辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程

辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程(一)──辦公系統(tǒng)的初步使用

網(wǎng)絡(luò)中心李亞文2001.81辦公系統(tǒng)的初步使用(150)辦公自動(dòng)化概論

(30)Windows的初步使用(20)

辦公文檔的建立與維護(hù)

(30)辦公系統(tǒng)Web方式的使用方法(40)

上機(jī)練習(xí)作業(yè)討論

(15)2辦公自動(dòng)化概論網(wǎng)絡(luò)的基本知識(shí)Windows操作系統(tǒng)IE的使用辦公系統(tǒng)瀏覽器端使用辦公系統(tǒng)客戶端使用文檔管理首都師大辦公信息管理系統(tǒng)3辦公自動(dòng)化概論（一）辦公自動(dòng)化定義辦公自動(dòng)化（OfficeAutomation,簡(jiǎn)稱OA

）是指將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、信息技術(shù)和軟科學(xué)等先進(jìn)技術(shù)及設(shè)備運(yùn)用于各類辦公人員的各種辦公活動(dòng)中，從而實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的科學(xué)化、自動(dòng)化，最大限度提高工作質(zhì)量、工作效率和改善工作環(huán)境。

辦公系統(tǒng)的初步使用4辦公自動(dòng)化是當(dāng)前國(guó)際上飛速發(fā)展的一門綜合多種技術(shù)的新型學(xué)科辦公自動(dòng)化是一個(gè)人機(jī)信息系統(tǒng)辦公自動(dòng)化將辦公信息實(shí)現(xiàn)了一體化處理辦公自動(dòng)化的目標(biāo)十分明確，是為了提高辦公效率和質(zhì)量辦公系統(tǒng)的初步使用辦公自動(dòng)化概論（二）辦公自動(dòng)化特點(diǎn)5辦公系統(tǒng)的初步使用辦公自動(dòng)化概論

辦公自動(dòng)化功能決策支持信息管理事務(wù)處理6收發(fā)文管理外出人員管理會(huì)議管理領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排論壇管理辦公系統(tǒng)的初步使用辦公自動(dòng)化概論（三）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能組成個(gè)人用戶管理電子郵件遠(yuǎn)程辦公檔案管理簡(jiǎn)報(bào)期刊7辦公系統(tǒng)的初步使用辦公自動(dòng)化概論（四）國(guó)內(nèi)外發(fā)展情況階段第一階段（初期）第二階段（發(fā)展期）第三階段（成熟期）第四階段年代60年代初～1975年1977年～1982年1983年至今今后技術(shù)特征單機(jī)（計(jì)算機(jī)，電話機(jī)，復(fù)印機(jī)等設(shè)備）局部計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)綜合設(shè)備，跨企業(yè)和跨地區(qū)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)多媒體技術(shù)和全球通信網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)能力單項(xiàng)數(shù)據(jù)的處理用于完成單項(xiàng)業(yè)務(wù)辦公業(yè)務(wù)運(yùn)行的自動(dòng)化管理方式標(biāo)準(zhǔn)化辦公業(yè)務(wù)綜合管理的自動(dòng)化系統(tǒng)的智能化和更大范圍的信息系統(tǒng)美國(guó)OA系統(tǒng)的發(fā)展情況8辦公系統(tǒng)的初步使用辦公自動(dòng)化概論（四）國(guó)內(nèi)外發(fā)展情況階段第一階段第二階段第三階段年代1981年～1985年1986年～1990年1992年至今技術(shù)特征學(xué)習(xí)準(zhǔn)備階段，在試點(diǎn)上開發(fā)ＯＡ系統(tǒng)，探討中國(guó)模式開創(chuàng)見(jiàn)成效的階段，在全國(guó)建立一批國(guó)家級(jí)的ＯＡ系統(tǒng)，并對(duì)全國(guó)通信網(wǎng)進(jìn)行大規(guī)模的改進(jìn)，初步實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化工作由發(fā)展走向成熟的階段，逐步建立起點(diǎn)網(wǎng)互聯(lián)、自上而下的ＯＡ系統(tǒng)業(yè)務(wù)能力舉辦展覽會(huì)，研討會(huì)，引進(jìn)局域網(wǎng)如國(guó)務(wù)院辦公廳的ＯＡ系統(tǒng)如國(guó)家投資建設(shè)了１２個(gè)信息管理系統(tǒng)我國(guó)OA系統(tǒng)的發(fā)展情況9辦公系統(tǒng)的初步使用辦公自動(dòng)化概論現(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)硬件計(jì)算機(jī)硬件通信設(shè)備輸入出設(shè)備軟件系統(tǒng)軟件應(yīng)用軟件支持軟件通用軟件支持軟件10微型計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的初步使用辦公自動(dòng)化概論（五）現(xiàn)代辦公自動(dòng)化設(shè)備11辦公系統(tǒng)的初步使用辦公自動(dòng)化概論顯示器主機(jī)鍵盤鼠標(biāo)音箱話筒攝像頭12微型計(jì)算機(jī)打印機(jī)辦公系統(tǒng)的初步使用辦公自動(dòng)化概論（五）現(xiàn)代辦公自動(dòng)化設(shè)備13微型計(jì)算機(jī)打印機(jī)復(fù)印機(jī)辦公系統(tǒng)的初步使用辦公自動(dòng)化概論（五）現(xiàn)代辦公自動(dòng)化設(shè)備14微型計(jì)算機(jī)打印機(jī)復(fù)印機(jī)傳真機(jī)辦公系統(tǒng)的初步使用辦公自動(dòng)化概論（五）現(xiàn)代辦公自動(dòng)化設(shè)備15微型計(jì)算機(jī)打印機(jī)復(fù)印機(jī)傳真機(jī)掃描儀辦公系統(tǒng)的初步使用辦公自動(dòng)化概論（五）現(xiàn)代辦公自動(dòng)化設(shè)備16微型計(jì)算機(jī)打印機(jī)復(fù)印機(jī)傳真機(jī)掃描儀數(shù)碼相機(jī)辦公系統(tǒng)的初步使用辦公自動(dòng)化概論（五）現(xiàn)代辦公自動(dòng)化設(shè)備17Office2000Word2000Excel2000PowerPoint2000Access2000FrontPage2000Outlook2000LotusSmartsuiteWPS2000辦公系統(tǒng)的初步使用辦公自動(dòng)化概論（六）辦公軟件概述18

以上介紹了辦公自動(dòng)化的基本概念、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要功能，介紹了微型計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)和其他常用現(xiàn)代辦公設(shè)備的基本常識(shí)，還簡(jiǎn)要介紹了常用辦公軟件的應(yīng)用場(chǎng)合。這里著重進(jìn)行辦公自動(dòng)化的知識(shí)性介紹，使大家了解辦公自動(dòng)化的相關(guān)概念和基礎(chǔ)知識(shí)，為后面的操作應(yīng)用打下基礎(chǔ)。辦公系統(tǒng)的初步使用辦公自動(dòng)化概論（七）小結(jié)19開機(jī)步驟：電源開關(guān)〉外設(shè)電源－〉主機(jī)電源出現(xiàn)異常：Ctrl+Alt+DelReset關(guān)閉電源關(guān)機(jī)步驟：關(guān)閉所有應(yīng)用程序－〉開始－〉關(guān)機(jī)二.Windows使用基礎(chǔ)辦公系統(tǒng)的初步使用（一）計(jì)算機(jī)的開機(jī)和關(guān)機(jī)20

桌面介紹圖標(biāo)，開始菜單：程序，文檔，設(shè)置，查找，幫助，運(yùn)行，關(guān)閉任務(wù)欄任務(wù)欄：內(nèi)容，移動(dòng)，屬性快捷菜單與快捷方式快捷菜單：?jiǎn)螕羰髽?biāo)右鍵，隨鼠標(biāo)右擊的對(duì)象和位置不同， 出現(xiàn)的菜單也不同?？旖莘绞剑赫{(diào)用應(yīng)用程序的簡(jiǎn)捷方式。 是指向某個(gè)程序的軟連接，記錄了應(yīng)用程序的位置及其運(yùn)行參數(shù)。左下角斜向上的箭頭標(biāo)志。我的電腦：二.Windows使用基礎(chǔ)辦公系統(tǒng)的初步使用（二）桌面和任務(wù)欄21是一個(gè)用于文件、文件夾和磁盤管理的實(shí)用程序。啟動(dòng)：①開始程序資源管理器 ②我的電腦右鍵資源管理器窗口組成:管理結(jié)構(gòu)，左文件夾列表，右文件夾內(nèi)容查看文件夾和文件：①查看內(nèi)容②“+”“-”③顯示方式：列表，大圖標(biāo)，小圖標(biāo)，詳細(xì)資料④排序選擇文件或文件夾對(duì)文件或文件夾進(jìn)行移動(dòng)、復(fù)制、刪除等操作之前，必須先選中它們。Shift,Ctrl二.Windows使用基礎(chǔ)辦公系統(tǒng)的初步使用（三）資源管理器22

文件與文件名:8.3規(guī)則，長(zhǎng)文件名復(fù)制、移動(dòng)、刪除文件或文件夾①鼠標(biāo)操作：同一驅(qū)動(dòng)器，Ctrl復(fù)制 不同驅(qū)動(dòng)器，Shift移動(dòng)②菜單操作：復(fù)制、剪切、粘貼③刪除文件或文件夾：Delete,菜單刪除創(chuàng)建文件夾更改文件或文件夾的名稱查找文件和文件夾：通配符*和？回收站：清空,恢復(fù)創(chuàng)建快捷方式：右鍵拖放運(yùn)行程序二.Windows使用基礎(chǔ)辦公系統(tǒng)的初步使用（四）文件管理23

格式化軟盤復(fù)制軟盤清理及修復(fù)磁盤二.Windows使用基礎(chǔ)辦公系統(tǒng)的初步使用（五）磁盤管理24

控制面板簡(jiǎn)介日期/時(shí)間，顯示，輸入法，字體，鍵盤，鼠標(biāo)，添加新硬件，添加/刪除程序，聲音，多媒體，網(wǎng)絡(luò)，調(diào)制解調(diào)器，打印機(jī)，區(qū)域設(shè)置，系統(tǒng)更改日期和時(shí)間定制顯示效果：

桌面背景，屏幕保護(hù)，窗口外觀，顏色與分辨率設(shè)置鼠標(biāo)添加／刪除程序安裝/卸載程序安裝/卸載Windows程序創(chuàng)建Windows啟動(dòng)盤二.Windows使用基礎(chǔ)辦公系統(tǒng)的初步使用（六）控制面板25

打印機(jī)設(shè)置：廠商，品牌型號(hào)打印文檔:菜單“文件”，“打印”拖動(dòng)圖標(biāo)到打印機(jī)文件夾打印隊(duì)列管理：暫停，清除二.Windows使用基礎(chǔ)辦公系統(tǒng)的初步使用（七）打印管理26

啟動(dòng)幫助系統(tǒng)按主題查找?guī)椭畔⑺饕檎規(guī)椭畔?fù)制、打印幫助信息二.Windows使用基礎(chǔ)辦公系統(tǒng)的初步使用（八）幫助系統(tǒng)27三.辦公文檔的建立與維護(hù)

辦公系統(tǒng)的初步使用（一）漢字的輸入方法

輸入法的選擇：Ctrl+空格:中英文輸入方式切換Ctrl+Shift(Alt+Shift)：輸入法切換輸入法的設(shè)置全/半角（shift+空格），標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，軟鍵盤手工造詞智能ABC輸入法28三.辦公文檔的建立與維護(hù)

辦公系統(tǒng)的初步使用（二）利用軟鍵盤輸入特殊符號(hào)29三.辦公文檔的建立與維護(hù)

辦公系統(tǒng)的初步使用（三）通過(guò)Word2000建立文檔建立新文檔打開已經(jīng)存在的文檔保存文件菜單：文件，保存Ctrl+S,Alt+F+S工具按鈕：軟盤圖標(biāo)另存為：菜單，另存為,Alt+F+A自動(dòng)保存文件：工具，自動(dòng)保存關(guān)閉文件文件，關(guān)閉關(guān)閉按鈕：Ctrl+F4,關(guān)閉當(dāng)前文檔Alt+F430三.辦公文檔的建立與維護(hù)

辦公系統(tǒng)的初步使用（四）文字的錄入與修飾選擇文字刪除、復(fù)制與粘貼撤銷、恢復(fù)、重復(fù)操作查找與替換文本的格式31三.辦公文檔的建立與維護(hù)

辦公系統(tǒng)的初步使用（五）文檔的排版分欄與分頁(yè)項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)頁(yè)眉和頁(yè)腳32三.辦公文檔的建立與維護(hù)

辦公系統(tǒng)的初步使用（六）頁(yè)面設(shè)置與文檔的輸出文件打印頁(yè)面設(shè)置33三.辦公文檔的建立與維護(hù)

辦公系統(tǒng)的初步使用（七）插入圖片插入剪貼畫插入圖片剪貼畫插入圖片文件插入圖片來(lái)自文件34三.辦公文檔的建立與維護(hù)

辦公系統(tǒng)的初步使用（八）表格的建立使用“插入表格”按鈕自動(dòng)制表使用“插入表格”菜單自動(dòng)制表自動(dòng)套用格式表格的編輯和排版文字與表格的轉(zhuǎn)換35三.辦公文檔的建立與維護(hù)

辦公系統(tǒng)的初步使用（九）圖形與藝術(shù)字的使用36三.辦公文檔的建立與維護(hù)

辦公系統(tǒng)的初步使用（十）圖文混排選定圖形鼠標(biāo)右鍵“設(shè)置圖片格式”“版式”37四.我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的初步使用（一）概述新的辦公系統(tǒng)的引入進(jìn)入辦公系統(tǒng)的方法雙擊IE5.0的快捷方式圖標(biāo)在IE5.0中輸入：3839四.我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的初步使用（二）用戶口令的修改40四.我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的初步使用（三）關(guān)心動(dòng)態(tài)信息用鼠標(biāo)在信息標(biāo)題上停留片刻即可得到信息的詳細(xì)內(nèi)容。41四.我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的初步使用（四）主界面的組成

有2封郵件

有2條消息42四.我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的初步使用（五）查看在線人員將鼠標(biāo)移動(dòng)到“Messages”上，當(dāng)出現(xiàn)時(shí)，單擊鼠標(biāo)左鍵，進(jìn)入消息管理界面。點(diǎn)擊次圖標(biāo)查看消息．43四.我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的初步使用（六）查看消息關(guān)閉此窗口刪除選擇的消息選擇需要?jiǎng)h除的消息消息發(fā)送時(shí)間顯示消息發(fā)送者的名字消息內(nèi)容44四.我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的初步使用（七）發(fā)送消息1.選擇消息接收者2.輸入消息內(nèi)容3.點(diǎn)擊發(fā)送按鈕選擇多個(gè)接收者方法：Ctrl:間隔選擇Shift:連續(xù)選擇45四.我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的初步使用（七）發(fā)送消息如果見(jiàn)到下面提示對(duì)話框，說(shuō)明成功發(fā)送了消息。46四.我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的初步使用（八）管理消息關(guān)閉此窗口刪除選擇的消息選擇需要?jiǎng)h除的消息未讀消息的用戶已讀消息的用戶和時(shí)間消息內(nèi)容，發(fā)送消息的時(shí)間擊接收者名單。47四.我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的初步使用（九）查看郵件步驟：個(gè)人文件夾〉收件箱〉詳細(xì)內(nèi)容2.單擊圖標(biāo)查看郵件內(nèi)容1.點(diǎn)擊查詢新郵件圖標(biāo)48四.我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的初步使用（十）管理郵件收件箱：存儲(chǔ)收到的電子郵件發(fā)件箱：保存待發(fā)的電子郵件。已發(fā)送郵件：保存已發(fā)送郵件的拷貝。郵件的查詢與刪除：49四.我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的初步使用（十一）發(fā)送郵件用鼠標(biāo)點(diǎn)擊圖標(biāo)即可進(jìn)行發(fā)送郵件50四.我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的初步使用（十一）發(fā)送郵件步驟：選擇收件人選擇抄送人填寫主題填寫內(nèi)容點(diǎn)擊發(fā)送鍵雙擊鼠標(biāo)51四.我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的初步使用（十一）發(fā)送郵件添加附件：“瀏覽”文件添加查看核對(duì)發(fā)送52四.我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的初步使用（十二）發(fā)送動(dòng)態(tài)信息

方法步驟與發(fā)送郵件相同，只是收件人選擇“電子公告”53四.我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的初步使用（十三）查看公文排序：升序，降序詳細(xì)信息，文檔，圖片的查看組合查詢文檔的刪除換頁(yè)設(shè)定記錄數(shù)定位頁(yè)號(hào)54四.我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的初步使用（十四）組合查詢

1.FoxOAWebSearch模塊基于標(biāo)準(zhǔn)的SELECT語(yǔ)句實(shí)現(xiàn),查詢結(jié)果由SQLServer執(zhí)行并返回.保證結(jié)果的正確性.2.在查找不同類型字段時(shí),系統(tǒng)能幫助您使用正確的'比較符'.3.用戶可看到下拉框和文本框.容易看出每個(gè)框的具體用途,對(duì)于普通用戶來(lái)說(shuō),可以直接添加完所需條件,點(diǎn)'提交'即可;但對(duì)于高級(jí)用戶來(lái)說(shuō),可把SELECT語(yǔ)句中'WHERE'以后的部分,直接寫到'編輯區(qū)'中(注:必須使用所查字段的英文字段名,可在選擇所查字段點(diǎn)'添加'后得到)4.在需要括號(hào)運(yùn)算的情況下,只有由用戶自行編輯實(shí)現(xiàn)!5.點(diǎn)'提交'后,查詢結(jié)果將在主列表區(qū)中返回.6.在輸入出錯(cuò)的情況下,比如數(shù)據(jù)類型不匹配、不合法字符等,提交后將返回為空的結(jié)果.55四.我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的初步使用（十五）幫助信息用鼠標(biāo)點(diǎn)擊圖標(biāo)即可得到幫助56信息上報(bào)的步驟：信息員用word收集整理信息。發(fā)送到總支書記?？傊泴徍恕鞍殃P(guān)”?？傊洶l(fā)送到：信息中心，校刊，校領(lǐng)導(dǎo)，有關(guān)部門等。2.各個(gè)職能部門發(fā)送通知（通過(guò)消息）3.信息的收集方法：以往的文檔。網(wǎng)頁(yè)。其它資料。4.意見(jiàn)與建議：信息中心（轉(zhuǎn)發(fā)），各部門。57五.上機(jī)練習(xí)作業(yè)

修改自己的用戶口令收發(fā)消息收發(fā)郵件查看校字第**號(hào)文的內(nèi)容請(qǐng)將“新聞意識(shí)的培養(yǎng)”講座的提綱通過(guò)郵件發(fā)送到“李雪霞”的郵箱中。請(qǐng)簡(jiǎn)述辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)，并通過(guò)辦公系統(tǒng)中的消息傳遞發(fā)送給“李雪霞”。(講義第九頁(yè))辦公系統(tǒng)的初步使用58六.討論

辦公系統(tǒng)的初步使用怎樣建立一份辦公文檔？如何打??？怎樣通知有關(guān)部門開會(huì)？怎樣了解各部門是否收到通知？如何向全校發(fā)布動(dòng)態(tài)信息？查看有關(guān)文件？……591、有時(shí)候讀書是一種巧妙地避開思考的方法。7月-237月-23Sunday,July2,20232、閱讀一切好書如同和過(guò)去最杰出的人談話。09:38:2009:38:2009:387/2