活動、專門的監(jiān)督活動或者兩者相結(jié)合來實現(xiàn)對控制的監(jiān)督。

二、種子企業(yè)內(nèi)部控制總體評價

1、控制環(huán)境總體良好，但長遠發(fā)展受限

盡管各企業(yè)管理層的理念和經(jīng)營風格可能不盡相同，種子企業(yè)的管理層和治理層普遍重視各環(huán)節(jié)中工作人員的專業(yè)勝任能力。人力資源政策與實務(wù)中，各部門人員的招聘、培訓、考核、晉升和薪酬方面是各種子企業(yè)最嚴格的環(huán)節(jié)。目前，各種子企業(yè)對生產(chǎn)部門人員基本素質(zhì)要求較高，生產(chǎn)部門的從業(yè)人員普遍具有大學本科或更高學歷。

然而，在種子企業(yè)的控制環(huán)境中，企業(yè)的長遠發(fā)展目標得不到重視。例如，生產(chǎn)環(huán)節(jié)中，各種子企業(yè)普遍重視對種子生產(chǎn)基地的硬件建設(shè)，地勢、日照、雨量等等是基地選擇中的首選要素。然而，種子企業(yè)普遍忽視了一點，即生產(chǎn)基地的軟環(huán)境建設(shè)。目前，各種子企業(yè)普遍采用“企業(yè)＋經(jīng)紀人＋農(nóng)戶”的生產(chǎn)模式，企業(yè)內(nèi)部從業(yè)人員的素質(zhì)可以通過人力資源政策與實務(wù)進行控制，而經(jīng)紀人以及農(nóng)戶素質(zhì)則無法通過企業(yè)自身進行控制。這部分人員素質(zhì)卻在更大程度上直接影響了種子生產(chǎn)的數(shù)量以及質(zhì)量。

再如，營銷方面，種子企業(yè)目前仍然采用以企業(yè)為出發(fā)點，以產(chǎn)品為中心，以推銷和促銷為手段，以通過擴大銷售獲取利潤為目的的推銷觀念，重視短期目標的實現(xiàn)，尚未形成重視消費者買后的感覺和行為并采取相應的營銷策略，忽視長遠的發(fā)展和戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。

2、尚未全面實施的風險評估

重視生產(chǎn)風險評估，但偏重生產(chǎn)質(zhì)量。國內(nèi)各種子企業(yè)大都是依托種子科研機構(gòu)發(fā)展而來，因此，管理層和治理層通常具有高學歷和較高的專業(yè)素質(zhì)水平。這些基本素質(zhì)決定了他們普遍關(guān)注國內(nèi)外的行業(yè)管理環(huán)境，監(jiān)管及經(jīng)營環(huán)境的變化。隨著中國加入世貿(mào)組織，國外大量經(jīng)營理念、管理水平和生產(chǎn)技術(shù)先進的種子企業(yè)涌入中國。我國種子企業(yè)面臨的行業(yè)競爭壓力加劇。為了種子企業(yè)的良性發(fā)展以及保護農(nóng)戶權(quán)益，國家加大了對種子企業(yè)的監(jiān)管。自2000年以來，《種子法》開始實施，各地方政府也出臺了一系列的種子規(guī)范。這些內(nèi)在的動因和外在的變化促使各種子企業(yè)治理層和管理層普遍重視生產(chǎn)環(huán)節(jié)的風險評估，但主要針對種子生產(chǎn)的質(zhì)量。事實上，種子生產(chǎn)環(huán)節(jié)的風險還應該包括數(shù)量方面，即生產(chǎn)出的種子數(shù)量是否滿足企業(yè)需求。目前的種子企業(yè)普遍忽視了這一點。

重視評估物理加工風險，化學加工風險評估不足。種子加工的原理是根據(jù)種子的物理特性和比重對種子進行加工，加工工序的選擇取決于種子的類別、雜質(zhì)的種類以及要求達到的種子質(zhì)量標準。物理加工技術(shù)能保證種子中的水分降至安全含水量以下，保證質(zhì)量等級和發(fā)芽率。目前各種子企業(yè)普遍重視物理加工過程，量化各類指標，防范加工風險的出現(xiàn)。然而對于用化學藥品對種子進行處理的化學加工過程，例如采用種子包衣技術(shù)加工過的種子，無法采用量化的方法對風險進行估計。

營銷風險認識提高，但不全面。種子企業(yè)的營銷風險是指在市場營銷過程中，由于事先無法預料的不確定性因素帶來的影響，使企業(yè)的實際收益與預期發(fā)生一定的偏差，從而有蒙受損失的機會和可能性。目前各種子企業(yè)普遍重視市場預期和客戶需求，但欠缺整合營銷手段。

3、良莠不齊的控制活動

種子企業(yè)的授權(quán)環(huán)節(jié)控制得較好。例如種子的生產(chǎn)授權(quán)通常由種子企業(yè)管理層共同授予給企業(yè)的生產(chǎn)部門，生產(chǎn)部門不能在沒有授權(quán)的情況下組織生產(chǎn)，其生產(chǎn)出的種子數(shù)量不能超過授權(quán)，同時質(zhì)量也必須滿足要求。所生產(chǎn)的種子有專人進行嚴密的庫存保管，同時庫存保管職責與授權(quán)生產(chǎn)以及生產(chǎn)、經(jīng)營職責相分離。

但是，種子企業(yè)各個環(huán)節(jié)缺乏業(yè)績評價指標體系。再以生產(chǎn)環(huán)節(jié)為例，因農(nóng)業(yè)生產(chǎn)易受自然環(huán)境因素影響，產(chǎn)品產(chǎn)量和品質(zhì)在生產(chǎn)前無法進行量化的估計，因此在遭遇自然災害時，種子企業(yè)生產(chǎn)部門產(chǎn)出的種子數(shù)量若無法滿足生產(chǎn)計劃的要求時，作為管理層往往很難分清是因為生產(chǎn)管理因素還是自然因素。因此，對非預期的結(jié)果——超出計劃指標或低于計劃指標的種子生產(chǎn)，種子企業(yè)往往都無可選擇。

4、薄弱的監(jiān)督

目前各種子企業(yè)中對財務(wù)的監(jiān)督較為普遍，較為大型的種子企業(yè)設(shè)立了內(nèi)部審計部門或者在董事會下設(shè)立了審計委員會進行對控制的監(jiān)督工作。然而，對生產(chǎn)環(huán)節(jié)、加工環(huán)節(jié)及營銷環(huán)節(jié)的各項控制制度的執(zhí)行有些企業(yè)沒有實行監(jiān)督，有些企業(yè)的監(jiān)督還處于較低層次，即由各部門自身完成，沒有專門部門和專門人員對各部門控制的執(zhí)行進行監(jiān)督。這種監(jiān)督起不到獨立的監(jiān)督應有的效果，因此，控制的執(zhí)行程度無法得到保證。

三、完善種子企業(yè)內(nèi)部控制的建議

完善的種子企業(yè)內(nèi)部控制的設(shè)計和執(zhí)行必須充分考慮種子企業(yè)的自身特點，并結(jié)合控制要素，保證種子企業(yè)內(nèi)部控制執(zhí)行的有效性和效益性并存。

1、優(yōu)化生產(chǎn)環(huán)境，加強基地建設(shè)

種子企業(yè)應加強生產(chǎn)基地管理人員素質(zhì)培訓，提高基地生產(chǎn)水平。這種培訓應該包括對經(jīng)紀人以及農(nóng)戶的培訓。建立領(lǐng)導、技術(shù)人員、生產(chǎn)者相結(jié)合的管理組織：繁育種子的單位必須選派得力技術(shù)人員制定計劃，設(shè)立隔離區(qū)，落實面積，巡回技術(shù)指導，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，負責種子田的管理，定期舉行技術(shù)咨詢和培訓班，提高生產(chǎn)者的制種水平。

2、提高風險評估水平

提高生產(chǎn)風險評估水平。種子企業(yè)目前普遍重視的是所生產(chǎn)的種子質(zhì)量滿足國內(nèi)各監(jiān)管機構(gòu)以及技術(shù)規(guī)程的要求，忽略種子數(shù)量的控制。有些種子企業(yè)因高估生產(chǎn)風險，形成了較大的庫存量；有些企業(yè)低估生產(chǎn)風險導致庫存量過小。當庫存量過大時，其弊端當年即可顯現(xiàn)：庫存量過大不僅增加了庫存管理成本，同時因當期生產(chǎn)成本過大，會影響當期以及以后各期利潤。可以轉(zhuǎn)化為商用糧食作物的種子企業(yè)相對而言損失會小一些。而過期種子只能予以報廢的企業(yè)受到的影響更大，甚至可能導致無法使該企業(yè)持續(xù)良性發(fā)展。當生產(chǎn)量過小時，其不良反映要等到下一年才能得以反映：企業(yè)可能面臨供不應求的局面。盡管當年的利潤水平不會受到影響，但企業(yè)卻可能喪失市場份額，因此在以后年度，企業(yè)的利潤水平會受到嚴重持續(xù)影響。因此，種子企業(yè)的治理層和管理層必須緊跟監(jiān)管環(huán)境以及外部環(huán)境的變化，并根據(jù)本企業(yè)生產(chǎn)基地生產(chǎn)水平，生產(chǎn)人員技術(shù)水平，適當估計生產(chǎn)風險水平，使得生產(chǎn)計劃的制定必須滿足市場需求，既不高估風險形成庫存積壓，也不低估風險導致供不應求。

綜合提高加工風險評估水平。除繼續(xù)采用先進的精選設(shè)備對種子進行物理精選加工之外，種子企業(yè)還應該投入相應的科研力量，評估化學加工的風險，并采取相應的風險應對措施，從而避免大量的化學加工成本投入，而未取得相應效益的后果發(fā)生。

提高營銷風險評估水平。恰當?shù)臓I銷風險評估應建立起營銷系統(tǒng)。除目前各種子企業(yè)普遍存在的營銷報告系統(tǒng)之外，還應該建立營銷情報系統(tǒng)、營銷調(diào)研系統(tǒng)和營銷分析系統(tǒng)。營銷情報系統(tǒng)的作用是向營銷決策者提供偶發(fā)事件的信息；營銷調(diào)研系統(tǒng)能隨時為企業(yè)由于某個特定問題需要做出正確的、非常規(guī)性的決策服務(wù)；營銷分析系統(tǒng)的作用是利用科學的技術(shù)、技巧來分析營銷信息，從中得出更為精確的研究結(jié)果，以幫助決策者更好地進行營銷決策。只有形成系統(tǒng)化之后，種子企業(yè)才能真正面向市場，充分考慮客戶需求，提高營銷風險的評估水平。實現(xiàn)以目標市場為出發(fā)點、以顧客需求為中心、以整合營銷為手段、以通過顧客滿意獲取利潤的長遠發(fā)展目標。

3、增加業(yè)績評價，完善控制活動

種子企業(yè)自動化信息控制的使用要根據(jù)企業(yè)自身成本效益原則進行選擇。種子企業(yè)迫在眉睫的是設(shè)計實施業(yè)績評價控制體系。僅以生產(chǎn)部門為例，對完成生產(chǎn)計劃的部門進行獎勵，對無法按照企業(yè)計劃完成生產(chǎn)目標的部門進行處罰。在設(shè)計生產(chǎn)目標指數(shù)時，除了要充分考慮自然因素影響以外，應公平地設(shè)置各品種生產(chǎn)數(shù)量的浮動幅度，只要各品種生產(chǎn)部門生產(chǎn)的種子滿足“計劃目標±浮動幅度”范圍，即視為完成生產(chǎn)計劃。

4、實行獨立的對控制的監(jiān)督

種子企業(yè)應設(shè)立獨立的監(jiān)管部門，監(jiān)督各環(huán)節(jié)生產(chǎn)、加工以及營銷環(huán)節(jié)各項控制政策和程序的執(zhí)行。當然，基于成本—效益原則的考慮，對于