公司文件管理方法

公司文件管理方法

公司文件管理方法是為了適應(yīng)公司全方位規(guī)范化管理，確保使用文件的統(tǒng)一性和有效性，使之規(guī)范化和制度化。本制度適用于公司所有文件的管理。公司文件是傳達(dá)方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請(qǐng)示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。各部門應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、尊重客觀、理論聯(lián)系實(shí)際、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成?？偛棉k負(fù)責(zé)公司行政文件的編制、發(fā)放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。各職能部門負(fù)責(zé)本部門的文件編制、編號(hào)、登記、存檔、更改和專用文件的管理。發(fā)放文件必須在總裁辦備份存檔，并接受總裁辦的檢查與監(jiān)督。公司的公文主要可分為管理制度、工作通知、人事通知、工作報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、對(duì)外發(fā)函、決定、決議、通報(bào)、請(qǐng)示、批復(fù)等類別。每類文件都有其特定的用途和格式要求。公司所有文件采用A4豎版模式，四周頁邊距設(shè)置為2.5CM，頁腳設(shè)置為1.5CM，采用數(shù)字形式。文件首頁頂部添加公司徽標(biāo)和中英文名稱。文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(bào)(送)單位(部門)等部分組成。和分發(fā)應(yīng)按照文件的緊急程度和重要性進(jìn)行分類處理，確保及時(shí)送達(dá)有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo);3.2收文一律使用公司規(guī)定的收文簿，外單位來文由總裁辦指定專人收取并統(tǒng)一拆封、登記;3.3簽收人應(yīng)當(dāng)按照文件的要求及時(shí)報(bào)送給有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)，不得拖延或錯(cuò)過處理時(shí)限，屬于急件的應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理。4.文件的處理4.1文件的處理包括分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、歸檔等程序;4.2部門文件應(yīng)當(dāng)進(jìn)行分類管理，文件夾側(cè)面標(biāo)題設(shè)置為4個(gè)字，添加公司徽標(biāo)和英文簡(jiǎn)稱，方便查找;4.3文件內(nèi)容應(yīng)當(dāng)按照章節(jié)條款依次排列，結(jié)構(gòu)完整、層次清晰，文字精煉、標(biāo)點(diǎn)正確、用字準(zhǔn)確、格式規(guī)范;4.4其他未規(guī)定事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)按照應(yīng)用文標(biāo)準(zhǔn)格式編輯。5.發(fā)文的流程5.1公司內(nèi)部發(fā)文的流程為：擬稿人→核稿人→部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核→公司主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)→編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案;5.2對(duì)外發(fā)文的流程為：擬稿人→部門經(jīng)理或總監(jiān)、副總裁審核→總裁核準(zhǔn)→編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案。6.附則6.1本制度的最終解釋權(quán)及修改權(quán)歸總裁辦;6.2本制度的制定、解釋、修改等工作由總裁辦負(fù)責(zé)，經(jīng)總裁批準(zhǔn)后下發(fā);6.3本制度自下發(fā)之日起生效，附相關(guān)支持性文件包括文件頁面格式、文件閱辦單、公文擬稿紙、標(biāo)題格式。3.1.1公司收到的文件（除公司領(lǐng)導(dǎo)訂閱的文件外）都要由收發(fā)員簽收并登記，然后交給機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書都要檢查封口和郵戳。如果發(fā)現(xiàn)封口和郵票被撕毀，應(yīng)查明原因；如果發(fā)現(xiàn)密件被開封或者國(guó)外信函郵票被撕毀，應(yīng)拒絕簽收。3.1.2收到上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件時(shí)，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核對(duì)。如果其中有任何一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。3.2公文的編號(hào)和保管3.2.1辦公室文書要在拆封后及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號(hào)、保管。公司領(lǐng)導(dǎo)親啟的文件也要交給辦公室辦理正常手續(xù)。3.2.2外出人員帶回的文件和資料應(yīng)及時(shí)送交辦公室文書進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。3.3公文的閱批和分轉(zhuǎn)3.3.1所有正式文件都需要辦公室主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行閱簽，然后由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦。對(duì)于重要文件，應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后再分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要盡快辦理。3.3.2一般函電和單據(jù)等文件，由辦公室機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如果涉及到幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)先聯(lián)系主辦單位，再進(jìn)行分轉(zhuǎn)處理。3.3.3為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如涉及兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天（特殊情況除外）。3.4文件的傳閱和催辦3.4.1傳閱文件時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。3.4.2閱讀文件時(shí)應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室。閱批文件一般不得超過2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如果領(lǐng)導(dǎo)有“批示”、“擬辦意見”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。3.4.3閱文時(shí)不得抄錄全文，也不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件。如果確實(shí)需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。3.4.4閱完文件后，應(yīng)送交辦公室機(jī)要秘書，切忌橫傳。3.4.5辦公室機(jī)要秘書負(fù)責(zé)催辦、檢查和督促文件的處理。承辦部門收到文件或函電后，應(yīng)立即指定專人處理。文件不得隨意壓放和分散存放。如果需要備查，必須按照保密規(guī)定進(jìn)行，并在得到辦公室同意后進(jìn)行復(fù)印或摘抄。原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。3.4.6根據(jù)閱文的范圍，離退休干部一般由相關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室機(jī)要室通知到機(jī)要室閱讀。4.發(fā)文的管理4.1發(fā)文的規(guī)定4.1.1發(fā)送正式文件的權(quán)力集中于公司，各群眾團(tuán)體和部門不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。4.1.2如果需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作，各群眾團(tuán)體和部門應(yīng)向公司提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發(fā)文，則由公司按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以公司×字發(fā)文。4.1.3對(duì)全公司影響較大、涉及兩個(gè)以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。4.2發(fā)文的范圍4.2.1公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)均屬于發(fā)文范圍。4.2.2公司下發(fā)文件主要用于：①公布公司規(guī)章制度；②轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的公司文件；③公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；④公布公司性的重大開發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定；⑤發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；⑥其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。4.2.3公司上行文、外發(fā)文主要用于：①對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；②同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。4.2.4在公司日常項(xiàng)目開發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。4.2.5各業(yè)務(wù)部門開專題會(huì)議所作的決定，一般不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以簡(jiǎn)寫名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。4.2.6各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各簡(jiǎn)寫的名義對(duì)外發(fā)函（應(yīng)各自編號(hào)備查），不用公司名義發(fā)文。5.文件的立卷與歸檔5.1文件的歸檔范圍5.1.1上級(jí)機(jī)關(guān)來文，包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)，統(tǒng)一由兩辦負(fù)責(zé)歸檔。1、匯報(bào)工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、提出意見建議，用“報(bào)告”。2、請(qǐng)求批準(zhǔn)、同意、支持或解決問題，用“請(qǐng)示”。四、指示、指導(dǎo)類1、對(duì)下屬單位的工作提出具體要求，用“指示”。2、對(duì)下屬單位的工作進(jìn)行指導(dǎo)、幫助、協(xié)調(diào)，用“指導(dǎo)”。五、函、電類1、用于公司與外部單位之間的書信往來，用“函”。2、用于電報(bào)、傳真、電子郵件等電子通信方式，用“電”。六、備忘錄類1、用于提醒自己或他人，記錄重要事項(xiàng)或信息，用“備忘錄”。2、用于內(nèi)部交流、協(xié)調(diào)工作，記錄會(huì)議紀(jì)要或工作安排，用“備忘錄”。七、其他類1、用于公文管理、檔案管理、財(cái)務(wù)管理等方面的文件，用“文件”。2、用于公司內(nèi)部通知、公告、招標(biāo)、招聘等事項(xiàng)，用“通告”。第二條公文的處理程序一、發(fā)文程序1、擬稿2、審核3、簽批4、印發(fā)二、收文程序1、收文登記2、審核3、分發(fā)三、公文的保管和歸檔1、立卷要求2、文件的銷毀第三條公文的處理要求一、準(zhǔn)確性二、規(guī)范性三、時(shí)效性四、保密性五、協(xié)調(diào)性六、效率性七、服務(wù)性八、創(chuàng)新性公文的種類和格式公文是指在行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和團(tuán)體之間，以書面形式傳遞信息、交流意見、作出決策的一種文書。公文種類繁多，按照不同的用途和形式，可以分為呈批件、報(bào)告、請(qǐng)示、函、會(huì)議紀(jì)要等。一、呈批件呈批件是向上級(jí)主管和部門匯報(bào)工作、反映情況、提出建議的一種公文形式。呈批件要求簡(jiǎn)明扼要，表達(dá)清晰，內(nèi)容要求真實(shí)可靠。在呈批件中，要使用明確的措辭和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，以便上級(jí)主管和部門能夠準(zhǔn)確了解情況，作出正確的決策。二、報(bào)告報(bào)告是向上級(jí)主管和部門匯報(bào)工作、反映情況、提出建議的一種公文形式。報(bào)告要求詳盡全面，內(nèi)容要求真實(shí)可靠。在報(bào)告中，要使用清晰的語言和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，以便上級(jí)主管和部門能夠全面了解情況，作出正確的決策。三、請(qǐng)示請(qǐng)示是向上級(jí)主管和部門請(qǐng)求批示、批準(zhǔn)的一種公文形式。請(qǐng)示要求明確具體，表達(dá)清晰。在請(qǐng)示中，要使用準(zhǔn)確的措辭和清晰的語言，以便上級(jí)主管和部門能夠準(zhǔn)確理解請(qǐng)求的內(nèi)容，作出正確的決策。四、函函是對(duì)外商洽工作、詢問和答復(fù)的一種公文形式。函要求語言簡(jiǎn)潔明了，內(nèi)容要求真實(shí)可靠。在函中，要使用清晰的語言和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，以便對(duì)方能夠準(zhǔn)確理解情況，作出正確的決策。五、會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要是記錄和傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神的一種公文形式。會(huì)議紀(jì)要要求簡(jiǎn)明扼要，內(nèi)容要求真實(shí)可靠。在會(huì)議紀(jì)要中，要使用清晰的語言和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，以便在一定范圍內(nèi)貫徹與執(zhí)行。公文的格式公文的格式一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、主題詞、密級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送機(jī)關(guān)、附注、發(fā)送范圍等部分組成。一、公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，并應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)和公文種類。二、發(fā)文字號(hào)包括公司、部門字號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。公司級(jí)文件應(yīng)使用“上發(fā)”字或“上(*)發(fā)”字，部門文件不使用公司字號(hào)。三、主題詞是公文標(biāo)題的簡(jiǎn)縮詞，用于電腦文件的檢索。四、公文一律加蓋印章，并應(yīng)注明簽發(fā)人。加蓋印章的頁面如無正文時(shí)，應(yīng)在頁面左上方括符說明(此頁無正文)。五、公文應(yīng)注明發(fā)送范圍和印數(shù)。上行文用“報(bào)送、并報(bào)、抄報(bào)”字樣，下行文用“發(fā)送”;平行文用“主送、抄送”字樣。輪流傳看一份文件，應(yīng)注明“傳閱”字樣。六、密級(jí)公文應(yīng)分別標(biāo)明“秘密”字樣，是否屬于秘密應(yīng)由發(fā)文主管單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。八、在緊急公文中應(yīng)明確標(biāo)注“特急”或“急”。九、公文應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)格式(參見附件1-1、1-2、1-3)進(jìn)行排版。第三條：行文規(guī)則一、公司各部門在未就相關(guān)問題協(xié)商一致前，不得單獨(dú)向下級(jí)部門發(fā)文。二、公司各部門可以聯(lián)合發(fā)文。三、公司所屬各部門不得越級(jí)請(qǐng)示。四、請(qǐng)示公文應(yīng)當(dāng)以一文一事為原則。第五條：公文起草要求一、起草公文時(shí)必須使用辦公室統(tǒng)一的文件格式。二、對(duì)于涉及公司全局性重要文件的公文，應(yīng)由總經(jīng)理簽批并由辦公室下發(fā)；對(duì)于涉及某一方面工作的部門文件，應(yīng)由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如涉及其他部門，應(yīng)以公司級(jí)文件下發(fā)。三、凡是以“上(*)發(fā)”字號(hào)發(fā)出的公文，必須經(jīng)過辦公室審核。審核的重點(diǎn)包括：是否需要發(fā)文，公文內(nèi)容、文字表達(dá)、文種使用、格式等是否符合本規(guī)定的有關(guān)規(guī)定。各部門發(fā)出的公文應(yīng)由部門經(jīng)理審核，并報(bào)辦公室備案存檔。四、公文用印應(yīng)填寫用印登記，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批后，辦公室方可辦理。部門自行用印時(shí)，應(yīng)建立登記制度，辦公室將隨時(shí)進(jìn)行檢查。五、傳遞秘密公文時(shí)，必須采取相應(yīng)的保密措施，確保文件安全。第六條：收文處理程序一、公文的收發(fā)、傳閱和登記制度由辦公室統(tǒng)一制定，并隨時(shí)抽查各部門執(zhí)行情況（包括收文登記、文件編號(hào)、傳閱追蹤記錄等）。二、對(duì)于需要催辦的文件，應(yīng)建立嚴(yán)格的登記制度。承辦部門必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)處理完畢，并填妥收文處理箋向發(fā)文部門復(fù)命。三