組織協(xié)調(diào)的監(jiān)理措施

第1章組織協(xié)調(diào)的監(jiān)理措施在IT項目中成功，威脅最大的就是溝通的失敗。監(jiān)理機構(gòu)的作用就是在業(yè)主單位和承建單位建立起一個有效協(xié)調(diào)機制，在項目建設(shè)的各個階段采用協(xié)調(diào)措施和各種溝通技巧來促進項目建設(shè)目標(biāo)的實現(xiàn)。溝通管理的目標(biāo)是及時并適當(dāng)?shù)貏?chuàng)建、收集、發(fā)送、儲存和處理項目的信息，標(biāo)準的項目溝通包含溝通計劃、信息傳遞、實施情況報告、管理收尾共四個過程，由于信息系統(tǒng)建設(shè)的特殊性，監(jiān)理機構(gòu)在整個項目工作中開展協(xié)調(diào)就是聯(lián)結(jié)、聯(lián)合，調(diào)和信息化項目工程中所有的活動及力量。國研監(jiān)理在項目實施中負責(zé)協(xié)調(diào)本項目業(yè)主單位、協(xié)辦單位、承建單位之間的工作關(guān)系，并協(xié)調(diào)解決項目建設(shè)過程中的各類糾紛。公司在項目協(xié)調(diào)工作上積累了豐富的組織協(xié)調(diào)經(jīng)驗：在國家氣象局新一代雷達信息共享平臺監(jiān)理項目中，協(xié)助業(yè)主單位組織北京國家級中心和31個省級分中心的工作；在北京市最高人民法院運行監(jiān)理項目中，我們協(xié)助業(yè)主組織協(xié)調(diào)全市三級22個法院、55個派出人民法庭的運維工作；在北京市公路養(yǎng)護管理與路政巡查子系統(tǒng)（二期工程）中，作為總監(jiān)理單位，負責(zé)統(tǒng)一協(xié)調(diào)、管理3家分監(jiān)理單位，以及包括市局、分局及設(shè)計單位、總集單位、軟件開發(fā)單位、分局承建單位等相關(guān)數(shù)十個單位。2.1組織協(xié)調(diào)的原則2.1.1監(jiān)理的溝通協(xié)調(diào)機制監(jiān)理機構(gòu)與用戶、承建單位之間要建立順暢的溝通協(xié)調(diào)渠道，設(shè)立有效的工作接口，處理日常的信息交流、文件交流、召集會議等。2.1.2監(jiān)理主要溝通對象業(yè)主單位：項目的業(yè)主單位或業(yè)主。監(jiān)理機構(gòu)：北京國研信息工程監(jiān)理咨詢有限公司承建單位：指本項目的各承建單位。授權(quán)人：各方應(yīng)指定在書面交換文件上上代表本方簽字的授權(quán)人（可有一位或一位以上授權(quán)人）。授權(quán)人應(yīng)是組織結(jié)構(gòu)中規(guī)定的決策層或管理層人員。聯(lián)系人：各方應(yīng)指定本方的聯(lián)系人（可有一位或一位以上聯(lián)系人）。通過聯(lián)系人收發(fā)文件以及交換信息。2.1.3協(xié)調(diào)措施國研監(jiān)理開展工作的溝通實現(xiàn)方式主要有：會議制度、匯報制度和其他輔助方式（如電話、傳真、電子郵件、郵遞、面談等）。會議制度：監(jiān)理機構(gòu)將會同項目管理小組建立會議制度，主要包括項目監(jiān)理例會（如所有各方參與的周例會、月例會及監(jiān)理項目小組內(nèi)部例會等）、專題會議、階段或里程碑監(jiān)理總結(jié)會等。周、月監(jiān)理例會：由項目監(jiān)理工程師或其代表在每周（或每月）的指定時間召集和主持，主要由業(yè)主單位、承建單位和監(jiān)理機構(gòu)的指定授權(quán)人參加，會議遵循主題明確、時間緊湊、結(jié)論明確的原則。監(jiān)理機構(gòu)確定會議的主題，并在會前通知各方。各方應(yīng)進行充分的會前準備。如果會議取消或變更，應(yīng)提前通知各參會人員。專題會議：由項目監(jiān)理工程師或其代表、專業(yè)監(jiān)理工程師召集和主持，主要由各方相關(guān)專家參加。此種會議主要解決專題方面出現(xiàn)的問題或建議。應(yīng)收集、征求各方對該專題的看法及相關(guān)的解決方案，并最終形成專題報告。階段或里程碑監(jiān)理總結(jié)會：由項目監(jiān)理工程師或其代表召集和主持，所有各方的決策層人員或者授權(quán)人、管理層及技術(shù)層人員都應(yīng)參加。針對階段或里程碑期間的項目狀況、問題、變更等方面的總結(jié)，以及監(jiān)理機構(gòu)提出的建議，由各方進行充分討論，總結(jié)經(jīng)驗和汲取教訓(xùn)。由監(jiān)理機構(gòu)提交會議總結(jié)報告，交由客戶方授權(quán)人批準后，將要求各方對問題或建議采取行動措施并規(guī)定完成時限。如果會議延期，應(yīng)提前通知各參會人員。報告制度：監(jiān)理機構(gòu)應(yīng)定期向客戶方匯報信息系統(tǒng)建設(shè)進展情況、項目進行中出現(xiàn)的問題及其解決情況。監(jiān)理機構(gòu)定期向客戶方提交周（月）例會報告、專題報告、階段或里程碑總結(jié)報告，由客戶方授權(quán)人簽署，發(fā)送給各方相關(guān)人員。監(jiān)理中其它溝通協(xié)調(diào)方式：■監(jiān)理交底會■監(jiān)理協(xié)調(diào)會■專家論證會■問題通報會■階段及最終驗收會等。組織協(xié)調(diào)的工作內(nèi)容一般而言，在一個比較完整的組織協(xié)調(diào)體系中，應(yīng)該包含以下四方面的內(nèi)容溝通計劃編制、信息分發(fā)、績效報告和管理收尾?！鰷贤ㄓ媱潧Q定項目干系人的信息溝通需求：誰需要什么信息，什么時候需要，怎樣獲得。■信息發(fā)布使需要的信息及時發(fā)送給項目干系人。■績效報告收集和傳播執(zhí)行信息，包括狀況報告、進度報告和預(yù)測?！龉芾硎瘴彩窃陧椖炕蝽椖侩A段在達到目標(biāo)或因故終止后，需要進行收尾，管理收尾包含項目結(jié)果文檔的形成，包括項目記錄收集、對符合最終規(guī)范的保證、對項目的效果（成功或教訓(xùn)）進行的分析以及這些信息的存檔（以備將來利用）。在項目監(jiān)理工作中，組織協(xié)調(diào)的內(nèi)容是較多，但是概括起來可分為人際關(guān)系的協(xié)調(diào)、組織關(guān)系的協(xié)調(diào)、配合關(guān)系的協(xié)調(diào)、供求關(guān)系的協(xié)調(diào)和約束關(guān)系的協(xié)調(diào)等。（1）項目監(jiān)理機構(gòu)內(nèi)部的人際關(guān)系、項目監(jiān)理機構(gòu)與相關(guān)單位之間的人際關(guān)系，協(xié)調(diào)的對象是人員之間在管理工作中的聯(lián)系和矛盾。（2）組織關(guān)系的協(xié)調(diào)對象主要是項目監(jiān)理機構(gòu)內(nèi)部分工與協(xié)作的矛盾，因此必須從組織機構(gòu)的設(shè)置，職責(zé)和權(quán)限的劃分，工作的銜接和配合等方面進行協(xié)調(diào)。（3）協(xié)助配合關(guān)系的協(xié)調(diào)包括與近外層關(guān)系的協(xié)作配合和項目監(jiān)理機構(gòu)內(nèi)部各部門、上下級、各部門與現(xiàn)場監(jiān)理人員之間的協(xié)作關(guān)系的協(xié)調(diào)。（4）供求關(guān)系的協(xié)調(diào)主要是指項目實施工，人員、材料、設(shè)備、能源等方面內(nèi)部需求平衡方面的協(xié)調(diào)，以及項目監(jiān)理機構(gòu)與供應(yīng)商之間關(guān)系的協(xié)調(diào)，前者主要通過加強計劃和調(diào)度來協(xié)調(diào)，后者則主要通過合同來協(xié)調(diào)。（5）約束關(guān)系的協(xié)調(diào)主要包括法律、法規(guī)約束關(guān)系和合同約束關(guān)系的協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)的對象包括近外層關(guān)系和原外層關(guān)系。國研監(jiān)理認為：組織協(xié)調(diào)工作的重點應(yīng)放在項目涉眾的結(jié)合部上，在這些結(jié)合部上做好調(diào)和、聯(lián)合工作，以使大家在實現(xiàn)工程建設(shè)項目的總體目標(biāo)上做到步調(diào)一致。本項目組織協(xié)調(diào)的機制2.3.1項目總體的組織協(xié)調(diào)機制分類溝通內(nèi)容組織/發(fā)布方溝通范圍與程度溝通方式總集成商客戶監(jiān)理報告會議計劃項目計劃項目組參與參與參與項目計劃項目計劃評審會分包方計劃分包方參與了解了解分包方工作計劃分包方計劃評審會計劃變更項目組參與參與了解新版項目計劃新版項目計劃評審會周進展項目周進展分包方周進展項目組了解了解了解項目周報--分包方了解--了解分包方周報--里程碑進展項目里程碑進展項目組參與參與了解項目里程碑總結(jié)里程碑總結(jié)與評審會分包方里程碑進展分包方參與了解了解分包方里程碑總結(jié)分包方里程碑總結(jié)與評審會狀態(tài)評估迭代的進展?fàn)顟B(tài)項目組參與參與了解狀態(tài)評估狀態(tài)評估會迭代結(jié)束迭代的結(jié)果項目組了解參與了解迭代總結(jié)迭代總結(jié)會業(yè)務(wù)建模評審會業(yè)務(wù)建模評審會業(yè)務(wù)建模業(yè)務(wù)模型項目組了解參與了解業(yè)務(wù)模型報告需求分析設(shè)計實現(xiàn)前景用例模型補充規(guī)約詞匯表用戶界面原型架構(gòu)設(shè)計設(shè)計模型數(shù)據(jù)庫設(shè)計源代碼編碼規(guī)范項目組項目組項目組測試部署測試計劃測試用例測試環(huán)境測試數(shù)據(jù)缺陷報告部署計劃數(shù)據(jù)遷移業(yè)務(wù)建模業(yè)務(wù)模型項目組了解參與了解業(yè)務(wù)模型報告需求分析設(shè)計實現(xiàn)前景用例模型補充規(guī)約詞匯表用戶界面原型架構(gòu)設(shè)計設(shè)計模型數(shù)據(jù)庫設(shè)計源代碼編碼規(guī)范項目組項目組項目組測試部署測試計劃測試用例測試環(huán)境測試數(shù)據(jù)缺陷報告部署計劃數(shù)據(jù)遷移用戶培訓(xùn)系統(tǒng)集成上線割接驗收測試項目組項目組了解了解參與了解了解參與了解參與了解了解了解參與參與參與參與需求相關(guān)報告分析設(shè)計報告測試相關(guān)文檔部署相關(guān)文檔需求評審會分析設(shè)計評審會實現(xiàn)評審會測試評審會部署評審會2.3.2需求分析及系統(tǒng)設(shè)計階段協(xié)調(diào)工作監(jiān)理機構(gòu)與業(yè)主單位、承建單位確定合適的協(xié)調(diào)形式和方法，例如監(jiān)理例會和專題會議等，并在項目過程中執(zhí)行；監(jiān)理機構(gòu)協(xié)調(diào)業(yè)主單位調(diào)動適當(dāng)?shù)馁Y源配合，承建單位完成工程設(shè)計前期的調(diào)查和分析工作；監(jiān)理機構(gòu)應(yīng)從客觀、公正的角度對本項目設(shè)計階段出現(xiàn)的變更提出客觀的監(jiān)理意見，協(xié)調(diào)業(yè)主單位、承建單位達成一致；監(jiān)理機構(gòu)應(yīng)對本階段協(xié)調(diào)的結(jié)果進行記錄并妥善管理。技術(shù)開發(fā)及實施階段協(xié)調(diào)工作監(jiān)理機構(gòu)與業(yè)主單位、承建單位共同建立實施階段協(xié)調(diào)的溝通機制，如監(jiān)理例會、專題會議等。工程例會一般應(yīng)包括如下內(nèi)容：■檢查工程進度計劃完成情況，提出下一階段進度目標(biāo)及其落實措施；■檢查工程質(zhì)量和執(zhí)行施工規(guī)范情況，針對存在的質(zhì)量問題提出改進措施；■檢查上次例會議定事項的落實情況，分析原因；■承建單位提交相關(guān)工程文檔；■監(jiān)理機構(gòu)提交相關(guān)監(jiān)理文檔；■解決相關(guān)工程變更；■解決需要協(xié)調(diào)的有關(guān)事項。監(jiān)理工程師應(yīng)根據(jù)需要及時組織專題會議，解決工程實施過程中的各種專項問題，并做會議記要，提交業(yè)主單位和承建單位。監(jiān)理機構(gòu)應(yīng)協(xié)調(diào)業(yè)主單位和承建單位對工程變更的范圍和內(nèi)容等達到一致意見；如監(jiān)理工程師簽發(fā)的監(jiān)理指令得不到有效落實，監(jiān)理工程師應(yīng)及時報監(jiān)理工程師，要求業(yè)主單位采取其他處罰措施，敦促承建單位執(zhí)行；監(jiān)理機構(gòu)協(xié)調(diào)業(yè)主單位和承建單位對索賠的意見達成一致；監(jiān)理機構(gòu)協(xié)調(diào)業(yè)主單位配合承建單位的工程實施。2.3.4驗收維護階段協(xié)調(diào)工作監(jiān)理機構(gòu)協(xié)調(diào)業(yè)主單位和承建單位在驗收計劃、驗收目標(biāo)、驗收范圍、驗收內(nèi)容、驗收方法和驗收標(biāo)準等方面達成一致，填報工程備