外貿業(yè)務管理辦法

營銷業(yè)務管理制度總則1．1為加強公司的規(guī)范化管理，完善銷售工作制度，增進經(jīng)營效能,促進公司發(fā)展，特制定本制度。1．2本制度包括總則、營銷業(yè)務管理辦法、外貿業(yè)務基本操作程序、合同評審操作流程、客戶管理辦法和貨款回收管理辦法、營銷部內部管理辦法、營銷活動經(jīng)費管理規(guī)定、營銷業(yè)務人員的業(yè)務提成分配方法及考核辦法等八章.1．3凡屬本公司的營銷管理機構和營銷業(yè)務員均要遵守本制度，不得有違。1．4本制度呈請總經(jīng)理核準公布后施行,并將隨著公司業(yè)務的發(fā)展而作出適當?shù)恼{整.第二章營銷業(yè)務管理辦法2．1業(yè)務人員對客戶的詢價、做出產(chǎn)品報價前，應了解客戶基本信息，包括是否終端客戶、年采購能力、消費區(qū)域,以及產(chǎn)品的用途、規(guī)格及質量要求，我公司是否能夠生產(chǎn)等。2．2對于客戶的郵件、傳真，要求在24小時內答復；特殊情況需要延期的，應及時向客戶解釋及大概需要的時間.2．3對于客戶的產(chǎn)品報價,原則上按照公司財務部門經(jīng)核算后的價格表報總經(jīng)理審批后統(tǒng)一執(zhí)行；公司財務部門根據(jù)市場狀況及生產(chǎn)成本，定期進行核算，對產(chǎn)品價格進行調整。2．4一般情況下，業(yè)務員在對客戶的報價可根據(jù)單子大小在與客戶進行充分洽談后可在公司核定的底價基礎上向上浮動2-3%；以低于公司核定底價報價的須經(jīng)營銷副總審核、總經(jīng)理批準后實施，否則不予安排生產(chǎn)。2．5對于C＆F及CIF、FOB報價，需要我方辦理運輸、保險的或需要進行法定檢驗的等事項，業(yè)務員應事先聯(lián)系相關中介機構進行確定，選擇中介機構應考慮業(yè)務熟練、服務效率高及收費合理等。2．6對于外商的寄樣要求，業(yè)務員應在對外商作充分了解的情況下來確定是否免費贈送或先予以發(fā)貨：對于整機原則上不予贈送，并要求收到100%貨款后才予以發(fā)貨；部份零配件原則上需對方承擔成本費用、寄樣費。特殊情況，如關系比較好的老客戶、大客戶，我方可以預付并免收樣品款，但必須報營銷副總審核、總經(jīng)理批準后執(zhí)行。2．7對于外商需要訂做樣機的,業(yè)務員應和技術部門、生產(chǎn)部門協(xié)調，確保樣品的技術質量符合要求；樣品必須經(jīng)過品管部最終產(chǎn)品檢驗員全部檢驗并簽署意見、營銷部主管審核后打包入庫（寄出)；外商對于產(chǎn)品有包裝或嘜頭要求的，正式包裝或印刷前需經(jīng)外商確認。2．8付款方式上，原則上考慮前T/T全部或部分（30％)作為定金，剩余見提單傳真件即付款,及全部短期信用證。外貿業(yè)務員負責對信用證做形式和內容的檢查,發(fā)現(xiàn)差異的,應及時通知外商修改。信用證審查無誤后，報部門主管復核（目前由雙鴿貿易公司負責,但我公司業(yè)務員應向將客戶傳至我公司的“信用證”復印件附在合同評審單上）.2．9原則上，公司在收到外商的全部貨款、部分定金及信用證經(jīng)復核無誤后，開始安排生產(chǎn)計劃，組織貨源，進行生產(chǎn)。2．10在訂單生產(chǎn)階段，業(yè)務人員應到生產(chǎn)車間會同生產(chǎn)主管對產(chǎn)品生產(chǎn)進行監(jiān)督、檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時解決；或由部門主管協(xié)調解決,或部門主管上報總經(jīng)理解決。嚴格把握產(chǎn)品的技術、質量、包裝、生產(chǎn)時間符合同外商的約定。2．11對于C＆F、CIF價格條款的，外貿業(yè)務人員應在生產(chǎn)結束前一周,安排好貨代，確定定艙事宜；一般在船期前二日，安排裝柜、運輸（現(xiàn)由雙鴿貿易公司負責)。2．12需要委托中介機構進行報關、商品法定檢驗、保險的，業(yè)務人員應及時準備相關資料交中介機構辦理；辦理過程中，業(yè)務人員可以協(xié)助雙鴿貿易公司。2．13收匯方式為信用證的，業(yè)務人員必須細心操作,謹慎處理，注意單證的一致性,做到安全收匯（雙鴿貿易公司負責）。2．14全部收匯后，業(yè)務人員應對相關資料進行整理,將相關單據(jù)交財務部門。并注意對外商的售后服務，進行跟蹤，以建立長期的可信賴合作伙伴關系。第三章外貿業(yè)務基本操作程序我公司的外貿業(yè)務主要是指通過外貿公司出口進行出口交易（目前公司不具有自營出口權）。出口貨物的基本操作程序主要有：接單，跟進生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結匯等.3．1接單：接單也即合同的簽訂,訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當事人名稱，標的物的質量,數(shù)量,價格,交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳,都足以構成書面合同。3．1．1接單的途徑：利用公司建立的電子商務網(wǎng)站，廣交會，出國參展，邀請客戶來訪，等等.業(yè)務員應該利用公司提供的各種營銷平臺開展積極有效的業(yè)務活動。3．1．2下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，F(xiàn)ax,Email或書面合同等方式。3．1．3接單的形式：在出口貿易中，接的訂單沒有特定的限制，最常見的是合同（CONTRACT）：合同有銷售合同（SALESCONTRACT）和訂購合同（PURCHASECONTRACT）。前者由我公司草擬,后者由客戶草擬。一般情況下,我公司如果直接與外商進行貿易即未經(jīng)外貿公司中介的，業(yè)務員應與客戶簽訂英文版營銷合同(此合同必須經(jīng)營銷副總審核總經(jīng)理批準用的模板合同），同時簽發(fā)形式發(fā)票?？蛻魪膰庵苯影l(fā)來的訂單或委托訂單，我們收到后要及時回復，不能置之不理。業(yè)務員經(jīng)過與客戶多次洽商、細致審單后,要經(jīng)過公司內部各部門參與訂單評審（具體程序見第四章《合同評審操作流程》），經(jīng)評審通過與客戶達成一致后，才能與客戶簽訂《銷售合同》。3．1．4接單的程序：接單的程序可分為詢盤,發(fā)盤，還盤和接受四個環(huán)節(jié)。（1）詢盤（INQUIRY)，又叫詢價。（2)發(fā)盤（OFFER），又叫發(fā)價.是買方或賣方向對方提出各項交易條件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業(yè)務中，發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。（3）還盤(COUNTER—OFFER），又叫還價。（4）接受（ACCEPTANCE）,買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。3．2審單：即審核合同3．2．1審單內容：

確認產(chǎn)品名稱，規(guī)格,技術要求,質量，數(shù)量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。3．2．2審單方法：主要審查10項內容（1）產(chǎn)品名稱，規(guī)格：審查時產(chǎn)品與我們的產(chǎn)品資料能否對上號？（2)技術要求、質量：也稱品質.是貨物的外觀形態(tài)和內在質量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質不僅是主要交易條件,也是我們業(yè)務員進行審單的首要條件，也是我公司合同評審中的核心內容。（3）數(shù)量：應審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥。（4)關于定牌生產(chǎn)：一般情況下,對外參展樣機都以公司自有品牌Wahoo商標生產(chǎn)。對于試訂單樣機生產(chǎn)原則上用公司的自有品牌Wahoo商標；批量生產(chǎn)如客戶不愿意接受我公司自有品牌Wahoo商標，要求“定牌”（OEM）生產(chǎn)的，我們可以定牌生產(chǎn)，但應在“啟動器”及其它小配件上貼上公司W(wǎng)ahoo商標,如客戶有特殊要求不能貼的，必須報營銷副總審批。（5）單價,總額的審查：a．客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對?總額有沒有加錯？新客戶下單，要查看我們給他的報價。b．通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬通貨幣，如英鎊，歐元等.(6）價格條款的審查:出口貨物的單價條款，也稱價格術語，常用的有：FOB離岸價(指裝運港的價格條件）.C＆F(FreightorCarriagePaidto…..）到岸價，運費付至指定目地的交貨。CIF成本+保險費+運費(指目的港）價格。(7）付款方式審查：a．付款方式是否能接受？L/C，付定金，等等。b．支付的貨幣能否接受？(8）包裝要求的審查:a．我公司的產(chǎn)品本身有自己的包裝，展示給客戶能否接受？b．客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？c．客戶提供的包裝資料是否齊全?（內包裝,外包裝，標簽，說明書,最主要是嘜頭印刷。）（9)交貨期的審查：業(yè)務員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，產(chǎn)能是否足夠。交貨期一般應規(guī)定一個期限，而不是某個具體日期.期限有長有短，根據(jù)單子大小可以是2周,3周，或一個月，二個月,一個季度或更長.(10）交貨方式的審查：運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等.3．3關于跟單3．3．1業(yè)務跟單，包括外貿業(yè)務跟進和生產(chǎn)跟單兩大部分。外貿業(yè)務跟單就是對業(yè)務員聯(lián)系的準客戶（即準備購買本公司產(chǎn)品的人群）實施推銷跟進，即協(xié)助業(yè)務主管接待、管理、跟進客戶,以達成訂單為目標的一系列活動。業(yè)務跟單員必須做好以下工作：(1）傳真、電子郵件等文件的回復、打印,與客戶洽談、溝通,演示產(chǎn)品，回答顧客的疑問并達成訂單（2)計算報價單(3)訂單評審的傳遞（4）填對帳表（5）目錄、樣品的寄送與登記（6)客戶來訪接待（7）客戶檔案的管理（8）主管交辦事項的處理（9）與相關部門的業(yè)務聯(lián)系。跟單員的工作要涉及到企業(yè)經(jīng)營的每一個環(huán)節(jié)，從營銷、生產(chǎn)、物料、財務到總務都需要跟單員的做出全方位的溝通、協(xié)調工作。通過國內貿易公司的營銷業(yè)務不屬業(yè)務跟單。3．3．2生產(chǎn)跟單。生產(chǎn)跟單員作為業(yè)務主管、業(yè)務經(jīng)理的助理，對已接的客戶訂單或對老客戶下的續(xù)單進行成品出貨之前對產(chǎn)品物料采購的進度和質量、生產(chǎn)的進度和質量等進行全面的了解、跟蹤、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決；解決不了的報由業(yè)務主管協(xié)調解決，或業(yè)務主管上報總經(jīng)理解決。確保產(chǎn)品的規(guī)格、質量、包裝、生產(chǎn)時間符合同約定。如目前對國內幾家貿易公司如中航技、巨熊等下的續(xù)單為生產(chǎn)跟單.3．4關于樣品要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。3．4．1寄目錄，樣本:3．4．2準備樣品：(1）工廠現(xiàn)有的款式；（2)新款。準備樣品盡量用公司現(xiàn)有的已具備技術產(chǎn)權、質量相對穩(wěn)定的幾款品種.3．4．3收款方式：T/T100%3．4．4無論老品，新品，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反復修改幾次，與技術部、品管部要進行多次溝通，確保樣品質量。在入庫、發(fā)貨之前必須經(jīng)業(yè)務主管確認通過方可.業(yè)務跟單員一定要保存好最終的確認樣品資料，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿易中，憑樣品成交的比重很大。作為業(yè)務跟單員，我們要做到：（1）有完整的產(chǎn)品資料，主動進行宣傳.（2）新品的成本，價格要進行核算。(3）新品的制作要留有實樣。3．5形式發(fā)票:PROFORMAINVOICE

買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格,價格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對雙方都無最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明“形式發(fā)票"字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關信息（收貨人，合同號，形式發(fā)票號，開出日期）。產(chǎn)品信息（品名,數(shù)量,價格,交貨期)。合同條款(價格條款,付款方法）.此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。注意幾點：（1）、單價條款要明確(FOB，CFR,CIF)（2)、交期要明確（3）、付款條件要明確(LC,TT）3．6出口貨物跟單的基本程序（此工作程序主要由外貿公司負責，但作為業(yè)務員必須了解）:出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨，證，船，款為中心,包括備貨，催證，改證，租船訂倉，（報關，報驗，裝船）,制單，結匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：3．6．1籌備貨物：按訂單及信用證的要求,按時,按質，按量地備好貨物。3．6．2催審單證：大多數(shù)的支付方式是即期L/C.對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款.跟單員應對以L/C為支付方式的合同進行催證,審核和修改的跟蹤工作.催證：貨物快完成時，要催證。審證：審證是銀行和公司的共同職責，但在范圍和內容上有所不同。銀行從政策面上,開證的國家有無貿易往來？開證行的資信？公司審開證人和受益人對否?L/C的貨物和金額與合同是否相同？裝期？特別條款?改證：審證后發(fā)現(xiàn)問題是常事。包裝上,總金額，效期,包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，要一一指出，一次性修改.3．6．3訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，就要進入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段.按CFR和CIF成交的,負責租船訂倉和裝船的手續(xù)。首先：出貨裝柜：跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。A．貨柜選擇：根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有:20’柜：29–30立方/17.5噸；40’柜：58–61立方/22。5噸；40’H68–71立方/27.5噸。B．制作裝箱單：裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況。應包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重,包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。C．跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關人員并確定出貨數(shù)量的準確性。協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后,業(yè)務員要監(jiān)裝，指導貨物的擺放。如一個柜內有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關查貨用.3．6．4制單結匯:是出口貨物跟單的最后一個環(huán)節(jié).A.制單:貨物裝船后,跟單員要及時按L/C，合同或其它單據(jù)的內容制作各種單據(jù)。

要在L/C的有效期內將單據(jù)送交銀行.出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票，海關發(fā)票，提單,裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險單等。B.結匯：如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時送交了銀行,我們就可及時收到貨款了。單據(jù)要求：正確,完整，及時，簡明，整潔。合同評審操作流程4．1目的營銷部作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的主要核心部門，對公司生產(chǎn)經(jīng)營的其它活動起著帶動作用，一發(fā)而動全局，并決定著企業(yè)經(jīng)營成果和經(jīng)營效益；同時為確保顧客的需求和期望得到充分理解，外貿業(yè)務員必須做好對內對外的溝通工作,在做好“審單"的基礎上，必須按合同評審的規(guī)范程序操作。4．2對以電話、傳真、E—mail或口頭等形式預接收的合同,業(yè)務員應對顧客明示的要求(一般包括產(chǎn)品質量、技術標準、價格、交付或支持服務如運輸?shù)?、未明示的要求或顧客沒有要求,但屬地國家、區(qū)域有強制性標準及法律規(guī)定的要求等做出詳細記錄，并填寫“訂單信息記錄表"。4．3產(chǎn)品要求的評審應在合同簽訂之前（即下訂單前）進行,應確保:產(chǎn)品要求得到規(guī)定、非常規(guī)要求已予以解決、公司有能力滿足規(guī)定的要求或公司的附加要求得到滿足(如付款方式、預付款比例）。4．4合同評審可根據(jù)常規(guī)合同與特殊合同由營銷部部長來確定評審方式：傳遞會簽評審或會議評審。評審結果與顧客達成一致,經(jīng)總經(jīng)理批準簽字后方可下達訂單。（1）常規(guī)合同:在營銷金額為50萬元人民幣以下、在技術質量、付款方式均上無特殊要求的為常規(guī)合同,可由業(yè)務員直接與相關各部門以會簽的方式進行,直接體現(xiàn)在《銷售合同評審傳遞表》上；(2）特殊合同：在營銷金額為50萬元人民幣以上、在技術要求上有大的改進、材質上有所改變、交貨日期緊迫以及付款方式上有特殊要求的只須具有其中的任何一項即為特殊合同，特殊合同原則上采取會議評審方式，不需會議評審的,必須經(jīng)營銷部長確定。4．5合同評審經(jīng)總經(jīng)理批準后，由業(yè)務員與顧客簽訂合同，同時編制下達“營銷合同（訂單）評審傳遞表”（可代替“銷售計劃單”)到各相關部門。每個合同、訂單都要有“編號”,編號要注意一致性、可比性和追溯性,即要體現(xiàn)客戶號、下單量、及下單日期,如WH—USCE-a-060308—021：WH是我公司名稱，USCE是客戶名稱，a是指該客戶的第一單，依bc排序，060308是指下單日期，021是指2006年的第21單。訂單編號的排序可交由業(yè)務內勤統(tǒng)一編制。4．6銷售訂單傳遞程序（見程序圖）。4．7合同簽訂后，如有顧客提出產(chǎn)品要求的變更,業(yè)務員應與顧客充分洽談,對修訂內容達成共識，填寫“產(chǎn)品營銷合同（訂單）變更單”，報經(jīng)營銷部部長簽批后以書面形式通知到相關部門;如遇重大內容變更，應重新進行合同評審,執(zhí)行評審程序。但合同變更應有時間限制(為一周內)，以便技術、外協(xié)等相關部門做出及時的調整.過了限期，原則上不得變更，否則，造成損失由客戶或外貿業(yè)務員承擔.如果在合同變更前外協(xié)部門已對物資采購完畢，原則上不得變更，客戶確認需要變更的，造成損失由客戶負責.4．8合同簽訂、訂單下達后，營銷部應填制“合同（定單)管理臺帳”，將合同（定單）號、簽訂日期、發(fā)貨日期等登記在冊以便管理。合同（定單）執(zhí)行結束作“已完成”標記。合同歸檔時，要求把合同（定單）的正文、協(xié)議、附文、合同評審等資料收集齊全，保持合同的完整性。第五章客戶管理辦法、貨款回收管理辦法5．1客戶關系管理辦法5．1．1目的為了加強客戶管理，建立成熟穩(wěn)固的客戶關系、完善客戶檔案管理系統(tǒng),以提高外貿效率,擴大市場占有率。5．1．1．2營銷部是進行客戶管理的職責部門。各業(yè)務員都必須將在公司工作期間曾經(jīng)與公司發(fā)生過業(yè)務往來的過去的、現(xiàn)在的、未來的客戶或曾經(jīng)有過聯(lián)系但未發(fā)生業(yè)務往來的準客戶都要進行登記管理，并由外貿業(yè)務內勤每月進行整理歸檔.5．1．2客戶管理的內容5．1．2．1客戶的基礎資料：應包括名稱、地址、電話、所有者、經(jīng)營管理者、法人代表和企業(yè)組織形式、經(jīng)營規(guī)模本及與公司交易時間、合作關系等.5．1．2．2客戶資料的獲取，是通電話、過電子商務平臺（E—mail)、廣交會、其它展覽會等搜集來的并向我公司發(fā)出要約、詢價、下達訂單的客戶.5．1．2．3與客戶的業(yè)務往來情況:應包括下單的次數(shù)、每單的數(shù)量、下單的時間、交易條件、存在的問題包括產(chǎn)品質量情況、保持的優(yōu)勢、信用狀況以及未來的對策等。5．1．2．4新開發(fā)的客戶，業(yè)務人員應在填寫“訂單信息記錄表"的同時填寫《客戶資料卡》。5．1．2．5業(yè)務員在與客戶進行業(yè)務交流或洽談時，必須做好“洽談記錄”(通過E-mail等的溝通記錄可打印下來，如有軟件系統(tǒng)可不用打?。?。營銷部主管和營銷副總要定期對“洽談記錄”進行檢查，然后交由專人每月整理歸檔.5．1．3建立客戶檔案系統(tǒng)客戶檔案可采用數(shù)據(jù)庫的形式(電子檔）或書面文字資料形式進行：5．1．3．1每個業(yè)務員都得將在公司工作期間與客戶發(fā)生的任何活動進行記錄，并交由營銷部內勤整理匯總歸檔。5．1．3．2客戶分類：對擁有的客戶進行科學的分類，目的在于提高營銷效率，增加企業(yè)在國際市場上所占的份額?？蛻舴诸惖闹饕獌热莅ǎ?1）按地域分類.我公司的客戶主要分布在歐美市場，根據(jù)客戶所在的地域分為哪個國家或地區(qū)的客戶類型。（2）客戶等級分類.A。曾經(jīng)與公司發(fā)生三次以上業(yè)務、貨款回收及時、信用度高、實力雄厚且每次訂單營銷額均達折合人民幣50萬元的為公司星級客戶;B.曾經(jīng)與公司發(fā)生過一次業(yè)務以上、貨款回收及時且訂單營銷額達（折合）人民幣50萬元的為重要客戶；C。曾經(jīng)與公司發(fā)生過業(yè)務往來，下過樣單、試單的客戶為我公司的一般客戶；D.曾經(jīng)發(fā)出詢盤、詢價但沒有與公司發(fā)生真正業(yè)務往來的客戶是公司的準客戶。（3）客戶構成分析。利用各種客戶資料，將客戶分類,重點管理“星級客戶”和“重要客戶”，服務好“一般客戶”，及時跟蹤“準客戶”,以從客戶角度全面把握本公司的外貿狀況,找出不足,確定外貿重點，采取對策，提高外貿效率。5．1．4客戶檔案管理應注意的問題對所有的客戶檔案進行動態(tài)管理，在客戶檔案管理過程中，需注意下列問題：對于曾經(jīng)有過交易業(yè)務的客戶,不能因為交易中斷而放棄對其的檔案管理；對于正在進行交易的客戶，應當逐步充實和完善其檔案內容；對于未來進行交易的客戶，檔案管理的重點是全面搜集和整理客戶資料,為將來展開交易業(yè)務準備資料。5．1．5客戶檔案管理辦法客戶檔案管理應結合公司檔案管理制度，建立營銷客戶檔案卡，一個客戶一個檔案.營銷部業(yè)務內勤專人負責客戶檔案管理，并限于供公司內部使用.具體可見公司“檔案管理制度”。5．2貨款回收管理辦法收回所有的貨款才算營銷活動的完成。5．2．1收款方式、貨款管理及促進回收5．2．1．1對于客戶下的幾臺樣機，須100％付清貨款才可發(fā)貨。5．2．1．2采取前T/T的付款方式，則須預收30%貨款的定金，發(fā)貨后要求客戶在收到提單復印件的一周內須付清70%的貨款，否則，業(yè)務員不得放單.(如果是信用度極高,與公司有長期良好的合作關系且是公司的星級客戶，可以允許發(fā)貨前收40％的貨款，余款在發(fā)貨后一個月內必須收回，但必須報營銷副總審核、總經(jīng)理審批后執(zhí)行）。5．2．1．3即期信用證（L/C）付款方式,業(yè)務員收到客戶開出的信用證后，要進行認真、仔細地審核，具體見“外貿業(yè)務基本操作流程”。5．2．1．4營銷部主管對于各業(yè)務員的營銷額、收款額、未收款額等，應經(jīng)常留意是否異常并提醒各業(yè)務員。要特別注意把握實態(tài)，以免部屬出現(xiàn)有未收貨款情況等。若發(fā)現(xiàn)異常情況，應即采取必要措施，并報告營銷副總及總經(jīng)理。5．2．1．5有關貨款的回收，財務部經(jīng)辦人員應做到及時跟蹤、及時反饋，與營銷業(yè)務員保持溝通,遇有特殊情況要即時向總經(jīng)理報告，以杜絕呆賬的發(fā)生。5．2．2發(fā)生呆賬的處理辦法5．2．2．1營銷業(yè)務員在下定單時要確保貨款的回收安全.5．2．2．2如果在進行某一項營銷業(yè)務的活動中,有出現(xiàn)呆賬、貨款未收等異常情況的，業(yè)務員首先要在第一時間報告給部門主管，以求商討對策，尋求解決問題的方案。如果呆賬出現(xiàn)金額在（折合成）人民幣5萬元以上的，必須報告營銷副總.5．2．2．3因業(yè)務員對客戶的信用度調查不夠，業(yè)務不精或擅自違反營銷制度等責任而導致當年度貨款回收困難、呆賬或壞賬造成公司經(jīng)濟損失時，將視其情節(jié)輕重予以經(jīng)濟或行政處罰。（1）經(jīng)濟處罰:視情節(jié)輕重、責任大小賠償未收貨款的30—50%。從其當年業(yè)務提成、工資中逐一扣除。當年不夠扣回的，延至次年繼續(xù)扣除。營銷部主管及營銷副總因負領導責任需共同承擔一定的經(jīng)濟處罰，即承擔損失的15-25％，余下的損失由公司承擔。（2）當未收貨款達到人民幣10萬元以上，觀其平時工作表現(xiàn)和工作業(yè)績的優(yōu)劣決定是否給予解雇處理.平時表現(xiàn)優(yōu)秀、業(yè)績良好者，可觀其后效,繼續(xù)留用。平時表現(xiàn)一般或不佳且業(yè)績平平或低下者，將給予解雇，不予留用。第六章營銷部內部業(yè)務管理辦法6．1客戶分配管理方法6．1．1通過參加各種展覽獲得的客戶分配方法：在展覽期間獲取的客戶名片，在不分區(qū)域的前提下應進行一一平均分配。業(yè)務員在展覽過程中已經(jīng)與客戶有了實質性業(yè)務洽談的，可直接歸其聯(lián)系.6．1．2利用B2B網(wǎng)站接受客戶詢盤的分配方法：由外貿部內勤負責接收每天的客戶詢盤，整理記錄完畢后交由到當日值班的業(yè)務員手中，原則上一個客戶由一個業(yè)務員負責聯(lián)系。新客戶有多個業(yè)務員聯(lián)系的，最終由首先與該客戶達成合同并執(zhí)行的業(yè)務員聯(lián)系。6．2營銷業(yè)務員在接單期間應嚴格遵守以下幾點:6．2．1不得有從客戶處獲取回扣.嚴禁業(yè)務人員私自收取客戶返回的傭金比例或其它回扣，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，收回回扣金額并處以300％的罰款，另作辭退處理。6．2．2不得利用私人郵箱與客戶進行業(yè)務往來.業(yè)務員與客戶之間的聯(lián)系,必須使用公司的聯(lián)系地址、電話、傳真、EMAIL地址，否則作收取回扣處理。6．2．3所有的客戶均為公司客戶,是公司的資源，業(yè)務員不得將其作為個人所有,不得將其轉移給其它企業(yè)或個人。否則將沒收當年業(yè)務提成或予以辭退處理。6．2．4業(yè)務員在公司工作期間,未經(jīng)公司許可不得同時為有競爭性的其它企業(yè)或其它個人兼帶外貿業(yè)務工作。否則將沒收當年業(yè)務提成或予以辭退處理。第七章營銷活動經(jīng)費管理規(guī)定7．1外貿經(jīng)費的內容7．1．1基本經(jīng)費：網(wǎng)絡推廣費、廣告宣傳費(樣冊）、參展費（包括廣交會、國外參展費)、招待費、電話費（包括移動電話費）等.7．1．2業(yè)務人員的薪酬：基本工資、資金、福利及業(yè)務提成.7．1．3以上經(jīng)費皆由公司統(tǒng)一負擔。7．2建立外貿經(jīng)費的獨立會計制度或預算控制制度7．2．1營銷部、營銷副總應在每年年末編制下年外貿經(jīng)費計劃，對基本費用、業(yè)務員薪酬等支出做到心中有數(shù)，確保外貿支出與收入的平衡和對稱。編制完畢報總經(jīng)理審批。7．2．2營銷部指定專員對每項營銷費用的收集和匯總，并報營銷副總進行審核，總經(jīng)理審批。7．2．3財務部專人負責編制營銷經(jīng)費支出報表，需依各種科目,編列年、月預算,并按實際支出每月結轉一次，報總經(jīng)理過目審閱。7．2．4營銷部主管、營銷副總需對本部門員工不斷地進行加強節(jié)省經(jīng)費、降低成本意識等的教育.7．2．5財務部應對外貿經(jīng)費超額支出進行審查、監(jiān)督，如有不合理的支出部分將要隨時反饋，并報總經(jīng)理批準是否從業(yè)務提成中扣回.第八章外貿業(yè)務人員的業(yè)務提成分配方法8．1業(yè)務提成分配方法8．1．1跟單:業(yè)務跟單的按其銷售額的1％分配；僅僅是生產(chǎn)跟單的按其銷售額的0.5％分配.但試用期內不享受跟單業(yè)務提成.8．1．2新客戶開發(fā)：業(yè)務提成總額為其銷售額的2%，其中包含付給跟單員的提成。8．1．3如特殊引進業(yè)務員的提成分配方式將由公司與其“簽訂勞動用工協(xié)議”中予以體現(xiàn)和說明，不受此業(yè)務提成分配方法限制。8．2提成發(fā)放時間業(yè)務提成是必須取得完全收匯后才能結算。每6個月結算一次，結算時間為每年的1月1日起開始，并于每年的12月31日或次年的6浙江萬豪機械科技有限公司銷售合同（訂單)信息記錄表編號：Q/WHM03—014A—2006NO:（客戶名稱地址電話傳真郵編E-mail訂單形式口頭/電話（）傳真(）草案（）E—mail（）法人代表聯(lián)系人下單日期交貨日期貿易公司訂單基本信息型號及規(guī)格技術參數(shù)數(shù)量價格金額技術質量要求貼花要求中性□定牌□萬豪□紙箱白板箱□水印箱□圖文箱□彩箱□說明書中性□定做□啟動器形式順風□萬豪□顏色色號啟動器:油箱：風扇罩：面罩：電機后罩：消聲器A款□AB款□空濾器A款□B款□其它配件要求①接頭:英制□NPT□②面板:刀型□直板□③扶手□充氣輪胎□實心輪胎□電瓶：12Ah□17Ah□插座（另填）：其它信息訂單類型樣機□試單□續(xù)單□付款方式交貨方式總金額預付金額預付日期業(yè)務員：營銷部主管復核：營銷副總審核（特殊合同）：財務部對于報價及收款情況的確認:總經(jīng)理審批意見：備注：此表為一式兩聯(lián)，外貿部留存根聯(lián)、財務部留結賬聯(lián)。外貿人員在與客戶洽談時要做詳細的記錄，對客戶提出的要求給予確認，經(jīng)合同評審與客戶達成一致后送財務確認收到全部貨款或部分定金，并報總經(jīng)理審批。經(jīng)總經(jīng)理審批同意后下達營銷計劃單安排生產(chǎn).浙江萬豪機械科技有限公司銷售合同(訂單）評審傳遞表編號：Q/WHM03-014B-2006NO:（)顧客名稱地址訂單編號下單日期交貨日期訂單信息要求型號、規(guī)格技術參數(shù)數(shù)量基本要求貼花要求中性□定牌□萬豪□紙箱水印箱□圖文箱□彩箱□白板箱□說明書中性□定做□啟動器形式順風□萬豪□顏色（色號）啟動器：油