企業(yè)經濟合同管理中的財務監(jiān)管職能

企業(yè)經濟合同管理中的財務監(jiān)管職能

【摘要】本文在強調企業(yè)財務部門對經濟合同實施監(jiān)管的重要性與必要性基礎上，從合同管理實務出發(fā)，探討了財務如何實施環(huán)節(jié)控制，并結合其他控制體系共同完成對經濟合同的監(jiān)管，進而得出“財務控制是企業(yè)內部管理的一個重要環(huán)節(jié)，強調財務控制的同時，還必須做好其他配套控制體系的建設”的結論。

【關鍵詞】經濟合同；管理；財務監(jiān)管；銷售合同

市場經濟是契約經濟。企業(yè)在經營活動中與客戶簽訂各種經濟合同，不斷行使合同權利與履行合同義務，進而實現(xiàn)企業(yè)的經濟目標，這是企業(yè)運行的主線。對經濟合同，應建立良好的財務監(jiān)管控制規(guī)范，不但對企業(yè)財務部門準確核算經濟業(yè)務、出具真實準確的財務報表具有重要意義，更是財務管理實務工作的重要內容，具體實現(xiàn)財務對經濟事項的事前、事中、事后管理。因此，企業(yè)的財務部門應尋求各種渠道，主動參與經濟合同的管理，維護財務在企業(yè)經濟運行過程中的知情權，發(fā)揮財務管理在企業(yè)管理中的核心作用。

目前在企業(yè)管理實務中，許多企業(yè)財務部門對經濟合同的簽定、執(zhí)行與結算過程監(jiān)管缺失，財務人員在事后被動地接受業(yè)務部門傳來的結算單據(jù)，依據(jù)自己對結算單據(jù)的理解進行核算，甚至沒有真實經濟合同的備案資料，這種經濟信息傳遞過程中的不準確、不及時，導致財務人員對經濟業(yè)務性質不了解、對經濟合同的執(zhí)行情況不掌握，使財務數(shù)據(jù)失真，財務核算嚴重滯后，使出具的財務報表與真實的經濟業(yè)務脫節(jié)。這樣的財務數(shù)據(jù)既不能給企業(yè)經營管理者提供有用的決策支持，也不能為投資者提供有價值的投資信息，這是對現(xiàn)行新會計準則的嚴重背離，也是企業(yè)財務工作者的失職。

要改變這種現(xiàn)狀，既需要財務人員不斷提高自身業(yè)務素質，努力改變財務工作環(huán)境，更取決于企業(yè)管理者改變經營管理理念，充分認識到財務控制是企業(yè)內部控制的重要組成部分。在企業(yè)經濟運作流程的關鍵環(huán)節(jié)設置財務控制，決策過程中應更多地進行財務數(shù)據(jù)的分析。在企業(yè)管理中以財務管理為核心。當前我國正在實施的新企業(yè)會計準則，要實現(xiàn)的一個目標，就是在財務領域實現(xiàn)國際趨同。實現(xiàn)新準則，首先需要改變的是財務人員與企業(yè)管理者對財務管理的作用的認識，否則新企業(yè)會計準則的實施只能照貓畫虎。財政部于2007年印發(fā)了《企業(yè)內部控制規(guī)范》，這份被業(yè)內人士稱為中國版“COSO與《薩班斯-奧克斯利法案》合體”的內控規(guī)范，在具體準則中對合同控制規(guī)范作了較全面的闡述。

筆者認為，財務部門如何在企業(yè)經濟合同的管理過程中發(fā)揮其監(jiān)管的職能作用應主要從以下幾個方面著手。

一、財務對經濟合同管理過程中的環(huán)節(jié)控制

經濟合同的簽定

經濟合同的簽定過程，應建立授權與審批制度。業(yè)務部門與客戶簽定各項合同必須經公司授權、同時經相應層級審批。未經授權及未經審批，無權簽定合同。

企業(yè)應確定不相容崗位的分工。不相容崗位包括：一是合同的談判與審批；二是合同的審批與執(zhí)行。合同審批過程應有財務部門的參與，財務部門關注的重點事項包括：

1.標的是否符合企業(yè)經批準的經營范圍，符合企業(yè)的經濟利益。雙方企業(yè)是否具有履行經濟合同的能力，如企業(yè)資信的可靠性，籌集充裕資金的能力，取得的擔保是否切實、可靠等。所涉財務數(shù)據(jù)是否嚴密準確，包括數(shù)量、價款、金額等標示準確；計算方式正確；財務等有關附件齊備；符合企業(yè)價格政策、采購政策等有關規(guī)定。是否符合相關財稅法律法規(guī)的規(guī)定，如資金來源合法；資金使用合法；結算方式合法等。

經審核同意簽定的合同，應當由合同管理部門進行編號并加蓋單位印章或合同專用章。印章管理部門不得對未經審批的合同用印。

已簽定合同的備案

合同簽定后，承辦部門應當及時將合同副本送合同管理部門及財務部門備案。發(fā)生變更或達成解除協(xié)議的，應重新審批并及時報合同管理部門及財務部門備案。合同正本由承辦部門負責履行、保管，合同履行完畢應按有關要求及時歸檔。

合同的履行

財務部門對送存?zhèn)浒傅慕洕贤瑧獓烂荜P注其實際履行情況，針對不同合同建立不同的收益成本核算體系，制定有效的費用管理控制辦法。按不同項目建立明細分類賬，做到核算清晰、準確。

財會部門根據(jù)合同條款審核執(zhí)行結算業(yè)務。凡未按合同條款履約的，或驗收未通過的業(yè)務，財會部門有權拒絕付款。

在會計期末應根據(jù)合同的不同性質、區(qū)分是否履行完畢的合同及時確認收入，同時依據(jù)權責發(fā)生制原則及配比制原則歸集費用，結轉成本。

建立合同管理及保密制度

送存?zhèn)浒傅慕洕贤?，作為重要的財務檔案應指定專人保管，同時提高財務人員職業(yè)道德修養(yǎng)水平，嚴禁以任何形式泄露合同在訂立和履行過程中涉及的商業(yè)秘密和技術秘密。

二、對經濟合同的監(jiān)管必須與企業(yè)其他管理體系相結合

對經濟合同的管理不是一個簡單獨立事項，同時必須有其他相關內部管理政策的支持才能達到預期效果。企業(yè)管理本身就是一個相互關聯(lián)的系統(tǒng)工程，單純強調某一方面往往使管理失衡，進而影響全盤。在討論財務對經濟合同的管理過程中，如果合同簽定部門、執(zhí)行部門、合同審批人員，對合同的管理控制沒有調整到位，那么財務的監(jiān)管就如同空中樓閣，失去了管理的基礎和存在的理由。

三、企業(yè)財務部門對銷售合同的監(jiān)管

下面以企業(yè)簽定的銷售合同為例探討財務及其它部門如何共同履行其對合同的監(jiān)管職能。

要實現(xiàn)財務對銷售合同的監(jiān)管職能，首先企業(yè)應制定銷售定價政策，建立售價控制制度。同時企業(yè)還應建立應收賬款管理體制，制定客戶信用管理政策。

制定銷售定價政策，加強對產品價格的控制

企業(yè)應以產品成本核算為基礎，根據(jù)市場需求與競爭情況，結合企業(yè)產品營銷策略等因素制定銷售定價政策，包括產品價目表，折扣政策、收款政策等。銷售定價政策作為企業(yè)核心決策方案應經企業(yè)高層審批，經審批確定的政策文件送業(yè)務部門與財務部門備案，企業(yè)應依據(jù)市場變化定期對現(xiàn)行定價進行評估、修正與重新審批，價格政策一經確定后就要求業(yè)務部門嚴格執(zhí)行。

建立客戶信用管理政策

對于任何存在賒銷的企業(yè)來說，客戶信用評估和授信既是信用管理工作的開始，也是信用管理者運用專業(yè)能力最多、投入精力最大的工作，是企業(yè)客戶信用風險管理的關鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)應定期組織相關部門對客戶資信情況進行評估，就不同的客戶明確信用額度、回款期限、折扣標準、失信情況應采取的應對措施等做出規(guī)范。評估過程應有財務部門的參與。對評估確定的賒銷客戶的名稱、批準賒銷額度等信息應送業(yè)務部門及財務備案。

與客戶簽定賒銷合同時，賒銷額度應控制在批準的額度范圍內。

對簽定銷售合同的授權與審批

銷售合同應區(qū)分現(xiàn)金銷售合同與賒銷合同，執(zhí)行不同的授權審批程序。簽定不同金額的銷售合同須由公司不同級別的經授權人員談判確認，并經公司不同級別的領導審批。

對現(xiàn)銷合同財務部門需要審核的重點事項包括合同標的是否符合本企業(yè)經濟利益，是否有足夠的資金支持，合同定價是否符合本企業(yè)價格政策等，不需要對客戶信用情況進行評估。合同執(zhí)行過程中應堅持款到發(fā)貨。

對賒銷客戶及賒銷訂單，財務部門除審核現(xiàn)銷合同需審核的項目外，還需依據(jù)已備案的客戶信用評估資料及連續(xù)的應收賬款管理情況確定賒銷額度是否合理，對不符合公司賒銷信用條件的客戶，不得簽定賒銷合同。賒銷合同應明確注明收款方式、收款期限及未能按期收到貨款的違約責任。貨物發(fā)出后及時記錄應收賬款。

已簽定銷售合同的備案

已簽定的銷售合同副本送合同管理部門及財務部門備案。合同正本由業(yè)務部門保管并具體執(zhí)行，合同執(zhí)行完畢應通知合同管理部門及財務部門，并及時歸檔。

應收賬款的管理

賒銷行為發(fā)生后，業(yè)務部門應按賒銷合同收款期限及時向客戶催收貨款，催收記錄要妥善保存。財務部門對逾期應收款項及時向業(yè)務部門進行通報。

對于可能成為壞賬的應收賬款，應當按規(guī)定計提壞賬準備。對確定發(fā)生的各項壞賬，應當查明原因，明確責任，并在履行審批程序后做出會計處理。已核銷的壞賬應當進行備查登記，做到賬銷案存。已核銷的壞賬又收回時應當及時入賬，防止形成賬外款。

銷售發(fā)貨及開具銷售發(fā)票

銷售部門應當按照經批準的銷售合同向庫房下達銷售發(fā)貨單，通知庫房發(fā)貨，同時編制發(fā)票通知單連同出庫單一同送達財務部門，銷售發(fā)貨單及發(fā)票通知單上應注明合同編號，財會部門在開具銷售發(fā)票前對客戶收款情況、信用情況及實際出庫記錄進行審查無誤后，向客戶開具銷售發(fā)票。

四、結論

目前，在國內的很多企業(yè)管理實務中，財務部門的合同監(jiān)管作用受到多方面的抑制和約束。財務核算水平較低、財務管理缺失，嚴重制約著企業(yè)規(guī)范化管理。應以提高企業(yè)中經濟合同的財務監(jiān)管職能作為一個切入點，完善與其關聯(lián)的其他配套管理體系，以提升整個企業(yè)的內部管理水平，進而保證財務部門出具真實準確的財務報告，使經營者與投資者對財務報告數(shù)據(jù)的有用性有所期待，得以滿足。

【參考文獻】

[1]陶志明.合同管理在會