2023采購控制制度

Word第第頁2023采購控制制度第1章總則

第1條目的

明確選購方式、選購數(shù)量、選購訂單、供應(yīng)商選擇等各項規(guī)定，確保選購過程透亮化。

第2條責(zé)權(quán)單位

1.選購部負(fù)責(zé)本制度的制定、修改、廢除等工作。

2.總裁負(fù)責(zé)本制度制定、修改、廢除等的審批。

第2章選購方式掌握

第3條選購方式分類

1.訂單選購方式

(1)選購部依據(jù)批準(zhǔn)的請購單簽發(fā)訂購單，訂購單上注明求購商品或勞務(wù)的詳細(xì)項目、價格、數(shù)量、交貨時間等，送交供應(yīng)商并說明購置意愿。

(2)供應(yīng)商根據(jù)訂單上面的要求生產(chǎn)和供應(yīng)商品或勞務(wù)。

(3)訂單在提交給供應(yīng)商之前應(yīng)由財務(wù)部門檢查訂單的合理性。

2.合同訂貨方式

(1)選購部與供應(yīng)商通過談判就選購的貨物的質(zhì)量、數(shù)量、價格水平、運輸條件、結(jié)算方式等項內(nèi)容達(dá)成全都，并且以購銷合同的形式確定下來。

(2)供應(yīng)商按合同供應(yīng)貨物并取得貨款，企業(yè)按合同驗收貨物并支付款項。

3.直接選購方式

選購人員依據(jù)批準(zhǔn)的請購單，就其所列貨物直接向供應(yīng)商購置的一種選購方式。

4.比質(zhì)比價選購方式

選擇三家以上的供應(yīng)商，就其質(zhì)量、價格、供貨期等進(jìn)行對比分析，在符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的前提下，選擇價格最低的供應(yīng)商。

5.緊急選購方式

因緊急狀況，需要以最快的速度使選購商品或勞務(wù)到位。緊急選購方式一般只有在臨時性、突發(fā)性需要時方可采納。

第4條選購方式選擇

1.依據(jù)商品或勞務(wù)的性質(zhì)及其供應(yīng)狀況確定選購方式。

2.一般商品或勞務(wù)的選購應(yīng)采納選購訂單或合同訂貨等方式。

3.小額零星商品或勞務(wù)等的選購可以采納直接購置等方式。

4.重要的商品或勞務(wù)以及政策性選購等應(yīng)當(dāng)經(jīng)過決策論證和特別的審批程序后，采納訂單或合同方式或者比質(zhì)比價方式。

5.大宗原料、然料和輔料的選購、基建或技改項目主要物資的選購以及其他金額較大的大宗物資選購采納比質(zhì)比價選購方式。

第3章選購數(shù)量掌握

第5條選購數(shù)量應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格根據(jù)選購打算進(jìn)行確定。

第6條選購員應(yīng)審查每一份請購單的請購數(shù)量是否在掌握限額的范圍內(nèi)。

第7條檢查使用商品和獲得勞務(wù)的部門負(fù)責(zé)人是否在請購單上簽字同意。

第8條對于需大量選購的原材料、零配件等，必需做各種選購數(shù)量對本錢影響的分析，將各種請購進(jìn)行有效的歸類，然后利用經(jīng)濟(jì)批量法來測算本錢。

第9條對于請購數(shù)量不大，或者零星選購的商品，選購批量的本錢分析掌握可對比資金預(yù)算來執(zhí)行。

第4章選購時間掌握

第10條選購時間包括請購單的報送審批時間、訂單處理時間、供應(yīng)商備貨時間、運貨時間、驗收時間和入庫時間等。

第11條依據(jù)請購性質(zhì)和選購方式確定詳細(xì)的選購時間。

1.現(xiàn)用現(xiàn)購商品或勞務(wù)

從實際使用或需要日期算起，倒算出合理的選購時間。

2.以最正確本錢為原則確定最經(jīng)濟(jì)的`訂貨方式

選購時間通常是根據(jù)庫存量掌握的方法確定選購時間。

3.保險儲備量和定量

當(dāng)某一商品到達(dá)訂貨點時就是選購時間。

第12條對選購時間的掌握是防止正常的業(yè)務(wù)活動被推延，或者過早地使現(xiàn)金被使用而形成過大的存量資產(chǎn)。

第13條選購時間的掌握由倉庫管理部門運用經(jīng)濟(jì)批量法和分析最低存貨點來進(jìn)行，但當(dāng)請購單已經(jīng)提出，選購員應(yīng)準(zhǔn)時處理請購單，并將處理結(jié)果準(zhǔn)時通知倉庫管理部門。

第5章供應(yīng)商選擇

第14條供應(yīng)商初步評價

1.選購部與使用部門依據(jù)企業(yè)實際需求查找適合的供應(yīng)商，同時收集多方面的資料，如質(zhì)量、服務(wù)、交貨期、價格作為篩選的根據(jù)，并要求有合作意向的供應(yīng)商填寫“供應(yīng)商基本資料表”。

2.選購員對“供應(yīng)商基本資料表”進(jìn)行初步評價，選擇出值得進(jìn)一步評審的供應(yīng)商，填寫供應(yīng)商候選名單，交選購經(jīng)理審核。

3.選擇供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)

(1)供應(yīng)商應(yīng)有合法的經(jīng)營答應(yīng)證，應(yīng)有必要的資金力量。

(2)供應(yīng)商按國家(國際)標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量體系并已通過認(rèn)證。

(3)有良好的售前、售后服務(wù)措施和服務(wù)意識。

(4)具有足夠的生產(chǎn)力量，能滿意本企業(yè)經(jīng)營需要。

(5)同等價格擇其優(yōu)，同等質(zhì)量擇其廉，同價同質(zhì)擇其近。

4.選購員在對供應(yīng)商進(jìn)行初步評審時，需確定選購的物資是否符合國家法律法規(guī)的要求和平安要求，對于危急品，需要求供應(yīng)商供應(yīng)相關(guān)證明文件。

第15條供應(yīng)商現(xiàn)場評審

1.選購部會同使用部門、請購部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量管理部門、技術(shù)部門以及財務(wù)部門共同進(jìn)行供應(yīng)商的現(xiàn)場評審，并提出相應(yīng)的看法和建議。

2.供應(yīng)商評價內(nèi)容

(1)選購部主要負(fù)責(zé)評價供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況、信譽等級及服務(wù)等方面。

(2)財務(wù)部主要負(fù)責(zé)評價供應(yīng)商要求的付款條件等。

(3)使用部門、質(zhì)量管理部門主要負(fù)責(zé)評價供應(yīng)商供應(yīng)商品的質(zhì)量。

(4)上述全部部門共同對選購的價格、交貨時間進(jìn)行評價。

3.適用范圍

(1)依據(jù)所選購物資對企業(yè)經(jīng)營的重要程度，將選購的商品分為關(guān)鍵、重要、一般三個級別，不同級別實行不同的等級掌握。

(2)必需對供應(yīng)關(guān)鍵與重要材料的供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場評審。

(3)對于一般物資的供應(yīng)商，無需進(jìn)行現(xiàn)場評審。

(4)緊急、小額零星的選購，由使用部門直接提出申請，選購員進(jìn)行市場調(diào)查后，直接選擇供應(yīng)商，經(jīng)選購經(jīng)理審批后，進(jìn)行選購。

第16條“供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議”的簽定

1.選購部負(fù)責(zé)與現(xiàn)場評審合格的關(guān)鍵、重要材料的供應(yīng)商和一般物資供應(yīng)商簽定“供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議”。

2.“供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議”一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為供應(yīng)商供應(yīng)合格物資的一種契約。

第17條樣品需求與供應(yīng)商送樣

1.如有樣品需求，由選購員通知供應(yīng)商送交樣品，使用部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員需對樣品提出具體的質(zhì)量要求，如品名、規(guī)格、包裝方式等。

2.樣品應(yīng)為供應(yīng)商正常經(jīng)營狀況下的具有代表性的商品，數(shù)量應(yīng)多于兩件。

第18條樣品確認(rèn)

1.樣品在送達(dá)企業(yè)后，由驗收人員及使用部門完成樣品的質(zhì)量、性能、尺寸、外觀等方面的檢驗，并填寫“樣品簽樣試用回單”。

2.經(jīng)確認(rèn)合格的樣品，需在樣品上貼“樣品標(biāo)簽”，并注明合格或不合格，標(biāo)識檢驗狀態(tài)。

3.合格的樣件至少為兩件，一件返還供應(yīng)商，一件留在選購部作為今后檢驗的根據(jù)。

第19條確定合格供應(yīng)商名單

1.選購員依據(jù)現(xiàn)場評審結(jié)果和樣品檢查結(jié)果選擇合格供應(yīng)商，無需進(jìn)行現(xiàn)場評審的，直接填寫合格供應(yīng)商名單后，交選購經(jīng)理審核。

2.選購經(jīng)理審核無誤后，交總裁審核。

3.原則上一種商品需兩家或兩家以上的合格供應(yīng)商，以供選購時選擇。

4.唯一供應(yīng)商或獨占市場的供應(yīng)商，可直接列入“合格供應(yīng)商名單”。

第6章訂單的掌握

第20條選定合格的供應(yīng)商后，選購員在合格的供應(yīng)商名單內(nèi)找出合適的供應(yīng)商進(jìn)行選購。

第21條選購價格審核

1.財務(wù)部、使用部門等相關(guān)部門負(fù)責(zé)審核選購價格，并報財務(wù)總監(jiān)、總裁審批。

2.對全部超過規(guī)定價格的訂單必需經(jīng)過總裁特別審批。

第22條條款審核

財務(wù)部門對選購訂單進(jìn)行審核，特別條款必需由法律辦公室或?qū)I(yè)法律顧問把關(guān)。

第23條合同審批

依據(jù)《選購授權(quán)審批制度》的相關(guān)規(guī)定，報相關(guān)人員按權(quán)限進(jìn)行審批。

第24條登記選購訂單

1.選購員應(yīng)當(dāng)按編號編制選購訂單。一式四聯(lián)。

(1)一聯(lián)提出請購部門，以便讓請購部門驗證訂單的內(nèi)容是否符合他們的要求。

(2)一聯(lián)提交質(zhì)量管理部門，一聯(lián)提交倉庫保管部門，作為驗收的標(biāo)準(zhǔn)。

(3)一聯(lián)提交財務(wù)部，作為入賬憑