消防安全管理檔案制度

消防安全管理檔案制度一、引言為了加強單位消防安全管理，遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，制訂本消防安全管理檔案制度（以下簡稱“本制度”），以規(guī)范單位的消防安全管理措施，促進單位的消防安全工作體系建設(shè)，確保單位安全穩(wěn)定運行。本制度的制定，將有助于單位進一步提高消防安全意識，保障員工生命安全，保護單位財產(chǎn)安全。二、檔案的基本概述（一）檔案的目的本制度是為了管理單位消防安全崗位工作模式的文件，規(guī)范消防工作流程，確保消防安全的規(guī)范化、制度化。（二）檔案內(nèi)容本制度包括消防安全檔案的建立、存檔、查閱、管理等內(nèi)容。（三）檔案形式本制度檔案采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式存檔。所有檔案資料以紙質(zhì)檔案為主，確定銷毀規(guī)則。（四）檔案管理組織架構(gòu)本制度檔案的管理工作，負(fù)責(zé)單位領(lǐng)導(dǎo)指定部門負(fù)責(zé)進行具體實施和監(jiān)督檢查，采用“領(lǐng)導(dǎo)主導(dǎo)+部門負(fù)責(zé)+全員參與”的運行模式，提高檔案管理的效率。三、檔案的管理流程檔案流程可以分為檔案建立、檔案存檔、檔案查閱、檔案管理等四個步驟。（一）檔案建立單位消防安全工程建設(shè)（消防分級負(fù)責(zé)人）負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的消防安全管理檔案的建立。檔案建立的具體步驟如下：本地區(qū)所有區(qū)域消防安全協(xié)會將表格遞交給相應(yīng)行政區(qū)域的消防管理部門；相應(yīng)的消防管理部門隨時對必要的申請者開放申請頁面；經(jīng)過確認(rèn)，消防管理部門會向該單位提供消防安全管理檔案的區(qū)域，并要求該單位無條件按照有關(guān)規(guī)定進行管理。該單位應(yīng)根據(jù)檔案管理規(guī)定建立相應(yīng)的檔案。（二）檔案存檔檔案存檔即指將檔案資料整理后，按照一定的順序存入檔案標(biāo)準(zhǔn)柜中，以防止破損和丟失。按照規(guī)定，應(yīng)設(shè)立檔案室。（三）檔案查閱檔案查閱是指各部門或申請者從檔案室中查詢自己所需要的檔案資料。為了規(guī)范查閱流程，應(yīng)制定查閱申請表，并在相應(yīng)部門設(shè)置查閱申請窗口。（四）檔案管理檔案管理是指對檔案進行完整性保護，防止檔案的遺失和毀損，并對檔案進行分類歸檔。為了保證檔案管理工作的有序進行，應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的管理制度文件，明確檔案的保密性。四、檔案管理應(yīng)遵循的原則（一）規(guī)范對檔案管理工作實行規(guī)范，按照文件傳遞、存儲、查詢和廢棄處理的流程進行操作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理各項規(guī)則，保證檔案管理的環(huán)節(jié)科學(xué)順序、流程合法合規(guī)。（二）協(xié)作檔案的管理工作需要各部門之間充分協(xié)作，以使得檔案管理工作能夠充分發(fā)揮效果。這意味著，檔案管理的每一個環(huán)節(jié)都要與相關(guān)部門進行充分的溝通協(xié)商，充分吸取其意見，盡量地減少可能存在的誤差和漏洞。（三）準(zhǔn)確檔案管理的工作關(guān)系到消防安全的穩(wěn)定性和單位的命運，因此，檔案管理選擇的人員也應(yīng)當(dāng)是資深管控人才，并且要充分考慮具體場景避免人為翻錯等情況的發(fā)生。（四）開放對于相應(yīng)的單位和部門，檔案管理工作也是必要的開放性。在引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)制定政策的同時，還要充分吸取各類意見，以補足可能存在的誤解和誤導(dǎo)，從而更好地保障檔案的安全性。五、檔案管理的安全保障檔案管理的安全保障是檔案管理工作的關(guān)鍵。主要包括：（一）設(shè)定檔案保管員由有管理資質(zhì)和管理經(jīng)驗的專人負(fù)責(zé)檔案管理。同時，還應(yīng)向其進行專業(yè)培訓(xùn)，提高其管理水平和專業(yè)技能。（二）管理流程保密性檔案管理過程中，保護檔案資料和檔案信息的安全依然是一項關(guān)鍵任務(wù)。在整個檔案管理過程中，應(yīng)追求盡可能嚴(yán)格的保密措施，建立相應(yīng)的檔案安全保障機制，以確保檔案的隱私不會被泄露。（三）定期安全檢查檔案管理工作需要進行定期的安全性檢查。不同的檢查都應(yīng)設(shè)有專人負(fù)責(zé)，確保安全檢查的全面性和及時性，并迅速加以改進。六、檔案存儲周期根據(jù)本地區(qū)管理規(guī)定，符合檔案管理有需要的企業(yè)均應(yīng)制定相應(yīng)的檔案貯存基本規(guī)范和年貨貯存計劃?；诂F(xiàn)在的管理需求，檔案管理的存儲期限一般為5至10年左右。對于某些高重要性的檔案，如安全制度、管理文件和基礎(chǔ)文件等，其貯存期限應(yīng)當(dāng)長達5-10年或更長時間。七、檔案的處置在檔案貯存期滿后，需要根據(jù)規(guī)定對檔案進行相應(yīng)的處置。檔案的報廢可采用以下三種方式：毀壞：消防組織可采用破壞型殘毀方法，快速速度清除檔案；移交：向其它組織進行移交；轉(zhuǎn)移：利用最新計算機技術(shù)將檔案資料轉(zhuǎn)換成電子文件，以便于存儲和查閱。八、總結(jié)通過制定單位消防安全管理檔案制度，對本單位的消防安全工作做出了明確規(guī)定，有助于加強本單位管理，保障員工生命安全、單位財