公司客戶檔案管理制度

公司客戶檔案管理制度1.引言公司客戶檔案是指公司在業(yè)務(wù)運(yùn)營過程中，與客戶簽訂的合同、協(xié)議、報(bào)價(jià)單、工作記錄、付款確認(rèn)、售后服務(wù)記錄等相關(guān)資料的綜合歸檔。公司客戶檔案管理制度是規(guī)范公司客戶檔案的建立、保存、查閱、使用和銷毀的管理規(guī)程，其目的在于最大限度地提高公司客戶檔案的實(shí)用價(jià)值和保密性，確保公司業(yè)務(wù)及與客戶合作信息的安全和穩(wěn)定。2.適用范圍本制度適用于公司所有部門、崗位及員工，涉及公司與客戶相關(guān)的所有資料的建立、保存、查閱、使用和銷毀。3.建檔原則公司客戶檔案建立的原則如下：3.1完整性原則根據(jù)客戶信息采集表和約定的服務(wù)項(xiàng)目，建立完整、準(zhǔn)確的客戶資料，包括客戶基本信息、合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)需求、服務(wù)方案、付款記錄和相關(guān)證明文件等。3.2及時(shí)性原則客戶資料應(yīng)根據(jù)合同規(guī)定的時(shí)間要求在服務(wù)開始時(shí)及時(shí)建立，允許人為延誤的一般最長不得超過3天。3.3機(jī)密性原則對客戶提供的各種信息是應(yīng)認(rèn)真對待的，在流通過程中要充分保護(hù)客戶信息的保密性。4.檔案保存4.1保存要求客戶檔案應(yīng)按照合同簽訂日期排列，存放在會(huì)計(jì)部歸檔房間內(nèi)的客戶檔案柜內(nèi)，每個(gè)客戶的檔案應(yīng)分別存放，并標(biāo)注清晰。4.2檔案查閱員工需要查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)到會(huì)計(jì)部申請查閱并予以審批，未受授權(quán)人員不得查閱公司的客戶檔案信息。4.3檔案借出只有當(dāng)相關(guān)部門或個(gè)人需要借閱客戶的檔案時(shí)，應(yīng)提交書面申請，說明借閱的目的并注明借出的期限。會(huì)計(jì)部將根據(jù)實(shí)際情況批準(zhǔn)借出，并在借出單上簽字蓋章。4.4檔案銷毀客戶檔案未超過備案保存期限時(shí)，凡存放在內(nèi)的所有檔案均不得有任何形式的銷毀行為；客戶檔案已超過備案保存期限，必須根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。4.5異常處理對因天災(zāi)人禍造成的客戶檔案損毀、誤毀等情況，在第一時(shí)間與有關(guān)部門及時(shí)妥善處理，記錄相關(guān)處理情況，防止客戶信息泄露。5.責(zé)任與監(jiān)督每個(gè)員工都有對公司客戶檔案的管理責(zé)任，并在自己的職責(zé)范圍內(nèi)確?？蛻魴n案的完整性、機(jī)密性、及時(shí)性和規(guī)范性。公司領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)對公司客戶檔案的建設(shè)、管理、使用情況進(jìn)行監(jiān)管和檢查。6.修訂與更新為了更好地適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展、適應(yīng)國家法律法規(guī)，本制度在實(shí)際運(yùn)用中發(fā)現(xiàn)問題，能不斷改進(jìn)和完善。公司領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)實(shí)際情況，對本制度進(jìn)行修訂和更新，由會(huì)計(jì)部協(xié)助操作，確保修訂后的制度及時(shí)有效地在全體員工中實(shí)施。7.結(jié)語制定并落實(shí)公司客戶檔案管理制度是提高客戶服務(wù)水平、營造公司安全、穩(wěn)定的業(yè)務(wù)環(huán)境的重要保障。本制度的實(shí)施將大大提升公司客戶檔案