采購作業(yè)流程

采購作業(yè)流程采購術(shù)語01包括內(nèi)容基本步驟手冊意義注意事項(xiàng)目錄030204基本信息采購作業(yè)流程就是詳細(xì)論述采購部門職責(zé)或任務(wù)的運(yùn)營指南，是采購管理中最重要的部分之一，是采購活動具體執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)。采購作業(yè)流程通常是指有制造需求的廠家選擇和購買生產(chǎn)所需的各種原材料、零部件等物料的全過程。一個(gè)完善的采購作業(yè)流程應(yīng)滿足所需物料在價(jià)格與質(zhì)量、數(shù)量、區(qū)域之問的綜合平衡。即物料價(jià)格在供應(yīng)商中的合理性，物料質(zhì)量在制造所允許的極限范圍內(nèi)，物料數(shù)量能保證制造的連續(xù)性、物料的采購區(qū)域的經(jīng)濟(jì)性等要求。包括內(nèi)容包括內(nèi)容采購作業(yè)流程通常包括一些重要信息，這些信息有助于成功開展采購策略。有時(shí)采購作業(yè)流程沒有標(biāo)準(zhǔn)或確定的形式，但基本上都有相同類型的信息。首先，采購部門為每個(gè)作業(yè)流程確定一個(gè)編碼，標(biāo)明有效日期和主題，并提出采購的具體目標(biāo)。作業(yè)流程的第一部分往往是介紹性的，同時(shí)，如果作業(yè)流程較長，而且包括很多部分，那么就需要一個(gè)關(guān)于具體內(nèi)容的表格或索引。在第一部分通常對一些重要的專用術(shù)語作出定義。第二部分一般總結(jié)與該作業(yè)流程相關(guān)的公司或者部門策略，與策略相比，作業(yè)流程的層次較低，很多作業(yè)流程在具體執(zhí)行時(shí)體現(xiàn)了公司或者部門策略。第三部分指出了作業(yè)流程中的各職位、部門或者領(lǐng)域。例如，有時(shí)，外部供應(yīng)商會使用公司的設(shè)備，這時(shí)，作業(yè)流程的這一部分就會說明具體負(fù)責(zé)這一工作的采購人員。最后_部分常常描述執(zhí)行作業(yè)流程的實(shí)際過程。這往往是作業(yè)流程中最長和最詳細(xì)的部分，是文件的具體部分，描述了員工執(zhí)行任務(wù)時(shí)必曼須遵循的指令、指示和活動。這些關(guān)于采購作業(yè)流程的全部信息都會體現(xiàn)在采購作業(yè)流程童手冊中。手冊意義手冊意義采購作業(yè)流程手冊是從事采購工作人員的必備手冊，它具有很重要的意義。(1)手冊是采購員工的參考指南，而且它對新員工尤為有價(jià)值，新員工需要得到如何強(qiáng)完成不同活動或者任務(wù)的指標(biāo)。對于經(jīng)驗(yàn)豐富的人員，該手冊僅對不同問題提供了說明，誓或者僅僅是加深了一些相關(guān)知識。(2)手冊說明了完成一項(xiàng)任務(wù)所需的步驟和活動，從而能夠使任務(wù)更具一致性和流暢性。一份良好的流程手冊會使運(yùn)營更為有效，而且涉及的內(nèi)容往往比策略手冊更加廣泛和詳細(xì)?；静襟E基本步驟采購作業(yè)流程會因采購的來源、方式以及對象等的不同而在作業(yè)細(xì)節(jié)上有所差異，但基本流程都大同小異。以下是美國采購學(xué)者威斯汀所主張的采購的基本作業(yè)步驟。1.確認(rèn)需求在采購之前應(yīng)先確定買哪些物料，買多少，何時(shí)買，由誰決定等。2.需求說明確認(rèn)需求之后，對需求的細(xì)節(jié)，如品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運(yùn)輸及檢驗(yàn)方式等，均加以明確說明，以便使來源選擇及價(jià)格談判等作業(yè)能順利進(jìn)行。3.選擇可能的供應(yīng)來源根據(jù)需求說明在原有供應(yīng)商中選擇成績良好的廠商，通知其報(bào)價(jià)，或以登報(bào)公告等方式公開征求。在選擇供應(yīng)商時(shí)，企業(yè)應(yīng)考慮的主要因素有：(1)價(jià)格。物美價(jià)廉的商品是每個(gè)企業(yè)都想獲得的。相對于其他因素，雖然價(jià)格并不是最重要的，但比較各個(gè)供應(yīng)商提供的價(jià)格連同各種折扣是選擇供應(yīng)商不可或缺的一個(gè)重要指標(biāo)。注意事項(xiàng)注意事項(xiàng)在設(shè)計(jì)采購作業(yè)流程時(shí)，應(yīng)注意以下要點(diǎn)。1．采購結(jié)構(gòu)應(yīng)與采購數(shù)量、種類、區(qū)域相匹配一方面，過多的流程環(huán)節(jié)會增加組織流程運(yùn)作的作業(yè)與成本，降低工作效率；另一方面，流程過于簡單、監(jiān)控點(diǎn)設(shè)置不夠等，將導(dǎo)致采購過程操作失去控制，產(chǎn)生物資質(zhì)量、供應(yīng)、價(jià)格等問題。2．先后順序及實(shí)效控制應(yīng)注意其流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需的時(shí)限。例如，避免同一主管對同一采購文件作數(shù)次的簽核；避免同一采購文件在不同部門有不同的作業(yè)方式；避免一個(gè)采購文件會簽部門太多，影響作業(yè)實(shí)效。3．關(guān)鍵點(diǎn)設(shè)置為便于控制，使各項(xiàng)在處理中的采購作業(yè)在各階段均能被追蹤管理，應(yīng)設(shè)置關(guān)鍵點(diǎn)的管理要領(lǐng)或辦理時(shí)限。例如，國外采購、詢價(jià)、